ボランティアトレーニングプログラムをワンランク上に引き上げる方法

公開: 2020-11-20

ボランティアプログラムマネージャーとして、あなたのボランティアはあなたのミッションの最高の資産であり、最も熱心なサポーターであることを知っています。

ボランティアの機会をホストすることは、サポーターとの関係を構築し、収益を無駄にすることなく必要な支援を受けるための優れた方法です。

ボランティアが影響力を発揮できるように準備し、将来の関与の基盤を設定するための最良の方法の 1 つは、ボランティアトレーニングプログラムを実施することです。ただし、目前の機会やイベントをボランティアに紹介する簡単なメールを送信するほど簡単ではありません。

新しいボランティアトレーニングプログラムを構築している場合でも、既存のトレーニングプログラムを次のレベルに引き上げようとしている場合でも、このガイドでは、ボランティアトレーニングプログラムとは何か、プログラムを作成する方法、プログラムを開発する際に従うべきベストプラクティスについて説明します。あなたのチームのために。

ボランティア研修プログラムとは？

このセクションを始める前に、まず、ボランティアがなぜそれほど重要なのかを確認しましょう。

ボランティアは、組織の使命を達成し、ROI を向上させる原動力です。納得できませんか？ボランティア管理に関するこの記事からの洞察を得て、留意すべきいくつかの重要な統計を次に示します。

ボランティア時間の平均値は約 25.43 ドルです (出典)
ボランティアは、ボランティアをしていない人よりも慈善団体に寄付する可能性がほぼ2倍です（出典）
ボランティア活動の推定価値は 1,840 億ドルを超えます (情報源)

ボランティアとの関係を構築することが組織にとって価値のある投資であることは明らかであり、時間の経過とともにサポートが増加し、資金調達の収益さえも得られる可能性があります。しかし、何人かのサポーターにサインアップして、あなたの組織を代表して働くよう依頼するだけでは十分ではありません。正式なトレーニングを受けていないと、彼らが自分の役割について混乱し、将来のボランティアの機会に参加できなくなる可能性があります。

ボランティアトレーニングプログラムは、永続的なエンゲージメントの基盤を確立するための専用の方法であり、定着率の向上に役立ちます。十分に開発されたボランティアトレーニングプログラムにより、ボランティアは次のことを行う必要があります。

ボランティアの期待、責任、およびタスクを理解する。 トレーニングの後、ボランティアは、フィールド (またはコンピューター画面の後ろ) での最初の 1 日の間に何が期待されているかを正確に理解する必要があります。
ボランティアの機会またはイベントの目的と、それらを達成する方法を認識します。 ボランティアの機会やイベントのポイントは何ですか? それは、ボランティアに聞いてほしくないことです。トレーニングによって、目的とそれを達成するための指示が正確に理解できるようにしてください。
必要なツールとプロセスに精通してください。 ボランティアは多くの場合、多くの責任を自分で処理する必要があります。たとえば、自分の時間を記録したり、イベントのチェックイン/チェックアウトを担当したりすることがあります。イベントが始まる前に、これを行う方法を知っておく必要があります。
あなたの使命に関する包括的な知識を持ち、必要なスキルを実行できます。 誰かがあなたのボランティアに何をしているのか尋ねた場合、彼らはあなたの組織の使命と目標をあなたのブランドに沿った方法で説明できるはずです. また、ボランティアに必要なスキルについても熟知している必要があります。たとえば、あなたの組織の使命が若者向けのサービスと関与に関係している場合、子供と一緒に仕事をすることに慣れている、または経験のあるボランティアを見つけることは理にかなっています.

上記の情報は、ボランティアを成功に向けて準備し、組織での作業に興奮させるための最良の方法です. 包括的で肉付けされたボランティアトレーニングプログラムを使用すると、組織により長期的な価値を生み出すことができます。読み進めて、そのボランティアトレーニングプログラムを作成する方法を詳しく見てみましょう。

ボランティア研修プログラムの作り方

このセクションでは、ボランティアトレーニングプログラムを作成するための 5 つの一般的な手順について説明します。結局のところ、ボランティアに真に関与して価値を示したいのであれば、プログラムの予算から開発するトレーニング資料まで、すべてのコンポーネントを計画する際に真剣に考える必要があります。

予算を立てる

ボランティアマネージャーとして、作成しているイベントやプログラムの種類に関係なく、予算は常に頭の片隅にあります。

ボランティアトレーニングプログラムの予算を設定するときは、次の一般的な費用を考慮する必要があります。

スタッフタイム。 プログラムを主導し、プログラムがスムーズに実行されるようにするには、専任のスタッフまたはスタッフのチームが必要になる可能性があります。
レンタル機材・スペースあり。 トレーニングプログラムでは、レンタルが必要な機器が必要ですか?
軽食/食品。 トレーニングプログラムが数時間 (場合によっては数日) にわたる場合は、軽食やスナックを手元に置いておくのが賢明です。より長いプログラムの場合、食事を提供することも素晴らしいアイデアです。
会場。 ボランティアトレーニングプログラムをどこで開催するかを検討してください。会場を借りる必要はありますか？
トレーニング資料/ツール。 多くの場合、小冊子やパンフレットなどのトレーニングプログラムのリソースを印刷します。仮想ボランティアの機会を拡大する場合は、そのために必要なソフトウェアへの投資も重要です。
ボランティア管理ツール。 すべてのボランティアを監督するのに役立つ専用のソリューションがあると、組織のトレーニングプログラムや将来の取り組みに役立ちます。

これらすべてのコンポーネントが予算の限界を押し上げていると思われる場合は、予算内に抑える方法がいくつかあります。たとえば、スタッフメンバーにボランティアトレーニングを指導するよう依頼する代わりに、より確立された経験豊富なボランティアに参加してもらいます。または、物理的な会場を借りる代わりに、トレーニングプログラム全体をオンラインでホストします。

コンテンツを計画する

今回のボランティア研修で伝えたいことは具体的に何ですか？トレーニングの目的、必要なスキル、およびボランティアはこれをどのように達成しますか? これらはすべて、プログラムのコンテンツが答えるべき質問です。

基本的なボランティアトレーニングでは、次のことをカバーする必要があります。

組織とミッションの背景とその伝達方法
組織でボランティア活動を行うための一般規則
すべての安全対策または必要な免責事項の概要
ボランティア時間の記録方法とイベントのチェックイン/チェックアウト方法
ボランティア活動の目標とそれが達成されたことを知る方法
ボランティア活動の指示と詳細
機器の概要と使い方

特定のトレーニングコンテンツは組織によって異なりますが、上記の要素は欠かすことはできません。

ボランティア研修プログラムの種類を検討する

従来のボランティアトレーニングプログラムは、通常、対面で行われます。しかし、新しいテクノロジーとインターネットの進歩により、オンライントレーニングの機会も同様に魅力的で便利なものになりました。現在、対面でのやり取りが一時停止する可能性が高いため、アドバイスよりも仮想ボランティアトレーニングが必要になっています. このセクションでは、両方のタイプのトレーニングプログラムについて説明します。

対面トレーニングでは、次の要素をプログラムに含めることができます。

ディスカッショングループ
オリエンテーションの日
印刷物
シミュレーション
実地学習/シャドーイング

上記は、ボランティアと対面して交流し、トレーニングするための優れた方法です。ただし、酌量すべき事情により人々を屋内に留めておくか、会場を借りたくないかにかかわらず、オンライントレーニングは非常に実行可能で成功する代替手段です.

次の点を考慮してください。

ボランティアとプログラムリーダーが顔を合わせて参加できるビデオ会議
ボランティアが自宅で快適にプログラムを体験できるオンラインライブウェビナー
ボランティアがプログラム後にどれだけ保持しているかをすばやくテストするためのオンラインクイズ
ボランティアが自分の時間にトレーニングを体験できるインタラクティブなスライドショー/学習ツール
ボランティアに概念を視覚的に説明する簡単な方法としてのビデオチュートリアル

対面式とオンラインの両方のコンポーネントをトレーニングプログラムに組み合わせることもできます。たとえば、対面でスキルのトレーニングを行い、その後オンラインクイズを実装できます。

コミュニケーション戦略を立てる

ボランティアトレーニングプログラムは、プログラムリーダーとボランティアが一貫して同じ認識を持っている場合にのみ成功します。これは、トレーニングプログラムの参加者と関わる際に実装する専用のコミュニケーション戦略を作成することを意味します。

ボランティアトレーニングプログラムの参加者と連絡を取る最も簡単な方法は、電子メールです。ボランティアメールツールを使用して、次のことを行います。

新しいボランティアを歓迎し、彼らの関心に感謝します。
研修プログラムの基本をご紹介します。
トレーニングの日付、時間、場所などの関連する詳細を確認します。
オンライントレーニングの手順や資料へのリンクを使用して、すばやくアクセスできます。
参加者にチェックインして、プログラム内の進行状況を確認します (特に複数のステップがある場合)。
トレーニングプログラムが終了したら、次のステップとお礼を送信します。

アクティブなコミュニケーションチャネルを今設定することで、最初からボランティアとの関係が強化され、将来の関与の前例が設定されます.

トレーニング教材の開発

ボランティアトレーニングプログラムの最良のリソースの 1 つは、作成したトレーニング資料です。たとえば、公式のボランティアトレーニングマニュアルを作成するとします。これは、あなたの組織に関する情報の概要と、基本的なボランティアの期待と責任を概説するリソースになる可能性があります。

ボランティアトレーニング資料に次の詳細が含まれていることを確認してください。

組織に関する情報:これには、プログラムの使命、埋めたいコミュニティのニーズまたはギャップ、主要なスタッフメンバーとリーダーシップの詳細と連絡先情報、資金源とパートナーシップに関する情報、および開発やその他の将来の計画の紹介が含まれます。たとえば、組織がボランティアプログラムを複数の場所に拡大することを計画しているかどうかをサポーターに知らせます。
ボランティアの期待と責任:これには、組織の使命を他の人に伝える方法、一般的な作業を安全に実施する方法、およびその他の一般的な組織プロセスを正確に含める必要があります。
役割固有のボランティアトレーニング:これには、特定の役割に必要なスキルと知識を開発するためのトレーニングが含まれている必要があります。たとえば、すべてのボランティアが CPR を学ぶ必要がある場合は、そのための専用のトレーニングイベントが必要です。
役割固有の手順:特定のボランティアタスクには、固有の手順がある場合があります。これらの役割については、すべてのボランティアが、知っておくべき緊急時の手順や連絡先に精通している必要があります。

包括的なトレーニング教材を開発することの最も良い点は、それらを将来にわたって使い続けることができるということです。オンラインで楽しむために、マニュアルのデジタル PDF コピーを提供することもできます (印刷コストを節約できます)。

ボランティアトレーニングプログラムのベストプラクティス

ボランティアトレーニングプログラムを作成するための基本的な手順を理解したので、次はそれを実行に移します。準備として、覚えておくべき 3 つのベストプラクティスを次に示します。

ツールに頼ることを恐れないでください

ボランティアと寄付者を同様に管理する優れた方法は、専用のソフトウェアとツールを使用することです。ボランティアプログラムを監督することは、複数の機会を追跡すること、複数のボランティアグループに参加すること、およびやりくりしなければならないその他のタスクで構成されているため、ツールによっては、その負担の一部を肩から降ろすことができます。

専用のボランティア管理システムから学習プラットフォームまで、適切なツールを使用すると、次のプロセスを簡素化してトレーニングプログラムを促進および改善できます。

電子メール、テキスト、またはモバイルアプリの通知ツールを使用してボランティアと通信する
有能なプログラムにボランティアを登録する
どのサポーターがどの機会のためにトレーニングを行っているかを整理する
モバイルアプリでボランティアのチェックイン・チェックアウトをスムーズに
在宅プログラムのためのバーチャルボランティアトレーニングセッションの開催
トレーニングに役立つ録画済みビデオの作成
クイズでボランティアの知識をテストする

ツールに依存することで、あなたとあなたのスタッフは、トレーニングプログラムを編成して参加者に配布しようとする時間を節約できます。今後データの問題が発生しないように、使用するシステムが組織の CRM と統合されていることを確認してください。

測定可能な学習目標を設定する

ボランティアトレーニングプログラムは、よく考えて設計されていても、希望する方法で参加者をやる気にさせることができない場合があります。彼らをプログラムに興奮させ、積極的に参加させるための優れた方法は、測定可能な学習目標を設定することです。

この種の目標設定は、ボランティア研修生の意欲を高め、評価基準を作成するための重要な方法です。たとえば、組織がシェルターに食べ残しを配ることに専念しているとします。「Z 時間内に X 量の食料を Y シェルターに配布できることを確認する」など、測定可能な学習目標を設定します。

この目標の例は、ボランティアが成功するためには、特定の時間枠内で特定のタスクを実行する必要があることを示しています。トレーニングセッションの開始時にこれらの種類の学習目標を設定するには、次の質問に必ず答えてください。条件が与えられた場合、ボランティアは特定の時間枠でどのタスクを実行する必要がありますか?

これで、ボランティアは、何に向けて取り組むべきか、プログラムで何が成功したと見なされるかを理解できます。

プログラム終了後のフォローもお忘れなく

ボランティア研修が終わったからといって、あなたの仕事が終わったわけではありません。成功したプログラムの重要な部分は、後で参加者に感謝することです。 結局のところ、彼らはあなたの組織について学び、あなたの使命に向けてあなたを助けるために自由な時間を費やしただけです. トレーニング後にフォローアップを行わないと、プログラムのことを完全に忘れてしまう可能性さえあります。

フォローアップには、ボランティアの参加に感謝するだけでなく、現在トレーニングを受けているボランティアの機会にサインアップするよう促す行動を促すフレーズも含める必要があります。ボランティア管理ツールを見て、何らかの種類のイベントに興味があるとマークされているかどうかを確認し、提案でそれに対応してください.

プログラム後のフォローアップは、追加の関与の準備を整え、ボランティアにフィードバックを提供する機会を提供します。アンケートを送信して、参加者の視点からボランティアトレーニングプログラムがどのようなものであったかを把握することもできます。

結論

あなたの組織は、情熱的なボランティアがいなければ存在しません。自分の使命に向かって進みたいのであれば、それらが価値のある投資であることは明らかです。専用のボランティアトレーニングプログラムを作成することは、特に長期的なサポートの基盤を構築したい場合に、これを行うための最良の方法です.

このガイドで、ボランティアトレーニングプログラムを設定するための基本的な手順と、いくつかのベストプラクティスについて説明したことを願っています。有能なツールに投資し、可能な限りシームレスで価値のあるボランティア体験を生み出すことを目指してください。