Jak podnieść poziom programu szkolenia wolontariuszy?

Jako menedżer programu wolontariatu wiesz, że Twoi wolontariusze są jednymi z najlepszych aktywów i najbardziej żarliwymi zwolennikami Twojej misji.

Organizowanie wolontariatu to świetny sposób na budowanie relacji z kibicami i uzyskanie bardzo potrzebnej pomocy bez marnowania dochodów.

Jednym z najlepszych sposobów przygotowania wolontariuszy do wywierania wpływu, a także stworzenia podstaw do przyszłego zaangażowania, jest wdrożenie programu szkoleniowego dla wolontariuszy. Jednak nie jest to tak proste, jak wysłanie krótkiego e-maila przedstawiającego wolontariuszom możliwość lub wydarzenie.

Niezależnie od tego, czy tworzysz nowy program szkoleniowy wolontariatu, czy chcesz przenieść istniejący już na wyższy poziom, ten przewodnik poprowadzi Cię przez to, czym jest program szkoleniowy dla wolontariuszy, jak go stworzyć i jakie najlepsze praktyki należy stosować podczas jego opracowywania dla Twojego zespołu.

Czym jest program szkolenia wolontariuszy?

Aby rozpocząć tę sekcję, najpierw przyjrzyjmy się, dlaczego Twoi wolontariusze są tak ważni.

Wolontariusze są czynnikiem napędzającym realizację misji Twojej organizacji i zwiększanie ROI. Nieprzekonany? Biorąc pod uwagę ten artykuł na temat zarządzania wolontariuszami, oto kilka kluczowych statystyk, o których należy pamiętać:

• Średnia wartość godzin wolontariusza wynosi około 25,43 USD (źródło)
• Wolontariusze prawie dwa razy częściej przekazują darowizny na cele charytatywne niż ci, którzy się nie zgłaszają (źródło)
• Szacunkowa wartość wolontariatu to ponad 184 miliardy dolarów (źródło)

Oczywiste jest, że budowanie relacji z wolontariuszami jest wartościową inwestycją dla Twojej organizacji i może z czasem skutkować zwiększonym wsparciem, a nawet pozyskiwaniem przychodów. Ale nie wystarczy po prostu zarejestrować kilku zwolenników i poprosić ich o reprezentowanie i pracę dla Twojej organizacji. Bez formalnego szkolenia ryzykujesz, że będą zdezorientowani swoją rolą i mogą stracić udział w przyszłych możliwościach wolontariatu.

Program szkolenia wolontariuszy jest dedykowanym sposobem na stworzenie podstaw do trwałego zaangażowania i może pomóc w zwiększeniu wskaźników retencji . Dzięki dobrze rozwiniętemu programowi szkolenia wolontariuszy Twoi wolontariusze powinni:

• Zrozum oczekiwania, obowiązki i zadania wolontariuszy. Po szkoleniu Twoi wolontariusze powinni dokładnie wiedzieć, czego się od nich oczekuje podczas pierwszego dnia w terenie (lub za ekranem komputera).
• Rozpoznaj możliwości wolontariatu lub cele wydarzenia i dowiedz się, jak je osiągnąć. Jaki jest sens Twoich możliwości i wydarzeń wolontariackich? To jest coś, o co nigdy nie chcesz, aby wolontariusz musiał cię o to pytać. Upewnij się, że szkolenie prowadzi do celu dokładnie tego, jakie są cele, a także instrukcji, jak je osiągnąć.
• Zapoznaj się z niezbędnymi narzędziami i procesami. Wolontariusze często muszą sami radzić sobie z dużą odpowiedzialnością. Na przykład mogą być odpowiedzialni za rejestrowanie własnych godzin lub meldowanie/wymeldowywanie się z wydarzeń. Powinni wiedzieć, jak to zrobić przed rozpoczęciem imprezy.
• Posiadaj wszechstronną wiedzę na temat swojej misji i potrafisz wykonać niezbędne umiejętności. Jeśli ktoś zapyta jednego z Twoich wolontariuszy, co robi, powinien być w stanie wyjaśnić misję i cele Twojej organizacji w sposób zgodny z Twoją marką. Powinni również znać niezbędne umiejętności, których potrzebują Twoi wolontariusze. Na przykład, jeśli misja Twojej organizacji obejmuje usługi dla młodzieży i zaangażowanie, sensowne jest znalezienie wolontariuszy, którzy czują się komfortowo lub mają doświadczenie w pracy z dziećmi.

Powyższe informacje to najlepszy sposób na przygotowanie wolontariuszy do sukcesu i podekscytowanie ich współpracą z Twoją organizacją. Dzięki kompleksowemu i rozbudowanemu programowi szkoleń wolontariuszy stworzysz tylko bardziej długoterminową wartość dla swoich organizacji. Czytaj dalej, aby zagłębić się w tworzenie programu szkoleniowego dla wolontariuszy.

Jak stworzyć program szkolenia wolontariuszy

Ta sekcja przeprowadzi Cię przez pięć ogólnych kroków tworzenia programu szkolenia wolontariuszy. W końcu, jeśli chcesz naprawdę zaangażować się i pokazać wartość swoim wolontariuszom, będziesz musiał naprawdę przemyśleć planowanie wszystkich komponentów, od budżetu programu po opracowywane materiały szkoleniowe.

Ustal budżet

Jako menedżer ds. wolontariuszy, bez względu na rodzaj wydarzenia lub programu, który tworzysz, budżet zawsze będzie w Twojej głowie.

Ustalając budżet programu szkolenia wolontariuszy, będziesz musiał wziąć pod uwagę następujące typowe wydatki:

• Czas personelu. Prawdopodobnie będziesz potrzebować oddanego członka personelu lub zespołu pracowników do prowadzenia programu i zapewnienia jego płynnego działania.
• Wynajmowany sprzęt i przestrzeń. Czy Twój program treningowy wymaga wypożyczenia sprzętu?
• Przekąski/jedzenie. Jeśli Twój program treningowy obejmuje godziny (a nawet dni), dobrze jest mieć pod ręką zapas napojów i przekąsek. Dla tych dłuższych programów świetnym pomysłem jest również dostarczanie jedzenia.
• Miejsce wydarzenia. Zastanów się, gdzie możesz zorganizować swój program szkolenia wolontariuszy. Czy musisz wynająć lokal?
• Materiały/narzędzia szkoleniowe. Często możesz drukować zasoby programu szkoleniowego, takie jak broszury lub broszury. Jeśli poszerzasz swoje możliwości wirtualnego wolontariatu, inwestycja w niezbędne oprogramowanie jest również kluczowa.
• Narzędzia do zarządzania wolontariuszami. Posiadanie dedykowanego rozwiązania, które pomoże Ci nadzorować wszystkich Twoich wolontariuszy, może pomóc Twojej organizacji w programie szkoleniowym, a także w przyszłych zadaniach.

Jeśli uważasz, że wszystkie te elementy przesuwają granice Twojego budżetu, istnieje kilka sposobów, aby pozostać w budżecie. Na przykład, zamiast prosić członków personelu o prowadzenie szkolenia wolontariuszy, poproś bardziej ugruntowanych i doświadczonych wolontariuszy, aby wkroczyli. Lub, zamiast wynajmować fizyczne miejsce, zorganizuj cały program szkoleniowy online!

Zaplanuj treść

Czym dokładnie zamierzasz się podzielić podczas tego szkolenia wolontariuszy? Do czego służy szkolenie, jakie umiejętności są wymagane i jak wolontariusze to zrobią? To są wszystkie pytania, na które powinna odpowiedzieć treść twojego programu.

Twoje podstawowe szkolenie wolontariackie powinno obejmować:

• Tło organizacji i misja oraz jak to komunikować
• Ogólne zasady wolontariatu w Twojej organizacji
• Przegląd wszystkich środków bezpieczeństwa lub niezbędnych zwolnień z odpowiedzialności
• Sposoby ewidencjonowania czasu wolontariusza i jak zameldować/wymeldować się z wydarzeń
• Cele działalności wolontariackiej i skąd wiedzieć, że zostały osiągnięte
• Instrukcje i szczegóły dotyczące zadania wolontariusza
• Przegląd sprzętu i jak z niego korzystać

Podczas gdy konkretna treść szkolenia będzie zależeć od Twojej unikalnej organizacji, powyższe są podstawowymi elementami, których nie możesz przegapić!

Rozważ rodzaj programu szkolenia wolontariuszy

Tradycyjne programy szkoleniowe wolontariatu zwykle odbywają się osobiście. Jednak dzięki nowym technologiom i rosnącemu zaawansowaniu Internetu szkolenia online mogą być równie angażujące, a nawet wygodniejsze. Obecnie wirtualne szkolenie wolontariuszy jest teraz bardziej potrzebne niż porady, ponieważ interakcje twarzą w twarz prawdopodobnie zostaną wstrzymane. W tej części omówimy oba rodzaje programów szkoleniowych.

Dzięki szkoleniu osobistemu możesz uwzględnić w swoim programie następujące elementy:

• Grupy dyskusyjne
• Dni orientacyjne
• Wydrukowane materiały
• Symulacje
• Nauka w miejscu pracy/uczenie się w cieniu

Powyższe to świetne sposoby na bezpośrednią interakcję i szkolenie wolontariuszy. Jednak niezależnie od tego, czy okoliczności łagodzące trzymają ludzi w domu, czy nie chcesz wynajmować lokalu, szkolenie online jest bardzo realną i skuteczną alternatywą.

Rozważ następujące:

• Wideokonferencje, dzięki którym wolontariusze i liderzy programu mogą zaangażować się twarzą w twarz
• Webinaria online na żywo, podczas których wolontariusze mogą doświadczyć programu w zaciszu własnego domu
• Quizy online, aby szybko sprawdzić, ile wolontariusze zatrzymali się po programie
• Interaktywny pokaz slajdów/narzędzie do nauki, dzięki któremu wolontariusze mogą uczestniczyć w szkoleniu we własnym czasie
• Samouczki wideo jako łatwy sposób na wizualne przedstawienie koncepcji wolontariuszom

Możesz nawet łączyć w swoim programie treningowym zarówno komponenty osobiste, jak i online! Na przykład możesz osobiście szkolić się w celu zdobycia umiejętności, a następnie wdrożyć quiz online.

Stwórz strategię komunikacji

Program szkolenia wolontariuszy jest skuteczny tylko wtedy, gdy liderzy programu i wolontariusze są stale na tej samej stronie. Oznacza to stworzenie dedykowanej strategii komunikacji do wdrożenia podczas angażowania uczestników programu szkoleniowego.

Najłatwiejszym sposobem komunikowania się z uczestnikami programu szkoleniowego wolontariatu jest e-mail. Użyj swojego narzędzia e-mail wolontariusza, aby:

• Powitaj nowych wolontariuszy i dziękuj im za zainteresowanie.
• Przedstaw podstawy programu szkoleniowego.
• Potwierdź odpowiednie szczegóły, takie jak data, godzina i lokalizacja szkolenia.
• Zapewnij szybki dostęp dzięki linkom do instrukcji szkoleniowych lub materiałów online.
• Zamelduj się z uczestnikami, aby zobaczyć ich postępy w programie (zwłaszcza jeśli składa się on z wielu etapów).
• Prześlij kolejne kroki i podziękowania po zakończeniu programu szkoleniowego.

Stworzenie aktywnego kanału komunikacji teraz wzmocni Twoje relacje z wolontariuszami od samego początku i stworzy precedens dla przyszłego zaangażowania.

Opracuj materiały szkoleniowe

Jednym z najlepszych zasobów Twojego programu szkoleniowego wolontariatu są opracowane przez Ciebie materiały szkoleniowe. Na przykład możesz skomponować oficjalny podręcznik szkoleniowy dla wolontariuszy. Może to być zasób, który zawiera informacje o Twojej organizacji, a także podstawowe oczekiwania i obowiązki wolontariuszy.

Upewnij się, że materiały szkoleniowe dla wolontariuszy zawierają następujące informacje:

• Informacje o Twojej organizacji: Powinny one obejmować misję programu, potrzeby społeczności lub luki, które masz nadzieję wypełnić, szczegóły i dane kontaktowe kluczowych członków personelu i kierownictwa, informacje o źródłach finansowania i partnerstwach, a także wprowadzenie planów rozwojowych lub innych planów na przyszłość. Na przykład poinformuj swoich zwolenników, jeśli Twoja organizacja planuje rozszerzyć program wolontariatu na wiele lokalizacji.
• Oczekiwania i obowiązki wolontariuszy: Powinno to obejmować dokładnie sposób komunikowania misji organizacji innym, bezpiecznego prowadzenia ogólnej pracy i innych ogólnych procesów organizacyjnych.
• Szkolenie w zakresie wolontariatu dostosowane do roli: Powinno to obejmować wszelkie szkolenia rozwijające umiejętności i wiedzę niezbędne do pełnienia określonej roli. Na przykład, jeśli wszyscy twoi wolontariusze muszą nauczyć się resuscytacji krążeniowo-oddechowej, powinno się na to zorganizować specjalne szkolenie.
• Procedury specyficzne dla roli: Niektóre zadania wolontariusza mogą mieć określone procedury. W przypadku tych ról wszyscy wolontariusze muszą znać wszelkie procedury awaryjne lub kontakty, o których powinni wiedzieć.

Najlepszą częścią opracowywania kompleksowych materiałów szkoleniowych jest to, że możesz nadal z nich korzystać w przyszłości. Możesz nawet dostarczyć cyfrową kopię podręcznika w formacie PDF do korzystania z Internetu (i zaoszczędzić na kosztach drukowania!).

Najlepsze praktyki programu szkoleniowego dla wolontariuszy

Teraz, gdy masz już podstawowe kroki do stworzenia programu szkoleniowego dla wolontariuszy, nadszedł czas, aby zacząć to robić. Aby Cię przygotować, pamiętaj o trzech najlepszych praktykach.

Nie bój się polegać na narzędziach

Świetnym sposobem na zarządzanie wolontariuszami i darczyńcami jest użycie dedykowanego oprogramowania i narzędzi. Ponieważ nadzorowanie programów wolontariatu polega na śledzeniu wielu możliwości, angażowaniu się w więcej niż jedną grupę wolontariuszy i innych zadaniach, z którymi musisz żonglować, w zależności od narzędzi, które mogą zrzucić część tego ciężaru z twoich ramion.

Od dedykowanego systemu zarządzania wolontariuszami po platformy edukacyjne, odpowiednie narzędzia mogą ułatwić i ulepszyć Twój program szkoleniowy poprzez uproszczenie procesów:

• Komunikowanie się z wolontariuszami za pomocą narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail, SMS-ów, a nawet powiadomień w aplikacji mobilnej
• Zapisywanie wolontariuszy do programów, do których są wykwalifikowani
• Organizowanie, którzy kibice szkolą się dla jakich okazji
• Umożliwienie wolontariuszom sprawnego zameldowania/wymeldowania za pomocą aplikacji mobilnej
• Prowadzenie wirtualnych sesji szkoleniowych dla wolontariuszy w programach domowych
• Tworzenie nagranego wideo, aby wspomóc szkolenie
• Testowanie wiedzy wolontariuszy za pomocą quizów

W zależności od narzędzi może pomóc Tobie i Twojemu personelowi zaoszczędzić czas na próbach zorganizowania programu szkoleniowego i dystrybucji go wśród uczestników. Upewnij się, że system, którego używasz, jest zintegrowany z CRM Twojej organizacji, dzięki czemu nie będziesz mieć żadnych problemów z danymi.

Wyznacz mierzalne cele nauki

Czasami programy szkoleniowe wolontariatu są starannie zaprojektowane, ale nie motywują uczestników w sposób, w jaki chcesz. Świetnym sposobem na wzbudzenie w nich entuzjazmu i aktywności w programie jest wyznaczenie mierzalnych celów uczenia się.

Ten rodzaj wyznaczania celów jest kluczowym sposobem motywowania wolontariuszy szkolących się przy jednoczesnym tworzeniu kryteriów oceny. Załóżmy na przykład, że Twoja organizacja zajmuje się rozdawaniem resztek jedzenia do schronisk. Ustaw mierzalny cel uczenia się, taki jak „Upewnij się, że możesz rozdzielić X ilości jedzenia do Y schronów w okresie Z”.

Ten przykładowy cel pokazuje wolontariuszom, że aby odnieść sukces, muszą wykonać określone zadanie w określonych ramach czasowych. Aby ustalić tego typu cele uczenia się na początku sesji szkoleniowej, należy odpowiedzieć na pytanie: Jakie zadanie powinien wykonać wolontariusz w określonych ramach czasowych, biorąc pod uwagę warunki?

Teraz Twoi wolontariusze wiedzą, nad czym pracować i co sprawia, że ​​odnieśli sukces w Twoim programie.

Pamiętaj, aby kontynuować po zakończeniu programu

To, że twoje szkolenie wolontariackie dobiegło końca, nie oznacza, że ​​twoja praca się skończyła. Kluczową częścią każdego udanego programu jest późniejsze podziękowanie uczestnikom . W końcu po prostu poświęcili swój wolny czas, aby dowiedzieć się o Twojej organizacji i pomóc Ci w realizacji Twojej misji. Jeśli nie podejmiesz dalszych działań po szkoleniu, mogą nawet całkowicie zapomnieć o Twoim programie.

Oprócz podziękowania wolontariuszom za ich udział, dalsze działania powinny również obejmować wezwania do działania, które zachęcą ich do skorzystania z możliwości wolontariatu, do których są teraz przeszkoleni. Spójrz na swoje narzędzia do zarządzania wolontariuszami i sprawdź, czy zaznaczyli, że są zainteresowani jakimikolwiek wydarzeniami, i pamiętaj, aby uwzględnić to w swoich sugestiach.

Kontynuacja programu po zakończeniu programu przygotowuje grunt pod dodatkowe zaangażowanie, a nawet daje wolontariuszom możliwość wyrażenia opinii. Możesz nawet wysłać im ankietę, aby dowiedzieć się, jak wyglądał Twój program szkoleniowy wolontariatu z punktu widzenia uczestników.

Wniosek

Twoja organizacja nie byłaby tam, gdzie jest bez twoich pasjonatów wolontariuszy. Oczywiste jest, że są one opłacalną inwestycją, jeśli chcesz kontynuować swoją misję. Najlepszym sposobem na to jest stworzenie dedykowanego programu szkoleniowego dla wolontariuszy, zwłaszcza jeśli chcesz zbudować fundament pod długoterminowe wsparcie.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik poprowadził Cię przez podstawowe etapy tworzenia programu szkoleniowego dla wolontariuszy, a także kilka najlepszych praktyk. Upewnij się, że inwestujesz w odpowiednie narzędzia i staraj się stworzyć doświadczenie dla wolontariuszy, które będzie tak bezproblemowe i wartościowe, jak to tylko możliwe.