7 Tipps zur Vertragseinhaltung, die Sie auf dem Laufenden halten

Der gesamte Prozess der Vertragsgestaltung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Geduld, Liebe zum Detail und Verhandlungsgeschick sind für beide Parteien unerlässlich, da Angebote und Gegenangebote hin und her geleitet werden, bis eine endgültige Einigung erzielt wird. Aber auch danach sind die Arbeiten noch lange nicht abgeschlossen.

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, verlagert sich der Fokus vom Abschluss der Vereinbarung darauf, alles in Ihrer Macht Stehende zu tun, um die Vertragsbedingungen einzuhalten.

Schon bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie sich bemühen werden, die Geschäftsbedingungen mit Vertragsmanagement einzuhalten . Je nach Gegenstand der Vereinbarung kann dies dazu führen, dass sich Ihre täglichen Aktivitäten ändern oder dass es sich um eine einmalige Ausführung einer bestimmten Aktion handelt. Was auch immer der Fall sein mag, Compliance sollte Ihre oberste Priorität sein, nachdem Sie einen Vertrag unterzeichnet haben.

Best Practices für die Einhaltung von Verträgen

Wenn Sie Ihre Verträge nicht ordnungsgemäß im Hinblick auf Compliance verwalten, können Sie sich von der Chance auf eine Verlängerung verabschieden. Hier sind sieben Best Practices zur Gewährleistung der Vertragskonformität.

1. Erstellen Sie ein Repository mit Beispielen

Ihr Unternehmen wird eine Vielzahl von Vertragsarten eingehen. Die Einstellung von Mitarbeitern, der Abschluss oder die Verlängerung von Verträgen mit Kunden und die Zusammenarbeit mit Lieferanten erfordern alle eine offizielle Vereinbarung in Form eines Vertrags.

Zu einer effektiven Vertragseinhaltung gehört eine Fülle von Vertragsbeispielen, die alle möglichen Vorgänge Ihres Unternehmens abdecken. Die Vertragsbedingungen jeder einzelnen Vereinbarung ändern letztendlich den tatsächlichen Inhalt, aber einen Ausgangspunkt zu haben ist enorm wichtig, um zu verstehen, was Sie tun müssen, um konform zu bleiben.

2. Legen Sie Ziele und Kennzahlen fest

Sie können Ihre Verträge auf zwei Arten einsehen. Das erste ist ein rein obligatorisches Dokument, das Stunden aus Ihrem Tag saugt, und das zweite ist eine Gelegenheit, ein Versprechen zu erfüllen und ein Ziel zu erreichen. Können Sie erraten, welches für das Endergebnis am vorteilhaftesten ist?

Wenn Sie darüber nachdenken, was Sie tun müssen, um Ihre vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten, legen Sie Ziele und Kennzahlen für jede Phase des Vertragslebenszyklus fest. Menschen, die sich Ziele setzen, haben eine 10-mal höhere Wahrscheinlichkeit, sie zu erreichen. Denken Sie über den Zweck des Vertrags als Ganzes nach und benennen Sie einige Metriken, die Ihnen helfen, ihn zu erfüllen.

3. Machen Sie sich klare Rollen

Vertragserfüllung ist keine One-Person-Show. Es ist nicht einmal eine Ein-Abteilungs-Show. Compliance ist die Aufgabe aller, und damit die Mitarbeiter ihrer persönlichen Verantwortung nachkommen können, müssen sie genau wissen, wie diese aussehen.

Stellen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Vertragseinhaltung sehr klar dar. Legen Sie genau fest, wer was tun muss, wann er es erledigt haben muss und mit wem er zusammenarbeiten sollte, um dies zu erreichen.

Wenn die Erwartungen unklar sind, die Rollen verschwommen sind oder die Kommunikation nicht effektiv ist, setzt dies Ihr Unternehmen dem Risiko der Nichteinhaltung oder Vertragsverletzung aus . Ein großer Teil der Klarheit über Rollen besteht auch darin, eine gründliche Vertragsverwaltungsstruktur zu haben.

4. Erstellen Sie einen standardisierten Prozess

Apropos Prozesse: Sie sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Bemühungen zur Vertragseinhaltung. Um die Einhaltung zu gewährleisten, benötigen Sie einen standardisierten Vertragsverwaltungsprozess, der alle Vereinbarungen umfasst, die Ihr Unternehmen eingeht.

Auch wenn kein Deal genau gleich sein wird, folgen die Schritte, die Sie unternehmen, um den Vertrag auszuführen, die Einhaltung der Vorschriften einzuhalten und die Vereinbarung zu verwalten, einem vorher festgelegten Prozess.

Es könnte ein bisschen so aussehen:

Planung

Denken Sie so weit wie möglich voraus, um Ihr Unternehmen auf alle möglichen Vereinbarungen vorzubereiten. Brainstorming-Ressourcen, Stakeholder und alles andere, was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Bestimmen Sie die Arten von Verträgen, die Sie verwalten werden, wer für die einzelnen Phasen verantwortlich ist, und mögliche Probleme, auf die Sie stoßen könnten.

Wirtschaftsprüfung

Machen Sie sich ein Bild davon, wie Ihr Unternehmen Verträge in der Vergangenheit gehandhabt hat, indem Sie eine vollständige Prüfung aller Ihrer Vereinbarungen durchführen. Beachten Sie alle Compliance-Probleme, auf die Sie in der Vergangenheit gestoßen sind.

Aufbau eines Rahmens

Nach diesen ersten beiden Schritten haben Sie eine Vorstellung davon, wie Ihr Vertragsmanagementprozess aussehen muss, um erfolgreich zu sein. Erstellen Sie in diesem Sinne einen Rahmen für alle bestehenden und zukünftigen Verträge. Machen Sie konkrete Angaben zu Maßnahmen ergreifenden Abteilungen, einzusetzenden Ressourcen und Erfolgskennzahlen.

Technologie implementieren

Ein großer Teil des Vertragsmanagements verlässt sich nicht auf Papierdokumente. Finden Sie die richtige Technologie, um Ihre Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren und menschliche Fehler zu vermeiden. Vertragsmanagement-Software ist die offensichtliche Wahl, da sie Sie bei der Erstellung, Verfolgung und Überwachung all Ihrer Vereinbarungen unterstützt. Mit Software kommt die Fähigkeit zur Automatisierung, was sehr zu empfehlen ist, da sie das Risiko menschlicher Fehler beseitigen und Ihrem Unternehmen viel Zeit sparen kann.

Unterzeichnung neuer Verträge

Wenn alles vorhanden ist, sind Sie bereit, einige neue Verträge abzuschließen. Aber nimm es nicht auf die leichte Schulter. Dieser Prozess ist aus einem bestimmten Grund umfangreich. Ein neuer Vertrag bedeutet neue Verpflichtungen und ein zusätzliches Risiko der Nichteinhaltung.

Verwalten und einhalten

Der letzte Schritt im Prozess der Vertragseinhaltung besteht darin, sie zu verwalten, indem man konform bleibt. Liefern Sie Ihren Teil der Vereinbarung, indem Sie die Vertragsbedingungen in Übereinstimmung mit dem Vertragsrecht und der öffentlichen Ordnung einhalten.

Dies kann beinhalten, dass Sie eine Aktion ausführen und dann weitermachen oder etwas Langfristiges implementieren. Wenn Sie alle vorherigen Schritte befolgt haben, sollten Sie genau wissen, was Sie tun müssen, um den Vertrag einzuhalten.

5. Anpassen, wenn Änderungen auftreten

Das Geschäft stagniert alles andere als. Auf einer bestimmten Ebene kommt es bei der Vertragseinhaltung wirklich darauf an, sich an alle neuen Regeln oder Vorschriften zu halten, die mit Änderungen in der Umgebung der Organisation einhergehen könnten. Neue Produkte werden der Liste hinzugefügt, Industriestandards werden angepasst und Unternehmen wachsen. Mit diesen Anpassungen muss Ihr Unternehmen möglicherweise einige neue Vertragstypen hinzufügen oder bereits vorhandene anpassen.

Behalten Sie stets die sich ändernden Branchenstandards im Auge und passen Sie Ihre Vertragsmanagementstrategie an diese an. Dies kann die Beschaffung neuer Ressourcen oder die Suche nach Hilfe von einem Compliance-Beauftragten umfassen, der Ihrer Branche dient, um Fuß zu fassen.

6. Auditieren Sie regelmäßig

Der Beginn Ihres Vertragsmanagementsystems beginnt mit einer Prüfung dessen, was Sie bereits auf dem Teller haben. Lassen Sie den Spaß dort nicht aufhören. Eine wirksame Vertragseinhaltung erfordert regelmäßige Audits, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.

Implementieren Sie einen Zeitplan für routinemäßige Vertragsprüfungen. Dies ist eine großartige Strategie, um Quellen der Nichteinhaltung zu identifizieren, bevor der Schaden angerichtet wird. Es gibt viele Fehler, die erkannt werden können, bevor sie gemacht werden, und die Vermeidung von Verstößen kann Ihnen Zeit, Geld und Energie sparen. Identifizieren Sie alle Bereiche, die sowohl intern als auch extern Verwirrung stiften könnten, und finden Sie Möglichkeiten, die Sichtbarkeit und Klarheit zu erhöhen.

7. Bleiben Sie organisiert

Die Organisation wird bei der Verwaltung aller Geschäftsprozesse oberste Priorität haben. Wenn Sie sich an eine Sache erinnern, wenn es darum geht, mit der Vertragseinhaltung Schritt zu halten, lassen Sie es sein, dass Sie es ohne Organisation nicht schaffen können. Vertragsvereinbarungen erfordern in der Regel das Ergreifen von Maßnahmen innerhalb einer vorgegebenen Frist, wodurch die Aktualität zu einem Schlüsselmerkmal der Compliance wird.

Bewahren Sie alle Ihre Verträge an einem Ort auf (vorzugsweise online) und finden Sie einen Weg, sie zu organisieren, der für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Vielleicht möchten Sie dies nach Frist, Gegenstand oder der Art der Beziehung mit der anderen Partei tun. Verfolgen Sie jede Phase des Vertragslebenszyklus, um sicherzustellen, dass Sie Ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen, und erhalten Sie Einblick in die Leistung.

Bring das nicht durcheinander

Es ist Zeitverschwendung, den gesamten Vertragsimplementierungsprozess zu durchlaufen und nicht einzuhalten. Compliance sollte in jeder Phase des Vertragsmanagementprozesses ein ständiger Gedanke sein. Das Gesetz ist sicherlich etwas, mit dem Sie sich nicht anlegen wollen, und die Einhaltung Ihrer vertraglichen Verpflichtungen ist ein sicherer Weg, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Ein großer Teil des Kaufvertragsprozesses geht mit der anderen Partei hin und her, bis eine endgültige Einigung erzielt wird. Trainieren Sie vorher unbedingt Ihr Verhandlungsgeschick .