كيف تحافظ على امتثالك للمتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني

تتمتع التوقيعات الإلكترونية بوضع متساوٍ للتوقيعات "الرطبة" منذ أن تم الاعتراف بها قانونًا في عام 2000 ، في كل من قانون ESIGN والقوانين الدولية المماثلة.

ومع ذلك ، هناك نسبة قليلة ولكنها مهمة من المعاملات التي لا تزال تتطلب توقيعًا بالقلم والورق.

التوقيع الإلكتروني هو رمز إلكتروني ، عادة ما يكون اسم الشخص ، مرفق بنموذج أو عقد ويظهر الموافقة. إنها ملزمة قانونًا لجميع المعاملات التي يتم استخدامها فيها.

تتيح العديد من التوقيعات الإلكترونية للشركات الحصول على موافقة ملزمة قانونًا عبر جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أثناء اتصال الوكيل بها. لديهم ميزة على التوقيعات بالقلم والورق بفضل كفاءتهم ومزايا تجربة العملاء. التوقيعات الرقمية هي نوع فرعي من التوقيعات الإلكترونية الآمنة بشكل خاص وتعتمد على تقنية التشفير.

علاوة على ذلك ، تعتمد تفاصيل المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني على البلد والولاية القضائية. هنا ، سوف نستكشف شرعية التوقيعات الإلكترونية حول العالم.

المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني

ينص قانون اتحاد السجلات والتوقيع الإلكتروني في الولايات المتحدة على أن التوقيع الإلكتروني يكون قانونيًا فقط عندما توافق جميع الأطراف على استخدامه بدلاً من الأساليب التقليدية لتقديم الموافقة.

ينص قانون المعاملات الإلكترونية الموحد أيضًا على أنه يجب أن يكون لكل دولة مخطط تفصيلي لكيفية استخدام التوقيعات الإلكترونية ، وهو مفهوم تبناه الاتحاد الأوروبي أيضًا للدول الأعضاء فيه.

بشكل عام ، يجب أن تكون التوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا:

• أظهر أن الموقع هو حقًا من يدعي أنه
• أظهر أن الموقّع كان ينوي التوقيع إلكترونيًا. أفضل طريقة لإثبات ذلك هي إعطاء الموقع خيار التوقيع على الورق والسماح له بالاختيار.
• تم توضيح رغبة الموقّع في التوقيع (على سبيل المثال ، يوجد أيضًا خيار عدم الموافقة ، مثل زر "إلغاء").
• يمكن التحقق من صحة الموقع بشكل مستقل. يعني هذا غالبًا وجود مسار بريد إلكتروني وطابع زمني ورقم هاتف محمول وعنوان IP. قد يكون التحديد المكون من خطوتين مفيدًا هنا أيضًا لغرض الإسناد.

من خلال استيفاء المعايير المذكورة أعلاه ، يتم التعرف على التوقيعات الإلكترونية على أنها ملزمة قانونًا. ولكن هناك حالات لا يمكن فيها قبول التوقيعات الإلكترونية بشكل قانوني.

في العديد من البلدان والولايات القضائية ، لا تُستخدم التوقيعات الإلكترونية في الاحتفالات والوثائق المهمة مثل شهادات الميلاد أو الوفاة وشهادات الطلاق وأوراق التبني. في هذه الحالات ، عادة ما تكون التوقيعات الرطبة وكاتب العدل أو الشهود مطلوبة. يتم رفض التوقيعات الإلكترونية أيضًا إذا تبين أن الموقّع لا يجيد استخدام الكمبيوتر.

تقنية التشفير التي تقوم عليها التوقيعات الإلكترونية القانونية

تعتمد التوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا على تقنية تسمى البنية التحتية للمفتاح العام (PKI). PKI هو نظام يمكّن من الإدارة الآمنة للتوقيعات الرقمية الإلكترونية عن طريق إنشاء بتتين من التعليمات البرمجية تُعرفان بالمفاتيح: مفتاح خاص ومفتاح عام.

يتم استخدام المفتاح الخاص فقط من قبل الموقع على المستند ويتم إخفاؤه عن أي شخص آخر. يتم مشاركة المفتاح العام مع أولئك الذين يحتاجون إلى التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني. يضمن نظام PKI أيضًا الالتزام بمتطلبات سلطة الشهادة (CA) ، وهي المنظمات التي لديها السلطة لضمان سلامة المفتاح الأمني.

بمجرد أن يضيف الموقّع توقيعًا إلكترونيًا ، يتم إنشاء تجزئة تشفير مرتبطة بالمستند وتعمل كبصمة رقمية فريدة. ثم يقوم المفتاح الخاص بتشفير تجزئة التشفير ويخزنها في صندوق HSM آمن. تتم إضافته إلى المستند وإرساله إلى المستلم باستخدام المفتاح العام للموقّع.

باستخدام شهادة المفتاح العام ، يمكن للمستلم فك تشفير التجزئة المشفرة. يتم إنشاء تجزئة تشفير جديدة من جانب المستلم ، وتتم مقارنة التجزئين للتحقق من صحة التوقيع الإلكتروني وإثبات عدم حدوث أي تلاعب.

خلفية عن المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني

نظرًا لوجود بعض الاختلاف في المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني عبر مختلف الولايات والبلدان ، يجب أن تسعى الشركات إلى فهم القوانين في منطقتها. يمكن للشركات البحث عن مشورة قانونية للاختلافات الإقليمية في قوانين التوقيع الإلكتروني.

في عام 2000 في الولايات المتحدة ، أكد قانون التوقيعات الإلكترونية الفيدرالية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد للولاية (UETA) شرعية التوقيع الإلكتروني وحدد معايير ضمان الامتثال القانوني للتوقيع الإلكتروني.

في المملكة المتحدة ، اكتسبت التوقيعات الإلكترونية مكانة قانونية في لوائح التوقيعات الإلكترونية (2002). وفقًا لهذا القانون ، ليس من الضروري أن يتكون العقد من توقيع مبلل. لكي يكون العقد ساري المفعول ، يجب على جميع الأطراف ببساطة إثبات فهم العقد ، والتوقيع الإلكتروني بمثابة دليل على أن جميع الأطراف المعنية قد وافقت على شروط العقد.

في الاتحاد الأوروبي ، أصبحت التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونًا من خلال توجيه إطار عمل المجتمع. وفقًا لهذا التوجيه ، لا يمكن رفض التوقيع الإلكتروني لمجرد أنه تم إنشاؤه إلكترونيًا.

فيما يلي الخصائص الأساسية للتوقيع الإلكتروني الملزم قانونًا. بينما تستند هذه النظرة العامة إلى مبادئ القانون الأمريكي ، يمكن تطبيق معظم المبادئ على التوقيعات الإلكترونية في أجزاء أخرى من العالم ، والتي سنتعمق فيها في القسم التالي.

• الصلاحية: السجلات والتوقيعات الإلكترونية لها نفس المكانة القانونية مثل التوقيعات المبتلة على المستندات الورقية. لا يمكن إنكار إمكانية إنفاذ القانون للوثائق والعقود والتوقيعات لمجرد أنها إلكترونية.
• النية: التوقيعات الإلكترونية صالحة فقط إذا أظهر الموقّع نيته في التوقيع. هذا لا يختلف عن التوقيعات المبتلة.
• التسجيل: يجب أن تكون التوقيعات الإلكترونية مصحوبة بعناصر رسومية أو نصية توضح العملية الإلكترونية التي تم من خلالها إنشاء التوقيع.
• الموافقة: يجب إثبات الموافقة على التوقيع إما بشكل صريح أو ضمني (نتيجة للإجراءات المتخذة). إذا كان الطرف مستهلكًا ، فيجب أن يتلقى إفصاحات UETA ، ويوافق بنشاط على التفاعلات الإلكترونية ، ولا يتراجع عن هذه الموافقة.
• الاحتفاظ: لكي تكون المستندات والتوقيعات الإلكترونية صالحة وملزمة قانونًا ، يجب الاحتفاظ بها وقابلة لإعادة إنتاجها من قبل جميع الأطراف المخولة للمستند.

المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني - الفروق الدقيقة حول العالم

تميل المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني إلى أن تكون متشابهة في جميع أنحاء العالم. على سبيل المثال ، تنص الغالبية العظمى من الولايات القضائية على أنه لا يمكن رفض مستند أو عقد لمجرد أنه تم التوقيع عليه إلكترونيًا. ومع ذلك ، هناك بعض الاختلافات المهمة عبر الولايات القضائية ، خاصة عندما يتعلق الأمر بأنواع التوقيعات الإلكترونية والمواقف القليلة التي لا تُقبل فيها التوقيعات الإلكترونية.

متطلبات التوقيع الإلكتروني في الولايات المتحدة

في الولايات المتحدة ، تستند المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني إلى قانونين رئيسيين: على مستوى الولاية ، يوجد قانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA) وعلى المستوى الفيدرالي يوجد قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) .

تم تمرير كل من ESIGN و UETA في عام 2000 ويصفان خمسة عناصر رئيسية تجعل التوقيع الإلكتروني ملزمًا قانونًا:

• الصلاحية: التوقيعات والسجلات التي يتم إنشاؤها إلكترونيًا تحمل نفس الوزن القانوني للإصدارات الورقية والحبر التقليدية. لا يمكن أن يكون تسجيل التوقيع إلكترونيًا سببًا لإبطاله.
• الموافقة: يجب أن يوافق الشخص الموقّع على استخدام التوقيع الإلكتروني. هذا يعني أن الشركة يجب أن تقدم إفصاحات معينة لهم قبل التوقيع.
• النية: يتطلب التوقيع الإلكتروني أن يكون لدى الشخص الموقّع نية التوقيع على المستند. يجب أن يوافقوا على ما هو مكتوب في الوثيقة التي يوقعون عليها وأن يفهموا تمامًا الآثار المترتبة على توقيعهم.
• التسجيل: يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني مصحوبًا بإثبات أن هذا توقيع إلكتروني وليس توقيعًا مبتلًا.
• سلامة البيانات: يجب الحفاظ على المستندات التي تم توقيعها إلكترونيًا آمنة من العبث أو فقدان البيانات غير المقصود.

في الولايات المتحدة ، يتم قبول المستندات الموقعة إلكترونيًا في معظم المواقف. يتضمن ذلك معاملات B2B و B2C و C2C ، بالإضافة إلى المعاملات بين الحكومة والشركات أو الأفراد. أكدت عدة قضايا قضائية موثوقية التوقيعات الإلكترونية ، وتكريسها في السوابق القضائية.

هناك بعض الحالات التي لا يتم فيها قبول التوقيعات الإلكترونية في الولايات المتحدة. في هذه الحالات ، يجب أن تتكون التوقيعات من "الحبر الرطب" أو التوقيعات الموثقة رسميًا.

الحالات التالية تستبعد استخدام التوقيعات الإلكترونية:

• أوامر المحكمة والإخطارات
• اتفاقيات التبني والطلاق
• إنهاء مزايا التأمين على الحياة أو التأمين الصحي
• الوصايا والتروستات الوصية والرموز

المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني في المملكة المتحدة

على غرار ESIGN و UETA ، أكد قانون الاتصالات الإلكترونية في المملكة المتحدة في عام 2000 أنه لا يمكن إبطال الاتفاقية لمجرد أن التوقيع تم تسليمه إلكترونيًا. تم تقنين التوقيعات الإلكترونية بالكامل في المملكة المتحدة بموجب قانون لوائح التوقيعات الإلكترونية في عام 2002.

وفقًا لقانون المملكة المتحدة ، لا يحتاج العقد الصالح إلى توقيع مكتوب ، طالما كان لدى الطرفين فهم للعقد وتوصلا إلى اتفاق متبادل. ولما كان هذا هو الحال ، فإن السجل الإلكتروني بمثابة دليل مقبول على موافقة كلا الجانبين على المستند.

هناك درجات مختلفة من الشرعية للتوقيعات الإلكترونية. لا يُنظر إلى النوع الأساسي ، وهو التوقيع الإلكتروني القياسي (SES) ، على أنه يحمل نفس وزن التوقيع المكتوب بخط اليد. لكن قانون المملكة المتحدة يرى نوعًا واحدًا من التوقيع الإلكتروني مساويًا للتوقيع المكتوب بخط اليد. تُعرف هذه التوقيعات الإلكترونية باسم التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES) أو التوقيعات الإلكترونية المتقدمة (AES).

AES هو:

• مرتبطة بشكل فريد بالشخص الذي يوقع عليها
• يحدد الشخص الذي وقع عليه
• تم إنشاؤه باستخدام عملية لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الموقع
• مرتبطة ببيانات أخرى ، لذلك سيتم الكشف عن أي تعديلات أو تلاعب

QES هو:

• نوع من التوقيع الرقمي المعتمد من قبل الجهات الحكومية
• تم إنشاؤه بجهاز إنشاء توقيع آمن للغاية
• يعادل التوقيع بخط اليد في جميع الظروف القانونية

في المملكة المتحدة ، يتم قبول التوقيعات الإلكترونية القياسية على معظم المستندات ، بما في ذلك عقود العمل ، ووثائق الموارد البشرية ، والاتفاقيات التجارية ، وعقود البيع ، وعقود الإيجار قصيرة الأجل ، والضمانات ، واتفاقيات القروض. تتطلب المستندات الأخرى AES أو QES.

هناك بعض الاتفاقيات التي لا يزال يتعين توقيعها باليد ، مثل:

• وثائق قانون الأسرة ، بما في ذلك اتفاقيات ما قبل الزواج والانفصال
• السندات العقارية مثل نقل الملكية والرهن والإفراج عن الرهن
• غالبية الإيجارات
• مستندات الجمارك والإيرادات

المتطلبات القانونية للتوقيع الإلكتروني في الاتحاد الأوروبي

في عام 2000 ، وافق الاتحاد الأوروبي على التوقيعات الإلكترونية باعتبارها ملزمة قانونًا من خلال التوجيه الخاص بإطار عمل المجتمع. أكد هذا أنه لا يمكن رفض التوقيع الإلكتروني لمجرد أنه تم إنشاؤه إلكترونيًا.

تشترك العديد من الدول الأوروبية في نهج المملكة المتحدة في قبول العقود باعتبارها ملزمة قانونًا دون توقيع خطي. في عام 2015 ، استبدلت تشريعات الاتحاد الأوروبي توجيه التوقيع الإلكتروني لعام 2000 باللائحة (الاتحاد الأوروبي) رقم 910/2014 ، والتي يشار إليها عادةً باسم eIDAS. ذكرت eIDAS أن هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية: SES و AES و QES ، تمامًا كما هو الحال في المملكة المتحدة.

التوقيعات الإلكترونية القياسية

وفقًا لـ eIDAS ، يغطي التوقيع الإلكتروني البسيط كل نوع من أنواع التوقيعات التي يتم فيها إرفاق البيانات الإلكترونية بالتوقيع واستخدامها للمصادقة. إنه حيادي التكنولوجيا ، لذا فإن أي مستند إلكتروني ، مثل Adobe PDF أو Microsoft Word يمكن أن يتضمن مثل هذا التوقيع.

بغض النظر عن نوع التكنولوجيا التي تقوم عليها ، يجب أن يُظهر التوقيع الإلكتروني البسيط نية الموقّع ، وأن يتم إنشاؤه بواسطة الشخص الذي يقدم الموافقة ، وأن يكون جزءًا لا يتجزأ من المستند المرتبط به.

يُقبل التوقيع الإلكتروني القياسي لمعظم العقود والمستندات ، بما في ذلك عقود العمل وأوامر الشراء والفواتير واتفاقيات البيع وتراخيص البرامج والمستندات العقارية. يتم قبول SES في حالات B2B و B2C و C2C. يتم قبول AES أو QES لمعظم المذكرات القضائية ، واتفاقيات قروض الائتمان الاستهلاكية ، وعقود الإيجار السكنية والتجارية.

التوقيعات الإلكترونية المتقدمة

يجب أن يتضمن التوقيع الإلكتروني المتقدم عناصر إضافية تضمن هوية الموقع وأمن المستند. يجب أن يكون مرتبطًا بشكل فريد بالموقع وأن يكون متصلاً بالبيانات بطريقة يمكن من خلالها اكتشاف أي تغييرات لاحقة على المستند ، مثل التلاعب.

التوقيعات الإلكترونية المؤهلة

أخيرًا ، آخر نوع من التوقيعات التي حددتها eIDAS هو توقيع إلكتروني مؤهل. على الرغم من أن كل من التوقيعات المتقدمة والمؤهلة مرتبطة بشكل فريد بهوية الموقع ، إلا أن التوقيعات الإلكترونية المؤهلة تعتمد على الشهادات المؤهلة. على هذا النحو ، لا يمكن إصدارها إلا من قبل هيئة إصدار الشهادات (CA) ، وهي منظمة معتمدة من الصناعة تنظم سلامة مثل هذه التوقيعات الإلكترونية.

يجب أن تكون سلطة الشهادة معتمدة وتشرف عليها الهيئات المعينة من قبل الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي ، وتفي بالمتطلبات الصارمة لـ eIDAS. يجب تخزين الشهادات المؤهلة على جهاز إنشاء توقيع مؤهل مثل رمز USB أو بطاقة ذكية أو خدمة ثقة مستندة إلى مجموعة النظراء. كما هو الحال في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة ، لا يوجد سوى عدد قليل من المواقف التي يكون فيها التوقيع بخط اليد فقط مناسبًا في الاتحاد الأوروبي.

وتشمل هذه:

• عقود نقل أو شراء عقارات
• عقود الزواج
• إشعارات إنهاء العمل بالموارد البشرية
• تشكيل شركة ذات مسئولية محدودة

من المهم أن تتذكر أن كل عضو في الاتحاد الأوروبي لديه مجموعة متطلباته الخاصة للتوقيعات الإلكترونية.

توصيات للإنفاذ القانوني للتوقيع الإلكتروني

لا تريد أن تكون هناك أي فرصة لعدم قبول التوقيعات الإلكترونية لعملائك. لتجنب ذلك ، اتبع أفضل الممارسات التالية:

• تأكد من وجود مسار تدقيق واضح يدعم صحة التوقيع الإلكتروني. يتضمن هذا الإجراءات التي اتخذها الموقع قبل التوقيع على المستند ، مثل تحديد مربع لإظهار موافقته على الشروط والأحكام أو النقر فوق الصفحة التالية للتوقيع.
• قم بإعداد موقع توقيع آمن يستخدم مصادقة المستخدم للتأكد من أنه يمكن للعميل فقط التوقيع.
• استخدم برنامج جهة خارجية للتحقق من امتثالك للوائح الكشف.
• استخدم جهة خارجية للحفاظ على موقع تخزين آمن يضمن عدم إمكانية العبث بالمستند بعد التوقيع.
• قم بتضمين طريقة سهلة للموقِّع لتنزيل نسخة من المستند وحفظها في سجلاتهم الخاصة.

تتيح التوقيعات الإلكترونية من الجيل التالي ، والتي تعد جزءًا من نظام أوسع يركز على العملاء ، للشركات إمكانية جمع المستندات والتوقيعات الإلكترونية والمدفوعات على الفور أثناء اتصال العملاء بالهاتف. يؤدي استخدام الجيل التالي من التوقيعات الإلكترونية إلى تبسيط سير العمل ورفع مستوى رضا العملاء وزيادة معدلات الإكمال ، كل ذلك بطريقة متوافقة تمامًا وملزمة قانونًا.

اعثر على برنامج التوقيع الإلكتروني المناسب لاحتياجات عملك ، فقط على G2.