7 sfaturi pentru respectarea contractului care vă vor ține la rând

Întregul proces de redactare a contractului poate dura destul de mult.

Răbdarea, atenția la detalii și abilitățile de negociere sunt esențiale pentru ambele părți, deoarece ofertele și contraofertele sunt transmise înainte și înapoi până când se ajunge la un acord final. Dar nici după aceea, lucrarea nici măcar nu este aproape de finalizare.

Odată semnat contractul, accentul se mută de la finalizarea acordului la a face tot ce vă stă în putere pentru a rămâne în conformitate cu termenii și condițiile contractului.

Chiar înainte de a încheia un acord, ar trebui să vă gândiți cum veți depune eforturi pentru a rămâne în conformitate cu termenii și condițiile cu gestionarea contractelor . În funcție de subiectul acordului, acest lucru s-ar putea transforma prin a vă schimba activitățile de zi cu zi sau poate fi o performanță unică a unei anumite acțiuni. Oricare ar fi cazul, conformarea ar trebui să fie prioritatea ta numărul unu după semnarea unui contract.

Cele mai bune practici privind respectarea contractelor

Dacă nu vă gestionați corect contractele ținând cont de conformitate, vă puteți lua la revedere șansa unei reînnoiri. Iată șapte bune practici pentru a asigura respectarea contractului.

1. Creați un depozit de exemple

Afacerea dvs. va intra într-o mare varietate de tipuri de contracte. Aducerea angajaților, semnarea sau reînnoirea acordurilor cu clienții și lucrul cu vânzătorii vor necesita un acord oficial sub forma unui contract.

Respectarea eficientă a contractului include o stocare de exemple de contracte care acoperă toate operațiunile posibile ale afacerii dumneavoastră. Termenii și condițiile contractuale ale fiecărui acord individual vor schimba în cele din urmă conținutul real, dar a avea un punct de plecare este uriaș pentru a înțelege ce trebuie să faceți pentru a rămâne conform.

2. Stabiliți obiective și valori

Vă puteți analiza contractele într-unul din două moduri. Primul este ca un document pur obligatoriu care îți consumă ore din zi, iar al doilea este o oportunitate de a îndeplini o promisiune și de a atinge un obiectiv. Poți ghici care dintre ele va fi cel mai benefic pentru rezultatul final?

Pe măsură ce vă gândiți la ce trebuie să faceți pentru a rămâne în conformitate cu obligațiile contractuale, stabiliți obiective și valori pentru fiecare etapă a ciclului de viață a contractului. Oamenii care își stabilesc obiective au șanse de 10 ori mai mari să reușească să le atingă. Gândiți-vă la scopul contractului în ansamblu și desemnați câteva valori care vă vor ajuta să-l îndepliniți.

3. Fii clar cu privire la roluri

Respectarea contractului nu este un spectacol de o persoană. Nu este nici măcar o emisiune unică. Conformitatea este treaba fiecăruia, iar pentru ca oamenii să își poată îndeplini responsabilitățile personale, trebuie să știe exact cum arată acestea.

Fii extrem de clar cu privire la rolurile și responsabilitățile pentru respectarea contractului. Stabiliți exact cine trebuie să facă ce, când trebuie să facă acest lucru și cu cine ar trebui să colaboreze pentru ca acest lucru să se întâmple.

Dacă așteptările sunt neclare, rolurile sunt încețoșate sau comunicarea nu este eficientă, acest lucru expune organizația dvs. în pericol de nerespectare sau încălcare a contractului . O mare parte din a fi clar despre roluri este să existe și o structură amănunțită de gestionare a contractelor.

4. Creați un proces standardizat

Vorbind despre procese, acestea sunt esențiale pentru succesul eforturilor dumneavoastră de respectare a contractelor. Pentru a asigura conformitatea, veți avea nevoie de un proces standardizat de gestionare a contractelor, care să încapsuleze fiecare acord pe care îl încheie afacerea dvs.

Deși nicio înțelegere nu va fi exact aceeași, pașii pe care îi luați pentru a executa contractul, a rămâne conform și a gestiona acordul vor urma un proces predeterminat.

Ar putea arăta cam așa:

Planificare

Gândiți-vă cât mai mult posibil pentru a vă pregăti afacerea pentru toate acordurile pe care le-ar putea întâlni. Faceți brainstorming resurse, părți interesate și orice altceva aveți nevoie pentru a avea succes. Determinați tipurile de contracte pe care le veți gestiona, cine va fi responsabil pentru fiecare etapă și potențialele probleme pe care le puteți întâlni.

Auditul

Faceți-vă o idee despre modul în care afacerea dvs. a gestionat contractele în trecut, efectuând un audit complet al tuturor acordurilor dvs. Luați notă de orice probleme de conformitate pe care le-ați întâlnit în trecut.

Construirea unui cadru

După primii doi pași, veți avea o idee despre cum trebuie să arate procesul dvs. de gestionare a contractelor pentru a avea succes. Având în vedere acest lucru, construiți un cadru pentru orice contracte existente și viitoare. Fiți specific cu privire la acțiunile de către departamente, resursele care trebuie utilizate și valorile pentru succes.

Implementarea tehnologiei

O mare parte a managementului contractelor nu se bazează pe documente pe hârtie. Găsiți tehnologia potrivită pentru a vă automatiza și eficientiza procesele și pentru a evita erorile umane. Software- ul de gestionare a contractelor este alegerea evidentă, deoarece vă va ajuta la crearea, urmărirea și monitorizarea tuturor acordurilor dvs. Odată cu software-ul vine și capacitatea de a automatiza, ceea ce este foarte recomandat, deoarece poate elimina riscul de a face erori umane și poate economisi mult timp pentru afacerea dvs.

Semnarea de noi contracte

Cu totul la loc, sunteți gata să încheiați niște contracte noi. Dar nu o lua cu ușurință. Acest proces este extins dintr-un motiv. Un nou contract înseamnă obligații noi și risc suplimentar de nerespectare.

Gestionarea și respectarea

Ultimul pas în procesul de respectare a contractului este să le gestionați, rămânând conform. Livrați finalul acordului, respectând termenii și condițiile contractului, în conformitate cu legea contractelor și cu ordinea publică.

Aceasta ar putea include efectuarea unei acțiuni și apoi trecerea mai departe sau implementarea ceva pe termen lung. Dacă ați urmat toți pașii anteriori, ar trebui să știți exact ce trebuie să faceți pentru a respecta contractul.

5. Ajustați pe măsură ce apar modificări

Afacerile sunt orice altceva decât stagnantă. La un anumit nivel, respectarea contractului se reduce într-adevăr la respectarea oricăror reguli sau reglementări noi care ar putea însoți schimbările în mediul organizației. Noi produse sunt adăugate pe listă, standardele din industrie sunt ajustate, iar afacerile se confruntă cu o creștere. Cu aceste ajustări, afacerea dvs. ar putea necesita adăugarea unor noi tipuri de contracte sau ajustarea celor care există deja.

Urmăriți întotdeauna schimbarea standardelor din industrie și ajustați-vă strategia de gestionare a contractelor pentru a le respecta. Aceasta ar putea include obținerea de noi resurse sau căutarea ajutorului de la un ofițer de conformitate care deservește industria dvs. pentru a vă pune bazele.

6. Audit regulat

Începutul sistemului dvs. de management al contractelor va începe cu un audit al ceea ce aveți deja în farfurie. Nu lăsa distracția să se oprească aici. Respectarea eficientă a contractului va necesita audituri regulate pentru a se asigura că nimic nu a fost trecut cu vederea.

Implementați un program de audit de rutină a contractelor. Aceasta este o strategie excelentă în identificarea surselor de neconformitate înainte de producerea prejudiciului. Există o mulțime de greșeli care pot fi surprinse înainte de a fi făcute, iar prevenirea nerespectării vă poate economisi timp, bani și energie. Identificați orice zone care ar putea provoca confuzie atât pe plan intern, cât și extern și găsiți modalități de a crește vizibilitatea și claritatea.

7. Rămâneți organizat

Organizația va fi o prioritate de top pentru managementul oricărui proces de afaceri. Dacă vă amintiți un lucru despre respectarea contractului, lăsați-vă că nu puteți face acest lucru fără organizare. Acordurile contractuale necesită de obicei luarea de măsuri până la un termen predeterminat, făcând din timp o caracteristică cheie a conformității.

Păstrează toate contractele într-un singur loc (de preferință online) și găsește o modalitate de a le organiza care să aibă cel mai mult sens pentru afacerea ta. Poate doriți să o faceți în funcție de termenul limită, subiectul sau natura relației cu cealaltă parte. Urmăriți fiecare etapă a ciclului de viață a contractului pentru a vă asigura că vă îndepliniți obligațiile contractuale și pentru a obține vizibilitate asupra performanței acestuia.

Nu încurca asta

A trece prin întregul proces de implementare a contractului pentru a nu se conforma este o pierdere de timp cu unele dureri suplimentare. Conformitatea ar trebui să fie un gând constant în fiecare etapă a procesului de gestionare a contractului. Legea este cu siguranță ceva cu care nu vrei să te încurci, iar respectarea obligațiilor tale contractuale este o modalitate sigură de a evita problemele legale.

O bună parte din procesul contractului de vânzare merge înainte și înapoi cu cealaltă parte până când se ajunge la un acord final. Asigurați-vă că vă îmbunătățiți abilitățile de negociere în prealabil.