7 Kiat Kepatuhan Kontrak yang Akan Membuat Anda Tetap Mengantre

Seluruh proses penyusunan kontrak dapat memakan waktu cukup lama.

Kesabaran, perhatian terhadap detail, dan keterampilan negosiasi sangat penting bagi kedua belah pihak karena penawaran dan penawaran balasan diteruskan bolak-balik sampai kesepakatan akhir tercapai. Tetapi bahkan setelah itu, pekerjaan itu bahkan belum selesai.

Setelah kontrak ditandatangani, fokus beralih dari menyelesaikan perjanjian menjadi melakukan segala daya Anda untuk tetap mematuhi syarat dan ketentuan kontrak.

Bahkan sebelum Anda membuat perjanjian, Anda harus memikirkan bagaimana Anda akan berupaya untuk tetap mematuhi persyaratan dan ketentuan dengan manajemen kontrak . Bergantung pada pokok bahasan perjanjian, ini mungkin akan mengubah aktivitas Anda sehari-hari atau menjadi satu dan melakukan tindakan tertentu. Apa pun masalahnya, kepatuhan harus menjadi prioritas nomor satu Anda setelah menandatangani kontrak.

Praktik terbaik kepatuhan kontrak

Jika Anda tidak mengelola kontrak Anda dengan benar dengan mempertimbangkan kepatuhan, Anda dapat mencium peluang perpisahan perpanjangan. Berikut adalah tujuh praktik terbaik untuk memastikan kepatuhan kontrak.

1. Buat repositori contoh

Bisnis Anda akan memasuki berbagai jenis kontrak. Membawa karyawan, menandatangani atau memperbarui kesepakatan dengan pelanggan, dan bekerja dengan vendor semuanya akan membutuhkan kesepakatan resmi dalam bentuk kontrak.

Kepatuhan kontrak yang efektif termasuk memiliki kumpulan contoh kontrak yang mencakup semua kemungkinan operasi bisnis Anda. Syarat dan ketentuan kontrak dari setiap perjanjian individu pada akhirnya akan mengubah isi sebenarnya, tetapi memiliki titik awal sangat penting untuk memahami apa yang perlu Anda lakukan agar tetap patuh.

2. Tetapkan tujuan dan metrik

Anda dapat melihat kontrak Anda dengan salah satu dari dua cara. Yang pertama adalah sebagai dokumen wajib murni yang menghabiskan waktu berjam-jam dari hari Anda, dan yang kedua adalah sebagai kesempatan untuk memenuhi janji dan mencapai tujuan. Bisakah Anda menebak mana yang paling bermanfaat untuk hasil akhirnya?

Saat Anda memikirkan tentang apa yang perlu Anda lakukan untuk tetap mematuhi kewajiban kontraktual Anda, tetapkan tujuan dan metrik untuk setiap tahap siklus hidup kontrak. Orang yang menetapkan tujuan 10 kali lebih mungkin untuk berhasil mencapainya. Pikirkan tentang tujuan kontrak secara keseluruhan dan tentukan beberapa metrik yang akan membantu Anda memenuhinya.

3. Jelas tentang peran

Kepatuhan kontrak bukanlah pertunjukan satu orang. Ini bahkan bukan pertunjukan satu departemen. Kepatuhan adalah tugas setiap orang, dan bagi orang-orang untuk menindaklanjuti tanggung jawab pribadi mereka, mereka perlu tahu persis seperti apa itu.

Sangat jelas tentang peran dan tanggung jawab untuk kepatuhan kontrak. Jelaskan dengan tepat siapa yang perlu melakukan apa, kapan mereka perlu melakukannya, dan dengan siapa mereka harus berkolaborasi untuk mewujudkannya.

Jika harapan tidak jelas, peran tidak jelas, atau komunikasi tidak efektif, ini menempatkan organisasi Anda pada risiko ketidakpatuhan atau pelanggaran kontrak . Bagian besar dari kejelasan tentang peran adalah memiliki struktur manajemen kontrak yang menyeluruh juga.

4. Buat proses standar

Berbicara tentang proses, mereka sangat penting untuk keberhasilan upaya kepatuhan kontrak Anda. Untuk memastikan kepatuhan, Anda akan memerlukan proses manajemen kontrak standar yang merangkum setiap perjanjian yang dibuat oleh bisnis Anda.

Meskipun tidak ada kesepakatan yang akan persis sama, langkah-langkah yang Anda ambil untuk melaksanakan kontrak, tetap patuh, dan mengelola perjanjian akan mengikuti proses yang telah ditentukan.

Mungkin terlihat sedikit seperti ini:

Perencanaan

Pikirkan ke depan sebanyak yang Anda bisa untuk mempersiapkan bisnis Anda untuk setiap dan semua perjanjian yang mungkin mereka hadapi. Brainstorm sumber daya, pemangku kepentingan, dan apa pun yang Anda butuhkan untuk menjadi sukses. Tentukan jenis kontrak yang akan Anda kelola, siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap tahap, dan potensi masalah yang mungkin Anda hadapi.

Audit

Dapatkan gambaran tentang bagaimana bisnis Anda menangani kontrak di masa lalu dengan melakukan audit lengkap atas semua perjanjian Anda. Catat masalah kepatuhan yang pernah Anda alami sebelumnya.

Membangun kerangka kerja

Setelah dua langkah pertama itu, Anda akan memiliki gagasan tentang seperti apa proses manajemen kontrak Anda agar berhasil. Dengan mengingat hal itu, bangunlah kerangka kerja untuk kontrak yang ada dan yang akan datang. Jadilah spesifik tentang departemen yang mengambil tindakan, sumber daya yang akan digunakan, dan metrik untuk sukses.

Menerapkan teknologi

Sebagian besar manajemen kontrak tidak bergantung pada dokumen kertas. Temukan teknologi yang tepat untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses Anda dan menghindari kesalahan manusia. Perangkat lunak manajemen kontrak adalah pilihan yang jelas karena akan membantu Anda dalam membuat, melacak, dan memantau semua perjanjian Anda. Dengan perangkat lunak hadir kemampuan untuk mengotomatisasi, yang sangat dianjurkan, karena dapat menghilangkan risiko membuat kesalahan manusia dan menghemat banyak waktu bisnis Anda.

Menandatangani kontrak baru

Dengan segala sesuatu di tempat, Anda siap untuk memasuki beberapa kontrak baru. Tapi jangan anggap enteng. Proses ini sangat luas karena suatu alasan. Kontrak baru berarti kewajiban baru dan risiko tambahan ketidakpatuhan.

Mengelola dan mematuhi

Langkah terakhir dalam proses kepatuhan kontrak adalah mengelolanya dengan tetap patuh. Sampaikan akhir perjanjian Anda dengan mematuhi syarat dan ketentuan kontrak sesuai dengan hukum kontrak dan kebijakan publik.

Ini mungkin termasuk Anda melakukan satu tindakan dan kemudian melanjutkan atau menerapkan sesuatu dalam jangka panjang. Jika Anda telah mengikuti semua langkah sebelumnya, Anda harus tahu persis apa yang perlu Anda lakukan untuk mematuhi kontrak.

5. Sesuaikan saat terjadi perubahan

Bisnis sama sekali tidak stagnan. Pada tingkat tertentu, kepatuhan kontrak benar-benar datang untuk mematuhi aturan atau peraturan baru yang mungkin menyertai perubahan dalam lingkungan organisasi. Produk baru ditambahkan ke daftar, standar industri disesuaikan, dan bisnis mengalami pertumbuhan. Dengan penyesuaian tersebut, bisnis Anda mungkin perlu menambahkan beberapa jenis kontrak baru atau menyesuaikan yang sudah ada.

Selalu awasi perubahan standar industri dan sesuaikan strategi manajemen kontrak Anda untuk mematuhinya. Ini mungkin termasuk mendapatkan sumber daya baru atau mencari bantuan dari petugas kepatuhan yang melayani industri Anda untuk mendapatkan pijakan Anda.

6. Audit secara teratur

Awal dari sistem manajemen kontrak Anda akan dimulai dengan audit atas apa yang sudah Anda miliki. Jangan biarkan kesenangan berhenti di situ. Kepatuhan kontrak yang efektif akan membutuhkan audit rutin untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Menerapkan jadwal audit kontrak rutin. Ini adalah strategi hebat dalam mengidentifikasi sumber ketidakpatuhan sebelum kerusakan terjadi. Ada banyak kesalahan yang dapat diketahui sebelum dibuat, dan pencegahan ketidakpatuhan dapat menghemat waktu, uang, dan energi Anda. Identifikasi area yang mungkin menyebabkan kebingungan baik secara internal maupun eksternal, dan temukan cara untuk meningkatkan visibilitas dan kejelasan.

7. Tetap teratur

Organisasi akan menjadi prioritas utama untuk pengelolaan setiap proses bisnis. Jika Anda ingat satu hal tentang menjaga kepatuhan kontrak, biarlah Anda tidak dapat melakukannya tanpa organisasi. Perjanjian kontrak biasanya memerlukan tindakan dengan tenggat waktu yang telah ditentukan, menjadikan ketepatan waktu sebagai fitur utama kepatuhan.

Simpan semua kontrak Anda di satu tempat (sebaiknya online) dan temukan cara untuk mengaturnya yang paling masuk akal untuk bisnis Anda. Anda mungkin ingin melakukannya sesuai dengan tenggat waktu, materi pelajaran, atau sifat hubungan dengan pihak lain. Lacak setiap tahap siklus hidup kontrak untuk memastikan Anda memenuhi kewajiban kontraktual Anda dan mendapatkan visibilitas ke dalam kinerjanya.

Jangan kacaukan ini

Untuk melalui seluruh proses implementasi kontrak untuk tidak mematuhi adalah buang-buang waktu dengan beberapa rasa sakit tambahan. Kepatuhan harus menjadi pemikiran konstan di setiap tahap proses manajemen kontrak. Hukum jelas merupakan sesuatu yang Anda tidak ingin mengacaukannya, dan mematuhi kewajiban kontraktual Anda adalah cara yang pasti untuk menghindari masalah hukum.

Sebagian besar proses kontrak penjualan akan bolak-balik dengan pihak lain sampai kesepakatan akhir tercapai. Pastikan untuk mempertajam keterampilan negosiasi Anda sebelumnya.