7 Suggerimenti per la conformità del contratto che ti terranno in linea

L'intero processo di redazione del contratto può richiedere parecchio tempo.

Pazienza, attenzione ai dettagli e capacità di negoziazione sono essenziali per entrambe le parti poiché le offerte e le controproposte vengono passate avanti e indietro fino al raggiungimento di un accordo finale. Ma anche dopo, il lavoro non è nemmeno vicino al completamento.

Una volta firmato il contratto, l'attenzione si sposta dalla finalizzazione dell'accordo al fare tutto ciò che è in tuo potere per rimanere conformi ai termini e alle condizioni del contratto.

Anche prima di stipulare un accordo, dovresti pensare a come ti sforzerai per rimanere conforme ai termini e alle condizioni con la gestione del contratto . A seconda dell'oggetto dell'accordo, ciò potrebbe finire per cambiare le tue attività quotidiane o essere l'esecuzione unica di un'azione particolare. In ogni caso, la conformità dovrebbe essere la tua priorità numero uno dopo aver firmato un contratto.

Migliori pratiche di conformità del contratto

Se non gestisci correttamente i tuoi contratti tenendo conto della conformità, puoi baciare l'occasione di un rinnovo. Ecco sette best practice per garantire la conformità del contratto.

1. Crea un repository di esempi

La tua azienda entrerà in un'ampia varietà di tipi di contratto. Coinvolgere dipendenti, firmare o rinnovare accordi con i clienti e lavorare con i fornitori richiederanno tutti un accordo ufficiale sotto forma di contratto.

Un'efficace conformità contrattuale include avere una scorta di esempi di contratti che coprono tutte le possibili operazioni della tua attività. I termini e le condizioni contrattuali di ogni singolo accordo alla fine cambieranno i contenuti effettivi, ma avere un punto di partenza è enorme per capire cosa devi fare per rimanere conforme.

2. Stabilire obiettivi e metriche

Puoi guardare i tuoi contratti in due modi. Il primo è come un documento puramente obbligatorio che sta risucchiando ore dalla tua giornata, e il secondo è come un'opportunità per mantenere una promessa e raggiungere un obiettivo. Riuscite a indovinare quale sarà il più vantaggioso per il risultato finale?

Mentre pensi a cosa devi fare per rimanere conforme ai tuoi obblighi contrattuali, stabilisci obiettivi e parametri per ogni fase del ciclo di vita del contratto. Le persone che fissano obiettivi hanno 10 volte più probabilità di riuscire a raggiungerli. Pensa allo scopo del contratto nel suo insieme e designa alcune metriche che ti aiuteranno a soddisfarlo.

3. Sii chiaro sui ruoli

Il rispetto del contratto non è uno spettacolo da una sola persona. Non è nemmeno uno spettacolo di reparto. La conformità è compito di tutti e, affinché le persone adempiano alle proprie responsabilità personali, devono sapere esattamente che aspetto hanno.

Sii estremamente chiaro sui ruoli e le responsabilità per la conformità del contratto. Stabilisci esattamente chi deve fare cosa, quando deve farlo e con chi dovrebbe collaborare per realizzarlo.

Se le aspettative non sono chiare, i ruoli sono confusi o la comunicazione non è efficace, l'organizzazione rischia di non essere conforme o di violare il contratto . Una parte importante dell'essere chiari sui ruoli è anche disporre di una struttura di gestione dei contratti completa.

4. Creare un processo standardizzato

Parlando di processi, sono fondamentali per il successo dei tuoi sforzi di conformità contrattuale. Per garantire la conformità, avrai bisogno di un processo di gestione dei contratti standardizzato che racchiuda ogni accordo stipulato dalla tua azienda.

Anche se nessun accordo sarà esattamente lo stesso, i passaggi che esegui per eseguire il contratto, rimanere conforme e gestire l'accordo seguiranno un processo predeterminato.

Potrebbe sembrare qualcosa del genere:

Pianificazione

Pensa al futuro il più possibile per preparare la tua attività a tutti gli accordi che potrebbero incontrare. Raccogliere risorse, stakeholder e qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per avere successo. Determina i tipi di contratto che gestirai, chi sarà responsabile di ogni fase e potenziali problemi che potresti incontrare.

Auditing

Fatti un'idea di come la tua azienda ha gestito i contratti in passato conducendo un audit completo di tutti i tuoi accordi. Prendi nota di eventuali problemi di conformità che hai riscontrato in passato.

Costruire un quadro

Dopo questi primi due passaggi, avrai un'idea di come deve essere il tuo processo di gestione del contratto per avere successo. Con questo in mente, costruisci un quadro per tutti i contratti esistenti e futuri. Sii specifico sui dipartimenti che agiscono, sulle risorse da utilizzare e sulle metriche per il successo.

Tecnologia di implementazione

Gran parte della gestione dei contratti non si basa su documenti cartacei. Trova la tecnologia giusta per automatizzare e ottimizzare i tuoi processi ed evitare l'errore umano. Il software di gestione dei contratti è la scelta più ovvia in quanto ti assisterà nella creazione, nel monitoraggio e nel monitoraggio di tutti i tuoi accordi. Con il software arriva la possibilità di automatizzare, che è altamente raccomandato, in quanto può rimuovere il rischio di commettere errori umani e far risparmiare tempo alla tua azienda.

Firma nuovi contratti

Con tutto a posto, sei pronto per entrare in alcuni nuovi contratti. Ma non prenderla alla leggera. Questo processo è esteso per una ragione. Un nuovo contratto significa nuovi obblighi e un maggiore rischio di non conformità.

Gestire e rispettare

L'ultimo passaggio nel processo di conformità del contratto è, bene, gestirli rimanendo conformi. Consegna la tua fine del contratto rispettando i termini e le condizioni del contratto in conformità con il diritto contrattuale e l'ordine pubblico.

Ciò potrebbe includere l'esecuzione di un'azione e poi il passaggio o l'implementazione di qualcosa a lungo termine. Se hai seguito tutti i passaggi precedenti, dovresti sapere esattamente cosa devi fare per rispettare il contratto.

5. Aggiusta quando si verificano modifiche

Gli affari sono tutt'altro che stagnanti. A un certo livello, la conformità del contratto si riduce davvero al rispetto di eventuali nuove regole o regolamenti che potrebbero accompagnare i cambiamenti nell'ambiente dell'organizzazione. Nuovi prodotti vengono aggiunti all'elenco, gli standard del settore vengono adeguati e le aziende registrano una crescita. Con queste modifiche, la tua azienda potrebbe richiedere l'aggiunta di alcuni nuovi tipi di contratti o l'adeguamento di quelli già esistenti.

Tieni sempre d'occhio i cambiamenti degli standard del settore e adatta la tua strategia di gestione dei contratti per rispettarli. Ciò potrebbe includere l'ottenimento di nuove risorse o la ricerca di aiuto da un responsabile della conformità che serve il tuo settore per prendere piede.

6. Verifica regolarmente

L'inizio del tuo sistema di gestione dei contratti inizierà con un audit di ciò che hai già nel tuo piatto. Non lasciare che il divertimento si fermi qui. L'effettiva conformità del contratto richiederà controlli regolari per assicurarsi che nulla sia stato trascurato.

Implementare un programma di audit di routine dei contratti. Questa è un'ottima strategia per identificare le fonti di non conformità prima che il danno sia fatto. Ci sono molti errori che possono essere colti prima che vengano commessi e la prevenzione della non conformità può farti risparmiare tempo, denaro ed energia. Identifica eventuali aree che potrebbero causare confusione sia internamente che esternamente e trova i modi per aumentare la visibilità e la chiarezza.

7. Rimani organizzato

L'organizzazione sarà una priorità assoluta per la gestione di qualsiasi processo aziendale. Se ricordi una cosa su come tenere il passo con la conformità del contratto, lascia che non puoi farlo senza organizzazione. Gli accordi contrattuali in genere richiedono di agire entro una scadenza predeterminata, rendendo la tempestività una caratteristica fondamentale della conformità.

Conserva tutti i tuoi contratti in un unico posto (preferibilmente online) e trova un modo per organizzarli che abbia più senso per la tua attività. Potresti volerlo fare in base alla scadenza, all'oggetto o alla natura del rapporto con l'altra parte. Tieni traccia di ogni fase del ciclo di vita del contratto per assicurarti di rispettare i tuoi obblighi contrattuali e ottenere visibilità sulle sue prestazioni.

Non rovinare tutto

Passare attraverso l'intero processo di attuazione del contratto per non rispettare è una perdita di tempo con alcuni problemi aggiuntivi. La conformità dovrebbe essere un pensiero costante in ogni fase del processo di gestione del contratto. La legge è sicuramente qualcosa con cui non vuoi scherzare e rispettare i tuoi obblighi contrattuali è un modo infallibile per evitare problemi legali.

Una buona parte del processo del contratto di vendita va avanti e indietro con l'altra parte fino al raggiungimento di un accordo finale. Assicurati di affinare le tue capacità di negoziazione in anticipo.