Comment améliorer votre programme de formation des bénévoles

En tant que gestionnaire de programme de bénévolat, vous savez que vos bénévoles sont parmi les meilleurs atouts et les partisans les plus passionnés de votre mission.

Organiser des opportunités de bénévolat est un excellent moyen d'établir des relations avec les supporters et d'obtenir une aide indispensable sans gaspillage de revenus.

L'un des meilleurs moyens de préparer vos bénévoles à avoir un impact et à jeter les bases d'un engagement futur consiste à mettre en œuvre un programme de formation des bénévoles. Cependant, ce n'est pas aussi simple que d'envoyer un e-mail rapide présentant aux bénévoles l'opportunité ou l'événement en cours.

Que vous construisiez un nouveau programme de formation des bénévoles ou cherchiez à faire passer votre programme existant au niveau supérieur, ce guide peut vous expliquer ce qu'est un programme de formation des bénévoles, comment en créer un et les meilleures pratiques à suivre lors de l'élaboration d'un pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un programme de formation des bénévoles?

Pour commencer cette section, examinons d'abord pourquoi vos bénévoles sont si importants.

Les bénévoles sont un facteur déterminant pour accomplir la mission de votre organisation et augmenter le retour sur investissement. Pas convaincu? À partir de cet article sur la gestion des bénévoles, voici quelques statistiques clés à garder à l'esprit :

• La valeur d'une heure de bénévolat est en moyenne d'environ 25,43 $ (source)
• Les bénévoles sont presque deux fois plus susceptibles de faire un don à un organisme de bienfaisance que ceux qui ne font pas de bénévolat (source)
• Le volontariat a une valeur estimée à plus de 184 milliards de dollars (source)

Il est clair que l'établissement de relations avec des bénévoles est un investissement valable pour votre organisation et peut entraîner un soutien accru, voire des revenus de collecte de fonds, au fil du temps. Mais il ne suffit pas d'inscrire quelques sympathisants et de leur demander de représenter et de travailler pour votre organisation. Sans formation formelle, vous risquez de les confondre avec leur rôle et de perdre leur participation à de futures opportunités de bénévolat.

Un programme de formation des bénévoles est un moyen dédié de jeter les bases d'un engagement durable et peut vous aider à augmenter vos taux de rétention . Avec un programme de formation des bénévoles bien développé, vos bénévoles devraient :

• Comprendre les attentes, les responsabilités et les tâches des bénévoles. Après la formation, vos bénévoles doivent savoir exactement ce qu'on attend d'eux lors de leur première journée sur le terrain (ou derrière l'écran de l'ordinateur).
• Reconnaître les opportunités de bénévolat ou les objectifs de l'événement et comment les atteindre. Quel est l'intérêt de vos opportunités et événements de bénévolat ? C'est quelque chose que vous ne voulez jamais qu'un bénévole ait à vous demander. Assurez-vous que la formation indique exactement quels sont les objectifs ainsi que les instructions pour les atteindre.
• Connaître les outils et processus nécessaires. Les bénévoles doivent souvent assumer eux-mêmes de nombreuses responsabilités. Par exemple, ils peuvent être chargés de consigner leurs propres heures ou de s'enregistrer/déconnecter des événements. Ils doivent savoir comment procéder avant le début de l'événement.
• Avoir une connaissance approfondie de votre mission et pouvoir exercer les compétences nécessaires. Si quelqu'un demande à l'un de vos bénévoles ce qu'il fait, il devrait être en mesure d'expliquer la mission et les objectifs de votre organisation d'une manière qui correspond à votre marque. Ils doivent également connaître les compétences nécessaires dont vos bénévoles ont besoin. Par exemple, si la mission de votre organisation implique des services et l'engagement des jeunes, il est logique de trouver des bénévoles qui sont à l'aise ou qui ont de l'expérience avec les enfants.

Les informations ci-dessus sont la meilleure façon de préparer vos bénévoles au succès et de les motiver à travailler avec votre organisation. Avec un programme de formation des bénévoles complet et étoffé, vous ne ferez que créer plus de valeur à long terme pour vos organisations. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer ce programme de formation des bénévoles.

Comment créer un programme de formation des bénévoles

Cette section vous guidera à travers les cinq étapes générales de la création d'un programme de formation des bénévoles. Après tout, si vous voulez vraiment engager et montrer de la valeur à vos bénévoles, vous devrez réfléchir sérieusement à la planification de toutes les composantes, du budget de votre programme aux supports de formation que vous développez.

Établir un budget

En tant que gestionnaire de bénévoles, peu importe le type d'événement ou de programme que vous créez, le budget sera toujours à l'esprit.

Lors de l'établissement du budget de votre programme de formation des bénévoles, vous devrez considérer les dépenses typiques suivantes :

• Temps du personnel. Vous aurez probablement besoin d'un membre du personnel dédié ou d'une équipe de personnel pour diriger le programme et s'assurer qu'il se déroule sans heurts.
• Matériel et espace loués. Votre programme de formation nécessite-t-il du matériel qui doit être loué?
• Rafraîchissements/nourriture. Si votre programme d'entraînement s'étend sur des heures (voire des jours), il est judicieux de garder une ressource de rafraîchissements et de collations à portée de main. Pour ces programmes plus longs, fournir de la nourriture est également une excellente idée.
• Lieu. Réfléchissez à l'endroit où vous pourriez héberger votre programme de formation des bénévoles. Faut-il louer une salle ?
• Matériel/outils de formation. Souvent, vous pouvez imprimer des ressources du programme de formation comme des livrets ou des brochures. Si vous élargissez vos opportunités de bénévolat virtuel, investir dans le logiciel nécessaire pour cela est également crucial.
• Outils de gestion des bénévoles. Avoir une solution dédiée pour vous aider à superviser tous vos bénévoles peut aider votre organisation avec votre programme de formation ainsi que vos engagements futurs.

Si vous avez l'impression que tous ces composants repoussent les limites de votre budget, il existe des moyens de respecter votre budget. Par exemple, au lieu de demander aux membres du personnel de diriger la formation des bénévoles, demandez à vos bénévoles les plus établis et les plus expérimentés d'intervenir. Ou, au lieu de louer un lieu physique, hébergez l'intégralité de votre programme de formation en ligne !

Planifiez le contenu

Qu'avez-vous prévu de partager exactement lors de cette formation de bénévoles ? À quoi sert la formation, quelles sont les compétences requises et comment les volontaires y parviendront-ils ? Ce sont toutes des questions auxquelles le contenu de votre programme devrait répondre.

Votre formation de base en tant que bénévole devrait couvrir :

• Contexte de l'organisation et de la mission, ainsi que la manière de les communiquer
• Les règles générales pour faire du bénévolat avec votre organisation
• Aperçu de toutes les mesures de sécurité ou des exonérations de responsabilité nécessaires
• Façons d'enregistrer le temps des bénévoles et comment s'enregistrer/déconnecter des événements
• Objectifs de l'activité bénévole et comment savoir si elle est accomplie
• Instructions et détails sur la tâche bénévole
• Vue d'ensemble de l'équipement et comment l'utiliser

Bien que votre contenu de formation spécifique dépende de votre organisation unique, les éléments ci-dessus sont des éléments essentiels à ne pas manquer !

Considérez le type de programme de formation des bénévoles

Les programmes traditionnels de formation des bénévoles se déroulent généralement en personne. Mais avec les nouvelles technologies et les progrès croissants d'Internet, les opportunités de formation en ligne peuvent être tout aussi intéressantes et encore plus pratiques. Actuellement, la formation des bénévoles virtuels est désormais plus nécessaire que les conseils, car les interactions en face à face sont probablement en pause. Cette section passera en revue les deux types de programmes de formation.

Avec la formation en personne, vous pouvez inclure ces éléments dans votre programme :

• Groupes de discussion
• Journées d'orientation
• Documents imprimés
• Simulateurs
• Apprentissage/observation en cours d'emploi

Ce qui précède sont d'excellents moyens d'interagir et de former des bénévoles en face à face. Cependant, que des circonstances atténuantes maintiennent les gens à l'intérieur ou que vous ne vouliez pas louer de salle, la formation en ligne est une alternative très viable et efficace.

Considérer ce qui suit:

• Visioconférence pour que les bénévoles et les responsables du programme puissent s'engager en face à face
• Webinaires en direct en ligne où les bénévoles peuvent découvrir le programme dans le confort de leur foyer
• Des quiz en ligne pour tester rapidement combien les volontaires ont retenu après le programme
• Diaporama interactif/outil d'apprentissage pour que les volontaires puissent vivre la formation à leur propre rythme
• Des didacticiels vidéo comme moyen simple de démontrer visuellement des concepts aux volontaires

Vous pouvez même combiner des composants en personne et en ligne à votre programme de formation ! Par exemple, vous pouvez vous entraîner à une compétence en personne, puis mettre en œuvre un quiz en ligne par la suite.

Créer une stratégie de communication

Un programme de formation des bénévoles ne réussit que lorsque les responsables du programme et les bénévoles sont constamment sur la même longueur d'onde. Cela signifie créer une stratégie de communication dédiée à mettre en œuvre lors de l'engagement avec les participants à votre programme de formation.

Le moyen le plus simple de communiquer avec les participants à votre programme de formation des bénévoles est par courrier électronique. Utilisez votre outil de messagerie bénévole pour :

• Accueillez les nouveaux bénévoles et remerciez-les de leur intérêt.
• Présenter les bases du programme de formation.
• Confirmez les détails pertinents tels que la date, l'heure et le lieu de la formation.
• Fournissez un accès rapide avec des liens vers des instructions ou du matériel de formation en ligne.
• Enregistrez-vous auprès des participants pour voir leurs progrès dans le programme (surtout s'il comporte plusieurs étapes).
• Envoyez les prochaines étapes et un remerciement une fois le programme de formation terminé.

La mise en place d'un canal de communication actif dès maintenant renforcera vos relations avec les volontaires dès le départ et créera un précédent pour un engagement futur.

Développer des supports de formation

L'une des meilleures ressources de votre programme de formation des bénévoles est le matériel de formation que vous développez. Par exemple, vous aimeriez peut-être rédiger un manuel officiel de formation des bénévoles. Il peut s'agir d'une ressource qui décrit les informations sur votre organisation ainsi que les attentes et les responsabilités de base des bénévoles.

Assurez-vous que votre matériel de formation des bénévoles contient les détails suivants :

• Informations sur votre organisation : Cela devrait inclure la mission de votre programme, les besoins de la communauté ou les lacunes que vous espérez combler, les détails et les coordonnées des principaux membres du personnel et de la direction, des informations sur les sources de financement et les partenariats, ainsi que l'introduction de plans de développement ou d'autres plans futurs. Par exemple, informez vos sympathisants si votre organisation envisage d'étendre son programme de bénévolat à plusieurs endroits.
• Attentes et responsabilités des bénévoles : cela devrait inclure exactement comment communiquer la mission de l'organisation aux autres, effectuer le travail général en toute sécurité et d'autres processus organisationnels généraux.
• Formation au bénévolat spécifique à un rôle : Cela devrait inclure toute formation visant à développer les compétences et les connaissances nécessaires pour le rôle spécifique. Par exemple, si tous vos bénévoles doivent apprendre la RCR, il devrait y avoir un événement de formation dédié pour cela.
• Procédures spécifiques au rôle : certaines tâches bénévoles peuvent avoir des procédures spécifiques. Pour ces rôles, tous les volontaires doivent être familiarisés avec les procédures d'urgence ou les contacts à connaître.

La meilleure partie du développement de supports de formation complets est que vous pouvez continuer à les utiliser dans le futur. Vous pouvez même fournir une copie PDF numérique du manuel pour en profiter en ligne (et pour réduire les coûts d'impression !).

Meilleures pratiques du programme de formation des bénévoles

Maintenant que vous connaissez les étapes de base pour créer un programme de formation des bénévoles, il est temps de commencer à le mettre en pratique. Afin de vous préparer, voici trois bonnes pratiques à retenir.

N'ayez pas peur de dépendre des outils

Une excellente façon de gérer vos bénévoles et vos donateurs est d'utiliser des logiciels et des outils dédiés. Étant donné que la supervision des programmes de bénévolat consiste à suivre de multiples opportunités, à s'engager avec plus d'un groupe de bénévoles et à jongler avec d'autres tâches, dépendre des outils peut vous soulager d'une partie de ce poids.

D'un système de gestion des bénévoles dédié aux plateformes d'apprentissage, les bons outils peuvent aider à faciliter et à améliorer votre programme de formation en simplifiant les processus de :

• Communiquer avec les volontaires via des outils d'e-mail, de SMS ou même de notifications sur une application mobile
• Inscrire des bénévoles à des programmes pour lesquels ils sont qualifiés
• Organiser quels supporters s'entraînent pour quelle opportunité
• Permettre aux bénévoles de s'enregistrer et de sortir en douceur avec une application mobile
• Organiser des sessions virtuelles de formation de bénévoles pour les programmes à domicile
• Création d'une vidéo préenregistrée pour faciliter la formation
• Testez les connaissances de vos bénévoles avec des quiz

Dépendre des outils peut vous aider, vous et votre personnel, à gagner du temps en essayant d'organiser votre programme de formation et de le distribuer à vos participants. Assurez-vous que le système que vous utilisez est intégré au CRM de votre organisation afin de ne pas avoir de problèmes de données par la suite.

Fixer des objectifs d'apprentissage mesurables

Parfois, les programmes de formation des bénévoles sont conçus avec soin, mais ne motivent pas les participants comme vous le souhaitez. Une excellente façon de les rendre enthousiastes et actifs dans le programme est de fixer des objectifs d'apprentissage mesurables.

Ce type d'établissement d'objectifs est un moyen clé de motiver vos stagiaires bénévoles tout en créant des critères d'évaluation. Par exemple, supposons que votre organisation se consacre à la distribution des restes de nourriture aux refuges. Fixez-vous un objectif d'apprentissage mesurable comme "Assurez-vous que vous pouvez distribuer X quantité de nourriture à Y abris en Z période de temps."

Cet exemple d'objectif montre aux volontaires que pour réussir, ils doivent accomplir une tâche spécifique dans un laps de temps spécifique. Pour fixer ces types d'objectifs d'apprentissage au début de votre session de formation, assurez-vous de répondre à cette question : Quelle tâche le volontaire doit-il accomplir dans un délai précis, compte tenu des conditions ?

Maintenant, vos bénévoles savent sur quoi travailler et ce qui les considère comme ayant réussi dans votre programme.

N'oubliez pas de faire un suivi après la fin du programme

Ce n'est pas parce que votre formation de bénévole est terminée que votre travail l'est. Une partie cruciale de tout programme réussi est de remercier les participants par la suite . Après tout, ils ont juste pris leur temps libre pour en savoir plus sur votre organisation et vous aider dans votre mission. Si vous ne faites pas de suivi après la formation, ils pourraient même oublier complètement votre programme.

En plus de remercier les bénévoles pour leur participation, votre suivi devrait également inclure des appels à l'action qui les encouragent à s'inscrire aux opportunités de bénévolat pour lesquelles ils sont maintenant formés. Jetez un coup d'œil à vos outils de gestion des bénévoles et voyez s'ils ont indiqué qu'ils sont intéressés par tout type d'événement, et assurez-vous d'en tenir compte dans vos suggestions.

Le suivi après le programme prépare le terrain pour un engagement supplémentaire et donne même à vos bénévoles l'occasion de fournir des commentaires. Vous pouvez même leur envoyer un sondage pour avoir une idée de la façon dont votre programme de formation des bénévoles s'est déroulé du point de vue des participants.

Conclusion

Votre organisation ne serait pas ce qu'elle est sans vos bénévoles passionnés. Il est clair qu'ils constituent un investissement rentable si vous souhaitez poursuivre votre mission. La création d'un programme de formation dédié aux bénévoles est la meilleure façon d'y parvenir, surtout si vous souhaitez jeter les bases d'un soutien à long terme.

J'espère que ce guide vous a guidé à travers les étapes de base de la mise en place d'un programme de formation des bénévoles, ainsi que quelques meilleures pratiques. Assurez-vous d'investir dans des outils performants et visez à créer une expérience pour les bénévoles aussi transparente et précieuse que possible.