契約を順守するための 7 つの契約コンプライアンスのヒント

契約起草プロセス全体には、かなりの時間がかかる場合があります。

最終的な合意に達するまで、オファーとカウンターオファーが行き来するため、忍耐、細部への注意、および交渉スキルが双方にとって不可欠です。 しかし、その後も作品は完成に近づいていません。

契約が締結されると、焦点は契約の最終決定から、契約の条件に準拠し続けるために全力を尽くすことに移ります。

契約を締結する前であっても、契約管理で契約条件を遵守するためにどのように努力するかを考えておく必要があります。 契約の内容によっては、これによって日々の活動が変化したり、特定の行動を 1 回で完了したりすることになる場合があります。 いずれにせよ、契約に署名した後は、コンプライアンスが最優先事項であるべきです。

契約コンプライアンスのベスト プラクティス

コンプライアンスを念頭に置いて契約を適切に管理していない場合は、更新に別れを告げる可能性があります。 契約のコンプライアンスを確保するための 7 つのベスト プラクティスを次に示します。

1. サンプルのリポジトリを作成する

あなたのビジネスは、さまざまな種類の契約を結ぶことになります。 従業員の採用、顧客との契約の締結または更新、およびベンダーとの連携には、すべて契約という形での正式な合意が必要になります。

効果的な契約コンプライアンスには、ビジネスで考えられるすべての操作をカバーする契約例の柵を用意することが含まれます。 個々の契約の契約条件は、最終的に実際の内容を変更しますが、出発点を持つことは、コンプライアンスを維持するために何をする必要があるかを理解する上で非常に重要です.

2. 目標と指標を確立する

2 つの方法のいずれかで契約を確認できます。 1 つ目は、あなたの 1 日を何時間も奪う純粋に義務的な文書としてのものであり、2 つ目は、約束を果たし、目標を達成するための機会としてのものです。 どちらが最終結果にとって最も有益か推測できますか?

契約上の義務を順守し続けるために何をする必要があるかを考えるときは、契約ライフサイクルの各段階の目標と指標を設定してください。 目標を設定した人は、目標を達成する可能性が 10 倍高くなります。 契約の目的を全体として考え、それを達成するのに役立ついくつかの指標を指定します。

3. 役割を明確にする

契約の遵守は、1 人のショーではありません。 1部門のショーでもありません。 コンプライアンスは全員の仕事であり、個人の責任を果たすためには、コンプライアンスがどのようなものかを正確に知る必要があります。

契約遵守の役割と責任を明確にします。 誰が何をする必要があるか、いつそれを行う必要があるか、それを実現するために誰と協力する必要があるかを正確にレイアウトします。

期待が不明確である、役割が曖昧である、またはコミュニケーションが効果的でない場合、組織はコンプライアンス違反または契約違反のリスクにさらされます。 役割を明確にすることの大きな部分は、完全な契約管理体制を整備することでもあります。

4. 標準化されたプロセスを作成する

プロセスについて言えば、プロセスは契約コンプライアンスの取り組みを成功させるために不可欠です。 コンプライアンスを確保するには、ビジネスが締結するすべての契約をカプセル化する標準化された契約管理プロセスが必要になります。

まったく同じ取引はありませんが、契約を実行し、コンプライアンスを維持し、契約を管理するための手順は、あらかじめ決められたプロセスに従います。

次のようになります。

計画

遭遇する可能性のあるあらゆる合意に備えてビジネスを準備するために、できる限り前もって考えてください。 リソース、利害関係者、および成功するために必要なその他すべてについてブレインストーミングを行います。 管理する契約の種類、各段階の責任者、および発生する可能性のある潜在的な問題を決定します。

監査

すべての契約を完全に監査することで、過去にビジネスがどのように契約を処理してきたかを把握します。 過去に発生したコンプライアンスの問題に注意してください。

フレームワークの構築

これらの最初の 2 つのステップの後、成功するために必要な契約管理プロセスがどのようなものかがわかります。 それを念頭に置いて、既存および将来の契約のフレームワークを構築します。 アクションを実行する部門、使用するリソース、および成功の指標について具体的に説明します。

実装技術

契約管理の大部分は、紙の文書に依存していません。 プロセスを自動化および合理化し、人的エラーを回避するための適切なテクノロジーを見つけてください。 契約管理ソフトウェアは、すべての契約の作成、追跡、および監視を支援するため、当然の選択です。 ソフトウェアには自動化機能が備わっており、人為的ミスのリスクを排除し、ビジネスの時間を節約できるため、強くお勧めします。

新規契約の締結

すべてが整ったら、いくつかの新しい契約を結ぶ準備が整いました。 しかし、軽く考えないでください。 このプロセスには理由があります。 新しい契約は、新たな義務と違反の追加リスクを意味します。

管理と遵守

契約コンプライアンス プロセスの最後のステップは、コンプライアンスを維持することで契約を管理することです。 契約法および公共政策に従って、契約の条件を遵守することにより、契約の終了を実現します。

これには、1 つのアクションを実行してから、何かを長期的に実行または実装することが含まれる場合があります。 これまでの手順をすべて実行した場合は、契約を遵守するために何をする必要があるかを正確に把握しているはずです。

5. 変化に応じて調整する

ビジネスは停滞しているわけではありません。 あるレベルでは、契約の遵守は、組織の環境の変化に伴う可能性のある新しい規則や規制を遵守することに帰着します。 新製品がリストに追加され、業界標準が調整され、ビジネスが成長します。 これらの調整により、ビジネスでは、新しい種類の契約を追加したり、既存の契約を調整したりする必要がある場合があります。

業界標準の変化に常に注意を払い、それらに準拠するように契約管理戦略を調整してください。 これには、新しいリソースを入手したり、業界に貢献しているコンプライアンス担当者に助けを求めたりして、足場を固めることが含まれる場合があります。

6. 定期的に監査する

契約管理システムの始まりは、すでに手元にあるものを監査することから始まります。 楽しみをそこで止めさせないでください。 効果的な契約遵守には、見落としがないことを確認するための定期的な監査が必要です。

定期的な契約監査のスケジュールを実装します。 これは、損害が発生する前にコンプライアンス違反の原因を特定するための優れた戦略です。 ミスが発生する前に発見できるミスはたくさんあります。コンプライアンス違反を防止することで、時間、お金、エネルギーを節約できます。 内部と外部の両方で混乱を引き起こす可能性のある領域を特定し、可視性と明確性を高める方法を見つけます。

7.整理整頓

組織は、あらゆるビジネス プロセスの管理において最優先事項になります。 契約の順守について覚えていることが 1 つあるとすれば、それは組織なしではできないということです。 契約合意は通常、事前に決められた期限までに行動を起こす必要があるため、適時性がコンプライアンスの重要な特徴となります。

すべての契約書を 1 か所 (できればオンライン) に保管し、ビジネスに最も適した方法で整理してください。 締め切り、主題、または相手との関係の性質に応じて、それを行うことができます。 契約のライフサイクルの各段階を追跡して、契約上の義務を果たしていることを確認し、そのパフォーマンスを可視化します。

これを台無しにしないでください

遵守しないために契約実施プロセス全体を通過することは、時間の無駄であり、いくつかの追加の苦痛があります。 コンプライアンスは、契約管理プロセスのすべての段階で常に考えておく必要があります。 法律は確かにあなたが台無しにしたくないものであり、契約上の義務を遵守することは、法的な問題を回避するための確実な方法です.

販売契約プロセスの大部分は、最終的な合意に達するまで相手方と行ったり来たりします。 事前に交渉スキルを磨いてください。