7 條合同合規提示，讓您保持一致

整個合同起草過程可能需要相當長的時間。

耐心、對細節的關注和談判技巧對雙方都至關重要，因為要約和還價要來回傳遞，直到達成最終協議。 但即使在那之後，這項工作甚至還沒有接近完成。

合同簽署後，重點將從最終確定協議轉移到盡您所能確保遵守合同的條款和條件。

甚至在您簽訂協議之前，您就應該考慮如何努力保持遵守合同管理的條款和條件。 根據協議的主題，這最終可能會改變您的日常活動，或者是特定行動的一次性執行。 無論是哪種情況，在簽訂合同後，合規都應該是您的第一要務。

合同合規最佳實踐

如果您在管理合同時沒有考慮到合規性，您可以與續約的機會說再見。 以下是確保合同合規的七種最佳實踐。

1. 創建示例存儲庫

您的企業將簽訂各種各樣的合同類型。 僱傭員工、與客戶簽署或續簽交易以及與供應商合作都需要以合同形式達成正式協議。

有效的合同合規包括擁有大量合同示例，涵蓋您業務的所有可能運營。 每個單獨協議的合同條款和條件最終會改變實際內容，但有一個起點對於了解您需要做什麼以保持合規性非常重要。

2. 建立目標和指標

您可以通過以下兩種方式之一查看您的合同。 第一個是純粹的強制性文件，它會消耗你一天的時間，第二個是履行承諾和實現目標的機會。 你能猜出哪一個對最終結果最有利嗎？

當您考慮需要做什麼以保持遵守合同義務時，請為合同生命週期的每個階段設定目標和指標。 設定目標的人成功實現目標的可能性要高出 10 倍。 考慮整個合同的目的，並指定一些有助於您履行合同的指標。

3. 明確角色

合同合規性不是一個人的表演。 這甚至不是一個部門的節目。 合規是每個人的工作，為了讓人們履行個人職責，他們需要確切地知道這些職責是什麼樣的。

非常清楚合同合規的角色和責任。 準確列出誰需要做什麼，何時需要由誰來完成，以及他們應該與誰合作以實現它。

如果期望不明確、角色模糊不清或溝通無效，這會使您的組織面臨不合規或違反合同的風險。 明確角色的很大一部分是建立一個徹底的合同管理結構。

4.創建標準化流程

說到流程，它們對於您的合同合規工作的成功至關重要。 為確保合規性，您將需要一個標準化的合同管理流程來封裝您的企業簽訂的每份協議。

雖然沒有任何交易會完全相同，但您執行合同、保持合規和管理協議所採取的步驟將遵循預先確定的流程。

它可能看起來有點像這樣：

規劃

盡可能多地提前考慮，為您的企業可能遇到的任何和所有協議做好準備。 集思廣益，討論資源、利益相關者以及成功所需的任何其他內容。 確定您將管理的合同類型、每個階段的負責人以及您可能遇到的潛在問題。

審計

通過對所有協議進行全面審核，了解您的企業過去是如何處理合同的。 記下您過去遇到的任何合規性問題。

構建框架

在前兩個步驟之後，您將了解您的合同管理流程需要什麼樣的外觀才能成功。 考慮到這一點，為任何現有和未來的合同建立一個框架。 具體說明採取行動的部門、要使用的資源和成功的指標。

實施技術

合同管理的很大一部分不依賴於紙質文件。 找到合適的技術來自動化和簡化您的流程並避免人為錯誤。 合同管理軟件是顯而易見的選擇，因為它將幫助您創建、跟踪和監控您的所有協議。 軟件具有自動化能力，這是強烈推薦的，因為它可以消除人為錯誤的風險並節省您的業務時間。

簽訂新合同

一切就緒後，您就可以簽訂一些新合同了。 但不要掉以輕心。 這個過程是廣泛的，這是有原因的。 新合同意味著新的義務和增加的違約風險。

管理和遵守

合同合規流程的最後一步是通過保持合規來管理它們。 根據合同法和公共政策，通過遵守合同條款和條件來完成您的協議。

這可能包括您執行一項操作，然後繼續進行或長期實施某項操作。 如果您已按照上述所有步驟操作，您應該確切地知道您需要做什麼才能遵守合同。

5. 隨變化而調整

生意絕非停滯不前。 在一定程度上，合同合規實際上歸結為遵守可能伴隨組織環境變化的任何新規則或法規。 新產品上榜，行業標準調整，業務增長。 通過這些調整，您的業務可能需要添加一些新類型的合同或調整已經存在的合同。

始終密切關注不斷變化的行業標準，並調整您的合同管理策略以遵守這些標準。 這可能包括獲取新資源或尋求為您的行業服務的合規官的幫助以站穩腳跟。

6. 定期審核

您的合同管理系統的開始將從對您已有的內容進行審核開始。 不要讓樂趣就此止步。 有效的合同合規性需要定期審核，以確保沒有任何遺漏。

實施例行合同審計計劃。 這是在損害發生之前識別不合規來源的一個很好的策略。 有很多錯誤可以在錯誤發生之前就被發現，而預防不合規可以為您節省時間、金錢和精力。 識別任何可能在內部和外部引起混亂的領域，並找到提高可見性和清晰度的方法。

7.保持井井有條

組織將成為任何業務流程管理的重中之重。 如果您還記得有關遵守合同合規性的一件事，那就是如果沒有組織就無法做到這一點。 合同協議通常要求在預定期限內採取行動，這使得及時性成為合規的關鍵特徵。

將所有合同保存在一個地方（最好是在線），並找到一種對您的業務最有意義的方式來組織它們。 您可能希望根據截止日期、主題或與另一方的關係性質來執行此操作。 跟踪合同生命週期的每個階段，以確保您履行合同義務並了解其績效。

不要搞砸了

經歷整個合同執行過程而不遵守是浪費時間並帶來一些額外的痛苦。 在合同管理過程的每個階段，合規性都應該是一個不變的想法。 法律當然是你不想惹的禍，而遵守你的合同義務是避免法律麻煩的必經之路。

銷售合同流程的很大一部分是與另一方來回進行，直到達成最終協議。 確保事先提高你的談判技巧。