Как поднять свою программу обучения волонтеров на ступеньку выше

Как руководитель волонтерской программы, вы знаете, что ваши волонтеры являются одними из лучших активов и самыми горячими сторонниками вашей миссии.

Хостинг волонтеров — отличный способ наладить отношения со сторонниками и получить столь необходимую помощь без потери дохода.

Один из лучших способов подготовить ваших волонтеров к влиянию, а также заложить основу для будущего участия — это реализовать программу обучения волонтеров. Однако это не так просто, как отправить быстрое электронное письмо, знакомящее добровольцев с возможностью или предстоящим событием.

Независимо от того, разрабатываете ли вы новую программу обучения волонтеров или хотите вывести существующую на новый уровень, это руководство расскажет вам, что такое программа обучения волонтеров, как ее создать и какие рекомендации следует соблюдать при ее разработке. для вашей команды.

Что такое программа обучения волонтеров?

Чтобы начать этот раздел, давайте сначала рассмотрим, почему ваши волонтеры так важны.

Волонтеры являются движущей силой для выполнения миссии вашей организации и увеличения рентабельности инвестиций. Не убежден? Опираясь на эту статью об управлении волонтерами, вот некоторые ключевые статистические данные, о которых следует помнить:

• Стоимость часа работы волонтера в среднем составляет около 25,43 доллара США (источник).
• Добровольцы почти в два раза чаще делают пожертвования на благотворительность, чем те, кто этого не делает (источник)
• Волонтерство оценивается в более чем 184 миллиарда долларов (источник).

Понятно, что построение отношений с волонтерами — это достойная инвестиция для вашей организации, которая со временем может привести к увеличению поддержки и даже увеличению доходов. Но недостаточно просто зарегистрировать нескольких сторонников и попросить их представлять вашу организацию и работать на нее. Без формального обучения вы рискуете, что они запутаются в своей роли и могут потерять возможность участвовать в будущих волонтерских возможностях.

Программа обучения волонтеров — это специальный способ заложить основу для прочного взаимодействия и помочь повысить уровень удержания . При наличии хорошо разработанной программы обучения волонтеров ваши волонтеры должны:

• Понимать ожидания волонтеров, обязанности и задачи. После обучения ваши волонтеры должны точно знать, что от них ожидается в течение их первого рабочего дня в полевых условиях (или за экраном компьютера).
• Распознавайте возможности волонтеров или цели мероприятий и способы их достижения. В чем смысл ваших волонтерских возможностей и мероприятий? Это то, о чем вы никогда не захотите, чтобы волонтер спрашивал вас. Удостоверьтесь, что обучение четко показывает, каковы цели, а также инструкции по их достижению.
• Ознакомьтесь с необходимыми инструментами и процессами. Волонтерам часто приходится справляться с большой ответственностью самостоятельно. Например, они могут отвечать за регистрацию своего рабочего времени или регистрацию событий. Они должны знать, как это сделать, до начала мероприятия.
• Иметь всестороннее знание своей миссии и может выполнять необходимые навыки. Если кто-нибудь спросит одного из ваших волонтеров, чем он занимается, он сможет объяснить миссию и цели вашей организации так, чтобы это соответствовало вашему бренду. Они также должны быть знакомы с необходимыми навыками, которые нужны вашим волонтерам. Например, если миссия вашей организации включает в себя работу с молодежью и взаимодействие с ней, имеет смысл найти волонтеров, которые чувствуют себя комфортно или имеют опыт работы с детьми.

Приведенная выше информация — лучший способ настроить ваших волонтеров на успех и вдохновить их на сотрудничество с вашей организацией. С комплексной и подробной программой обучения волонтеров вы только создадите более долгосрочную ценность для своих организаций. Читайте дальше, чтобы глубже понять, как создать эту программу обучения волонтеров.

Как создать программу обучения волонтеров

В этом разделе вы познакомитесь с пятью основными этапами создания программы обучения волонтеров. В конце концов, если вы хотите по-настоящему вовлечь волонтеров и показать им свою ценность, вам нужно серьезно подумать о планировании всех компонентов, от бюджета программы до разрабатываемых вами учебных материалов.

Установить бюджет

Как волонтер-менеджер, независимо от типа мероприятия или программы, которую вы создаете, бюджет всегда будет у вас на уме.

При определении бюджета вашей программы обучения волонтеров вам необходимо учитывать следующие типичные расходы:

• Время персонала. Скорее всего, вам понадобится специальный сотрудник или группа сотрудников, которые будут руководить программой и обеспечивать ее бесперебойную работу.
• Арендованное оборудование и помещение. Требует ли ваша программа обучения какое-либо оборудование, которое необходимо арендовать?
• Напитки/еда. Если ваша тренировочная программа рассчитана на несколько часов (или даже дней), разумно иметь под рукой запас прохладительных напитков и закусок. Для тех более длительных программ предоставление еды также является отличной идеей.
• Место проведения. Подумайте, где вы могли бы организовать свою программу обучения волонтеров. Вам нужно арендовать помещение?
• Учебные материалы/инструменты. Часто вы можете распечатать ресурсы программы обучения, такие как буклеты или брошюры. Если вы расширяете свои возможности для виртуального волонтерства, инвестиции в необходимое для этого программное обеспечение также имеют решающее значение.
• Инструменты управления волонтерами. Наличие специального решения, которое поможет вам контролировать всех ваших волонтеров, может помочь вашей организации в вашей программе обучения, а также в будущих проектах.

Если вы чувствуете, что все эти компоненты раздвигают границы вашего бюджета, есть несколько способов остаться в рамках бюджета. Например, вместо того, чтобы просить сотрудников проводить обучение волонтеров, попросите вмешаться более авторитетных и опытных волонтеров. Или вместо того, чтобы арендовать физическое помещение, разместите всю свою программу обучения онлайн!

Планируйте содержание

Чем именно вы планируете поделиться во время этого волонтерского тренинга? Для чего проводится обучение, какие навыки требуются и как волонтеры будут этого добиваться? На все эти вопросы должно отвечать содержание вашей программы.

Ваша базовая волонтерская подготовка должна охватывать:

• Предыстория организации и миссии, а также как сообщить об этом
• Общие правила волонтерства в вашей организации
• Обзор всех мер безопасности или необходимых отказов от ответственности
• Способы регистрации волонтерского времени и регистрация заезда/отъезда на мероприятия
• Цели волонтерской деятельности и как узнать, что она достигнута
• Инструкции и подробности о волонтерской задаче
• Обзор снаряжения и как его использовать

В то время как ваше конкретное содержание обучения будет зависеть от вашей уникальной организации, вышеперечисленные важные элементы вы не можете пропустить!

Учитывайте тип программы обучения волонтеров

Традиционные программы обучения волонтеров обычно проводятся лично. Но с новыми технологиями и растущим развитием Интернета возможности онлайн-обучения могут быть такими же привлекательными и даже более удобными. В настоящее время виртуальное обучение волонтеров более необходимо, чем советы, поскольку личное взаимодействие, вероятно, будет приостановлено. В этом разделе будут рассмотрены оба типа программ обучения.

Благодаря очному обучению вы можете включить в свою программу следующие элементы:

• Дискуссионные группы
• Ориентировочные дни
• Печатные материалы
• Симуляторы
• Обучение на рабочем месте / слежка

Вышеперечисленное — отличные способы взаимодействия и обучения волонтеров лицом к лицу. Тем не менее, независимо от того, удерживают ли вас смягчающие обстоятельства в помещении или вы не хотите арендовать помещение, онлайн-обучение является очень жизнеспособной и успешной альтернативой.

Рассмотрим следующее:

• Видеоконференции, чтобы волонтеры и руководители программ могли общаться лицом к лицу
• Онлайн-вебинары в прямом эфире, на которых волонтеры могут испытать программу, не выходя из собственного дома.
• Онлайн-викторины, чтобы быстро проверить, сколько волонтеров осталось после программы
• Интерактивное слайд-шоу/инструмент обучения, чтобы волонтеры могли проходить обучение в свободное время.
• Видеоуроки как простой способ визуально продемонстрировать концепции волонтерам

Вы даже можете сочетать в своей программе обучения как очные, так и онлайн-компоненты! Например, вы можете обучаться навыкам лично, а затем провести онлайн-викторину.

Создайте коммуникационную стратегию

Программа обучения волонтеров успешна только тогда, когда руководители программы и волонтеры постоянно находятся на одной волне. Это означает создание специальной коммуникационной стратегии для реализации при взаимодействии с участниками вашей программы обучения.

Самый простой способ общаться с участниками вашей программы обучения волонтеров — это электронная почта. Используйте свой инструмент электронной почты волонтера, чтобы:

• Приветствуйте новых волонтеров и благодарите их за проявленный интерес.
• Познакомить с основами программы обучения.
• Подтвердите соответствующие детали, такие как дата, время и место обучения.
• Обеспечьте быстрый доступ со ссылками на онлайн-инструкции или материалы по обучению.
• Зарегистрируйтесь с участниками, чтобы увидеть их прогресс в рамках программы (особенно если она состоит из нескольких этапов).
• Отправьте следующие шаги и спасибо после завершения программы обучения.

Создание активного канала связи сейчас укрепит ваши отношения с волонтерами с самого начала и создаст прецедент для будущего взаимодействия.

Разработка учебных материалов

Одним из лучших ресурсов вашей программы обучения волонтеров являются разрабатываемые вами учебные материалы. Например, вы можете написать официальное руководство по обучению волонтеров. Это может быть ресурс, содержащий информацию о вашей организации, а также основные ожидания и обязанности волонтеров.

Убедитесь, что ваши учебные материалы для волонтеров содержат следующую информацию:

• Информация о вашей организации: она должна включать в себя миссию вашей программы, потребности сообщества или пробелы, которые вы надеетесь заполнить, подробную информацию и контактную информацию о ключевых сотрудниках и руководстве, информацию об источниках финансирования и партнерских отношениях, а также ознакомление с планами развития или другими планами на будущее. Например, сообщите своим сторонникам, если ваша организация планирует расширить свою волонтерскую программу на несколько мест.
• Ожидания и обязанности добровольцев: это должно точно включать, как донести миссию организации до других, безопасно выполнять общую работу и другие общие организационные процессы.
• Обучение добровольчеству для конкретной роли: оно должно включать любое обучение для развития необходимых навыков и знаний для конкретной роли. Например, если всем вашим добровольцам необходимо научиться СЛР, для этого должно быть организовано специальное учебное мероприятие.
• Процедуры для конкретных ролей: некоторые задачи волонтеров могут иметь определенные процедуры. Для этих ролей все волонтеры должны быть знакомы с любыми аварийными процедурами или контактами, чтобы знать.

Лучшая часть разработки всеобъемлющих учебных материалов заключается в том, что вы можете продолжать использовать их в будущем. Вы даже можете предоставить цифровую копию руководства в формате PDF для онлайн-воспроизведения (и сэкономить на печати!).

Лучшие практики программы обучения волонтеров

Теперь, когда у вас есть основные шаги по созданию программы обучения волонтеров, пришло время начать претворять ее в жизнь. Чтобы подготовить вас, вот три рекомендации, о которых следует помнить.

Не бойтесь полагаться на инструменты

Отличный способ управлять как вашими волонтерами, так и донорами — это использовать специальное программное обеспечение и инструменты. Поскольку надзор за волонтерскими программами заключается в отслеживании множества возможностей, взаимодействии с более чем одной волонтерской группой и других задачах, которыми вам приходится совмещать, в зависимости от инструментов вы можете снять часть этого груза с ваших плеч.

От специальной системы управления волонтерами до обучающих платформ — правильные инструменты могут помочь упростить и улучшить вашу программу обучения, упростив процессы:

• Общение с волонтерами с помощью инструментов для электронной почты, текстовых сообщений или даже уведомлений в мобильном приложении.
• Привлечение волонтеров к программам, в которых они квалифицированы
• Организация того, какие болельщики тренируются для какой возможности
• Предоставление волонтерам беспрепятственной регистрации заезда/отъезда с помощью мобильного приложения
• Проведение виртуальных тренингов для волонтеров по программам на дому
• Создание предварительно записанного видео для помощи в обучении
• Проверка знаний ваших волонтеров с помощью викторин

Использование различных инструментов может помочь вам и вашим сотрудникам сэкономить время на попытках организовать программу обучения и распространить ее среди участников. Убедитесь, что используемая вами система интегрирована с CRM вашей организации, чтобы у вас не было проблем с данными в будущем.

Ставьте измеримые цели обучения

Иногда программы обучения волонтеров тщательно продуманы, но не мотивируют участников так, как вы хотите. Отличный способ заинтересовать их и активизировать участие в программе — установить измеримые цели обучения.

Этот тип постановки целей является ключевым способом мотивации ваших волонтеров-стажеров, а также создания критериев для оценки. Например, предположим, что ваша организация занимается раздачей остатков еды в приютах. Установите измеримую цель обучения, например: «Убедитесь, что вы можете раздать X количество еды Y приютам за Z промежутка времени».

Этот пример цели показывает волонтерам, что для достижения успеха они должны выполнить определенную задачу в течение определенного периода времени. Чтобы установить эти типы целей обучения в начале тренировки, обязательно ответьте на вопрос: какую задачу должен выполнить волонтер в определенный период времени, учитывая условия?

Теперь ваши волонтеры знают, над чем работать и что они считают успешным в вашей программе.

Не забудьте продолжить после окончания программы

То, что ваше волонтерское обучение закончилось, не означает, что ваша работа окончена. Важнейшей частью любой успешной программы является последующая благодарность участников . В конце концов, они просто использовали свое свободное время, чтобы узнать о вашей организации и помочь вам в выполнении вашей миссии. Если вы не последуете за обучением, они могут вообще забыть о вашей программе.

Помимо благодарности волонтерам за их участие, ваши последующие действия должны также включать призывы к действию, которые побуждают их подписаться на волонтерские возможности, для которых они сейчас обучены. Взгляните на свои инструменты управления волонтерами и посмотрите, отметили ли они, что заинтересованы в каких-либо мероприятиях, и обязательно учтите это в своих предложениях.

Последующие действия после программы подготавливают почву для дополнительного взаимодействия и даже дают вашим волонтерам возможность оставить отзыв. Вы даже можете отправить им опрос, чтобы получить представление о том, какой была ваша программа обучения волонтеров с точки зрения участников.

Вывод

Ваша организация не была бы там, где она есть, без ваших увлеченных добровольцев. Ясно, что это стоящая инвестиция, если вы хотите продолжать свою миссию. Создание специальной программы обучения волонтеров — лучший способ сделать это, особенно если вы хотите заложить основу для долгосрочной поддержки.

Надеемся, что это руководство познакомило вас с основными этапами создания программы обучения волонтеров, а также с некоторыми передовыми методами. Убедитесь, что вы инвестируете в эффективные инструменты и стремитесь создать для волонтеров максимально удобный и ценный опыт.