7 conseils de conformité contractuelle qui vous permettront de rester en ligne

L'ensemble du processus de rédaction du contrat peut prendre un certain temps.

La patience, le souci du détail et les compétences en négociation sont essentiels pour les deux parties, car les offres et les contre-offres sont échangées jusqu'à ce qu'un accord final soit conclu. Mais même après cela, les travaux ne sont même pas près d'être terminés.

Une fois le contrat signé, l'accent n'est plus mis sur la finalisation de l'accord mais sur tout ce qui est en votre pouvoir pour rester conforme aux termes et conditions du contrat.

Avant même de conclure un accord, vous devriez réfléchir à la façon dont vous ferez des efforts pour rester conforme aux termes et conditions avec la gestion des contrats . Selon l'objet de l'accord, cela pourrait finir par changer vos activités quotidiennes ou être l'exécution unique d'une action particulière. Quel que soit le cas, la conformité doit être votre priorité numéro un après la signature d'un contrat.

Meilleures pratiques de conformité contractuelle

Si vous ne gérez pas correctement vos contrats en tenant compte de la conformité, vous pouvez dire adieu à la possibilité d'un renouvellement. Voici sept bonnes pratiques pour assurer le respect des contrats.

1. Créer un référentiel d'exemples

Votre entreprise va conclure une grande variété de types de contrats. Embaucher des employés, signer ou renouveler des accords avec des clients et travailler avec des fournisseurs nécessiteront tous un accord officiel sous la forme d'un contrat.

Le respect efficace des contrats implique d'avoir une réserve d'exemples de contrats qui couvrent toutes les opérations possibles de votre entreprise. Les termes et conditions du contrat de chaque accord individuel modifieront finalement le contenu réel, mais avoir un point de départ est énorme pour comprendre ce que vous devez faire pour rester conforme.

2. Établir des objectifs et des mesures

Vous pouvez consulter vos contrats de deux manières. Le premier est un document purement obligatoire qui aspire des heures de votre journée, et le second est une opportunité de tenir une promesse et d'atteindre un objectif. Pouvez-vous deviner lequel sera le plus bénéfique pour le résultat final ?

Lorsque vous réfléchissez à ce que vous devez faire pour rester en conformité avec vos obligations contractuelles, définissez des objectifs et des mesures pour chaque étape du cycle de vie du contrat. Les personnes qui se fixent des objectifs ont 10 fois plus de chances de réussir à les atteindre. Réfléchissez à l'objectif du contrat dans son ensemble et désignez des paramètres qui vous aideront à le remplir.

3. Soyez clair sur les rôles

Le respect des contrats n'est pas un spectacle d'une seule personne. Ce n'est même pas un spectacle d'un département. La conformité est le travail de chacun, et pour que les gens s'acquittent de leurs responsabilités personnelles, ils doivent savoir exactement à quoi elles ressemblent.

Soyez extrêmement clair sur les rôles et les responsabilités en matière de conformité au contrat. Indiquez exactement qui doit faire quoi, quand il doit le faire et avec qui il doit collaborer pour que cela se produise.

Si les attentes ne sont pas claires, les rôles sont flous ou la communication n'est pas efficace, cela expose votre organisation au risque de non-conformité ou de rupture du contrat . Une grande partie de la clarté des rôles consiste également à mettre en place une structure de gestion des contrats approfondie.

4. Créez un processus standardisé

En parlant de processus, ils sont essentiels au succès de vos efforts de conformité contractuelle. Pour garantir la conformité, vous aurez besoin d'un processus de gestion des contrats standardisé qui encapsule chaque accord conclu par votre entreprise.

Bien qu'aucun accord ne soit exactement le même, les étapes que vous suivrez pour exécuter le contrat, rester conforme et gérer l'accord suivront un processus prédéterminé.

Cela pourrait ressembler un peu à ceci :

Planification

Réfléchissez autant que possible à l'avance pour préparer votre entreprise à tous les accords qu'elle pourrait rencontrer. Réfléchissez aux ressources, aux parties prenantes et à tout ce dont vous avez besoin pour réussir. Déterminez les types de contrats que vous gérerez, qui sera responsable de chaque étape et les problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer.

Audit

Obtenez une idée de la façon dont votre entreprise a géré les contrats dans le passé en effectuant un audit complet de tous vos accords. Prenez note de tous les problèmes de conformité que vous avez rencontrés dans le passé.

Construire un cadre

Après ces deux premières étapes, vous aurez une idée de ce à quoi votre processus de gestion des contrats doit ressembler pour réussir. Dans cet esprit, construisez un cadre pour tous les contrats existants et futurs. Soyez précis sur les services qui prennent des mesures, les ressources à utiliser et les mesures de réussite.

Mettre en œuvre la technologie

Une grande partie de la gestion des contrats ne repose pas sur des documents papier. Trouvez la bonne technologie pour automatiser et rationaliser vos processus et éviter les erreurs humaines. Le logiciel de gestion des contrats est le choix évident car il vous aidera à créer, suivre et contrôler tous vos accords. Avec le logiciel vient la possibilité d'automatiser, ce qui est fortement recommandé, car cela peut éliminer le risque de commettre des erreurs humaines et faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise.

Signature de nouveaux contrats

Avec tout en place, vous êtes prêt à conclure de nouveaux contrats. Mais ne le prenez pas à la légère. Ce processus est vaste pour une raison. Un nouveau contrat signifie de nouvelles obligations et un risque accru de non-conformité.

Gérer et respecter

La dernière étape du processus de conformité des contrats consiste à, eh bien, à les gérer en restant conforme. Livrez votre part du contrat en respectant les termes et conditions du contrat conformément au droit des contrats et à l'ordre public.

Cela peut inclure que vous effectuiez une action, puis que vous passiez à autre chose ou que vous mettiez en œuvre quelque chose à long terme. Si vous avez suivi toutes les étapes précédentes, vous devriez savoir exactement ce que vous devez faire pour vous conformer au contrat.

5. Ajustez au fur et à mesure des changements

Les affaires sont tout sauf stagnantes. À un certain niveau, la conformité des contrats revient en fait à respecter toute nouvelle règle ou réglementation susceptible d'accompagner les changements dans l'environnement de l'organisation. De nouveaux produits sont ajoutés à la liste, les normes de l'industrie sont ajustées et les entreprises connaissent une croissance. Avec ces ajustements, votre entreprise peut avoir besoin d'ajouter de nouveaux types de contrats ou d'ajuster ceux qui existent déjà.

Gardez toujours un œil sur l'évolution des normes de l'industrie et ajustez votre stratégie de gestion des contrats pour les respecter. Cela peut inclure l'obtention de nouvelles ressources ou la recherche de l'aide d'un responsable de la conformité au service de votre secteur pour vous mettre sur la bonne voie.

6. Auditez régulièrement

Le début de votre système de gestion des contrats commencera par un audit de ce que vous avez déjà dans votre assiette. Ne laissez pas le plaisir s'arrêter là. Le respect efficace des contrats nécessitera des audits réguliers pour s'assurer que rien n'a été oublié.

Mettre en œuvre un calendrier d'audits de routine des contrats. C'est une excellente stratégie pour identifier les sources de non-conformité avant que le mal ne soit fait. De nombreuses erreurs peuvent être détectées avant qu'elles ne soient commises, et la prévention de la non-conformité peut vous faire économiser du temps, de l'argent et de l'énergie. Identifiez tous les domaines qui pourraient causer de la confusion à la fois en interne et en externe, et trouvez des moyens d'augmenter la visibilité et la clarté.

7. Restez organisé

L'organisation va être une priorité absolue pour la gestion de tout processus métier. Si vous vous souvenez d'une chose à propos du respect des contrats, c'est que vous ne pouvez pas le faire sans organisation. Les accords contractuels exigent généralement de prendre des mesures dans un délai prédéterminé, ce qui fait de la ponctualité un élément clé de la conformité.

Conservez tous vos contrats au même endroit (de préférence en ligne) et trouvez le moyen de les organiser qui convient le mieux à votre entreprise. Vous voudrez peut-être le faire en fonction du délai, du sujet ou de la nature de la relation avec l'autre partie. Suivez chaque étape du cycle de vie du contrat pour vous assurer que vous respectez vos obligations contractuelles et gagnez en visibilité sur ses performances.

Ne gâche pas ça

Passer par tout le processus de mise en œuvre du contrat pour ne pas se conformer est une perte de temps avec quelques douleurs supplémentaires. La conformité doit être une préoccupation constante à chaque étape du processus de gestion des contrats. La loi est certainement quelque chose avec laquelle vous ne voulez pas jouer, et le respect de vos obligations contractuelles est un moyen infaillible d'éviter les ennuis juridiques.

Une bonne partie du processus de contrat de vente consiste à faire des allers-retours avec l'autre partie jusqu'à ce qu'un accord final soit conclu. Assurez-vous d' aiguiser vos compétences en négociation au préalable.