7 条合同合规提示，让您保持一致
已发表: 2020-08-31整个合同起草过程可能需要相当长的时间。
耐心、对细节的关注和谈判技巧对双方都至关重要，因为要约和还价要来回传递，直到达成最终协议。 但即使在那之后，这项工作甚至还没有接近完成。
合同签署后，重点将从最终确定协议转移到尽您所能确保遵守合同的条款和条件。
什么是合同合规？
合同合规是一种合同管理策略，其重点是遵守法规和履行协议中的义务。 从本质上讲，这是一种确保所有合同方都以合法方式履行其应有的义务的做法。
甚至在您签订协议之前，您就应该考虑如何努力保持遵守合同管理的条款和条件。 根据协议的主题，这最终可能会改变您的日常活动，或者是特定行动的一次性执行。 无论是哪种情况，在签订合同后，合规都应该是您的第一要务。
合同合规最佳实践
如果您在管理合同时没有考虑到合规性，您可以与续约的机会说再见。 以下是确保合同合规的七种最佳实践。
1. 创建示例存储库
您的企业将签订各种各样的合同类型。 雇佣员工、与客户签署或续签交易以及与供应商合作都需要以合同形式达成正式协议。
有效的合同合规包括拥有大量合同示例，涵盖您业务的所有可能运营。 每个单独协议的合同条款和条件最终会改变实际内容，但有一个起点对于了解您需要做什么以保持合规性非常重要。
2. 建立目标和指标
您可以通过以下两种方式之一查看您的合同。 第一个是纯粹的强制性文件，它会消耗你一天的时间，第二个是履行承诺和实现目标的机会。 你能猜出哪一个对最终结果最有利吗？
当您考虑需要做什么以保持遵守合同义务时，请为合同生命周期的每个阶段设定目标和指标。 设定目标的人成功实现目标的可能性要高出 10 倍。 考虑整个合同的目的，并指定一些有助于您履行合同的指标。
以下是一些常见的合同指标，用于在整个过程中衡量和设定目标。
- 合同数量：您的企业目前的合同/交易数量。 您可能还想跟踪终止和续签合同的数量。
- 批准时间：协议从要约转变为签署和执行合同所需的时间。 该指标将揭示您的审批流程的效率。 在批准时间内，还有另外两个重要的衡量标准
- 响应时间：您和对方需要多长时间才能响应
- 初稿和终稿的时间：签订合同的终稿需要多长时间
- 每笔交易成本：与每份签订的合同相关的总成本。 这可能包括您的法律团队花费的时间或外部法律服务提供商的费用。
- 可读性：合同语言和格式的简单性。 某些办公软件系统可以帮助您衡量这一点，并找到使一切尽可能全面的方法。
- 年度合同价值：每个客户合同在一年内为您的业务赚取的平均金额。
- 履行义务：您按时以正确方式履行合同义务的比率。
3. 明确角色
合同合规性不是一个人的表演。 这甚至不是一个部门的节目。 合规是每个人的工作，为了让人们履行个人职责，他们需要确切地知道这些职责是什么样的。
非常清楚合同合规的角色和责任。 准确列出谁需要做什么，何时需要由谁来完成，以及他们应该与谁合作以实现它。
如果期望不明确、角色模糊不清或沟通无效，这会使您的组织面临不合规或违反合同的风险。 明确角色的很大一部分是建立一个彻底的合同管理结构。
4.创建标准化流程
说到流程，它们对于您的合同合规工作的成功至关重要。 为确保合规性，您将需要一个标准化的合同管理流程来封装您的企业签订的每份协议。
虽然没有任何交易会完全相同，但您执行合同、保持合规和管理协议所采取的步骤将遵循预先确定的流程。
它可能看起来有点像这样：
规划
尽可能多地提前考虑，为您的企业可能遇到的任何和所有协议做好准备。 集思广益，讨论资源、利益相关者以及成功所需的任何其他内容。 确定您将管理的合同类型、每个阶段的负责人以及您可能遇到的潜在问题。
审计
通过对所有协议进行全面审核，了解您的企业过去是如何处理合同的。 记下您过去遇到的任何合规性问题。
构建框架
在前两个步骤之后，您将了解您的合同管理流程需要什么样的外观才能成功。 考虑到这一点，为任何现有和未来的合同建立一个框架。 具体说明采取行动的部门、要使用的资源和成功的指标。
实施技术
合同管理的很大一部分不依赖于纸质文件。 找到合适的技术来自动化和简化您的流程并避免人为错误。 合同管理软件是显而易见的选择，因为它将帮助您创建、跟踪和监控您的所有协议。 软件具有自动化能力，这是强烈推荐的，因为它可以消除人为错误的风险并节省您的业务时间。
签订新合同
一切就绪后，您就可以签订一些新合同了。 但不要掉以轻心。 这个过程是广泛的，这是有原因的。 新合同意味着新的义务和增加的违约风险。
以下是一些避免这种情况的子步骤：
- 发送或接收合同请求
- 编写合同或使用现有模板创建合同
- 开始谈判以达成最终协议
- 获得所有条款和条件的最终批准
- 通过签署来执行合同
管理和遵守
合同合规流程的最后一步是通过保持合规来管理它们。 根据合同法和公共政策，通过遵守合同条款和条件来完成您的协议。
这可能包括您执行一项操作，然后继续进行或长期实施某项操作。 如果您已按照上述所有步骤操作，您应该确切地知道您需要做什么才能遵守合同。
5. 随变化而调整
生意绝非停滞不前。 在一定程度上，合同合规实际上归结为遵守可能伴随组织环境变化的任何新规则或法规。 新产品上榜，行业标准调整，业务增长。 通过这些调整，您的业务可能需要添加一些新类型的合同或调整已经存在的合同。
始终密切关注不断变化的行业标准，并调整您的合同管理策略以遵守这些标准。 这可能包括获取新资源或寻求为您的行业服务的合规官的帮助以站稳脚跟。
6. 定期审核
您的合同管理系统的开始将从对您已有的内容进行审核开始。 不要让乐趣就此止步。 有效的合同合规性需要定期审核，以确保没有任何遗漏。
实施例行合同审计计划。 这是在损害发生之前识别不合规来源的一个很好的策略。 有很多错误可以在错误发生之前就被发现，而预防不合规可以为您节省时间、金钱和精力。 识别任何可能在内部和外部引起混乱的领域，并找到提高可见性和清晰度的方法。
7.保持井井有条
组织将成为任何业务流程管理的重中之重。 如果您还记得有关遵守合同合规性的一件事，那就是如果没有组织就无法做到这一点。 合同协议通常要求在预定期限内采取行动，这使得及时性成为合规的关键特征。
将所有合同保存在一个地方（最好是在线），并找到一种对您的业务最有意义的方式来组织它们。 您可能希望根据截止日期、主题或与另一方的关系性质来执行此操作。 跟踪合同生命周期的每个阶段，以确保您履行合同义务并了解其绩效。
不要搞砸了
经历整个合同执行过程而不遵守是浪费时间并带来一些额外的痛苦。 在合同管理过程的每个阶段，合规性都应该是一个不变的想法。 法律当然是你不想惹的祸，而遵守你的合同义务是避免法律麻烦的必经之路。
销售合同流程的很大一部分是与另一方来回进行，直到达成最终协议。 确保事先提高你的谈判技巧。