如何使您的志願者培訓計劃更上一層樓

作為志願者項目經理，您知道您的志願者是您使命的最佳資產和最熱情的支持者。

舉辦志願者機會是與支持者建立關係並在不浪費收入的情況下獲得一些急需的幫助的好方法。

讓您的志願者做好準備以產生影響並為未來參與奠定基礎的最佳方法之一是實施志願者培訓計劃。 然而，這並不像發送一封快速電子郵件向志願者介紹手頭的機會或活動那麼簡單。

無論您是要建立一個新的志願者培訓計劃，還是希望將現有的培訓計劃提升到一個新的水平，本指南都可以引導您了解什麼是志願者培訓計劃、如何創建一個以及在開發一個時應遵循的最佳實踐為您的團隊。

什麼是志願者培訓計劃？

要開始本節，讓我們首先回顧一下為什麼您的志願者如此重要。

志願者是完成組織使命和提高投資回報率的驅動因素。 不服氣？ 從這篇關於志願者管理的文章中獲得洞察，以下是一些需要牢記的關鍵統計數據：

• 志願者時間的平均價值約為 25.43 美元（來源）
• 志願者向慈善機構捐款的可能性幾乎是那些不做志願者的人的兩倍（來源）
• 志願服務的估計價值超過 1840 億美元（來源）

很明顯，與志願者建立關係對您的組織來說是一項有價值的投資，並且隨著時間的推移可以增加支持，甚至籌款收入。 但是僅僅註冊一些支持者並要求他們代表您的組織並為您的組織工作是不夠的。 如果沒有正式培訓，您可能會讓他們對自己的角色感到困惑，並可能失去參與未來志願者機會的機會。

志願者培訓計劃是一種為持久參與奠定基礎的專用方式，可以幫助提高您的保留率。 通過完善的志願者培訓計劃，您的志願者應該：

• 了解志願者的期望、責任和任務。 培訓結束後，您的志願者應該確切地知道他們在現場（或電腦屏幕後面）的第一天對他們的期望。
• 認識志願者機會或活動目標以及如何實現它們。 你的志願者機會和活動有什麼意義？ 這是你永遠不想讓志願者問你的事情。 確保培訓能夠準確地說明目標是什麼以及完成這些目標的說明。
• 熟悉必要的工具和流程。 志願者通常不得不自己承擔很多責任。 例如，他們可能負責記錄自己的時間或簽入/簽出事件。 他們應該在活動開始之前知道如何做到這一點。
• 全面了解您的任務，並能夠執行必要的技能。 如果有人問您的一位志願者他們在做什麼，他們應該能夠以與您的品牌一致的方式解釋您組織的使命和目標。 他們還應該熟悉您的志願者需要的必要技能。 例如，如果您的組織的使命涉及青年服務和參與，那麼尋找舒適或有與孩子一起工作經驗的志願者是有意義的。

上述信息是讓您的志願者為成功做好準備並讓他們為與您的組織合作而感到興奮的最佳方式。 通過全面而充實的志願者培訓計劃，您只會為您的組織創造更多的長期價值。 繼續閱讀以深入了解如何創建該志願者培訓計劃。

如何創建志願者培訓計劃

本節將引導您完成創建志願者培訓計劃的五個一般步驟。 畢竟，如果您想真正參與並為您的志願者展示價值，您將需要真正考慮規劃所有組成部分，從您的計劃預算到您開發的培訓材料。

制定預算

作為志願者經理，無論您創建的活動或計劃的類型如何，預算都將始終在您的腦海中。

在製定志願者培訓計劃的預算時，您必須考慮以下典型費用：

• 員工時間。 您可能需要專門的工作人員或工作人員團隊來領導該計劃並確保其順利運行。
• 租用設備和空間。 您的培訓計劃是否需要任何需要租用的設備？
• 茶點/食物。 如果您的培訓計劃跨越數小時（甚至數天），那麼在手邊保留點心和零食資源是明智之舉。 對於那些較長的計劃，提供食物也是一個好主意。
• 場地。 考慮您可以在哪裡舉辦志願者培訓計劃。 一定要租場地嗎？
• 培訓材料/工具。 通常，您可能會打印出培訓計劃資源，例如小冊子或小冊子。 如果您正在擴大您的虛擬志願者機會，那麼為此投資必要的軟件也至關重要。
• 志願者管理工具。 擁有一個專門的解決方案來幫助您監督所有志願者可以幫助您的組織完成培訓計劃以及未來的參與。

如果您覺得所有這些組件都在推動您的預算界限，有一些方法可以讓您保持在預算範圍內。 例如，與其要求工作人員領導志願者培訓，不如請您更成熟、更有經驗的志願者介入。或者，與其租用實體場地，不如在線主持您的整個培訓計劃！

規劃內容

在這次志願者培訓期間，您究竟打算分享什麼？ 培訓的目的是什麼，需要什麼技能，志願者將如何做到這一點？ 這些都是你的程序內容應該回答的問題。

您的基本志願者培訓應包括：

• 組織和使命的背景，以及如何傳達這一點
• 與您的組織一起志願服務的一般規則
• 所有安全措施或必要的責任豁免概述
• 記錄志願者時間的方法以及如何簽入/簽出活動
• 志願者活動的目標以及如何知道它已完成
• 關於志願者任務的說明和詳細信息
• 設備概述及其使用方法

雖然您的具體培訓內容將取決於您獨特的組織，但以上是您不能錯過的基本要素！

考慮志願者培訓計劃的類型

傳統的志願者培訓計劃通常是面對面進行的。 但隨著新技術和互聯網的不斷進步，在線培訓機會可以同樣吸引人，甚至更方便。 目前，虛擬志願者培訓現在比建議更必要，因為面對面的互動可能會暫停。 本節將介紹這兩種類型的培訓計劃。

通過面對面培訓，您可以在計劃中包含以下元素：

• 討論組
• 迎新日
• 印刷材料
• 模擬
• 在職學習/影子

以上是面對面互動和培訓志願者的好方法。 但是，無論是情有可原的情況讓人們呆在室內還是您不想租用場地，在線培訓都是一種非常可行且成功的選擇。

考慮以下：

• 視頻會議，使志願者和項目負責人可以面對面交流
• 在線實時網絡研討會，志願者可以在家中舒適地體驗該計劃
• 在線測驗快速測試志願者在項目結束後保留了多少
• 交互式幻燈片/學習工具，讓志願者可以在自己的時間體驗培訓
• 視頻教程是一種向志願者直觀展示概念的簡單方法

您甚至可以將面對面和在線組件混合到您的培訓計劃中！ 例如，您可以親自培訓一項技能，然後進行在線測驗。

制定溝通策略

只有當項目領導者和志願者始終保持一致時，志願者培訓項目才會成功。 這意味著在與您的培訓計劃參與者互動時創建一個專門的溝通策略來實施。

與您的志願者培訓計劃參與者溝通的最簡單方法是通過電子郵件。 使用您的志願者電子郵件工具來：

• 歡迎新志願者並感謝他們的興趣。
• 介紹培訓計劃的基礎知識。
• 確認培訓日期、時間和地點等相關詳細信息。
• 通過在線培訓說明或材料的鏈接提供快速訪問。
• 與參與者簽到以查看他們在計劃中的進度（特別是如果它有多個步驟）。
• 培訓計劃完成後發送後續步驟和感謝。

現在建立一個積極的溝通渠道將從一開始就加強您與志願者的關係，並為未來的參與開創先例。

開發培訓材料

志願者培訓計劃的最佳資源之一是您開發的培訓材料。 例如，您可能想編寫一份正式的志願者培訓手冊。 這可以是概述有關您的組織的信息以及基本的志願者期望和責任的資源。

確保您的志願者培訓材料包含以下詳細信息：

• 有關您的組織的信息：這應包括您的計劃使命、您希望填補的社區需求或空白、主要工作人員和領導層的詳細信息和聯繫信息、有關資金來源和合作夥伴關係的信息，以及介紹發展或其他未來計劃。 例如，讓您的支持者知道您的組織是否計劃將其志願者計劃擴展到多個地點。
• 志願者的期望和責任：這應該包括如何準確地向他人傳達組織的使命、安全地開展一般工作以及其他一般組織流程。
• 特定角色的志願服務培訓：這應包括為特定角色培養必要技能和知識的任何培訓。 例如，如果您的所有志願者都需要學習心肺復蘇術，則應該有專門的培訓活動。
• 角色特定的程序：某些志願者任務可能有特定的程序。 對於這些角色，所有志願者都需要熟悉任何緊急程序或聯繫人才能知道。

開發綜合培訓材料的最佳部分是您可以在未來繼續使用它們。 您甚至可以提供手冊的數字 PDF 副本以供在線欣賞（並節省打印成本！）。

志願者培訓計劃最佳實踐

現在您已經掌握了創建志願者培訓計劃的基本步驟，是時候開始將其付諸行動了。 為了讓您做好準備，請記住以下三個最佳實踐。

不要害怕依賴工具

管理志願者和捐贈者的一個好方法是使用專用軟件和工具。 由於監督志願者計劃包括跟踪多個機會，與多個志願者團體互動，以及您必須兼顧的其他任務，因此取決於工具可以減輕您肩上的一些負擔。

從專門的志願者管理系統到學習平台，正確的工具可以通過簡化以下流程來幫助促進和改進您的培訓計劃：

• 通過電子郵件、文本甚至移動應用程序上的通知工具與志願者交流
• 讓志願者參加他們擅長的項目
• 組織哪些支持者正在為哪些機會進行培訓
• 讓志願者通過移動應用程序順利辦理入住/退房
• 為家庭計劃舉辦虛擬志願者培訓課程
• 創建預先錄製的視頻以幫助培訓
• 通過測驗測試志願者的知識

依靠工具可以幫助您和您的員工節省嘗試組織培訓計劃並將其分發給參與者的時間。 確保您使用的系統與您組織的 CRM 集成，這樣您就不會遇到任何數據問題。

設定可衡量的學習目標

有時，志願者培訓計劃經過精心設計，但並未以您想要的方式激勵參與者。 讓他們在項目中興奮和活躍的一個好方法是設定可衡量的學習目標。

這種類型的目標設定是激勵志願者學員的關鍵方式，同時也為評估制定標準。 例如，假設您的組織致力於將剩餘的食物分發給避難所。 設定一個可衡量的學習目標，例如“確保您可以在 Z 時間跨度內將 X 量的食物分發給 Y 個避難所。”

此示例目標向志願者展示了要取得成功，他們必須在特定時間範圍內執行特定任務。 要在培訓課程開始時設定這些類型的學習目標，請務必回答以下問題：在特定條件下，志願者應該在特定時間範圍內執行什麼任務？

現在，您的志願者知道要朝著什麼方向努力，以及他們認為他們在您的計劃中取得成功的原因。

節目結束後記得跟進

僅僅因為你的志願者培訓結束了，並不意味著你的工作就結束了。 任何成功計劃的關鍵部分是事後感謝參與者。 畢竟，他們只是利用空閒時間了解您的組織並幫助您完成任務。 如果您在培訓後不跟進，他們甚至可能完全忘記您的計劃。

除了感謝志願者的參與外，您的後續行動還應包括號召性用語，鼓勵他們報名參加他們現在接受培訓的志願者機會。 看看你的志願者管理工具，看看他們是否標記了他們對任何類型的活動感興趣，並確保在你的建議中迎合這一點。

計劃之後的跟進為更多的參與奠定了基礎，甚至讓您的志願者有機會提供一些反饋。 您甚至可以向他們發送調查問卷，以從參與者的角度了解您的志願者培訓計劃如何。

結論

沒有您熱情的志願者，您的組織就不會成為今天的樣子。 很明顯，如果您想繼續完成您的使命，它們是值得的投資。 創建專門的志願者培訓計劃是做到這一點的最佳方式，特別是如果您想為長期支持打下基礎。

希望本指南已引導您完成設置志願者培訓計劃的基本步驟，以及一些最佳實踐。 確保您投資於功能強大的工具，並旨在為志願者創造盡可能無縫和有價值的體驗。