Come migliorare il tuo programma di formazione di volontariato

In qualità di manager del programma di volontariato, sai che i tuoi volontari sono tra le migliori risorse e i sostenitori più appassionati della tua missione.

Ospitare opportunità di volontariato è un ottimo modo per costruire relazioni con i sostenitori e ottenere l'aiuto tanto necessario senza sprecare entrate.

Uno dei modi migliori per preparare i tuoi volontari ad avere un impatto e gettare le basi per un impegno futuro è implementare un programma di formazione per volontari. Tuttavia, non è semplice come inviare una rapida e-mail per presentare ai volontari l'opportunità o l'evento in questione.

Sia che tu stia costruendo un nuovo programma di formazione per volontari o che stia cercando di portare quello esistente al livello successivo, questa guida può guidarti attraverso cos'è un programma di formazione per volontari, come crearne uno e le migliori pratiche da seguire quando ne sviluppi uno per la tua squadra

Che cos'è un programma di formazione per volontari?

Per iniziare questa sezione, esaminiamo innanzitutto perché i tuoi volontari sono così importanti.

I volontari sono un fattore trainante per realizzare la missione della tua organizzazione e aumentare il ROI. Non convinto? Prendendo spunto da questo articolo sulla gestione dei volontari, ecco alcune statistiche chiave da tenere a mente:

• Il valore di un'ora di volontariato è in media di circa $ 25,43 (fonte)
• I volontari hanno quasi il doppio delle probabilità di donare in beneficenza rispetto a quelli che non fanno volontariato (fonte)
• Il volontariato ha un valore stimato di oltre $ 184 miliardi (fonte)

È chiaro che costruire relazioni con i volontari è un investimento degno per la tua organizzazione e può comportare un maggiore supporto e persino entrate per la raccolta di fondi, nel tempo. Ma non basta iscrivere alcuni sostenitori e chiedere loro di rappresentare e lavorare per la tua organizzazione. Senza una formazione formale, rischi che si confondano sul loro ruolo e potrebbero perdere la loro partecipazione a future opportunità di volontariato.

Un programma di formazione per volontari è un modo dedicato per gettare le basi per un impegno duraturo e può aiutare ad aumentare i tassi di fidelizzazione . Con un programma di formazione per volontari ben sviluppato, i tuoi volontari dovrebbero:

• Comprendere le aspettative, le responsabilità e i compiti dei volontari. Dopo la formazione, i tuoi volontari dovrebbero sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro durante la loro prima giornata sul campo (o dietro lo schermo del computer).
• Riconoscere le opportunità di volontariato o gli obiettivi dell'evento e come raggiungerli. Qual è lo scopo delle tue opportunità e dei tuoi eventi di volontariato? È qualcosa che non vorresti mai che un volontario ti chieda. Assicurati che la formazione porti a casa esattamente quali sono gli obiettivi e le istruzioni per raggiungerli.
• Conoscere gli strumenti e i processi necessari. I volontari spesso devono assumersi molte responsabilità da soli. Ad esempio, potrebbero essere responsabili della registrazione dei propri orari o del check-in/check-out degli eventi. Dovrebbero sapere come farlo prima dell'inizio dell'evento.
• Avere una conoscenza completa della tua missione e può svolgere le abilità necessarie. Se qualcuno chiede a uno dei tuoi volontari cosa sta facendo, dovrebbe essere in grado di spiegare la missione e gli obiettivi della tua organizzazione in un modo che sia in linea con il tuo marchio. Dovrebbero anche avere familiarità con le competenze necessarie di cui i tuoi volontari hanno bisogno. Ad esempio, se la missione della tua organizzazione riguarda i servizi e il coinvolgimento dei giovani, ha senso trovare volontari che si sentano a proprio agio o abbiano esperienza di lavoro con i bambini.

Le informazioni di cui sopra sono il modo migliore per preparare i tuoi volontari al successo e renderli entusiasti di lavorare con la tua organizzazione. Con un programma di formazione per volontari completo e approfondito, creerai solo più valore a lungo termine per le tue organizzazioni. Continua a leggere per approfondire come creare quel programma di formazione per volontari.

Come creare un programma di formazione per volontari

Questa sezione ti guiderà attraverso i cinque passaggi generali della creazione di un programma di formazione per volontari. Dopotutto, se vuoi davvero impegnarti e mostrare valore ai tuoi volontari, dovrai dedicare una riflessione reale alla pianificazione di tutte le componenti, dal budget del tuo programma ai materiali di formazione che sviluppi.

Stabilisci un budget

In qualità di manager volontario, indipendentemente dal tipo di evento o programma che stai creando, il budget sarà sempre in fondo alla tua mente.

Quando stabilisci il budget del tuo programma di formazione per volontari, dovrai considerare le seguenti spese tipiche:

• Tempo del personale. Probabilmente avrai bisogno di un membro dello staff dedicato o di un team di personale per guidare il programma e assicurarti che funzioni senza intoppi.
• Attrezzatura e spazio noleggiati. Il tuo programma di formazione richiede attrezzature che devono essere noleggiate?
• Rinfreschi/cibo. Se il tuo programma di allenamento dura ore (o addirittura giorni), è intelligente tenere a portata di mano una risorsa di rinfreschi e spuntini. Per quei programmi più lunghi, anche fornire cibo è un'ottima idea.
• Luogo. Considera dove potresti ospitare il tuo programma di formazione per volontari. Devi affittare un locale?
• Materiali/strumenti per la formazione. Spesso potresti stampare risorse del programma di formazione come opuscoli o opuscoli. Se stai ampliando le tue opportunità di volontariato virtuale, anche investire nel software necessario è fondamentale.
• Strumenti di gestione del volontariato. Avere una soluzione dedicata per aiutarti a supervisionare tutti i tuoi volontari può aiutare la tua organizzazione con il tuo programma di formazione e impegni futuri.

Se ritieni che tutti questi componenti stiano spingendo i limiti del tuo budget, ci sono alcuni modi in cui puoi rimanere entro il budget. Ad esempio, invece di chiedere ai membri dello staff di guidare la formazione dei volontari, chiedi ai tuoi volontari più affermati ed esperti di intervenire. Oppure, invece di affittare una sede fisica, ospita l'intero programma di formazione online!

Pianifica il contenuto

Cosa intendi condividere esattamente durante questa formazione di volontariato? A cosa serve la formazione, quali competenze sono richieste e come riusciranno i volontari a farlo? Queste sono tutte domande a cui dovrebbe rispondere il contenuto del tuo programma.

La tua formazione di base di volontariato dovrebbe coprire:

• Contesto dell'organizzazione e della missione, nonché come comunicarlo
• Le regole generali per fare volontariato con la tua organizzazione
• Panoramica di tutte le misure di sicurezza o esoneri di responsabilità necessari
• Modi per registrare il tempo dei volontari e come effettuare il check-in/check-out degli eventi
• Obiettivi per l'attività di volontariato e come sapere che è stata raggiunta
• Istruzioni e dettagli sul compito di volontariato
• Panoramica dell'attrezzatura e come utilizzarla

Sebbene i tuoi contenuti di formazione specifici dipenderanno dalla tua organizzazione unica, quanto sopra sono elementi essenziali da non perdere!

Considera il tipo di programma di formazione per i volontari

I tradizionali programmi di formazione dei volontari di solito si svolgono di persona. Ma con la nuova tecnologia e il crescente progresso di Internet, le opportunità di formazione online possono essere altrettanto coinvolgenti e ancora più convenienti. Attualmente, la formazione del volontario virtuale è ora più necessaria dei consigli poiché le interazioni faccia a faccia sono probabilmente in pausa. Questa sezione illustrerà entrambi i tipi di programmi di formazione.

Con la formazione di persona, puoi includere questi elementi nel tuo programma:

• Gruppi di discussione
• Giornate di orientamento
• Materiali stampati
• Simulazioni
• Apprendimento/accompagnamento sul lavoro

Quanto sopra sono ottimi modi per interagire e formare i volontari faccia a faccia. Tuttavia, se le circostanze attenuanti tengono le persone in casa o non vuoi affittare una sede, la formazione online è un'alternativa molto valida e di successo.

Considera quanto segue:

• Videoconferenza in modo che i volontari e i leader del programma possano impegnarsi faccia a faccia
• Webinar dal vivo online in cui i volontari possono sperimentare il programma comodamente da casa
• Quiz online per testare rapidamente quanto i volontari hanno trattenuto dopo il programma
• Presentazione interattiva/strumento di apprendimento in modo che i volontari possano vivere la formazione nel loro tempo libero
• Tutorial video come un modo semplice per dimostrare visivamente i concetti ai volontari

Puoi anche combinare componenti sia di persona che online al tuo programma di allenamento! Ad esempio, puoi allenarti per un'abilità di persona e quindi implementare un quiz online in seguito.

Crea una strategia di comunicazione

Un programma di formazione per volontari ha successo solo quando i leader del programma e i volontari sono costantemente sulla stessa pagina. Ciò significa creare una strategia di comunicazione dedicata da implementare quando si interagisce con i partecipanti al programma di formazione.

Il modo più semplice per comunicare con i partecipanti al programma di formazione volontari è tramite e-mail. Usa il tuo strumento di posta elettronica volontario per:

• Dai il benvenuto ai nuovi volontari e ringraziali per il loro interesse.
• Introdurre le basi del programma di formazione.
• Conferma i dettagli rilevanti come la data, l'ora e il luogo della formazione.
• Fornisci un accesso rapido con collegamenti a istruzioni o materiali di formazione online.
• Fai il check-in con i partecipanti per vedere i loro progressi all'interno del programma (soprattutto se ha più passaggi).
• Invia i passaggi successivi e un ringraziamento al termine del programma di formazione.

La creazione di un canale di comunicazione attivo ora rafforzerà le tue relazioni con i volontari sin dall'inizio e stabilirà il precedente per un impegno futuro.

Sviluppare materiali di formazione

Una delle migliori risorse del tuo programma di formazione per volontari è il materiale di formazione che sviluppi. Ad esempio, potresti voler comporre un manuale ufficiale di formazione per volontari. Questa può essere una risorsa che delinea le informazioni sulla tua organizzazione, nonché le aspettative e le responsabilità di base dei volontari.

Assicurati che i tuoi materiali di formazione per i volontari contengano i seguenti dettagli:

• Informazioni sulla tua organizzazione: questo dovrebbe includere la missione del tuo programma, le esigenze della comunità o le lacune che speri di colmare, i dettagli e le informazioni di contatto dei membri chiave del personale e della leadership, informazioni sulle fonti di finanziamento e sulle partnership, nonché l'introduzione di piani di sviluppo o altri futuri. Ad esempio, fai sapere ai tuoi sostenitori se la tua organizzazione sta pianificando di espandere il suo programma di volontariato in più sedi.
• Aspettative e responsabilità dei volontari: questo dovrebbe includere esattamente come comunicare la missione dell'organizzazione agli altri, condurre il lavoro generale in sicurezza e altri processi organizzativi generali.
• Formazione di volontariato specifica per ruolo: dovrebbe includere qualsiasi formazione per sviluppare le competenze e le conoscenze necessarie per il ruolo specifico. Ad esempio, se tutti i tuoi volontari hanno bisogno di imparare la RCP, ci dovrebbe essere un evento di formazione dedicato.
• Procedure specifiche per ruolo: alcune attività di volontariato possono avere procedure specifiche. Per tali ruoli, tutti i volontari devono avere familiarità con eventuali procedure di emergenza o contatti da conoscere.

La parte migliore dello sviluppo di materiali di formazione completi è che puoi continuare a utilizzarli anche in futuro. Puoi persino fornire una copia digitale PDF del manuale per divertirti online (e per risparmiare sui costi di stampa!).

Migliori pratiche del programma di formazione del volontariato

Ora che hai i passaggi di base per creare un programma di formazione per volontari, è ora di iniziare a metterlo in atto. Per prepararti, ecco tre best practice da tenere a mente.

Non aver paura di dipendere dagli strumenti

Un ottimo modo per gestire i tuoi volontari e donatori allo stesso modo è utilizzare software e strumenti dedicati. Poiché la supervisione dei programmi di volontariato consiste nel tenere traccia di molteplici opportunità, impegnarsi con più di un gruppo di volontari e altre attività che devi destreggiarti, dipendere dagli strumenti può sollevare parte di quel peso dalle tue spalle.

Da un sistema di gestione dei volontari dedicato alle piattaforme di apprendimento, gli strumenti giusti possono aiutare a facilitare e migliorare il tuo programma di formazione semplificando i processi di:

• Comunicare con i volontari tramite strumenti per e-mail, SMS o persino notifiche su un'app mobile
• Iscrizione di volontari a programmi per i quali sono qualificati
• Organizzare quali tifosi si stanno allenando per quale opportunità
• Consentire ai volontari di effettuare facilmente il check-in/out con un'app mobile
• Ospitare sessioni di formazione di volontari virtuali per programmi a domicilio
• Creazione di video preregistrati per facilitare la formazione
• Metti alla prova le conoscenze dei tuoi volontari con i quiz

A seconda degli strumenti, puoi aiutare te e il tuo personale a risparmiare tempo cercando di organizzare il programma di formazione e distribuirlo ai partecipanti. Assicurati che il sistema che utilizzi sia integrato con il CRM della tua organizzazione in modo da non avere problemi con i dati lungo la strada.

Stabilisci obiettivi di apprendimento misurabili

A volte, i programmi di formazione dei volontari sono progettati in modo ponderato ma non motivano i partecipanti nel modo desiderato. Un ottimo modo per eccitarli e renderli attivi nel programma è fissare obiettivi di apprendimento misurabili.

Questo tipo di definizione degli obiettivi è un modo fondamentale per motivare i tuoi tirocinanti volontari, creando allo stesso tempo criteri per la valutazione. Ad esempio, supponiamo che la tua organizzazione si dedichi alla distribuzione di cibo avanzato ai rifugi. Imposta un obiettivo di apprendimento misurabile come "Assicurati di poter distribuire X quantità di cibo a Y rifugi in un arco di tempo Z".

Questo obiettivo di esempio mostra ai volontari che per avere successo devono svolgere un compito specifico entro un periodo di tempo specifico. Per fissare questi tipi di obiettivi di apprendimento all'inizio della sessione di formazione, assicurati di rispondere a questa domanda: quale compito dovrebbe svolgere il volontario in un determinato arco di tempo, date le condizioni?

Ora i tuoi volontari sanno su cosa lavorare e cosa li ritiene di successo nel tuo programma.

Ricordati di seguire una volta terminato il programma

Solo perché la tua formazione di volontariato è finita, non significa che il tuo lavoro lo sia. Una parte cruciale di qualsiasi programma di successo è ringraziare i partecipanti in seguito . Dopotutto, si sono solo presi il loro tempo libero per conoscere la tua organizzazione e aiutarti nella tua missione. Se non segui dopo l'allenamento, potrebbero persino dimenticare del tutto il tuo programma.

Oltre a ringraziare i volontari per la loro partecipazione, il tuo follow-up dovrebbe includere anche inviti all'azione che li incoraggino a iscriversi alle opportunità di volontariato per le quali sono ora formati. Dai un'occhiata ai tuoi strumenti di gestione dei volontari e verifica se hanno contrassegnato che sono interessati a qualsiasi tipo di evento e assicurati di soddisfarlo nei tuoi suggerimenti.

Il proseguimento dopo il programma pone le basi per un coinvolgimento aggiuntivo e offre persino ai tuoi volontari l'opportunità di fornire un feedback. Puoi persino inviare loro un sondaggio per avere un'idea di come fosse il tuo programma di formazione per i volontari dal punto di vista dei partecipanti.

Conclusione

La tua organizzazione non sarebbe dove è senza i tuoi volontari appassionati. È chiaro che sono un investimento utile se vuoi continuare nella tua missione. La creazione di un programma di formazione per i volontari dedicato è il modo migliore per farlo, soprattutto se si desidera gettare le basi per un supporto a lungo termine.

Si spera che questa guida ti abbia guidato attraverso i passaggi di base per impostare un programma di formazione per volontari, oltre ad alcune buone pratiche. Assicurati di investire in strumenti capaci e mira a creare un'esperienza per i volontari che sia il più semplice e preziosa possibile.