Cómo llevar su programa de capacitación de voluntarios a un nivel superior

Como administrador del programa de voluntarios, usted sabe que sus voluntarios son algunos de los mejores activos y los partidarios más apasionados de su misión.

Organizar oportunidades de voluntariado es una excelente manera de construir relaciones con los seguidores y obtener la ayuda que tanto necesitan sin desperdiciar ingresos.

Una de las mejores maneras de preparar a sus voluntarios para generar un impacto y sentar las bases para un compromiso futuro es implementar un programa de capacitación para voluntarios. Sin embargo, no es tan simple como enviar un correo electrónico rápido presentando a los voluntarios la oportunidad o el evento en cuestión.

Ya sea que esté creando un nuevo programa de capacitación para voluntarios o buscando llevar el existente al siguiente nivel, esta guía puede guiarlo a través de lo que es un programa de capacitación para voluntarios, cómo crear uno y las mejores prácticas que debe seguir al desarrollar uno. para tu equipo

¿Qué es un programa de formación de voluntarios?

Para comenzar esta sección, primero revisemos por qué sus voluntarios son tan importantes.

Los voluntarios son un factor determinante para lograr la misión de su organización y aumentar el ROI. ¿No convencido? Tomando conocimiento de este artículo sobre la gestión de voluntarios, aquí hay algunas estadísticas clave para tener en cuenta:

• El valor de una hora de voluntariado promedia alrededor de $ 25.43 (fuente)
• Los voluntarios tienen casi el doble de probabilidades de donar a una organización benéfica que aquellos que no son voluntarios (fuente)
• El voluntariado tiene un valor estimado de más de $ 184 mil millones (fuente)

Está claro que construir relaciones con voluntarios es una inversión valiosa para su organización y puede resultar en un mayor apoyo, e incluso ingresos por recaudación de fondos, con el tiempo. Pero no basta con inscribir a algunos seguidores y pedirles que representen y trabajen para su organización. Sin capacitación formal, corre el riesgo de que se confundan acerca de su función y pueden perder su participación en futuras oportunidades de voluntariado.

Un programa de capacitación para voluntarios es una manera dedicada de sentar las bases para un compromiso duradero y puede ayudarlo a aumentar sus tasas de retención . Con un programa de capacitación de voluntarios bien desarrollado, sus voluntarios deben:

• Comprender las expectativas, responsabilidades y tareas de los voluntarios. Después de la capacitación, sus voluntarios deben saber exactamente lo que se espera de ellos durante su primer día en el campo (o detrás de la pantalla de la computadora).
• Reconocer la oportunidad de voluntariado o los objetivos del evento y cómo lograrlos. ¿Cuál es el punto de sus oportunidades y eventos de voluntariado? Eso es algo que nunca querrás que un voluntario te tenga que preguntar. Asegúrese de que la capacitación indique exactamente cuáles son los objetivos, así como las instrucciones para lograrlos.
• Estar familiarizado con las herramientas y procesos necesarios. Los voluntarios a menudo tienen que manejar muchas responsabilidades por su cuenta. Por ejemplo, pueden estar a cargo de registrar su propio horario o registrarse en los eventos. Deben saber cómo hacer esto antes de que comience el evento.
• Tener un conocimiento integral de su misión y poder realizar las habilidades necesarias. Si alguien le pregunta a uno de sus voluntarios qué está haciendo, debería poder explicar la misión y los objetivos de su organización de una manera que se alinee con su marca. También deben estar familiarizados con las habilidades necesarias que necesitan sus voluntarios. Por ejemplo, si la misión de su organización involucra servicios y participación de jóvenes, tiene sentido encontrar voluntarios que se sientan cómodos o tengan experiencia trabajando con niños.

La información anterior es la mejor manera de preparar a sus voluntarios para el éxito y animarlos a trabajar con su organización. Con un programa completo y completo de capacitación de voluntarios, solo creará más valor a largo plazo para sus organizaciones. Siga leyendo para profundizar en cómo crear ese programa de capacitación para voluntarios.

Cómo crear un programa de formación de voluntarios

Esta sección lo guiará a través de los cinco pasos generales para crear un programa de capacitación para voluntarios. Después de todo, si realmente desea involucrar y mostrar valor a sus voluntarios, necesitará pensar seriamente en la planificación de todos los componentes, desde el presupuesto de su programa hasta los materiales de capacitación que desarrolle.

establecer un presupuesto

Como gerente de voluntarios, sin importar el tipo de evento o programa que esté creando, el presupuesto siempre estará en su mente.

A la hora de establecer el presupuesto de tu programa de formación de voluntarios, tendrás que tener en cuenta los siguientes gastos típicos:

• Tiempo de Trabajadores. Es probable que necesite un miembro del personal dedicado o un equipo de personal para dirigir el programa y asegurarse de que funcione sin problemas.
• Equipo y espacio alquilado. ¿Su programa de capacitación requiere algún equipo que deba alquilarse?
• Refrescos/comida. Si su programa de entrenamiento dura horas (o incluso días), es inteligente tener a mano un recurso de refrigerios y refrigerios. Para esos programas más largos, proporcionar comida también es una gran idea.
• Evento. Considere dónde podría organizar su programa de capacitación para voluntarios. ¿Tienes que alquilar un local?
• Materiales/herramientas de formación. A menudo, puede imprimir recursos del programa de capacitación, como folletos o folletos. Si está ampliando sus oportunidades de voluntariado virtual, también es fundamental invertir en el software necesario para ello.
• Herramientas de gestión de voluntariado. Tener una solución dedicada para ayudarlo a supervisar a todos sus voluntarios puede ayudar a su organización con su programa de capacitación y compromisos futuros.

Si siente que todos estos componentes están superando los límites de su presupuesto, hay algunas maneras en que puede mantenerse dentro del presupuesto. Por ejemplo, en lugar de pedirle a los miembros del personal que lideren la capacitación de voluntarios, pídales a sus voluntarios más establecidos y experimentados que intervengan. O, en lugar de alquilar un lugar físico, organice todo su programa de capacitación en línea.

Planifica el contenido

¿Qué es exactamente lo que planea compartir durante esta capacitación para voluntarios? ¿Para qué es la capacitación, qué habilidades se requieren y cómo lo lograrán los voluntarios? Todas estas son preguntas que el contenido de su programa debería responder.

Tu formación básica de voluntariado debe cubrir:

• Antecedentes de la organización y misión, así como la forma de comunicar esto
• Las reglas generales para el voluntariado con su organización
• Resumen de todas las medidas de seguridad o exenciones de responsabilidad necesarias
• Formas de registrar el tiempo de los voluntarios y cómo registrar la entrada/salida de los eventos
• Objetivos de la actividad de voluntariado y cómo saber si se cumple
• Instrucciones y detalles sobre la tarea del voluntario
• Descripción general del equipo y cómo usarlo

Si bien su contenido de capacitación específico dependerá de su organización única, ¡los anteriores son elementos esenciales que no puede perderse!

Considere el tipo de programa de capacitación de voluntarios

Los programas tradicionales de formación de voluntarios suelen tener lugar en persona. Pero con la nueva tecnología y el creciente avance de Internet, las oportunidades de capacitación en línea pueden ser igual de atractivas e incluso más convenientes. Actualmente, la capacitación de voluntarios virtuales ahora es más necesaria que el asesoramiento, ya que es probable que las interacciones cara a cara estén en pausa. Esta sección le guiará a través de ambos tipos de programas de capacitación.

Con la capacitación en persona, puede incluir estos elementos en su programa:

• Grupos de discusión
• Días de orientación
• Materiales impresos
• Simulaciones
• Aprendizaje/observación en el trabajo

Las anteriores son excelentes formas de interactuar y capacitar a los voluntarios cara a cara. Sin embargo, ya sea que las circunstancias atenuantes mantengan a las personas en el interior o si no desea alquilar un lugar, la capacitación en línea es una alternativa muy viable y exitosa.

Considera lo siguiente:

• Videoconferencias para que los voluntarios y los líderes del programa puedan participar cara a cara
• Seminarios web en vivo en línea donde los voluntarios pueden experimentar el programa desde la comodidad de sus propios hogares.
• Cuestionarios en línea para probar rápidamente cuánto retuvieron los voluntarios después del programa
• Presentación de diapositivas interactiva/herramienta de aprendizaje para que los voluntarios puedan experimentar la capacitación en su propio tiempo
• Tutoriales en video como una manera fácil de demostrar conceptos visualmente a los voluntarios

¡Incluso puede combinar componentes presenciales y en línea en su programa de capacitación! Por ejemplo, puede entrenar para una habilidad en persona y luego implementar un cuestionario en línea después.

Crear una estrategia de comunicación.

Un programa de capacitación de voluntarios solo tiene éxito cuando los líderes del programa y los voluntarios están constantemente en la misma página. Esto significa crear una estrategia de comunicación dedicada para implementar cuando interactúe con los participantes de su programa de capacitación.

La forma más fácil de comunicarse con los participantes del programa de capacitación de voluntarios es a través del correo electrónico. Use su herramienta de correo electrónico voluntario para:

• Dé la bienvenida a los nuevos voluntarios y agradézcales su interés.
• Introducir los conceptos básicos del programa de formación.
• Confirme los detalles relevantes como la fecha, la hora y el lugar de la capacitación.
• Proporcione acceso rápido con enlaces a instrucciones o materiales de capacitación en línea.
• Comuníquese con los participantes para ver su progreso dentro del programa (especialmente si tiene varios pasos).
• Envíe los próximos pasos y un agradecimiento después de que finalice el programa de capacitación.

Establecer un canal de comunicación activo ahora fortalecerá sus relaciones con los voluntarios desde el principio y sentará el precedente para el compromiso futuro.

Desarrollar materiales de capacitación.

Uno de los mejores recursos de su programa de capacitación para voluntarios son los materiales de capacitación que desarrolla. Por ejemplo, tal vez le gustaría redactar un manual oficial de capacitación para voluntarios. Este puede ser un recurso que describa información sobre su organización, así como las expectativas y responsabilidades básicas de los voluntarios.

Asegúrese de que sus materiales de capacitación para voluntarios tengan los siguientes detalles:

• Información sobre su organización: Esto debe incluir la misión de su programa, las necesidades de la comunidad o los vacíos que espera llenar, detalles e información de contacto de los miembros clave del personal y el liderazgo, información sobre fuentes de financiación y asociaciones, así como la introducción de desarrollo u otros planes futuros. Por ejemplo, infórmeles a sus seguidores si su organización planea expandir su programa de voluntariado a múltiples ubicaciones.
• Expectativas y responsabilidades de los voluntarios: esto debe incluir exactamente cómo comunicar la misión de la organización a otros, realizar el trabajo general de manera segura y otros procesos organizacionales generales.
• Capacitación de voluntariado específica del rol: esto debe incluir cualquier capacitación para desarrollar las habilidades y los conocimientos necesarios para el rol específico. Por ejemplo, si todos sus voluntarios necesitan aprender RCP, debe haber un evento de capacitación dedicado para ello.
• Procedimientos específicos del rol: Ciertas tareas voluntarias pueden tener procedimientos específicos. Para esos roles, todos los voluntarios deben estar familiarizados con los procedimientos o contactos de emergencia para saber.

La mejor parte de desarrollar materiales de capacitación completos es que puede continuar usándolos en el futuro. Incluso puede proporcionar una copia digital en PDF del manual para disfrutarlo en línea (¡y para ahorrar costos de impresión!).

Mejores prácticas del programa de formación de voluntarios

Ahora que tiene los pasos básicos para crear un programa de capacitación de voluntarios, es hora de comenzar a ponerlo en práctica. Para prepararlo, aquí hay tres mejores prácticas a tener en cuenta.

No tenga miedo de depender de las herramientas

Una excelente manera de administrar a sus voluntarios y donantes por igual es usar herramientas y software dedicados. Dado que la supervisión de los programas de voluntariado consiste en realizar un seguimiento de múltiples oportunidades, involucrarse con más de un grupo de voluntarios y otras tareas con las que tiene que hacer malabarismos, depender de las herramientas puede quitarle algo de ese peso de encima.

Desde un sistema de gestión de voluntarios dedicado hasta plataformas de aprendizaje, las herramientas adecuadas pueden ayudarlo a facilitar y mejorar su programa de capacitación al simplificar los procesos de:

• Comunicarse con los voluntarios a través de herramientas para correo electrónico, mensajes de texto o incluso notificaciones en una aplicación móvil
• Inscribir voluntarios en programas para los que están capacitados
• Organizar qué seguidores están entrenando para qué oportunidad
• Permitir que los voluntarios realicen el check-in/out sin problemas con una aplicación móvil
• Organizar sesiones virtuales de capacitación de voluntarios para programas en el hogar
• Creación de video pregrabado para ayudar a la capacitación
• Poniendo a prueba el conocimiento de sus voluntarios con cuestionarios

Dependiendo de las herramientas, usted y su personal pueden ahorrar tiempo al tratar de organizar su programa de capacitación y distribuirlo a sus participantes. Asegúrese de que el sistema que utiliza esté integrado con el CRM de su organización para que no tenga problemas de datos en el futuro.

Establecer objetivos de aprendizaje medibles

A veces, los programas de capacitación para voluntarios están cuidadosamente diseñados pero no motivan a los participantes de la manera que usted desea. Una excelente manera de entusiasmarlos y hacer que participen activamente en el programa es establecer objetivos de aprendizaje medibles.

Este tipo de establecimiento de objetivos es una forma clave de motivar a los voluntarios en formación y, al mismo tiempo, crear criterios para la evaluación. Por ejemplo, supongamos que su organización se dedica a entregar alimentos sobrantes a los albergues. Establezca un objetivo de aprendizaje medible como "Asegúrese de que puede distribuir X cantidad de alimentos a Y refugios en Z lapso de tiempo".

Este objetivo de ejemplo muestra a los voluntarios que, para tener éxito, deben realizar una tarea específica dentro de un marco de tiempo específico. Para establecer este tipo de objetivos de aprendizaje al comienzo de su sesión de capacitación, asegúrese de responder esta pregunta: ¿Qué tarea debe realizar el voluntario en un período de tiempo específico, dadas las condiciones?

Ahora sus voluntarios saben en qué trabajar y qué los considera exitosos en su programa.

Recuerde hacer un seguimiento después de que termine el programa.

El hecho de que su capacitación como voluntario haya terminado, no significa que su trabajo también lo haya hecho. Una parte crucial de cualquier programa exitoso es agradecer a los participantes después . Después de todo, simplemente se tomaron su tiempo libre para aprender sobre su organización y ayudarlo a cumplir su misión. Si no realiza un seguimiento después de la capacitación, es posible que incluso se olviden de su programa por completo.

Además de agradecer a los voluntarios por su participación, su seguimiento también debe incluir llamados a la acción que los alienten a inscribirse en las oportunidades de voluntariado para las que ahora están capacitados. Eche un vistazo a sus herramientas de gestión de voluntarios y vea si han marcado que están interesados ​​en algún tipo de eventos, y asegúrese de tener eso en cuenta en sus sugerencias.

El seguimiento después del programa prepara el escenario para un compromiso adicional e incluso les da a sus voluntarios la oportunidad de brindar algunos comentarios. Incluso puede enviarles una encuesta para tener una idea de cómo fue su programa de capacitación de voluntarios desde el punto de vista de los participantes.

Conclusión

Su organización no estaría donde está sin sus apasionados voluntarios. Está claro que son una inversión que vale la pena si quieres continuar con tu misión. Crear un programa de capacitación de voluntarios dedicado es la mejor manera de hacerlo, especialmente si desea construir la base para un apoyo a largo plazo.

Esperamos que esta guía lo haya guiado a través de los pasos básicos para establecer un programa de capacitación de voluntarios, así como también algunas de las mejores prácticas. Asegúrese de invertir en herramientas capaces y apunte a crear una experiencia para los voluntarios que sea lo más fluida y valiosa posible.