Gönüllü Eğitim Programınızı Nasıl Bir Üst Seviyeye Çıkarırsınız?

Bir gönüllü program yöneticisi olarak, gönüllülerinizin misyonunuzun en iyi varlıkları ve en tutkulu destekçileri olduğunu bilirsiniz.

Gönüllü fırsatlarına ev sahipliği yapmak, destekçilerle ilişkiler kurmanın ve geliri boşa harcamadan çok ihtiyaç duyulan yardımı almanın harika bir yoludur.

Gönüllülerinizi etki yaratmaya hazırlamanın ve gelecekteki katılım için temel oluşturmanın en iyi yollarından biri, bir gönüllü eğitim programı uygulamaktır. Ancak, gönüllülere ellerindeki fırsat veya olayı tanıtan hızlı bir e-posta göndermek kadar basit değildir.

İster yeni bir gönüllü eğitim programı oluşturuyor, ister mevcut programınızı bir sonraki seviyeye taşımak istiyor olun, bu kılavuz size gönüllü eğitim programının ne olduğu, nasıl oluşturulacağı ve bir gönüllü eğitim programı geliştirirken izlemeniz gereken en iyi uygulamalar konusunda yol gösterebilir. ekibin için.

Gönüllü eğitim programı nedir?

Bu bölüme başlamak için önce gönüllülerinizin neden bu kadar önemli olduğunu gözden geçirelim.

Gönüllüler, kuruluşunuzun misyonunu gerçekleştirmeye ve yatırım getirisini artırmaya yönelik itici bir faktördür. ikna olmadınız mı? Gönüllü yönetimiyle ilgili bu makaleden fikir edinerek, akılda tutulması gereken bazı önemli istatistikler şunlardır:

• Bir gönüllü saatinin değeri ortalama 25,43 ABD doları civarındadır (kaynak)
• Gönüllülerin bir hayır kurumuna bağış yapma olasılığı, gönüllü olmayanlara göre neredeyse iki kat daha fazladır (kaynak)
• Gönüllülüğün tahmini değeri 184 milyar doların üzerinde (kaynak)

Gönüllülerle ilişkiler kurmanın kuruluşunuz için değerli bir yatırım olduğu ve zamanla artan destek ve hatta para toplama geliriyle sonuçlanabileceği açıktır. Ancak sadece bazı destekçileri kaydettirmek ve onlardan kuruluşunuzu temsil etmelerini ve çalışmalarını istemek yeterli değildir. Resmi eğitim olmadan, rolleri konusunda kafalarının karışması riskini alırsınız ve gelecekteki gönüllü fırsatlarına katılımlarını kaybedebilirsiniz.

Gönüllü eğitim programı, kalıcı katılım için temel oluşturmanın özel bir yoludur ve elde tutma oranlarınızı artırmanıza yardımcı olabilir . İyi geliştirilmiş bir gönüllü eğitim programı ile gönüllüleriniz:

• Gönüllü beklentilerini, sorumluluklarını ve görevlerini anlayın. Eğitimden sonra, gönüllüleriniz sahada (veya bilgisayar ekranının arkasında) ilk günlerinde kendilerinden tam olarak ne beklendiğini bilmelidir.
• Gönüllü fırsat veya etkinlik hedeflerini ve bunların nasıl gerçekleştirileceğini öğrenin. Gönüllü fırsatlarınızın ve etkinliklerinizin anlamı nedir? Bu, bir gönüllünün size sormasını asla istemeyeceğiniz bir şey. Eğitimin, hedeflerin tam olarak ne olduğunu ve bunları gerçekleştirme talimatlarını eve götürdüğünden emin olun.
• Gerekli araçlara ve süreçlere aşina olun. Gönüllüler çoğu zaman birçok sorumluluğu kendi başlarına üstlenmek zorunda kalırlar. Örneğin, kendi saatlerini kaydetmekten veya etkinliklere giriş/çıkış yapmaktan sorumlu olabilirler. Etkinlik başlamadan önce bunu nasıl yapacaklarını bilmeliler.
• Göreviniz hakkında kapsamlı bilgiye sahip olun ve gerekli becerileri gerçekleştirebilirsiniz. Biri gönüllülerinizden birine ne yaptığını sorarsa, kuruluşunuzun misyonunu ve hedeflerini markanızla uyumlu bir şekilde açıklayabilmelidir. Ayrıca, gönüllülerinizin ihtiyaç duyduğu gerekli becerilere de aşina olmalıdırlar. Örneğin, kuruluşunuzun misyonu gençlik hizmetleri ve katılımı içeriyorsa, rahat olan veya çocuklarla çalışma deneyimi olan gönüllüler bulmak mantıklıdır.

Yukarıdaki bilgiler, gönüllülerinizi başarıya hazırlamanın ve onları kuruluşunuzla çalışmak için heyecanlandırmanın en iyi yoludur. Kapsamlı ve ayrıntılı bir gönüllü eğitim programı ile yalnızca kuruluşlarınız için daha uzun vadeli değer yaratacaksınız. Bu gönüllü eğitim programının nasıl oluşturulacağını daha derinlemesine incelemek için okumaya devam edin.

Gönüllü eğitim programı nasıl oluşturulur

Bu bölüm, bir gönüllü eğitim programı oluşturmanın beş genel adımında size yol gösterecektir. Ne de olsa, gönüllülerinize gerçekten katılmak ve onlara değer vermek istiyorsanız, program bütçenizden geliştirdiğiniz eğitim materyallerine kadar tüm bileşenleri planlamak için biraz düşünmeniz gerekecek.

Bir bütçe oluşturun

Gönüllü bir yönetici olarak, oluşturduğunuz etkinlik veya programın türü ne olursa olsun, bütçe her zaman aklınızın bir köşesinde olacaktır.

Gönüllü eğitim programınızın bütçesini oluştururken aşağıdaki tipik harcamaları göz önünde bulundurmanız gerekir:

• Personel zamanı. Programı yönlendirmek ve sorunsuz çalışmasını sağlamak için büyük olasılıkla özel bir personel üyesine veya personel ekibine ihtiyacınız olacaktır.
• Kiralık ekipman ve alan. Eğitim programınız, kiralanması gereken herhangi bir ekipman gerektiriyor mu?
• İçecekler/yemek. Antrenman programınız saatleri (hatta günleri) kapsıyorsa, bir içecek ve atıştırmalık kaynağını el altında bulundurmak akıllıca olacaktır. Yiyecek sağlayan daha uzun programlar için de harika bir fikir.
• mekan. Gönüllü eğitim programınızı nerede barındırabileceğinizi düşünün. Bir mekan kiralamak zorunda mısınız?
• Eğitim materyalleri/araçları. Çoğu zaman, kitapçıklar veya broşürler gibi eğitim programı kaynaklarını yazdırabilirsiniz. Sanal gönüllü fırsatlarınızı genişletiyorsanız, bunun için gerekli yazılıma yatırım yapmak da çok önemlidir.
• Gönüllü yönetim araçları. Tüm gönüllülerinizi denetlemenize yardımcı olacak özel bir çözüme sahip olmak, kuruluşunuza eğitim programınızın yanı sıra gelecekteki angajmanlarda da yardımcı olabilir.

Tüm bu bileşenlerin bütçenizin sınırlarını zorladığını düşünüyorsanız, bütçe dahilinde kalmanın bazı yolları vardır. Örneğin, personelden gönüllü eğitimi yönetmelerini istemek yerine, daha köklü ve deneyimli gönüllülerinizden devreye girmesini isteyin. Veya fiziksel bir mekan kiralamak yerine tüm eğitim programınızı çevrimiçi olarak düzenleyin!

İçeriği planlayın

Bu gönüllü eğitim sırasında tam olarak neyi paylaşmayı planlıyorsunuz? Eğitim ne için, hangi beceriler gerekli ve gönüllüler bunu nasıl başaracak? Bunların hepsi, programınızın içeriğinin yanıtlaması gereken sorulardır.

Temel gönüllü eğitiminiz şunları kapsamalıdır:

• Organizasyonun ve misyonun arka planı ve bunun nasıl iletileceği
• Kuruluşunuzda gönüllü olmak için genel kurallar
• Tüm güvenlik önlemlerine veya gerekli sorumluluk muafiyetlerine genel bakış
• Gönüllü zamanını kaydetmenin yolları ve etkinliklere nasıl giriş/çıkış yapılacağı
• Gönüllü faaliyetin hedefleri ve başarıldığının nasıl bilineceği
• Gönüllü göreviyle ilgili talimatlar ve ayrıntılar
• Ekipmana genel bakış ve nasıl kullanılacağı

Spesifik eğitim içeriğiniz benzersiz organizasyonunuza bağlı olsa da, yukarıdakiler kaçırmamanız gereken temel unsurlardır!

Gönüllü eğitim programının türünü düşünün

Geleneksel gönüllü eğitim programları genellikle yüz yüze gerçekleşir. Ancak yeni teknoloji ve internetin artan gelişimi ile çevrimiçi eğitim fırsatları aynı derecede ilgi çekici ve hatta daha kullanışlı olabilir. Şu anda, sanal gönüllü eğitimi, yüz yüze etkileşimler muhtemelen duraklamada olduğundan, tavsiyeden daha gereklidir. Bu bölüm, her iki eğitim programı türünü de inceleyecektir.

Yüz yüze eğitim ile programınıza şu unsurları dahil edebilirsiniz:

• Tartışma grupları
• Oryantasyon günleri
• Basılı malzemeler
• simülasyonlar
• İş başında öğrenme/gölgeleme

Yukarıdakiler, gönüllülerle yüz yüze etkileşim kurmanın ve onları eğitmenin harika yollarıdır. Ancak, ister hafifletici koşullar insanları içeride tutsun, ister bir mekan kiralamak istemiyor olun, çevrimiçi eğitim çok uygun ve başarılı bir alternatiftir.

Aşağıdakileri göz önünde bulundur:

• Gönüllülerin ve program liderlerinin yüz yüze etkileşim kurabilmesi için video konferans
• Gönüllülerin programı kendi evlerinin rahatlığında deneyimleyebilecekleri çevrimiçi canlı web seminerleri
• Gönüllülerin programdan sonra ne kadar kaldıklarını hızlı bir şekilde test etmek için çevrimiçi testler
• Gönüllülerin eğitimi kendi zamanlarında deneyimleyebilmeleri için etkileşimli slayt gösterisi/öğrenme aracı
• Gönüllülere kavramları görsel olarak göstermenin kolay bir yolu olarak eğitim videoları

Hatta hem yüz yüze hem de çevrimiçi bileşenleri eğitim programınıza karıştırabilirsiniz! Örneğin, bir beceri için yüz yüze eğitim alabilir ve daha sonra çevrimiçi bir sınav uygulayabilirsiniz.

Bir iletişim stratejisi oluşturun

Bir gönüllü eğitim programı, yalnızca program liderleri ve gönüllüler sürekli olarak aynı sayfada olduğunda başarılı olur. Bu, eğitim programı katılımcılarınızla etkileşim kurarken uygulanacak özel bir iletişim stratejisi oluşturmak anlamına gelir.

Gönüllü eğitim programı katılımcılarınızla iletişim kurmanın en kolay yolu e-postadır. Gönüllü e-posta aracınızı şu amaçlarla kullanın:

• Yeni gönüllülere hoş geldiniz ve ilgileri için teşekkür edin.
• Eğitim programının temellerini tanıtın.
• Eğitim tarihi, saati ve yeri gibi ilgili ayrıntıları onaylayın.
• Çevrimiçi eğitim talimatlarına veya materyallerine bağlantılarla hızlı erişim sağlayın.
• Program içindeki ilerlemelerini görmek için katılımcılarla check-in yapın (özellikle birden fazla adımı varsa).
• Eğitim programı tamamlandıktan sonra sonraki adımları ve bir teşekkür gönderin.

Şimdi aktif bir iletişim kanalı kurmak, gönüllülerle olan ilişkilerinizi baştan itibaren güçlendirecek ve gelecekteki katılım için emsal teşkil edecektir.

Eğitim materyalleri geliştirin

Gönüllü eğitim programınızın en iyi kaynaklarından biri geliştirdiğiniz eğitim materyalleridir. Örneğin, resmi bir gönüllü eğitim kılavuzu oluşturmak isteyebilirsiniz. Bu, kuruluşunuzla ilgili bilgilerin yanı sıra temel gönüllü beklentileri ve sorumluluklarını özetleyen bir kaynak olabilir.

Gönüllü eğitim materyallerinizin aşağıdaki ayrıntılara sahip olduğundan emin olun:

• Kuruluşunuzla ilgili bilgiler: Bu, program misyonunuzu, topluluk ihtiyaçlarını veya doldurmayı umduğunuz boşlukları, kilit personelin ve liderliğin ayrıntılarını ve iletişim bilgilerini, finansman kaynakları ve ortaklıklara ilişkin bilgileri ve ayrıca kalkınma veya diğer gelecek planlarını tanıtmayı içermelidir. Örneğin, kuruluşunuzun gönüllü programını birden fazla yere genişletmeyi planlayıp planlamadığını destekçilerinize bildirin.
• Gönüllü beklentileri ve sorumlulukları: Bu, kuruluşun misyonunun başkalarına tam olarak nasıl iletileceğini, genel işleri güvenli bir şekilde yürütmeyi ve diğer genel kurumsal süreçleri içermelidir.
• Role özel gönüllülük eğitimi: Bu, belirli bir rol için gerekli beceri ve bilgileri geliştirmeye yönelik her türlü eğitimi içermelidir. Örneğin, tüm gönüllülerinizin CPR öğrenmesi gerekiyorsa, bunun için özel bir eğitim etkinliği olmalıdır.
• Role özel prosedürler: Bazı gönüllü görevlerin belirli prosedürleri olabilir. Bu roller için, tüm gönüllülerin herhangi bir acil durum prosedürüne veya bilmesi gereken kişilere aşina olması gerekir.

Kapsamlı eğitim materyalleri geliştirmenin en iyi yanı, bunları gelecekte de kullanmaya devam edebilmenizdir. Hatta çevrimiçi eğlence için (ve baskı maliyetinden tasarruf etmek için!) kılavuzun dijital bir PDF kopyasını da sağlayabilirsiniz.

Gönüllü eğitim programı en iyi uygulamaları

Artık bir gönüllü eğitim programı oluşturmanın temel adımlarına sahip olduğunuza göre, bunu uygulamaya koymanın zamanı geldi. Sizi hazırlamak için, akılda tutulması gereken en iyi üç uygulamayı burada bulabilirsiniz.

Araçlara bağımlı olmaktan korkmayın

Gönüllülerinizi ve bağışçılarınızı yönetmenin harika bir yolu, özel yazılım ve araçlar kullanmaktır. Gönüllü programlarını denetlemek, birden fazla fırsatı takip etmekten, birden fazla gönüllü grubuyla ilişki kurmaktan ve araçlara bağlı olarak hokkabazlık yapmanız gereken diğer görevlerden oluştuğundan, bu yükün bir kısmını omuzlarınızdan kaldırabilir.

Özel bir gönüllü yönetim sisteminden öğrenme platformlarına kadar doğru araçlar, aşağıdaki süreçleri basitleştirerek eğitim programınızı kolaylaştırmaya ve iyileştirmeye yardımcı olabilir:

• Bir mobil uygulamada e-posta, metin ve hatta bildirim araçları aracılığıyla gönüllülerle iletişim kurma
• Gönüllülerin yetenekli oldukları programlara kaydolması
• Hangi taraftarın hangi fırsat için eğitim aldığını organize etmek
• Gönüllülerin bir mobil uygulama ile sorunsuz check-in/out yapmasına izin vermek
• Ev içi programlar için sanal gönüllü eğitim oturumlarına ev sahipliği yapmak
• Eğitime yardımcı olmak için önceden kaydedilmiş video oluşturma
• Gönüllülerinizin bilgisini sınavlarla test edin

Araçlara bağlı olarak, sizin ve personelinizin eğitim programınızı düzenlemeye ve katılımcılarınıza dağıtmaya çalışmaktan zaman kazanmanıza yardımcı olabilir. Kullandığınız sistemin kuruluşunuzun CRM'si ile entegre olduğundan emin olun, böylece ileride herhangi bir veri sorunu yaşamazsınız.

Ölçülebilir öğrenme hedefleri belirleyin

Bazen gönüllü eğitim programları özenle tasarlanır ancak katılımcıları istediğiniz şekilde motive etmez. Onları programda heyecanlandırmanın ve aktif hale getirmenin harika bir yolu, ölçülebilir öğrenme hedefleri belirlemektir.

Bu tür bir hedef belirleme, gönüllü kursiyerlerinizi motive etmenin ve aynı zamanda değerlendirme kriterleri oluşturmanın önemli bir yoludur. Örneğin, kuruluşunuzun artık yiyecekleri barınaklara dağıtmaya kararlı olduğunu varsayalım. "Z zaman aralığında X miktarda yiyeceği Y barınaklarına dağıtabildiğinizden emin olun" gibi ölçülebilir bir öğrenme hedefi belirleyin.

Bu örnek hedef, gönüllülere başarılı olmak için belirli bir zaman çerçevesinde belirli bir görevi yerine getirmeleri gerektiğini göstermektedir. Eğitim oturumunuzun başında bu tür öğrenme hedeflerini belirlemek için şu soruyu yanıtladığınızdan emin olun: Koşullar göz önüne alındığında, gönüllü belirli bir zaman diliminde hangi görevi yapmalıdır?

Artık gönüllüleriniz ne için çalışacaklarını ve programınızda neyin başarılı olduğunu biliyorlar.

Program bittikten sonra takip etmeyi unutmayın

Gönüllü eğitiminizin bitmesi işinizin bittiği anlamına gelmez. Başarılı bir programın çok önemli bir parçası, daha sonra katılımcılara teşekkür etmektir . Ne de olsa, boş zamanlarını kuruluşunuz hakkında bilgi edinmek ve misyonunuza doğru size yardımcı olmak için kullandılar. Eğitimden sonra takip etmezseniz, programınızı tamamen unutabilirler.

Katılımları için gönüllülere teşekkür etmenin yanı sıra, takibiniz, onları şu anda eğitildikleri gönüllü fırsatlarına kaydolmaya teşvik eden harekete geçirici mesajları da içermelidir. Gönüllü yönetim araçlarınıza bir göz atın ve herhangi bir tür etkinlikle ilgilendiklerini işaretleyip işaretlemediklerini görün ve önerilerinizde buna hitap ettiğinizden emin olun.

Programdan sonra takip etmek, ek katılım için zemin hazırlar ve hatta gönüllülerinize geri bildirim sağlama fırsatı verir. Gönüllü eğitim programınızın katılımcıların bakış açısından nasıl olduğuna dair bir fikir edinmek için onlara bir anket bile gönderebilirsiniz.

Çözüm

Tutkulu gönüllüleriniz olmadan kuruluşunuz olduğu yerde olamazdı. Görevinize devam etmek istiyorsanız, bunların değerli bir yatırım olduğu açıktır. Özel bir gönüllü eğitim programı oluşturmak, özellikle uzun vadeli destek için temel oluşturmak istiyorsanız, bunu yapmanın en iyi yoludur.

Umarız bu kılavuz, bir gönüllü eğitim programı oluşturmanın temel adımlarında ve bazı en iyi uygulamalarda size yol göstermiştir. Yetenekli araçlara yatırım yaptığınızdan ve gönüllüler için olabildiğince sorunsuz ve değerli bir deneyim yaratmayı hedeflediğinizden emin olun.