7 wskazówek dotyczących zgodności z umowami, które utrzymają Cię w ryzach

Cały proces przygotowania umowy może zająć trochę czasu.

Cierpliwość, dbałość o szczegóły i umiejętności negocjacyjne są niezbędne dla obu stron, ponieważ oferty i kontroferty są przekazywane tam i z powrotem, aż do osiągnięcia ostatecznego porozumienia. Ale nawet po tym praca nie jest nawet bliska ukończenia.

Po podpisaniu umowy punkt ciężkości przenosi się z finalizacji umowy na robienie wszystkiego, co w Twojej mocy, aby zachować zgodność z warunkami umowy.

Jeszcze przed zawarciem umowy należy zastanowić się, w jaki sposób dołożysz starań, aby zachować zgodność z warunkami w ramach zarządzania umowami . W zależności od przedmiotu umowy może się to skończyć zmianą Twoich codziennych czynności lub wykonaniem określonej czynności. Niezależnie od przypadku, zgodność powinna być Twoim priorytetem po podpisaniu umowy.

Najlepsze praktyki w zakresie zgodności z umową

Jeśli nie zarządzasz właściwie swoimi umowami, mając na uwadze ich zgodność, możesz pożegnać się z szansą na odnowienie. Oto siedem najlepszych praktyk zapewniających zgodność z umową.

1. Stwórz repozytorium przykładów

Twoja firma będzie wprowadzać szeroką gamę rodzajów umów. Pozyskiwanie pracowników, podpisywanie lub odnawianie umów z klientami oraz współpraca z dostawcami będą wymagały oficjalnej umowy w formie kontraktu.

Skuteczna zgodność z umowami obejmuje posiadanie zbioru przykładów umów, które obejmują wszystkie możliwe operacje Twojej firmy. Warunki umowy każdej indywidualnej umowy ostatecznie zmienią rzeczywistą treść, ale posiadanie punktu wyjścia jest ogromne, aby zrozumieć, co należy zrobić, aby zachować zgodność.

2. Ustal cele i mierniki

Możesz spojrzeć na swoje kontrakty na dwa sposoby. Pierwszy to czysto obowiązkowy dokument, który wysysa godziny z twojego dnia, a drugi to okazja do spełnienia obietnicy i osiągnięcia celu. Czy potrafisz zgadnąć, który z nich będzie najbardziej korzystny dla efektu końcowego?

Gdy zastanawiasz się, co musisz zrobić, aby zachować zgodność z zobowiązaniami umownymi, wyznacz cele i wskaźniki na każdym etapie cyklu życia umowy. Osoby, które wyznaczają cele, mają 10 razy większe szanse na ich osiągnięcie. Pomyśl o celu umowy jako całości i wyznacz kilka mierników, które pomogą Ci go zrealizować.

3. Jasno określ role

Zgodność z umową nie jest pokazem jednej osoby. To nie jest nawet jednowydziałowa wystawa. Zgodność jest zadaniem każdego, a aby ludzie mogli wypełniać swoje osobiste obowiązki, muszą dokładnie wiedzieć, jak one wyglądają.

Wyraźnie określ role i obowiązki związane z przestrzeganiem umowy. Dokładnie określ, kto ma co robić, kiedy musi to zrobić i z kim powinien współpracować, aby tak się stało.

Jeśli oczekiwania są niejasne, role są niejasne lub komunikacja nie jest skuteczna, Twoja organizacja naraża się na ryzyko niezgodności lub naruszenia umowy . Dużą częścią jasnego określenia ról jest również posiadanie dokładnej struktury zarządzania umowami.

4. Stwórz ustandaryzowany proces

Mówiąc o procesach, mają one kluczowe znaczenie dla powodzenia wysiłków w zakresie zgodności z umowami. Aby zapewnić zgodność, będziesz potrzebować znormalizowanego procesu zarządzania umowami, który zawiera każdą umowę zawieraną przez Twoją firmę.

Chociaż żadna umowa nie będzie dokładnie taka sama, kroki, które podejmiesz, aby wykonać umowę, zachować zgodność i zarządzać umową, będą przebiegać zgodnie z wcześniej ustalonym procesem.

Może to wyglądać mniej więcej tak:

Planowanie

Myśl z wyprzedzeniem tak długo, jak tylko możesz, aby przygotować swój biznes na wszelkie umowy, które mogą napotkać. Przeprowadź burzę mózgów, interesariuszy i wszystko inne, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Określ rodzaje kontraktów, którymi będziesz zarządzać, kto będzie odpowiedzialny za każdy etap i potencjalne problemy, które możesz napotkać.

Audyt

Dowiedz się, jak Twoja firma obsługiwała kontrakty w przeszłości, przeprowadzając pełny audyt wszystkich umów. Zwróć uwagę na wszelkie problemy ze zgodnością, które napotkałeś w przeszłości.

Budowanie frameworka

Po tych pierwszych dwóch krokach będziesz wiedział, jak powinien wyglądać Twój proces zarządzania umowami, aby odnieść sukces. Mając to na uwadze, zbuduj ramy dla wszelkich istniejących i przyszłych kontraktów. Konkretnie określaj działy podejmujące działania, zasoby, które mają być wykorzystane, oraz mierniki sukcesu.

Wdrażanie technologii

Ogromna część zarządzania umowami nie polega na dokumentach papierowych. Znajdź odpowiednią technologię, aby zautomatyzować i usprawnić swoje procesy oraz uniknąć błędów ludzkich. Oprogramowanie do zarządzania umowami jest oczywistym wyborem, ponieważ pomoże Ci w tworzeniu, śledzeniu i monitorowaniu wszystkich umów. Oprogramowanie zapewnia możliwość automatyzacji, co jest wysoce zalecane, ponieważ może wyeliminować ryzyko popełnienia ludzkich błędów i zaoszczędzić mnóstwo czasu w firmie.

Podpisywanie nowych umów

Gdy wszystko jest gotowe, jesteś gotowy do zawarcia nowych kontraktów. Ale nie lekceważ tego. Nie bez powodu ten proces jest rozległy. Nowa umowa oznacza nowe zobowiązania i dodatkowe ryzyko niezgodności.

Zarządzanie i przestrzeganie

Ostatnim krokiem w procesie zgodności z umowami jest, cóż, zarządzanie nimi poprzez zachowanie zgodności. Dostarcz swój koniec umowy, przestrzegając warunków umowy zgodnie z prawem umów i porządkiem publicznym.

Może to obejmować wykonanie jednej czynności, a następnie przejście lub wdrożenie czegoś długoterminowego. Jeśli wykonałeś wszystkie poprzednie kroki, powinieneś dokładnie wiedzieć, co musisz zrobić, aby wywiązać się z umowy.

5. Dostosuj w miarę pojawiania się zmian

Biznes wcale nie stoi w miejscu. Na pewnym poziomie zgodność kontraktu tak naprawdę sprowadza się do przestrzegania wszelkich nowych zasad lub przepisów, które mogą towarzyszyć zmianom w środowisku organizacji. Do listy dodawane są nowe produkty, dostosowywane są standardy branżowe, a firmy rozwijają się. Dzięki tym dostosowaniom Twoja firma może wymagać dodania nowych rodzajów umów lub dostosowania już istniejących.

Zawsze miej oko na zmieniające się standardy branżowe i dostosuj swoją strategię zarządzania umowami, aby ich przestrzegać. Może to obejmować uzyskanie nowych zasobów lub skorzystanie z pomocy specjalisty ds. zgodności, który służy Twojej branży, aby uzyskać wsparcie.

6. Regularnie kontroluj

Początek Twojego systemu zarządzania umowami rozpocznie się od audytu tego, co już masz na talerzu. Nie pozwól, by zabawa się na tym skończyła. Skuteczna zgodność umowy będzie wymagać regularnych audytów, aby upewnić się, że nic nie zostało pominięte.

Wdróż harmonogram rutynowych audytów kontraktowych. Jest to świetna strategia w identyfikowaniu źródeł niezgodności przed wyrządzeniem szkody. Istnieje wiele błędów, które można wyłapać, zanim zostaną popełnione, a zapobieganie niezgodności może zaoszczędzić czas, pieniądze i energię. Zidentyfikuj wszystkie obszary, które mogą powodować zamieszanie zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, i znajdź sposoby na zwiększenie widoczności i przejrzystości.

7. Bądź zorganizowany

Organizacja będzie miała najwyższy priorytet w zarządzaniu każdym procesem biznesowym. Jeśli pamiętasz jedną rzecz o nadążaniu za zgodnością z umową, niech będzie tak, że nie możesz tego zrobić bez organizacji. Umowy umowne zazwyczaj wymagają podjęcia działań w określonym z góry terminie, co sprawia, że ​​terminowość jest kluczową cechą zgodności.

Przechowuj wszystkie swoje umowy w jednym miejscu (najlepiej online) i znajdź sposób ich uporządkowania, który będzie najbardziej sensowny dla Twojej firmy. Możesz to zrobić zgodnie z terminem, przedmiotem lub charakterem relacji z drugą stroną. Śledź każdy etap cyklu życia umowy, aby upewnić się, że wywiązujesz się ze swoich zobowiązań umownych i uzyskaj wgląd w jej wykonanie.

Nie zepsuj tego

Przejście przez cały proces realizacji kontraktu, aby go nie spełnić, to strata czasu z dodatkowymi bolączkami. Zgodność powinna być stałą myślą na każdym etapie procesu zarządzania kontraktem. Prawo to z pewnością coś, z czym nie chcesz zadzierać, a przestrzeganie zobowiązań umownych to pewny sposób na uniknięcie problemów prawnych.

Duża część procesu umowy sprzedaży toczy się z drugą stroną w tę i z powrotem, aż do osiągnięcia ostatecznego porozumienia. Upewnij się, że wcześniej poprawiłeś swoje umiejętności negocjacyjne .