Cum să-ți ridici programul de formare pentru voluntari

În calitate de manager de program de voluntariat, știi că voluntarii tăi sunt unele dintre cele mai bune atuuri și cei mai pasionați susținători ai misiunii tale.

Găzduirea oportunităților de voluntariat este o modalitate excelentă de a construi relații cu susținătorii și de a obține ajutorul atât de necesar, fără venituri irosite.

Una dintre cele mai bune modalități de a vă pregăti voluntarii pentru a avea un impact și de a pune bazele pentru angajamentul viitor este implementarea unui program de formare a voluntarilor. Cu toate acestea, nu este la fel de simplu ca trimiterea unui e-mail rapid prin care să prezinte voluntarilor oportunitatea sau evenimentul la îndemână.

Indiferent dacă construiți un nou program de formare pentru voluntari sau doriți să îl duceți pe cel existent la următorul nivel, acest ghid vă poate ghida prin ce este un program de formare pentru voluntari, cum să creați unul și cele mai bune practici pe care ar trebui să le urmați atunci când dezvoltați unul. pentru echipa ta.

Ce este un program de formare a voluntarilor?

Pentru a începe această secțiune, să vedem mai întâi de ce voluntarii tăi sunt atât de importanți.

Voluntarii sunt un factor determinant pentru îndeplinirea misiunii organizației dumneavoastră și creșterea rentabilității investiției. Nu sunteți convins? Având în vedere acest articol despre managementul voluntarilor, iată câteva statistici cheie de reținut:

• Valoarea unei ore de voluntar este în medie de aproximativ 25,43 USD (sursă)
• Voluntarii sunt aproape de două ori mai probabil să doneze unei organizații caritabile decât cei care nu fac voluntariat (sursă)
• Voluntariatul are o valoare estimată la peste 184 de miliarde de dolari (sursă)

Este clar că construirea de relații cu voluntarii este o investiție demnă pentru organizația ta și poate duce la un sprijin sporit și chiar la venituri din strângere de fonduri, în timp. Dar nu este suficient să înregistrezi niște susținători și să le ceri să reprezinte și să lucreze pentru organizația ta. Fără pregătire formală, riscați ca aceștia să devină confuzi în ceea ce privește rolul lor și s-ar putea să-și piardă participarea la oportunitățile viitoare de voluntariat.

Un program de formare pentru voluntari este o modalitate dedicată de a pune bazele unui angajament de durată și vă poate ajuta să vă creșteți ratele de retenție . Cu un program bine dezvoltat de formare a voluntarilor, voluntarii dvs. ar trebui:

• Înțelegeți așteptările, responsabilitățile și sarcinile voluntarilor. După formare, voluntarii tăi ar trebui să știe exact ce se așteaptă de la ei în prima zi pe teren (sau în spatele ecranului computerului).
• Recunoașteți oportunitățile de voluntariat sau obiectivele evenimentului și cum să le îndepliniți. Ce rost au oportunitățile și evenimentele tale de voluntariat? Este ceva ce nu vrei să te întrebe vreodată un voluntar. Asigurați-vă că antrenamentul conduce exact care sunt obiectivele, precum și instrucțiunile pentru a le îndeplini.
• Familiarizați-vă cu instrumentele și procesele necesare. Voluntarii trebuie adesea să se ocupe de multe responsabilități pe cont propriu. De exemplu, aceștia ar putea fi însărcinați să-și înregistreze propriile ore sau să înregistreze/iși din evenimente. Ar trebui să știe cum să facă acest lucru înainte de începerea evenimentului.
• Aveți cunoștințe complete despre misiunea dumneavoastră și puteți îndeplini abilitățile necesare. Dacă cineva întreabă unul dintre voluntarii tăi ce face, ar trebui să poată explica misiunea și obiectivele organizației tale într-un mod care să se alinieze cu marca ta. De asemenea, ar trebui să fie familiarizați cu abilitățile necesare de care voluntarii dvs. au nevoie. De exemplu, dacă misiunea organizației dvs. implică servicii și implicare pentru tineri, este logic să găsiți voluntari care sunt confortabili sau care au experiență de lucru cu copiii.

Informațiile de mai sus sunt cea mai bună modalitate de a vă pregăti voluntarii pentru succes și de a-i face entuziasmați să lucreze cu organizația dvs. Cu un program cuprinzător și complet de formare a voluntarilor, veți crea doar mai multă valoare pe termen lung pentru organizațiile dvs. Citiți mai departe pentru a aprofunda cum să creați acel program de formare pentru voluntari.

Cum se creează un program de formare a voluntarilor

Această secțiune vă va ghida prin cei cinci pași generali ai creării unui program de formare pentru voluntari. La urma urmei, dacă vrei să te implici cu adevărat și să arăți valoare voluntarilor tăi, va trebui să te gândești la planificarea tuturor componentelor, de la bugetul programului până la materialele de formare pe care le dezvoltați.

Stabiliți un buget

În calitate de manager voluntar, indiferent de tipul de eveniment sau program pe care îl creați, bugetul va fi întotdeauna în mintea ta.

Atunci când stabiliți bugetul programului dvs. de formare pentru voluntari, va trebui să luați în considerare următoarele cheltuieli tipice:

• Timpul personalului. Probabil că veți avea nevoie de un membru al personalului dedicat sau de o echipă de personal care să conducă programul și să se asigure că funcționează fără probleme.
• Echipament si spatiu inchiriat. Programul dumneavoastră de formare necesită echipament care trebuie închiriat?
• Băuturi răcoritoare/mâncare. Dacă programul tău de antrenament se întinde pe ore (sau chiar zile), este inteligent să ții la îndemână o resursă de băuturi răcoritoare și gustări. Pentru acele programe mai lungi, furnizarea de alimente este, de asemenea, o idee grozavă.
• Locul de desfășurare. Luați în considerare unde ați putea găzdui programul de formare pentru voluntari. Trebuie să închiriezi un loc?
• Materiale/instrumente de instruire. Adesea, este posibil să tipăriți resursele programului de formare, cum ar fi broșuri sau broșuri. Dacă vă extindeți oportunitățile de voluntariat virtual, investiția în software-ul necesar pentru asta este, de asemenea, crucială.
• Instrumente de management al voluntarilor. Având o soluție dedicată care să vă ajute să vă supravegheați toți voluntarii, vă poate ajuta organizația cu programul de formare, precum și cu angajamentele viitoare.

Dacă simțiți că toate aceste componente depășesc limitele bugetului dvs., există câteva modalități prin care puteți rămâne în limita bugetului. De exemplu, în loc să le ceri membrilor personalului să conducă formarea de voluntari, cereți voluntarilor dvs. mai consacrați și cu experiență să intervină. Sau, în loc să închiriați un loc fizic, găzduiți întregul program de formare online!

Planificați conținutul

Ce anume intenționați să împărtășiți în timpul acestui training de voluntariat? Pentru ce este instruirea, ce abilități sunt necesare și cum vor realiza voluntarii acest lucru? Toate acestea sunt întrebări la care ar trebui să răspundă conținutul programului dvs.

Formarea de bază a voluntarilor ar trebui să acopere:

• Contextul organizației și misiunii, precum și modul de comunicare
• Regulile generale pentru voluntariatul cu organizația dvs
• Prezentare generală a tuturor măsurilor de siguranță sau a exonerărilor de răspundere necesare
• Modalități de înregistrare a timpului de voluntariat și cum să faceți check-in/check-out de la evenimente
• Obiectivele activității de voluntariat și cum să știți că este îndeplinită
• Instrucțiuni și detalii despre sarcina de voluntariat
• Prezentare generală a echipamentului și a modului de utilizare

În timp ce conținutul tău specific de formare va depinde de organizația ta unică, cele de mai sus sunt elemente esențiale pe care nu le poți rata!

Luați în considerare tipul de program de formare a voluntarilor

Programele tradiționale de formare a voluntarilor au loc de obicei în persoană. Dar, odată cu noile tehnologii și cu progresul în creștere al internetului, oportunitățile de formare online pot fi la fel de captivante și chiar mai convenabile. În prezent, formarea virtuală a voluntarilor este acum mai necesară decât sfatul, deoarece interacțiunile față în față sunt probabil în pauză. Această secțiune va parcurge ambele tipuri de programe de formare.

Cu antrenamentul personal, puteți include aceste elemente în programul dvs.:

• Grupuri de discuții
• Zile de orientare
• Materiale tipărite
• Simulări
• Învățare/observare la locul de muncă

Cele de mai sus sunt modalități excelente de a interacționa și de a instrui voluntari față în față. Cu toate acestea, fie că circumstanțele atenuante țin oamenii în casă sau dacă nu doriți să închiriați un loc, instruirea online este o alternativă foarte viabilă și de succes.

Luați în considerare următoarele:

• Conferință video, astfel încât voluntarii și liderii de program să se poată implica față în față
• Webinarii online live în care voluntarii pot experimenta programul din confortul propriei case
• Teste online pentru a testa rapid cât au reținut voluntarii după program
• Expunere de diapozitive/instrument de învățare interactiv, astfel încât voluntarii să poată experimenta formarea în timpul lor
• Tutoriale video ca o modalitate ușoară de a demonstra vizual conceptele voluntarilor

Puteți chiar să combinați componente atât în ​​persoană, cât și online în programul dvs. de antrenament! De exemplu, vă puteți antrena pentru o abilitate în persoană și apoi puteți implementa un test online.

Creați o strategie de comunicare

Un program de formare a voluntarilor are succes numai atunci când liderii programului și voluntarii sunt în mod constant pe aceeași pagină. Aceasta înseamnă crearea unei strategii de comunicare dedicate pe care să o implementați atunci când interacționați cu participanții la programul dvs. de formare.

Cel mai simplu mod de a comunica cu participanții la programul de formare voluntari este prin e-mail. Utilizați instrumentul dvs. de e-mail pentru voluntari pentru a:

• Bun venit noilor voluntari și mulțumiți-le pentru interes.
• Introduceți elementele de bază ale programului de formare.
• Confirmați detaliile relevante, cum ar fi data antrenamentului, ora și locația.
• Oferiți acces rapid cu link-uri către instrucțiuni sau materiale de formare online.
• Înregistrați-vă cu participanții pentru a vedea progresul lor în cadrul programului (mai ales dacă are mai mulți pași).
• Trimiteți următorii pași și mulțumiri după finalizarea programului de antrenament.

Crearea unui canal de comunicare activ acum vă va consolida relațiile cu voluntarii de la început și va crea precedentul pentru angajamentul viitor.

Elaborați materiale de instruire

Una dintre cele mai bune resurse ale programului dumneavoastră de formare pentru voluntari sunt materialele de instruire pe care le dezvoltați. De exemplu, ați putea dori să compuneți un manual oficial de pregătire a voluntarilor. Aceasta poate fi o resursă care prezintă informații despre organizația dvs., precum și așteptările și responsabilitățile de bază ale voluntarilor.

Asigurați-vă că materialele dvs. de formare pentru voluntari au următoarele detalii:

• Informații despre organizația dvs.: Acestea ar trebui să includă misiunea programului dvs., nevoile comunității sau lacunele pe care doriți să le completați, detalii și informații de contact ale membrilor cheie ai personalului și ale conducerii, informații despre sursele de finanțare și parteneriate, precum și introducerea de planuri de dezvoltare sau alte planuri viitoare. De exemplu, informați susținătorii dvs. dacă organizația dvs. intenționează să-și extindă programul de voluntariat în mai multe locații.
• Așteptările și responsabilitățile voluntarilor: Aceasta ar trebui să includă exact cum să comunice altora misiunea organizației, să desfășoare munca generală în siguranță și alte procese organizaționale generale.
• Formare de voluntariat specifică rolului: Aceasta ar trebui să includă orice formare pentru a dezvolta abilitățile și cunoștințele necesare pentru rolul specific. De exemplu, dacă toți voluntarii dvs. trebuie să învețe RCP, ar trebui să existe un eveniment de formare dedicat pentru aceasta.
• Proceduri specifice rolului: Anumite sarcini de voluntariat pot avea proceduri specifice. Pentru aceste roluri, toți voluntarii trebuie să fie familiarizați cu orice proceduri de urgență sau contacte pe care să le cunoască.

Cea mai bună parte a dezvoltării materialelor de instruire cuprinzătoare este că le puteți continua să le utilizați și în viitor. Puteți chiar să furnizați o copie digitală PDF a manualului pentru a vă bucura online (și pentru a economisi costurile de imprimare!).

Cele mai bune practici ale programului de formare a voluntarilor

Acum că aveți pașii de bază pentru a crea un program de formare pentru voluntari, este timpul să începeți să puneți acest lucru în practică. Pentru a te pregăti, iată trei bune practici de care trebuie să ții cont.

Nu vă fie teamă să depindeți de instrumente

O modalitate excelentă de a vă gestiona voluntarii și donatorii deopotrivă este să utilizați software și instrumente dedicate. Deoarece supravegherea programelor de voluntariat constă în urmărirea mai multor oportunități, implicarea cu mai mult de un grup de voluntari și alte sarcini pe care trebuie să le jonglați, în funcție de instrumente, vă puteți ridica o parte din această greutate de pe umeri.

De la un sistem dedicat de management al voluntarilor la platforme de învățare, instrumentele potrivite vă pot ajuta să vă facilitați și să vă îmbunătățiți programul de formare prin simplificarea proceselor de:

• Comunicarea cu voluntarii prin instrumente pentru e-mail, text sau chiar notificări pe o aplicație mobilă
• Înscrieți voluntari la programe pentru care sunt calificați
• Organizarea suporterii care se antrenează pentru ce oportunitate
• Permiterea voluntarilor să facă check-in/out fără probleme cu o aplicație mobilă
• Găzduire de sesiuni virtuale de formare a voluntarilor pentru programe la domiciliu
• Crearea de videoclipuri preînregistrate pentru a ajuta antrenamentul
• Testați cunoștințele voluntarilor dvs. cu chestionare

În funcție de instrumente, vă puteți ajuta pe dvs. și pe personalul dvs. să economisiți timp din încercarea de a vă organiza programul de formare și de a-l distribui participanților. Asigurați-vă că sistemul pe care îl utilizați este integrat cu CRM-ul organizației dvs., astfel încât să nu aveți probleme de date pe viitor.

Stabiliți obiective de învățare măsurabile

Uneori, programele de formare a voluntarilor sunt concepute atent, dar nu îi motivează pe participanți așa cum doriți. O modalitate excelentă de a-i face entuziasmați și activi în program este de a stabili obiective de învățare măsurabile.

Acest tip de stabilire a obiectivelor este o modalitate cheie de a-ți motiva cursanții voluntari, creând și criterii de evaluare. De exemplu, să presupunem că organizația dvs. este dedicată distribuirii alimentelor rămase către adăposturi. Stabiliți un obiectiv de învățare măsurabil, cum ar fi „Asigurați-vă că puteți distribui X cantități de mâncare în Y adăposturi într-un interval de timp Z.”

Acest exemplu de obiectiv le arată voluntarilor că, pentru a avea succes, trebuie să îndeplinească o anumită sarcină într-un interval de timp specific. Pentru a stabili aceste tipuri de obiective de învățare la începutul sesiunii de formare, asigurați-vă că răspundeți la această întrebare: Ce sarcină ar trebui să îndeplinească voluntarul într-un anumit interval de timp, având în vedere condițiile?

Acum, voluntarii tăi știu spre ce să lucreze și ce îi consideră de succes în programul tău.

Nu uitați să urmăriți după terminarea programului

Doar pentru că pregătirea ta de voluntari s-a încheiat, nu înseamnă că slujba ta este. O parte crucială a oricărui program de succes este să le mulțumim ulterior participanților . La urma urmei, și-au luat timpul liber pentru a afla despre organizația ta și pentru a te ajuta să-ți îndeplinești misiunea. Dacă nu urmăriți după antrenament, ei ar putea chiar să uite cu totul de programul dvs.

Pe lângă mulțumirea voluntarilor pentru participare, urmărirea dvs. ar trebui să includă și îndemnuri care îi încurajează să se înscrie pentru oportunitățile de voluntariat pentru care sunt acum instruiți. Aruncați o privire la instrumentele dvs. de gestionare a voluntarilor și vedeți dacă aceștia au marcat că sunt interesați de orice tip de evenimente și asigurați-vă că îi răspundeți în sugestiile dvs.

Urmărirea după ce programul pune bazele unui angajament suplimentar și chiar oferă voluntarilor tăi oportunitatea de a oferi feedback. Puteți chiar să le trimiteți un sondaj pentru a obține o idee despre cum a fost programul dvs. de formare de voluntari din punctul de vedere al participanților.

Concluzie

Organizația ta nu ar fi acolo unde este fără voluntarii tăi pasionați. Este clar că sunt o investiție utilă dacă vrei să continui spre misiunea ta. Crearea unui program dedicat de formare a voluntarilor este cea mai bună modalitate de a face acest lucru, mai ales dacă doriți să construiți baza pentru sprijin pe termen lung.

Sperăm că acest ghid v-a ghidat prin pașii de bază pentru crearea unui program de formare pentru voluntari, precum și câteva bune practici. Asigurați-vă că investiți în instrumente capabile și urmăriți să creați pentru voluntari o experiență cât mai fluidă și valoroasă posibil.