7 نصائح للامتثال للعقود من شأنها أن تبقيك على الخط

قد تستغرق عملية صياغة العقد بأكملها بعض الوقت.

يعد الصبر والاهتمام بالتفاصيل ومهارات التفاوض أمرًا ضروريًا لكلا الطرفين حيث يتم تمرير العروض والعروض المضادة ذهابًا وإيابًا حتى يتم التوصل إلى اتفاق نهائي. ولكن حتى بعد ذلك ، لم يوشك العمل على الانتهاء.

بمجرد توقيع العقد ، ينتقل التركيز من وضع اللمسات الأخيرة على الاتفاقية إلى القيام بكل ما في وسعك للبقاء متوافقًا مع شروط وأحكام العقد.

حتى قبل الدخول في اتفاقية ، يجب أن تفكر في كيفية بذل الجهود للبقاء ملتزمًا ببنود وشروط إدارة العقود . اعتمادًا على موضوع الاتفاقية ، قد ينتهي هذا الأمر بتغيير أنشطتك اليومية أو أن يكون أداءًا تم القيام به لعمل معين. مهما كانت الحالة ، يجب أن يكون الامتثال أولويتك الأولى بعد توقيع العقد.

أفضل ممارسات الامتثال للعقود

إذا لم تكن تدير عقودك بشكل صحيح مع وضع الامتثال في الاعتبار ، فيمكنك تقبيل فرصة وداعًا للتجديد. فيما يلي أفضل سبع ممارسات لضمان الامتثال للعقد.

1. إنشاء مستودع من الأمثلة

سوف يدخل عملك في مجموعة متنوعة من أنواع العقود. إن جلب الموظفين وتوقيع الصفقات أو تجديدها مع العملاء والعمل مع البائعين كلها تتطلب اتفاقية رسمية في شكل عقد.

يشمل الامتثال الفعال للعقد وجود مخزون من أمثلة العقود التي تغطي جميع العمليات الممكنة لعملك. ستؤدي شروط وأحكام العقد الخاصة بكل اتفاقية فردية في النهاية إلى تغيير المحتويات الفعلية ، ولكن وجود نقطة بداية يعد أمرًا هائلاً لفهم ما عليك القيام به للبقاء ملتزمًا.

2. وضع أهداف ومقاييس

يمكنك الاطلاع على عقودك بإحدى طريقتين. الأول كوثيقة إلزامية بحتة تستهلك ساعات من يومك ، والثاني كفرصة للوفاء بوعد والوصول إلى هدف. هل يمكنك تخمين أيهما سيكون أكثر فائدة للنتيجة النهائية؟

عندما تفكر في ما عليك القيام به للبقاء ممتثلًا لالتزاماتك التعاقدية ، ضع أهدافًا ومقاييس لكل مرحلة من مراحل دورة حياة العقد. الأشخاص الذين يضعون أهدافًا هم أكثر عرضة 10 مرات للنجاح في تحقيقها. فكر في الغرض من العقد ككل وحدد بعض المقاييس التي ستساعدك على الوفاء به.

3. كن واضحا بشأن الأدوار

الامتثال العقد ليس عرض شخص واحد. إنه ليس حتى عرض قسم واحد. الامتثال هو مهمة الجميع ، ولكي يتابع الناس مسؤولياتهم الشخصية ، يجب أن يعرفوا بالضبط كيف تبدو هذه المسؤوليات.

كن واضحًا للغاية بشأن الأدوار والمسؤوليات الخاصة بالامتثال للعقد. حدد بالضبط من يحتاج إلى فعل ماذا ، ومتى يحتاج إلى القيام بذلك ، ومن يجب أن يتعاون معه لتحقيق ذلك.

إذا كانت التوقعات غير واضحة ، أو كانت الأدوار ضبابية ، أو كان الاتصال غير فعال ، فإن هذا يعرض مؤسستك لخطر عدم الامتثال أو خرق العقد . جزء كبير من الوضوح بشأن الأدوار هو وجود هيكل شامل لإدارة العقود.

4. إنشاء عملية موحدة

عند الحديث عن العمليات ، فهي ضرورية لنجاح جهود الامتثال للعقد. لضمان الامتثال ، ستحتاج إلى عملية إدارة عقود موحدة تلخص كل اتفاقية يبرمها عملك.

في حين أنه لن تكون هناك صفقة متشابهة تمامًا ، فإن الخطوات التي تتخذها لتنفيذ العقد ، والبقاء ملتزمًا ، وإدارة الاتفاقية ستتبع عملية محددة مسبقًا.

قد يبدو قليلاً مثل هذا:

تخطيط

فكر في المستقبل بقدر ما تستطيع لإعداد عملك لأي وجميع الاتفاقيات التي قد يواجهونها. موارد العصف الذهني وأصحاب المصلحة وأي شيء آخر تحتاجه لتكون ناجحًا. حدد أنواع العقود التي ستديرها ، ومن سيكون مسؤولاً عن كل مرحلة ، والمشكلات المحتملة التي قد تواجهها.

تدقيق

احصل على فكرة عن كيفية تعامل عملك مع العقود في الماضي من خلال إجراء تدقيق كامل لجميع اتفاقياتك. دوِّن أي مشكلات امتثال واجهتها في الماضي.

بناء إطار عمل

بعد هاتين الخطوتين الأوليين ، سيكون لديك فكرة عما يجب أن تبدو عليه عملية إدارة العقد لتكون ناجحة. مع وضع ذلك في الاعتبار ، قم ببناء إطار عمل لأي عقود حالية ومستقبلية. كن محددًا بشأن الأقسام التي تتخذ الإجراءات والموارد المستخدمة ومقاييس النجاح.

تطبيق التكنولوجيا

جزء كبير من إدارة العقود لا يعتمد على المستندات الورقية. اعثر على التكنولوجيا المناسبة لأتمتة عملياتك وتبسيطها وتجنب الأخطاء البشرية. يعد برنامج إدارة العقود هو الخيار الواضح لأنه سيساعدك في إنشاء جميع اتفاقياتك وتتبعها ومراقبتها. مع البرنامج ، تأتي القدرة على الأتمتة ، وهو أمر موصى به بشدة ، لأنه يمكن أن يزيل مخاطر ارتكاب أخطاء بشرية ويوفر الكثير من الوقت في عملك.

توقيع عقود جديدة

مع كل شيء في مكانه ، فأنت على استعداد لإبرام بعض العقود الجديدة. لكن لا تأخذ الأمر على محمل الجد. هذه العملية واسعة النطاق لسبب ما. العقد الجديد يعني التزامات جديدة ومخاطر إضافية لعدم الامتثال.

الإدارة والامتثال

الخطوة الأخيرة في عملية الامتثال للعقد هي ، حسنًا ، إدارتها من خلال الاستمرار في الامتثال. قم بتسليم نهاية الاتفاقية الخاصة بك من خلال الالتزام بشروط وأحكام العقد وفقًا لقانون العقود والسياسة العامة.

قد يشمل ذلك قيامك بإجراء واحد ثم المضي قدمًا أو تنفيذ شيء طويل المدى. إذا اتبعت جميع الخطوات السابقة ، فيجب أن تعرف بالضبط ما عليك القيام به للامتثال للعقد.

5. ضبط عند حدوث التغييرات

العمل هو أي شيء سوى الركود. عند مستوى معين ، يتلخص الامتثال للعقد فعليًا في الالتزام بأي قواعد أو لوائح جديدة قد تصاحب التغييرات في بيئة المنظمة. تتم إضافة منتجات جديدة إلى القائمة ، ويتم تعديل معايير الصناعة ، وتنمو الأعمال التجارية. مع هذه التعديلات ، قد يتطلب عملك إضافة بعض الأنواع الجديدة من العقود أو تعديل تلك الموجودة بالفعل.

احتفظ دائمًا بعلامة تبويب لتغيير معايير الصناعة وتعديل استراتيجية إدارة العقود الخاصة بك للالتزام بها. قد يشمل ذلك الحصول على موارد جديدة أو طلب المساعدة من مسؤول الامتثال الذي يخدم صناعتك للحصول على موطئ قدم.

6. مراجعة الحسابات بانتظام

ستبدأ بداية نظام إدارة العقود الخاص بك بمراجعة ما لديك بالفعل في لوحتك. لا تدع المتعة تتوقف عند هذا الحد. سيتطلب الامتثال الفعال للعقد عمليات تدقيق منتظمة للتأكد من عدم التغاضي عن أي شيء.

تنفيذ جدول زمني لعمليات تدقيق العقود الروتينية. هذه استراتيجية رائعة في تحديد مصادر عدم الامتثال قبل حدوث الضرر. هناك الكثير من الأخطاء التي يمكن اكتشافها قبل ارتكابها ، ويمكن أن يوفر لك منع عدم الامتثال الوقت والمال والطاقة. حدد أي مناطق قد تسبب ارتباكًا داخليًا وخارجيًا ، وابحث عن طرق لزيادة الرؤية والوضوح.

7. ابق منظمًا

ستكون المنظمة أولوية قصوى لإدارة أي عملية تجارية. إذا كنت تتذكر شيئًا واحدًا حول مواكبة الامتثال للعقد ، فليكن أنه لا يمكنك القيام بذلك بدون منظمة. تتطلب اتفاقيات العقود عادةً اتخاذ إجراء في موعد نهائي محدد مسبقًا ، مما يجعل التوقيت سمة أساسية للامتثال.

احتفظ بجميع عقودك في مكان واحد (ويفضل أن يكون ذلك عبر الإنترنت) وابحث عن طريقة لتنظيمها تكون أكثر ملاءمة لعملك. قد ترغب في القيام بذلك وفقًا للموعد النهائي أو الموضوع أو طبيعة العلاقة مع الطرف الآخر. تتبع كل مرحلة من مراحل دورة حياة العقد للتأكد من أنك تفي بالتزاماتك التعاقدية واكتساب رؤية لأدائها.

لا تعبث بهذا

إن المضي في عملية تنفيذ العقد بالكامل لعدم الامتثال يعد مضيعة للوقت مع بعض المتاعب الإضافية. يجب أن يكون الامتثال فكرة ثابتة طوال كل مرحلة من مراحل عملية إدارة العقد. من المؤكد أن القانون هو شيء لا تريد العبث به ، والامتثال لالتزاماتك التعاقدية هو وسيلة مؤكدة لإطلاق النار لتجنب المشاكل القانونية.

جزء كبير من عملية عقد البيع يتنقل ذهابًا وإيابًا مع الطرف الآخر حتى يتم التوصل إلى اتفاق نهائي. تأكد من صقل مهاراتك في التفاوض مسبقًا.