人力資源合規性：避免罰款所需的一切

有些規則注定要被打破。

除非您考慮確保您的公司保持合規的規則和規定。

人力資源主管必須遵守許多法律和規定，以確保他們的公司避免巨額罰款和其他處罰，包括對其聲譽的潛在損害。 為了密切關注這些規則，您的公司需要一個以人力資源合規為中心的戰略。

當人力資源部門能夠駕馭複雜的要求時，人力資源合規有助於降低組織的風險並避免處罰、罰款、醜聞等，所有這些最終都會破壞消費者的信任並損害聲譽。

通常，人力資源合規將就業法作為其福利管理計劃的一部分處理，例如病假、平等就業和反歧視，但除此之外，尤其是在大公司中。 就業法不斷變化和發展，因此保持最新的過程可能具有挑戰性。

HR 在合規方面的作用是什麼？

作為人力資源專業人士，制定確保您的組織合規的特定政策和程序可能會很棘手。

精通公司的預期發展方式以及這對招聘、保留和員工發展意味著什麼，這符合您的最大利益。 在定義這些目標時，在有效戰略和對合規性的必要理解之間取得適當的平衡，將更好地為您的組織取得成功做好準備。

常見的人力資源合規問題

當談到人力資源部門面臨的合規問題時，它們通常屬於與員工相關的情況，涵蓋從招聘到退休的方方面面。

以下是貴公司可能面臨的最常見問題。

福利合規

在提供薪酬和福利（如退休計劃和健康保險）時，人力資源主管通常必須了解公司的責任。 組織越大，您決定提供的員工福利越多，管理合規性就越複雜。

例如，平價醫療法案 (ACA) 規定，擁有 50 名或更多全職員工的雇主必須提供醫療保健作為其福利計劃的一部分。

反歧視法

有很多聯邦反歧視法律，包括膚色、種族、性別、族裔、殘疾、年齡和退伍軍人身份。 從本質上講，這些法律禁止所有行業的雇主基於這些因素採取消極的僱傭行動。

有各種法律屬於這一類。 其中一些法律包括：

• 1964 年民權法案第七章：禁止在擁有 15 名或更多員工的組織中歧視種族、膚色、性別和民族血統。
• 《美國殘疾人法案》：禁止歧視殘疾人，並限制雇主可以就殘疾問題向工人提出的問題。 該法案還保護那些有殘疾記錄、被視為患有殘疾或與殘疾個人有關的人。
• 1967 年《就業年齡歧視法》：保護 40 歲及以上的個人免受基於年齡的歧視。
• 《遺傳信息非歧視法》第二章：防止基於遺傳信息的就業歧視。
• 統一服務就業和再就業權利法案：美國勞工部執行的一項法案，禁止基於兵役的歧視，同時在個人服兵役期間提供工作保護。

探親假和病假

《家庭和醫療休假法》(FMLA) 是一項聯邦法律，為某些員工提供每年最多 12 週的無薪、有工作保護的休假。 它還要求在休假期間維持他們的團體健康福利。

該假期適用於員工新生兒的出生和照顧、與收養兒童或寄養兒童建立聯繫時間、照顧直系親屬或員工自身嚴重健康狀況的個人。

組織通常會將給予員工的時間延長至超過 12 週，同時允許支付部分或全部時間。

工資和工時法

工資和工時法包括有關最低工資、加班費、工作時間、童工法以及用餐和休息時間要求的所有要求。

公平勞工標準法 (FLSA) 是聯邦法律組織在製定最低工資和加班規定時需要注意的。 在聯邦一級，截至 2020 年，最低工資為每小時 7.25 美元，但大多數州都有自己的最低工資。 在加班方面，標準的每週工作時間為 40 小時。

美國勞工部 (DOL) 確保員工的薪酬符合聯邦工資和工時法。 根據該法律，員工被分類為豁免或非豁免 FLSA 的部分或全部條款。 非豁免員工必須至少獲得一個工作週內工作時間不超過 40 小時的最低工資以及一周內工作時間超過 40 小時的適用加班費率。

移民法

許多法律涵蓋移民，以確保雇主只僱用有資格在美國工作的候選人

這些行為包括：

• 移民和國籍法
• 1986年移民改革和控制法案
• 1990年移民法
• 1996 年非法移民改革和移民責任法案

這些法案涵蓋的合格候選人包括公民、非公民國民、合法永久居民和獲准工作的外籍居民。 雇主通過文件驗證候選人的資格至關重要，同時還要確保他們在此過程中不會遇到任何反歧視法律。

表格 I-9

在這些法律中，人力資源經理必須考慮 I-9 表格，該表格用於驗證新員工的身份及其在美國工作的授權。

公司需要確保及時填寫 I-9 表格並遵守所提供的法規和指導。 它們還必須妥善保存在檔案中。 在一般人事檔案之外，將 I-9 表格保留在針對在職和離職員工的綜合安全文件夾中被認為是一種最佳做法。

安全法

談到員工安全，這一切都歸結為《職業安全與健康法》（OSHA）。 該法案旨在通過制定和執行標準以及為組織內的每個人提供培訓、外展、教育和幫助來確保所有員工都有安全的工作條件。

工會法

如果您認為您的企業可以因為您沒有加入工會而忽略《國家勞動關係法》，那您就錯了。 這是因為該法案涵蓋了員工共同努力改善工作條件的權利。

這包括員工有權求助於社交媒體來分享對雇主的任何不滿或不滿，以及任何允許在工作場所出現消極情緒的培訓、政策或行為。

人力資源專業人員需要了解的有關 NLRA 的棘手問題是，國家勞資關係委員會由總統選擇和任命的成員組成，因此有關這些法律的決定可能會根據誰在職而發生巨大變化。

如何跟上人力資源合規性

人力資源專業人士有很多事情要做，因此要遵守法令和法律以保持合規並不容易。 值得慶幸的是，有一些最佳實踐可以讓這一切變得更容易一些。

使用正確的軟件

有效的人力資源合規戰略始於使用正確的工具。 以下是一些可以幫助您的人力資源部門的軟件應用程序示例：

人力資源合規性：人力資源合規性軟件通過幫助公司、經理和人力資源領導者及時了解業務法規和相關合規法律來發揮作用。 此類別中的工具使企業可以輕鬆了解州和聯邦合規立法和規則的變化。 他們還協助與新員工和現有員工進行溝通並執行公司政策。

福利管理：福利管理軟件使組織能夠規劃和管理員工福利方案，同時確保遵守政府法規。 這些工具用於幫助各種規模的組織遵守州、聯邦和地方法規，包括平價醫療法案 (ACA) 和健康保險流通與責任法案 (HIPAA)。

入職軟件：入職軟件通過減少招聘經理和人力資源專業人員的必要行政工作來簡化新員工的入職流程。 此外，員工和招聘經理都可以更好地跟踪保持合規所需的入職材料和文書工作。

考勤軟件：人力資源部門使用考勤軟件使時間跟踪更容易。 他們管理公司的時間和出勤數據，同時還密切關注休假時間、節假日、加班和病假。

在您的公司技術堆棧中包含這些工具將有助於確保沒有遺漏任何事情並遵守所有必要的法律和法規。

聘請合適的人才

在貴公司尋找新候選人並完成招聘過程時，人力資源部門必須遵守各種法律法規。 從最低工資規定到勞動法，甚至加班限制，有很多需要牢記在心。

為了不忽視任何關於你可以拒絕和不能拒絕的事情，擁有一個遵循合規標準的可靠招聘流程是人力資源合規策略最重要的功能之一。 至關重要的是，人力資源領導者要管理其組織的所有人員需求，同時保持聯邦法規和公平待遇的前沿和中心。

確保調整招聘、僱用和入職候選人的方式對於確定公司的基調和需要設定的合規期望至關重要。

教育和培訓員工

人力資源部門需要持續接受所有可能發生變化的法律和法規要求的教育和培訓，因為它們直接影響組織是否合規。

由於某些規則和法規可能會發生變化，因此確保人力資源主管能夠訪問最新信息至關重要。

創建和更新員工手冊

貴公司的員工手冊應該是有關政策和程序的各種信息的首選之地。 請記住，員工手冊不應該停滯太久，因為它應該是一份活的文件，隨著公司的發展和適應而發展。

雖然核心政策要素很可能保持不變，但有關貴公司如何保持合規性的詳細信息需要保持最新。

進行人力資源合規審計

為避免罰款或處罰，貴公司最好進行自己的人力資源合規審計。 安排這些審計應該是您組織合規策略的一部分，這樣您就可以在為時已晚之前避免任何法律責任。

有效溝通

無論您是人力資源經理還是首席人力資源官，您都必須與其他領導者溝通，讓每個人都了解潛在的人力資源合規風險，並推薦解決問題的方法。

如果組織內的每個人都對人力資源政策以及保持合規所需的內容保持一致，則更容易避免處罰和罰款。

治安是最好的政策

在僱傭法方面，請遵守規則以避免巨額罰款，並為您的員工提供最佳的工作環境。 有了合適的軟件，了解 HR 合規性的來龍去脈對所有相關人員來說壓力都會減輕。

您的員工手冊需要更新嗎？ 確保它有這九件事，這樣你就可以確保你的組織保持合規。