7 советов по соблюдению контрактов, которые будут держать вас в узде

Весь процесс составления договора может занять довольно много времени.

Терпение, внимание к деталям и навыки ведения переговоров необходимы для обеих сторон, поскольку предложения и встречные предложения передаются туда и обратно до тех пор, пока не будет достигнуто окончательное соглашение. Но даже после этого работа даже не близка к завершению.

После подписания контракта акцент смещается с окончательного оформления соглашения на выполнение всего, что в ваших силах, для соблюдения условий контракта.

Еще до того, как вы заключите соглашение, вы должны подумать о том, как вы будете прилагать усилия для соблюдения условий и положений с управлением контрактами . В зависимости от предмета соглашения это может привести к изменению ваших повседневных действий или к разовому выполнению определенного действия. В любом случае соблюдение должно быть вашим приоритетом номер один после подписания контракта.

Лучшие практики соблюдения контрактов

Если вы не управляете своими контрактами должным образом с учетом соблюдения требований, вы можете попрощаться с возможностью продления. Вот семь лучших практик для обеспечения соблюдения условий контракта.

1. Создайте репозиторий примеров

Ваш бизнес будет заключать самые разные типы контрактов. Привлечение сотрудников, подписание или возобновление сделок с клиентами и работа с поставщиками — все это потребует официального соглашения в форме контракта.

Эффективное соблюдение договоров включает в себя наличие множества примеров договоров, которые охватывают все возможные операции вашего бизнеса. Условия контракта каждого отдельного соглашения в конечном итоге изменят фактическое содержание, но наличие отправной точки имеет огромное значение для понимания того, что вам нужно сделать, чтобы соответствовать требованиям.

2. Установите цели и показатели

Вы можете просмотреть свои контракты одним из двух способов. Первый — как сугубо обязательный документ, высасывающий часы из дня, а второй — как возможность выполнить обещание и достичь цели. Можете ли вы угадать, какой из них будет наиболее полезным для конечного результата?

Когда вы думаете о том, что вам нужно сделать, чтобы соответствовать своим договорным обязательствам, установите цели и показатели для каждого этапа жизненного цикла контракта. Люди, которые ставят перед собой цели, в 10 раз чаще добиваются их. Подумайте о цели контракта в целом и обозначьте некоторые метрики, которые помогут вам ее выполнить.

3. Четко определите роли

Соблюдение контракта — это не шоу одного человека. Это даже не выставка одного отдела. Соответствие требованиям — это работа каждого, и чтобы люди выполняли свои личные обязанности, они должны точно знать, как они выглядят.

Четко определите роли и обязанности по соблюдению контракта. Точно определите, кто и что должен делать, когда им нужно это сделать и с кем они должны сотрудничать, чтобы это произошло.

Если ожидания неясны, роли расплывчаты или общение неэффективно, это подвергает вашу организацию риску несоблюдения или нарушения контракта . Большая часть ясности в отношении ролей также заключается в наличии тщательной структуры управления контрактами.

4. Создайте стандартизированный процесс

Говоря о процессах, они имеют решающее значение для успеха ваших усилий по соблюдению контрактов. Чтобы обеспечить соответствие, вам понадобится стандартизированный процесс управления контрактами, который инкапсулирует каждое соглашение, которое заключает ваша компания.

Хотя ни одна сделка не будет точно такой же, шаги, которые вы предпринимаете для выполнения контракта, соблюдения требований и управления соглашением, будут следовать заранее определенному процессу.

Это может выглядеть примерно так:

Планирование

Подумайте заранее, насколько это возможно, чтобы подготовить свой бизнес к любым соглашениям, с которыми они могут столкнуться. Обсудите ресурсы, заинтересованные стороны и все, что вам нужно для успеха. Определите типы контрактов, которыми вы будете управлять, ответственных за каждый этап и потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться.

Аудиторская проверка

Получите представление о том, как ваша компания работала с контрактами в прошлом, проведя полный аудит всех ваших соглашений. Обратите внимание на любые проблемы с соблюдением требований, с которыми вы сталкивались в прошлом.

Построение фреймворка

После этих первых двух шагов у вас будет представление о том, как должен выглядеть ваш процесс управления контрактами, чтобы быть успешным. Имея это в виду, создайте основу для любых существующих и будущих контрактов. Будьте точны в отношении отделов, предпринимающих действия, используемых ресурсов и показателей успеха.

Внедрение технологии

Огромная часть управления контрактами не полагается на бумажные документы. Найдите подходящую технологию, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. Программное обеспечение для управления контрактами — это очевидный выбор, поскольку оно поможет вам в создании, отслеживании и мониторинге всех ваших соглашений. С программным обеспечением приходит возможность автоматизации, что настоятельно рекомендуется, поскольку оно может устранить риск совершения человеческих ошибок и сэкономить массу времени вашему бизнесу.

Подписание новых контрактов

Когда все готово, вы готовы заключить несколько новых контрактов. Но не относитесь к этому легкомысленно. Этот процесс является обширным по причине. Новый контракт означает новые обязательства и дополнительный риск несоблюдения.

Управление и соблюдение

Последним шагом в процессе соблюдения контракта является управление ими, сохраняя соответствие. Выполните свою часть соглашения, соблюдая условия контракта в соответствии с договорным правом и государственной политикой.

Это может означать, что вы выполняете одно действие, а затем переходите или реализуете что-то долгосрочное. Если вы выполнили все предыдущие шаги, вы должны точно знать, что вам нужно сделать, чтобы выполнить контракт.

5. Корректируйте по мере возникновения изменений

Бизнес совсем не застой. На определенном уровне соблюдение контракта действительно сводится к соблюдению любых новых правил или норм, которые могут сопровождать изменения в среде организации. В список добавляются новые продукты, настраиваются отраслевые стандарты, и бизнес растет. С этими корректировками вашему бизнесу может потребоваться добавить некоторые новые типы контрактов или скорректировать уже существующие.

Всегда следите за изменением отраслевых стандартов и корректируйте свою стратегию управления контрактами в соответствии с ними. Это может включать получение новых ресурсов или обращение за помощью к специалисту по соблюдению требований, который обслуживает вашу отрасль, чтобы укрепиться на ногах.

6. Регулярно проводите аудит

Начало вашей системы управления контрактами начнется с аудита того, что у вас уже есть на тарелке. Не позволяйте веселью останавливаться на достигнутом. Эффективное соблюдение контракта потребует регулярных проверок, чтобы убедиться, что ничего не было упущено из виду.

Внедрить график плановых проверок контрактов. Это отличная стратегия для выявления источников несоблюдения до того, как будет нанесен ущерб. Существует множество ошибок, которые можно обнаружить до того, как они будут совершены, и предотвращение несоблюдения требований может сэкономить вам время, деньги и энергию. Определите любые области, которые могут вызвать путаницу как внутри, так и снаружи, и найдите способы повысить наглядность и ясность.

7. Будьте организованы

Организация будет главным приоритетом для управления любым бизнес-процессом. Если вы помните одну вещь о соблюдении условий контракта, пусть это будет то, что вы не можете сделать это без организации. Контрактные соглашения обычно требуют принятия мер к заранее установленному сроку, что делает своевременность ключевой характеристикой соблюдения.

Храните все свои контракты в одном месте (желательно в Интернете) и найдите способ организовать их так, чтобы это было наиболее целесообразно для вашего бизнеса. Возможно, вы захотите сделать это в соответствии с крайним сроком, предметом или характером отношений с другой стороной. Отслеживайте каждый этап жизненного цикла контракта, чтобы убедиться, что вы выполняете свои контрактные обязательства, и получить представление о его выполнении.

Не испорти это

Пройти весь процесс реализации контракта, чтобы не выполнить его, — это пустая трата времени с некоторыми дополнительными трудностями. Соблюдение требований должно быть постоянной мыслью на каждом этапе процесса управления контрактом. Закон, безусловно, является тем, с чем вы не хотите связываться, и соблюдение ваших договорных обязательств — это верный способ избежать юридических проблем.

Большая часть процесса заключения договора купли-продажи проходит с другой стороной до тех пор, пока не будет достигнуто окончательное соглашение. Не забудьте заранее отточить свои навыки ведения переговоров .