7 dicas de conformidade de contrato que o manterão na linha

Todo o processo de elaboração do contrato pode levar algum tempo.

Paciência, atenção aos detalhes e habilidades de negociação são essenciais para ambas as partes, pois as ofertas e contrapropostas são repassadas até que um acordo final seja alcançado. Mas mesmo depois disso, o trabalho não está nem perto de ser concluído.

Uma vez que o contrato é assinado, o foco muda de finalizar o acordo para fazer tudo ao seu alcance para permanecer em conformidade com os termos e condições do contrato.

Mesmo antes de entrar em um contrato, você deve pensar em como fará esforços para permanecer em conformidade com os termos e condições do gerenciamento de contratos . Dependendo do objeto do acordo, isso pode acabar alterando suas atividades do dia a dia ou ser uma execução única e concluída de uma determinada ação. Seja qual for o caso, a conformidade deve ser sua prioridade número um após a assinatura de um contrato.

Práticas recomendadas de conformidade de contrato

Se você não estiver gerenciando adequadamente seus contratos com a conformidade em mente, pode dar adeus à chance de renovação. Aqui estão sete práticas recomendadas para garantir a conformidade do contrato.

1. Crie um repositório de exemplos

Sua empresa entrará em uma ampla variedade de tipos de contrato. Contratar funcionários, assinar ou renovar acordos com clientes e trabalhar com fornecedores exigirão um acordo oficial na forma de contrato.

O cumprimento efetivo do contrato inclui ter um estoque de exemplos de contrato que cobrem todas as operações possíveis do seu negócio. Os termos e condições do contrato de cada acordo individual irão, em última análise, alterar o conteúdo real, mas ter um ponto de partida é enorme para entender o que você precisa fazer para permanecer em conformidade.

2. Estabeleça metas e métricas

Você pode analisar seus contratos de duas maneiras. A primeira é como um documento puramente obrigatório que está sugando horas do seu dia, e a segunda é como uma oportunidade de cumprir uma promessa e alcançar um objetivo. Você consegue adivinhar qual será o mais benéfico para o resultado final?

Ao pensar no que você precisa fazer para permanecer em conformidade com suas obrigações contratuais, defina metas e métricas para cada estágio do ciclo de vida do contrato. As pessoas que estabelecem metas são 10 vezes mais propensas a atingi-las. Pense no objetivo do contrato como um todo e designe algumas métricas que o ajudarão a cumpri-lo.

3. Seja claro sobre os papéis

O cumprimento do contrato não é um show de uma pessoa. Não é nem mesmo um show de um departamento. A conformidade é um trabalho de todos e, para que as pessoas cumpram suas responsabilidades pessoais, elas precisam saber exatamente como elas são.

Seja extremamente claro sobre as funções e responsabilidades para a conformidade do contrato. Defina exatamente quem precisa fazer o quê, quando precisa ser feito e com quem eles devem colaborar para que isso aconteça.

Se as expectativas não forem claras, as funções forem nebulosas ou a comunicação não for eficaz, isso colocará sua organização em risco de não conformidade ou violação do contrato . Uma grande parte de ser claro sobre as funções é ter uma estrutura completa de gerenciamento de contratos também.

4. Crie um processo padronizado

Falando em processos, eles são cruciais para o sucesso de seus esforços de conformidade contratual. Para garantir a conformidade, você precisará de um processo padronizado de gerenciamento de contratos que englobe todos os acordos firmados em sua empresa.

Embora nenhum acordo seja exatamente o mesmo, as etapas que você executa para executar o contrato, manter a conformidade e gerenciar o acordo seguirão um processo predeterminado.

Pode parecer um pouco mais ou menos assim:

Planejamento

Pense no futuro o máximo que puder para preparar sua empresa para todos e quaisquer acordos que possam encontrar. Faça um brainstorming de recursos, partes interessadas e qualquer outra coisa que você precise para ter sucesso. Determine os tipos de contratos que você gerenciará, quem será responsável por cada etapa e os possíveis problemas que você pode encontrar.

Auditoria

Tenha uma ideia de como sua empresa lidou com contratos no passado, realizando uma auditoria completa de todos os seus contratos. Anote todos os problemas de conformidade que você encontrou no passado.

Construindo uma estrutura

Após essas duas primeiras etapas, você terá uma ideia de como deve ser o seu processo de gerenciamento de contratos para ser bem-sucedido. Com isso em mente, crie uma estrutura para quaisquer contratos existentes e futuros. Seja específico sobre as ações dos departamentos, os recursos a serem usados ​​e as métricas para o sucesso.

Implementando tecnologia

Uma grande parte do gerenciamento de contratos não depende de documentos em papel. Encontre a tecnologia certa para automatizar e otimizar seus processos e evitar erros humanos. O software de gerenciamento de contratos é a escolha óbvia, pois o ajudará na criação, rastreamento e monitoramento de todos os seus contratos. Com o software vem a capacidade de automatizar, o que é altamente recomendado, pois pode eliminar o risco de cometer erros humanos e economizar muito tempo para sua empresa.

Assinar novos contratos

Com tudo pronto, você está pronto para entrar em alguns novos contratos. Mas não leve isso de ânimo leve. Este processo é extenso por uma razão. Um novo contrato significa novas obrigações e risco acrescido de incumprimento.

Gerenciando e atendendo

A última etapa no processo de conformidade do contrato é, bem, gerenciá-los permanecendo em conformidade. Entregue a sua parte do contrato cumprindo os termos e condições do contrato de acordo com a lei contratual e as políticas públicas.

Isso pode incluir você realizar uma ação e depois seguir em frente ou implementar algo a longo prazo. Se você seguiu todas as etapas anteriores, deve saber exatamente o que precisa fazer para cumprir o contrato.

5. Ajuste conforme as mudanças ocorrem

Os negócios estão tudo menos estagnados. Em certo nível, a conformidade do contrato realmente se resume ao cumprimento de quaisquer novas regras ou regulamentos que possam acompanhar as mudanças no ambiente da organização. Novos produtos são adicionados à lista, os padrões do setor são ajustados e as empresas experimentam crescimento. Com esses ajustes, sua empresa pode precisar adicionar alguns novos tipos de contratos ou ajustar os que já existem.

Sempre acompanhe as mudanças nos padrões do setor e ajuste sua estratégia de gerenciamento de contratos para cumpri-los. Isso pode incluir a obtenção de novos recursos ou a busca de ajuda de um responsável pela conformidade que atende ao seu setor para se firmar.

6. Faça auditoria regularmente

O início do seu sistema de gestão de contratos começará com uma auditoria do que você já tem em mãos. Não deixe a diversão parar por aí. O cumprimento efetivo do contrato exigirá auditorias regulares para garantir que nada tenha sido negligenciado.

Implementar um cronograma de auditorias de contrato de rotina. Essa é uma ótima estratégia para identificar fontes de não conformidade antes que o dano seja feito. Há muitos erros que podem ser detectados antes de serem cometidos, e a prevenção de não conformidades pode economizar tempo, dinheiro e energia. Identifique quaisquer áreas que possam causar confusão interna e externamente e encontre maneiras de aumentar a visibilidade e a clareza.

7. Mantenha-se organizado

Organização vai ser uma prioridade para a gestão de qualquer processo de negócios. Se você se lembra de uma coisa sobre manter-se em dia com a conformidade do contrato, é que você não pode fazer isso sem organização. Os acordos contratuais geralmente exigem ações dentro de um prazo predeterminado, tornando a pontualidade uma característica fundamental da conformidade.

Mantenha todos os seus contratos em um só lugar (de preferência online) e encontre uma forma de organizá-los que faça mais sentido para o seu negócio. Você pode querer fazê-lo de acordo com o prazo, o assunto ou a natureza do relacionamento com a outra parte. Acompanhe cada estágio do ciclo de vida do contrato para garantir que você esteja cumprindo suas obrigações contratuais e obtenha visibilidade de seu desempenho.

Não estrague isso

Passar por todo o processo de implementação do contrato para não cumprir é uma perda de tempo com algumas dores adicionais. A conformidade deve ser um pensamento constante em todas as etapas do processo de gestão de contratos. A lei é certamente algo com o qual você não quer mexer, e cumprir suas obrigações contratuais é uma maneira infalível de evitar problemas legais.

Uma boa parte do processo de contrato de vendas está indo e voltando com a outra parte até que um acordo final seja alcançado. Certifique-se de aprimorar suas habilidades de negociação com antecedência.