7 consejos de cumplimiento de contratos que lo mantendrán en línea

Todo el proceso de redacción del contrato puede llevar bastante tiempo.

La paciencia, la atención a los detalles y las habilidades de negociación son esenciales para ambas partes, ya que las ofertas y contraofertas se intercambian hasta llegar a un acuerdo final. Pero incluso después de eso, el trabajo ni siquiera está cerca de completarse.

Una vez que se firma el contrato, el enfoque cambia de finalizar el acuerdo a hacer todo lo que esté a su alcance para cumplir con los términos y condiciones del contrato.

Incluso antes de celebrar un acuerdo, debe pensar en cómo se esforzará para seguir cumpliendo con los términos y condiciones de la gestión de contratos . Dependiendo del tema del acuerdo, esto podría terminar cambiando sus actividades diarias o ser una ejecución única de una acción en particular. Cualquiera que sea el caso, el cumplimiento debe ser su prioridad número uno después de firmar un contrato.

Mejores prácticas de cumplimiento de contratos

Si no está administrando adecuadamente sus contratos teniendo en cuenta el cumplimiento, puede despedirse de la posibilidad de una renovación. Aquí hay siete mejores prácticas para garantizar el cumplimiento del contrato.

1. Crea un repositorio de ejemplos

Su empresa va a entrar en una amplia variedad de tipos de contratos. Traer empleados, firmar o renovar acuerdos con clientes y trabajar con proveedores requerirá un acuerdo oficial en forma de contrato.

El cumplimiento efectivo del contrato incluye tener una serie de ejemplos de contratos que cubran todas las operaciones posibles de su negocio. Los términos y condiciones del contrato de cada acuerdo individual cambiarán en última instancia los contenidos reales, pero tener un punto de partida es fundamental para comprender lo que debe hacer para cumplir.

2. Establecer objetivos y métricas

Puede ver sus contratos de una de dos maneras. El primero es como un documento puramente obligatorio que te está quitando horas del día, y el segundo es como una oportunidad para cumplir una promesa y alcanzar una meta. ¿Puedes adivinar cuál será el más beneficioso para el resultado final?

Mientras piensa en lo que debe hacer para cumplir con sus obligaciones contractuales, establezca objetivos y métricas para cada etapa del ciclo de vida del contrato. Las personas que establecen metas tienen 10 veces más probabilidades de lograrlas. Piensa en el propósito del contrato como un todo y designa algunas métricas que te ayuden a cumplirlo.

3. Sea claro sobre los roles

El cumplimiento del contrato no es un espectáculo de una sola persona. Ni siquiera es un espectáculo de un departamento. El cumplimiento es el trabajo de todos, y para que las personas cumplan con sus responsabilidades personales, necesitan saber exactamente cómo son.

Sea extremadamente claro acerca de los roles y responsabilidades para el cumplimiento del contrato. Establezca exactamente quién debe hacer qué, cuándo deben hacerlo y con quién deben colaborar para que esto suceda.

Si las expectativas no son claras, los roles son confusos o la comunicación no es efectiva, esto pone a su organización en riesgo de incumplimiento o incumplimiento del contrato . Una gran parte de tener claro los roles es tener también una estructura de gestión de contratos completa.

4. Crea un proceso estandarizado

Hablando de procesos, son cruciales para el éxito de sus esfuerzos de cumplimiento de contratos. Para garantizar el cumplimiento, necesitará un proceso de gestión de contratos estandarizado que encapsule todos los acuerdos que su empresa celebre.

Si bien ningún acuerdo será exactamente igual, los pasos que tome para ejecutar el contrato, cumplir y administrar el acuerdo seguirán un proceso predeterminado.

Podría verse un poco como esto:

Planificación

Piense en el futuro tanto como pueda para preparar su negocio para todos y cada uno de los acuerdos que puedan encontrar. Haga una lluvia de ideas sobre los recursos, las partes interesadas y cualquier otra cosa que necesite para tener éxito. Determine los tipos de contratos que administrará, quién será responsable de cada etapa y los posibles problemas que podría encontrar.

Revisión de cuentas

Obtenga una idea de cómo su empresa ha manejado los contratos en el pasado realizando una auditoría completa de todos sus acuerdos. Tome nota de cualquier problema de cumplimiento que haya encontrado en el pasado.

Construyendo un marco

Después de esos dos primeros pasos, tendrá una idea de cómo debe ser su proceso de gestión de contratos para tener éxito. Con eso en mente, cree un marco para cualquier contrato existente y futuro. Sea específico acerca de los departamentos que toman medidas, los recursos que se utilizarán y las métricas para el éxito.

Implementando tecnología

Una gran parte de la gestión de contratos no se basa en documentos en papel. Encuentre la tecnología adecuada para automatizar y optimizar sus procesos y evitar errores humanos. El software de administración de contratos es la opción obvia, ya que lo ayudará a crear, rastrear y monitorear todos sus acuerdos. Con el software viene la capacidad de automatizar, lo cual es muy recomendable, ya que puede eliminar el riesgo de cometer errores humanos y ahorrarle mucho tiempo a su negocio.

Firmando nuevos contratos

Con todo en su lugar, está listo para entrar en nuevos contratos. Pero no lo tomes a la ligera. Este proceso es extenso por una razón. Un nuevo contrato significa nuevas obligaciones y un mayor riesgo de incumplimiento.

Administrar y cumplir

El último paso en el proceso de cumplimiento del contrato es, bueno, gestionarlos manteniendo el cumplimiento. Entregar su parte del acuerdo acatando los términos y condiciones del contrato de acuerdo con la ley de contratos y la política pública.

Esto podría incluir que realice una acción y luego continúe o implemente algo a largo plazo. Si ha seguido todos los pasos anteriores, debe saber exactamente lo que debe hacer para cumplir con el contrato.

5. Ajuste a medida que se produzcan cambios

El negocio es cualquier cosa menos estancado. En cierto nivel, el cumplimiento del contrato realmente se reduce a cumplir con cualquier nueva regla o regulación que pueda acompañar a los cambios en el entorno de la organización. Se agregan nuevos productos a la lista, se ajustan los estándares de la industria y las empresas experimentan un crecimiento. Con esos ajustes, es posible que su negocio requiera agregar nuevos tipos de contratos o ajustar los que ya existen.

Manténgase siempre al tanto de los cambios en los estándares de la industria y ajuste su estrategia de gestión de contratos para cumplirlos. Esto podría incluir la obtención de nuevos recursos o la búsqueda de ayuda de un oficial de cumplimiento que sirva a su industria para ponerse de pie.

6. Auditoría regular

El comienzo de su sistema de gestión de contratos comenzará con una auditoría de lo que ya tiene en su plato. No dejes que la diversión se detenga ahí. El cumplimiento efectivo del contrato requerirá auditorías periódicas para asegurarse de que no se haya pasado por alto nada.

Implementar un cronograma de auditorías de contrato de rutina. Esta es una gran estrategia para identificar las fuentes de incumplimiento antes de que se produzca el daño. Hay muchos errores que se pueden detectar antes de que se cometan, y la prevención del incumplimiento puede ahorrarle tiempo, dinero y energía. Identifique cualquier área que pueda causar confusión tanto interna como externamente, y encuentre formas de aumentar la visibilidad y la claridad.

7. Mantente organizado

La organización va a ser una prioridad máxima para la gestión de cualquier proceso empresarial. Si recuerda una cosa acerca de mantenerse al día con el cumplimiento del contrato, que sea que no puede hacerlo sin organización. Los acuerdos contractuales generalmente requieren que se tomen medidas antes de un plazo predeterminado, lo que hace que la puntualidad sea una característica clave del cumplimiento.

Mantenga todos sus contratos en un solo lugar (preferiblemente en línea) y encuentre la manera de organizarlos que tenga más sentido para su negocio. Es posible que desee hacerlo de acuerdo con la fecha límite, el tema o la naturaleza de la relación con la otra parte. Realice un seguimiento de cada etapa del ciclo de vida del contrato para asegurarse de que está cumpliendo con sus obligaciones contractuales y obtenga visibilidad de su desempeño.

no arruines esto

Pasar por todo el proceso de implementación del contrato para no cumplir es una pérdida de tiempo con algunos dolores adicionales. El cumplimiento debe ser un pensamiento constante en todas las etapas del proceso de gestión de contratos. Ciertamente, la ley es algo con lo que no quiere meterse, y cumplir con sus obligaciones contractuales es una forma segura de evitar problemas legales.

Una buena parte del proceso del contrato de venta consiste en ir y venir con la otra parte hasta que se llega a un acuerdo final. Asegúrese de mejorar sus habilidades de negociación de antemano.