Cara Meningkatkan Program Pelatihan Relawan Anda

Sebagai manajer program sukarelawan, Anda tahu bahwa sukarelawan Anda adalah aset terbaik dan pendukung misi Anda yang paling bersemangat.

Menjadi tuan rumah peluang sukarelawan adalah cara yang bagus untuk membangun hubungan dengan pendukung dan mendapatkan bantuan yang sangat dibutuhkan tanpa membuang-buang pendapatan.

Salah satu cara terbaik untuk mempersiapkan relawan Anda untuk membuat dampak serta menetapkan dasar untuk keterlibatan di masa depan adalah dengan menerapkan program pelatihan relawan. Namun, itu tidak sesederhana mengirim email cepat yang memperkenalkan sukarelawan tentang peluang atau acara yang ada.

Baik Anda sedang membangun program pelatihan sukarelawan baru atau ingin membawa yang sudah ada ke tingkat berikutnya, panduan ini dapat memandu Anda melalui apa itu program pelatihan sukarela, cara membuatnya, dan praktik terbaik yang harus Anda ikuti saat mengembangkannya untuk tim Anda.

Apa itu program pelatihan sukarelawan?

Untuk memulai bagian ini, pertama-tama mari kita tinjau mengapa relawan Anda begitu penting.

Relawan adalah faktor pendorong untuk mencapai misi organisasi Anda dan meningkatkan ROI. Tidak meyakinkan? Mengambil wawasan dari artikel ini tentang manajemen sukarelawan, berikut adalah beberapa statistik utama yang perlu diingat:

• Nilai rata-rata jam sukarelawan menjadi sekitar $25,43 (sumber)
• Relawan hampir dua kali lebih mungkin untuk menyumbang untuk amal daripada mereka yang tidak menjadi sukarelawan (sumber)
• Kesukarelawanan memiliki nilai perkiraan lebih dari $ 184 miliar (sumber)

Jelas bahwa membangun hubungan dengan sukarelawan adalah investasi yang layak untuk organisasi Anda dan dapat menghasilkan peningkatan dukungan, dan bahkan pendapatan penggalangan dana, dari waktu ke waktu. Tetapi tidak cukup hanya dengan mendaftarkan beberapa pendukung dan meminta mereka untuk mewakili dan bekerja untuk organisasi Anda. Tanpa pelatihan formal, Anda berisiko membuat mereka bingung tentang peran mereka dan mungkin kehilangan partisipasi mereka dalam peluang sukarelawan di masa depan.

Program pelatihan sukarelawan adalah cara khusus untuk menetapkan dasar bagi keterlibatan yang langgeng dan dapat membantu meningkatkan tingkat retensi Anda . Dengan program pelatihan sukarelawan yang dikembangkan dengan baik, sukarelawan Anda harus:

• Pahami harapan, tanggung jawab, dan tugas sukarelawan. Setelah pelatihan, relawan Anda harus tahu persis apa yang diharapkan dari mereka selama hari pertama mereka di lapangan (atau di belakang layar komputer).
• Kenali peluang relawan atau tujuan acara dan bagaimana mencapainya. Apa gunanya peluang dan acara sukarela Anda? Itu adalah sesuatu yang Anda tidak pernah ingin seorang sukarelawan harus tanyakan kepada Anda. Pastikan bahwa pelatihan mengarahkan pulang dengan tepat apa tujuannya serta instruksi untuk mencapainya.
• Kenali alat dan proses yang diperlukan. Relawan sering harus menangani banyak tanggung jawab sendiri. Misalnya, mereka mungkin bertanggung jawab untuk mencatat jam mereka sendiri atau check-in/out dari acara. Mereka harus tahu bagaimana melakukan ini sebelum acara dimulai.
• Memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang misi Anda dan dapat melakukan keterampilan yang diperlukan. Jika ada yang bertanya kepada salah satu sukarelawan Anda apa yang mereka lakukan, mereka harus dapat menjelaskan misi dan tujuan organisasi Anda dengan cara yang selaras dengan merek Anda. Mereka juga harus terbiasa dengan keterampilan yang diperlukan sukarelawan Anda. Misalnya, jika misi organisasi Anda melibatkan layanan dan keterlibatan pemuda, masuk akal untuk menemukan sukarelawan yang merasa nyaman atau memiliki pengalaman bekerja dengan anak-anak.

Informasi di atas adalah cara terbaik untuk menyiapkan sukarelawan Anda untuk sukses dan membuat mereka bersemangat untuk bekerja dengan organisasi Anda. Dengan program pelatihan sukarelawan yang komprehensif dan disempurnakan, Anda hanya akan menciptakan nilai jangka panjang yang lebih banyak untuk organisasi Anda. Baca terus untuk mengetahui lebih dalam tentang cara membuat program pelatihan sukarelawan itu.

Cara membuat program pelatihan relawan

Bagian ini akan memandu Anda melalui lima langkah umum dalam membuat program pelatihan sukarela. Lagi pula, jika Anda ingin benar-benar terlibat dan menunjukkan nilai kepada sukarelawan Anda, Anda harus benar-benar memikirkan perencanaan semua komponen, mulai dari anggaran program hingga materi pelatihan yang Anda kembangkan.

Tetapkan anggaran

Sebagai manajer sukarelawan, apa pun jenis acara atau program yang Anda buat, anggaran akan selalu ada di benak Anda.

Saat menetapkan anggaran program pelatihan sukarelawan Anda, Anda harus mempertimbangkan pengeluaran tipikal berikut:

• Waktu staf. Anda mungkin memerlukan anggota staf atau tim staf yang berdedikasi untuk memimpin program dan memastikannya berjalan dengan lancar.
• Peralatan dan ruang yang disewa. Apakah program pelatihan Anda memerlukan peralatan yang perlu disewa?
• Minuman/makanan. Jika program pelatihan Anda berlangsung berjam-jam (atau bahkan berhari-hari), sebaiknya sediakan sumber makanan ringan dan minuman. Untuk program yang lebih lama menyediakan makanan juga merupakan ide bagus.
• Lokasi. Pertimbangkan di mana Anda dapat menyelenggarakan program pelatihan sukarelawan Anda. Apakah harus menyewa tempat?
• Bahan/alat pelatihan. Seringkali, Anda mungkin mencetak sumber daya program pelatihan seperti buklet atau brosur. Jika Anda memperluas peluang sukarelawan virtual Anda, berinvestasi dalam perangkat lunak yang diperlukan untuk itu juga penting.
• Alat manajemen sukarelawan. Memiliki solusi khusus untuk membantu Anda mengawasi semua sukarelawan Anda dapat membantu organisasi Anda dengan program pelatihan Anda serta keterlibatan masa depan.

Jika Anda merasa semua komponen ini mendorong batas anggaran Anda, ada beberapa cara agar Anda tetap sesuai anggaran. Misalnya, alih-alih meminta anggota staf untuk memimpin pelatihan sukarelawan, mintalah sukarelawan Anda yang lebih mapan dan berpengalaman untuk turun tangan. Atau, alih-alih menyewa tempat fisik, selenggarakan seluruh program pelatihan Anda secara online!

Rencanakan konten

Apa sebenarnya yang Anda rencanakan untuk dibagikan selama pelatihan sukarela ini? Untuk apa pelatihan itu, keterampilan apa yang dibutuhkan, dan bagaimana para sukarelawan mencapainya? Ini semua adalah pertanyaan yang harus dijawab oleh konten program Anda.

Pelatihan sukarelawan dasar Anda harus mencakup:

• Latar belakang organisasi dan misi, serta cara mengkomunikasikannya
• Aturan umum untuk menjadi sukarelawan dengan organisasi Anda
• Ikhtisar semua tindakan keamanan atau keringanan kewajiban yang diperlukan
• Cara mencatat waktu sukarelawan dan cara check in/check out acara
• Tujuan kegiatan sukarelawan dan bagaimana mengetahuinya tercapai
• Instruksi dan detail tentang tugas sukarela
• Ikhtisar peralatan dan cara menggunakannya

Meskipun konten pelatihan spesifik Anda akan bergantung pada organisasi unik Anda, hal-hal di atas adalah elemen penting yang tidak boleh Anda lewatkan!

Pertimbangkan jenis program pelatihan sukarelawan

Program pelatihan sukarelawan tradisional biasanya dilakukan secara langsung. Tetapi dengan teknologi baru dan kemajuan internet yang berkembang, peluang pelatihan online bisa sama menarik dan bahkan lebih nyaman. Saat ini, pelatihan sukarelawan virtual sekarang lebih diperlukan daripada saran karena interaksi tatap muka cenderung terhenti. Bagian ini akan membahas kedua jenis program pelatihan.

Dengan pelatihan tatap muka, Anda dapat memasukkan elemen-elemen ini ke dalam program Anda:

• Grup diskusi
• Hari orientasi
• Bahan cetak
• Simulasi
• Pembelajaran/pembayangan di tempat kerja

Di atas adalah cara yang bagus untuk berinteraksi dan melatih sukarelawan secara tatap muka. Namun, apakah keadaan darurat membuat orang tetap berada di dalam ruangan atau Anda tidak ingin menyewa tempat, pelatihan online adalah alternatif yang sangat layak dan sukses.

Pertimbangkan hal berikut:

• Konferensi video sehingga relawan dan pemimpin program dapat terlibat secara langsung
• Webinar langsung online di mana sukarelawan dapat merasakan program dari kenyamanan rumah mereka sendiri
• Kuis online untuk menguji dengan cepat berapa banyak yang dipertahankan sukarelawan setelah program
• Slideshow/alat pembelajaran interaktif sehingga relawan dapat merasakan pelatihan pada waktu mereka sendiri
• Video tutorial sebagai cara mudah untuk mendemonstrasikan konsep secara visual kepada sukarelawan

Anda bahkan dapat menggabungkan komponen tatap muka dan online ke program pelatihan Anda! Misalnya, Anda dapat melatih keterampilan secara langsung dan kemudian menerapkan kuis online sesudahnya.

Buat strategi komunikasi

Program pelatihan sukarelawan hanya berhasil jika pemimpin program dan sukarelawan secara konsisten berada di halaman yang sama. Ini berarti membuat strategi komunikasi khusus untuk diterapkan saat terlibat dengan peserta program pelatihan Anda.

Cara termudah untuk berkomunikasi dengan peserta program pelatihan sukarelawan Anda adalah melalui email. Gunakan alat email sukarelawan Anda untuk:

• Selamat datang sukarelawan baru dan terima kasih atas minat mereka.
• Memperkenalkan dasar-dasar program pelatihan.
• Konfirmasikan detail yang relevan seperti tanggal, waktu, dan lokasi pelatihan.
• Berikan akses cepat dengan tautan ke instruksi atau materi pelatihan online.
• Check-in dengan peserta untuk melihat kemajuan mereka dalam program (terutama jika memiliki beberapa langkah).
• Kirim langkah selanjutnya dan terima kasih setelah program pelatihan selesai.

Menyiapkan saluran komunikasi aktif sekarang akan memperkuat hubungan Anda dengan para sukarelawan sejak awal dan menjadi preseden untuk keterlibatan di masa mendatang.

Mengembangkan materi pelatihan

Salah satu sumber terbaik dari program pelatihan sukarela Anda adalah materi pelatihan yang Anda kembangkan. Misalnya, Anda mungkin ingin menulis manual pelatihan sukarelawan resmi. Ini bisa menjadi sumber yang menguraikan informasi tentang organisasi Anda serta harapan dan tanggung jawab sukarelawan dasar.

Pastikan materi pelatihan sukarelawan Anda memiliki detail berikut:

• Informasi tentang organisasi Anda: Ini harus mencakup misi program Anda, kebutuhan komunitas atau kesenjangan yang Anda harapkan untuk diisi, rincian dan informasi kontak anggota staf kunci dan kepemimpinan, informasi tentang sumber pendanaan dan kemitraan, serta memperkenalkan pengembangan atau rencana masa depan lainnya. Misalnya, beri tahu pendukung Anda jika organisasi Anda berencana memperluas program sukarelawannya ke beberapa lokasi.
• Harapan dan tanggung jawab sukarelawan: Ini harus mencakup dengan tepat bagaimana mengkomunikasikan misi organisasi kepada orang lain, melakukan pekerjaan umum dengan aman, dan proses organisasi umum lainnya.
• Pelatihan sukarela peran khusus: Ini harus mencakup pelatihan apa pun untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk peran tertentu. Misalnya, jika semua sukarelawan Anda perlu mempelajari CPR, harus ada acara pelatihan khusus untuk itu.
• Prosedur khusus peran: Tugas sukarelawan tertentu mungkin memiliki prosedur khusus. Untuk peran tersebut, semua sukarelawan perlu mengetahui prosedur darurat atau kontak untuk mengetahuinya.

Bagian terbaik dari mengembangkan materi pelatihan yang komprehensif adalah Anda dapat terus menggunakannya dengan baik di masa mendatang. Anda bahkan dapat memberikan salinan PDF digital dari manual untuk kesenangan online (dan untuk menghemat biaya pencetakan!).

Praktik terbaik program pelatihan relawan

Sekarang setelah Anda memiliki langkah-langkah dasar untuk membuat program pelatihan sukarelawan, inilah saatnya untuk mulai menerapkannya. Untuk mempersiapkan Anda, berikut adalah tiga praktik terbaik yang perlu diingat.

Jangan takut bergantung pada alat

Cara yang bagus untuk mengelola sukarelawan dan donor Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak dan alat khusus. Karena mengawasi program sukarelawan terdiri dari melacak berbagai peluang, terlibat dengan lebih dari satu kelompok sukarelawan, dan tugas lain yang harus Anda selesaikan, bergantung pada alat dapat mengangkat sebagian dari beban itu dari pundak Anda.

Dari sistem manajemen sukarelawan khusus hingga platform pembelajaran, alat yang tepat dapat membantu memfasilitasi dan meningkatkan program pelatihan Anda dengan menyederhanakan proses:

• Berkomunikasi dengan sukarelawan melalui alat untuk email, teks, atau bahkan pemberitahuan di aplikasi seluler
• Mendaftarkan sukarelawan ke program yang mereka kuasai
• Mengorganisir pendukung mana yang berlatih untuk kesempatan mana
• Mengizinkan sukarelawan untuk check-in/out dengan lancar dengan aplikasi seluler
• Menyelenggarakan sesi pelatihan sukarelawan virtual untuk program di rumah
• Membuat video pra-rekaman untuk membantu pelatihan
• Menguji pengetahuan sukarelawan Anda dengan kuis

Bergantung pada alat dapat membantu Anda dan staf Anda menghemat waktu dari mencoba mengatur program pelatihan Anda dan mendistribusikannya kepada peserta Anda. Pastikan sistem yang Anda gunakan terintegrasi dengan CRM organisasi Anda sehingga Anda tidak memiliki masalah data di kemudian hari.

Tetapkan tujuan pembelajaran yang terukur

Terkadang, program pelatihan sukarelawan dirancang dengan cermat tetapi tidak memotivasi peserta seperti yang Anda inginkan. Cara yang bagus untuk membuat mereka bersemangat dan aktif dalam program ini adalah dengan menetapkan tujuan pembelajaran yang terukur.

Jenis penetapan tujuan ini adalah cara utama untuk memotivasi peserta pelatihan sukarela Anda sambil juga membuat kriteria untuk evaluasi. Misalnya, katakanlah organisasi Anda berdedikasi untuk membagikan sisa makanan ke tempat penampungan. Tetapkan tujuan pembelajaran yang terukur seperti “Pastikan Anda dapat mendistribusikan makanan sebanyak X ke tempat penampungan Y dalam rentang waktu Z.”

Contoh tujuan ini menunjukkan kepada sukarelawan bahwa untuk menjadi sukses, mereka harus melakukan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu. Untuk menetapkan jenis tujuan pembelajaran ini di awal sesi pelatihan Anda, pastikan untuk menjawab pertanyaan ini: Tugas apa yang harus dilakukan sukarelawan dalam kerangka waktu tertentu, mengingat kondisinya?

Sekarang relawan Anda tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dianggap berhasil dalam program Anda.

Ingatlah untuk menindaklanjuti setelah program selesai

Hanya karena pelatihan sukarela Anda selesai, bukan berarti pekerjaan Anda sudah selesai. Bagian penting dari setiap program yang sukses adalah berterima kasih kepada para peserta sesudahnya . Lagi pula, mereka hanya mengambil waktu luang mereka untuk belajar tentang organisasi Anda dan membantu Anda menuju misi Anda. Jika Anda tidak menindaklanjuti setelah pelatihan, mereka mungkin akan melupakan program Anda sama sekali.

Selain berterima kasih kepada sukarelawan atas partisipasi mereka, tindak lanjut Anda juga harus mencakup ajakan bertindak yang mendorong mereka untuk mendaftar ke peluang sukarelawan yang sekarang mereka latih. Lihatlah alat manajemen sukarelawan Anda dan lihat apakah mereka telah menandai bahwa mereka tertarik pada semua jenis acara, dan pastikan untuk memenuhinya dalam saran Anda.

Menindaklanjuti setelah program menetapkan panggung untuk keterlibatan tambahan dan bahkan memberi sukarelawan Anda kesempatan untuk memberikan umpan balik. Anda bahkan dapat mengirimkan survei kepada mereka untuk mengetahui bagaimana program pelatihan sukarelawan Anda dari sudut pandang peserta.

Kesimpulan

Organisasi Anda tidak akan menjadi seperti sekarang ini tanpa sukarelawan Anda yang penuh semangat. Jelas bahwa itu adalah investasi yang berharga jika Anda ingin melanjutkan misi Anda. Membuat program pelatihan sukarelawan yang berdedikasi adalah cara terbaik untuk melakukan ini, terutama jika Anda ingin membangun fondasi untuk dukungan jangka panjang.

Semoga panduan ini telah memandu Anda melalui langkah-langkah dasar menyiapkan program pelatihan sukarelawan, serta beberapa praktik terbaik. Pastikan Anda berinvestasi dalam alat yang mumpuni dan bertujuan untuk menciptakan pengalaman bagi sukarelawan yang semulus dan berharga mungkin.