كيف تأخذ برنامج التدريب التطوعي الخاص بك إلى مستوى أعلى

بصفتك مديرًا لبرنامج المتطوعين ، فأنت تعلم أن المتطوعين يمثلون بعضًا من أفضل الأصول وأكثر الداعمين حماسة لمهمتك.

تعد استضافة فرص التطوع طريقة رائعة لبناء علاقات مع الداعمين والحصول على بعض المساعدة التي تشتد الحاجة إليها دون إهدار الإيرادات.

من أفضل الطرق لإعداد المتطوعين لإحداث تأثير بالإضافة إلى وضع الأساس للمشاركة المستقبلية في تنفيذ برنامج تدريب المتطوعين. ومع ذلك ، فإن الأمر ليس بهذه البساطة مثل إرسال بريد إلكتروني سريع لتعريف المتطوعين بالفرصة أو الحدث المطروح.

سواء كنت تبني برنامجًا تدريبيًا جديدًا للمتطوعين أو تتطلع إلى الارتقاء ببرنامجك الحالي إلى المستوى التالي ، يمكن لهذا الدليل أن يرشدك إلى ماهية برنامج تدريب المتطوعين ، وكيفية إنشائه ، وأفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها عند تطوير واحد. لفريقك.

ما هو برنامج تدريب المتطوعين؟

لبدء هذا القسم ، دعنا أولاً نراجع سبب أهمية المتطوعين لديك.

المتطوعون هم عامل دافع نحو إنجاز مهمة مؤسستك وزيادة عائد الاستثمار. غير مقتنع؟ بأخذ نظرة ثاقبة من هذه المقالة حول إدارة المتطوعين ، إليك بعض الإحصائيات الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار:

• تبلغ قيمة متوسط ​​ساعة المتطوع حوالي 25.43 دولارًا (مصدر)
• يزيد احتمال تبرع المتطوعين لمؤسسة خيرية بمقدار الضعف تقريبًا عن أولئك الذين لا يتطوعون (مصدر)
• تقدر قيمة العمل التطوعي بأكثر من 184 مليار دولار (مصدر)

من الواضح أن بناء العلاقات مع المتطوعين يعد استثمارًا مفيدًا لمؤسستك ويمكن أن يؤدي إلى زيادة الدعم وحتى جمع الأموال بمرور الوقت. لكن لا يكفي مجرد تسجيل بعض المؤيدين ومطالبتهم بتمثيل منظمتك والعمل بها. بدون تدريب رسمي ، فإنك تخاطر بأن يصبحوا مرتبكين بشأن دورهم وقد يخسرون مشاركتهم في فرص التطوع المستقبلية.

يعد برنامج تدريب المتطوعين طريقة مخصصة لوضع الأساس للمشاركة الدائمة ويمكن أن يساعد في زيادة معدلات الاحتفاظ لديك . مع برنامج تدريب المتطوعين المطور جيدًا ، يجب على المتطوعين:

• فهم توقعات المتطوعين والمسؤوليات والمهام. بعد التدريب ، يجب أن يعرف المتطوعون بالضبط ما هو متوقع منهم خلال يومهم الأول في الميدان (أو خلف شاشة الكمبيوتر).
• التعرف على فرصة التطوع أو أهداف الحدث وكيفية تحقيقها. ما الهدف من فرص وأحداث التطوع؟ هذا شيء لا تريد أبدًا أن يطلبه منك المتطوع. تأكد من أن التدريب يقودك إلى ما هي الأهداف بالضبط بالإضافة إلى التعليمات لتحقيقها.
• كن على دراية بالأدوات والعمليات اللازمة. غالبًا ما يضطر المتطوعون إلى تحمل الكثير من المسؤولية بأنفسهم. على سبيل المثال ، قد يكونون مسؤولين عن تسجيل ساعات العمل الخاصة بهم أو تسجيل الوصول / الخروج من الأحداث. يجب أن يعرفوا كيفية القيام بذلك قبل بدء الحدث.
• لديك معرفة شاملة بمهمتك ويمكن أن تؤدي المهارات اللازمة. إذا سأل أي شخص أحد المتطوعين عما يفعلونه ، فيجب أن يكونوا قادرين على شرح مهمة مؤسستك وأهدافها بطريقة تتماشى مع علامتك التجارية. يجب أن يكونوا على دراية بالمهارات الضرورية التي يحتاجها المتطوعون. على سبيل المثال ، إذا كانت مهمة مؤسستك تتضمن خدمات ومشاركة الشباب ، فمن المنطقي أن تجد متطوعين مرتاحين أو لديهم خبرة في العمل مع الأطفال.

المعلومات الواردة أعلاه هي أفضل طريقة لإعداد المتطوعين لتحقيق النجاح وجعلهم متحمسين للعمل مع مؤسستك. من خلال برنامج تدريب المتطوعين الشامل والمفصل ، ستخلق فقط قيمة طويلة الأجل لمنظماتك. تابع القراءة للتعمق في كيفية إنشاء برنامج تدريب المتطوعين.

كيفية إنشاء برنامج تدريب تطوعي

سيرشدك هذا القسم إلى الخطوات العامة الخمس لإنشاء برنامج تدريب تطوعي. بعد كل شيء ، إذا كنت ترغب حقًا في المشاركة وإظهار القيمة للمتطوعين لديك ، فستحتاج إلى وضع بعض التفكير الحقيقي في تخطيط جميع المكونات ، من ميزانية البرنامج إلى المواد التدريبية التي تقوم بتطويرها.

ضع ميزانية

بصفتك مديرًا متطوعًا ، بغض النظر عن نوع الحدث أو البرنامج الذي تقوم بإنشائه ، ستكون الميزانية دائمًا في الجزء الخلفي من عقلك.

عند تحديد ميزانية برنامج تدريب المتطوعين الخاص بك ، سيتعين عليك التفكير في النفقات النموذجية التالية:

• وقت مخصص للعاملين. ستحتاج على الأرجح إلى موظف مخصص أو فريق من الموظفين لقيادة البرنامج والتأكد من سيره بسلاسة.
• المعدات والمساحات المستأجرة. هل يتطلب برنامجك التدريبي أي معدات تحتاج إلى استئجار؟
• المرطبات / الطعام. إذا كان برنامج التدريب الخاص بك يمتد لساعات (أو حتى أيام) ، فمن الذكاء الاحتفاظ بمورد من المرطبات والوجبات الخفيفة في متناول يديك. بالنسبة لتلك البرامج الأطول ، يعد توفير الطعام فكرة رائعة أيضًا.
• مكان. ضع في اعتبارك المكان الذي قد تستضيف فيه برنامج التدريب التطوعي الخاص بك. هل يجب عليك استئجار مكان؟
• مواد / أدوات التدريب. في كثير من الأحيان ، يمكنك طباعة موارد برنامج التدريب مثل الكتيبات أو الكتيبات. إذا كنت تقوم بتوسيع فرص التطوع الافتراضي الخاصة بك ، فإن الاستثمار في البرامج الضرورية لذلك أمر بالغ الأهمية أيضًا.
• أدوات إدارة المتطوعين. يمكن أن يساعد وجود حل مخصص لمساعدتك في الإشراف على جميع المتطوعين مؤسستك في برنامج التدريب الخاص بك وكذلك الارتباطات المستقبلية.

إذا كنت تشعر أن كل هذه المكونات تدفع حدود ميزانيتك ، فهناك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها البقاء في حدود الميزانية. على سبيل المثال ، بدلاً من مطالبة الموظفين بقيادة تدريب المتطوعين ، اطلب من المتطوعين الأكثر خبرة وذوي الخبرة التدخل. أو بدلاً من استئجار مكان مادي ، استضف برنامجك التدريبي بالكامل عبر الإنترنت!

خطط للمحتوى

ما الذي تخطط لمشاركته بالضبط أثناء هذا التدريب التطوعي؟ ما هو التدريب وما هي المهارات المطلوبة وكيف سينجز المتطوعون ذلك؟ هذه كلها أسئلة يجب أن يجيب عليها محتوى برنامجك.

يجب أن يغطي تدريب المتطوع الأساسي ما يلي:

• خلفية المنظمة والرسالة وكيفية إيصال ذلك
• القواعد العامة للتطوع مع منظمتك
• نظرة عامة على جميع تدابير السلامة أو الإعفاءات الضرورية من المسؤولية
• طرق تسجيل وقت المتطوع وكيفية تسجيل الوصول / تسجيل المغادرة
• أهداف النشاط التطوعي وكيفية معرفة تحقيقه
• التعليمات والتفاصيل الخاصة بالمهمة التطوعية
• نظرة عامة على المعدات وكيفية استخدامها

بينما يعتمد محتوى التدريب المحدد الخاص بك على مؤسستك الفريدة ، فإن ما سبق هو عناصر أساسية لا يمكنك تفويتها!

ضع في اعتبارك نوع برنامج تدريب المتطوعين

عادة ما تتم برامج تدريب المتطوعين التقليدية بشكل شخصي. ولكن مع التكنولوجيا الجديدة والتقدم المتزايد للإنترنت ، يمكن أن تكون فرص التدريب عبر الإنترنت جذابة ومناسبة أكثر. في الوقت الحالي ، يعد تدريب المتطوعين الافتراضي الآن أكثر أهمية من النصيحة حيث من المحتمل أن تتوقف التفاعلات وجهاً لوجه مؤقتًا. سيتناول هذا القسم كلا النوعين من البرامج التدريبية.

من خلال التدريب الشخصي ، يمكنك تضمين هذه العناصر في برنامجك:

• مجموعات المناقشة
• أيام التوجيه
• المواد المطبوعة
• المحاكاة
• التعلم أثناء العمل / التظليل

ما سبق هو طرق رائعة للتفاعل وتدريب المتطوعين وجهًا لوجه. ومع ذلك ، سواء كانت الظروف المخففة تجعل الأشخاص في الداخل أو لا ترغب في استئجار مكان ، فإن التدريب عبر الإنترنت يعد بديلاً ناجحًا وقابل للتطبيق.

ضع في اعتبارك ما يلي:

• مؤتمرات الفيديو حتى يتمكن المتطوعون وقادة البرنامج من المشاركة وجهًا لوجه
• ندوات مباشرة عبر الإنترنت حيث يمكن للمتطوعين تجربة البرنامج وهم مرتاحون في منازلهم
• اختبارات عبر الإنترنت لاختبار مدى احتفاظ المتطوعين بسرعة بعد البرنامج
• عرض الشرائح التفاعلي / أداة التعلم بحيث يمكن للمتطوعين تجربة التدريب في وقتهم الخاص
• دروس الفيديو كطريقة سهلة لتوضيح المفاهيم بشكل مرئي للمتطوعين

يمكنك أيضًا مزج المكونات الشخصية وعبر الإنترنت مع برنامج التدريب الخاص بك! على سبيل المثال ، يمكنك التدرب على مهارة ما شخصيًا ثم تنفيذ اختبار عبر الإنترنت بعد ذلك.

ضع استراتيجية اتصالات

لا ينجح برنامج تدريب المتطوعين إلا عندما يكون قادة البرنامج والمتطوعون على نفس الصفحة باستمرار. هذا يعني إنشاء استراتيجية اتصالات مخصصة للتنفيذ عند الانخراط مع المشاركين في برنامج التدريب الخاص بك.

أسهل طريقة للتواصل مع المشاركين في برنامج التدريب التطوعي الخاص بك هي عبر البريد الإلكتروني. استخدم أداة البريد الإلكتروني التطوعية الخاصة بك من أجل:

• رحب بالمتطوعين الجدد واشكرهم على اهتمامهم.
• التعريف بأساسيات البرنامج التدريبي.
• قم بتأكيد التفاصيل ذات الصلة مثل تاريخ التدريب ووقته وموقعه.
• توفير وصول سريع مع روابط لتعليمات أو مواد التدريب عبر الإنترنت.
• تحقق مع المشاركين لمعرفة مدى تقدمهم داخل البرنامج (خاصة إذا كان يحتوي على خطوات متعددة).
• أرسل الخطوات التالية وشكرًا لك بعد انتهاء البرنامج التدريبي.

سيؤدي إنشاء قناة اتصال نشطة الآن إلى تقوية علاقاتك مع المتطوعين من البداية وسيضع سابقة للمشاركة المستقبلية.

تطوير مواد التدريب

أحد أفضل الموارد لبرنامج تدريب المتطوعين الخاص بك هو المواد التدريبية التي تقوم بتطويرها. على سبيل المثال ، قد ترغب في كتابة دليل تدريب رسمي للمتطوعين. يمكن أن يكون هذا موردًا يحدد معلومات حول مؤسستك بالإضافة إلى توقعات ومسؤوليات المتطوعين الأساسية.

تأكد من أن مواد تدريب المتطوعين الخاصة بك تحتوي على التفاصيل التالية:

• معلومات حول مؤسستك: يجب أن يشمل ذلك مهمة البرنامج ، واحتياجات المجتمع أو الفجوات التي تأمل في سدها ، وتفاصيل ومعلومات الاتصال للموظفين الرئيسيين والقيادة ، ومعلومات حول مصادر التمويل والشراكات ، بالإضافة إلى تقديم التطوير أو خطط مستقبلية أخرى. على سبيل المثال ، دع مؤيديك يعرفون ما إذا كانت مؤسستك تخطط لتوسيع برنامجها التطوعي إلى مواقع متعددة.
• توقعات ومسؤوليات المتطوعين: يجب أن يشمل ذلك بالضبط كيفية توصيل مهمة المنظمة للآخرين ، وإجراء العمل العام بأمان ، والعمليات التنظيمية العامة الأخرى.
• تدريب تطوعي خاص بالأدوار: يجب أن يشمل ذلك أي تدريب لتطوير المهارات والمعرفة اللازمة للدور المحدد. على سبيل المثال ، إذا كان جميع المتطوعين بحاجة إلى تعلم الإنعاش القلبي الرئوي ، فيجب أن يكون هناك حدث تدريبي مخصص لذلك.
• الإجراءات الخاصة بالأدوار: قد يكون لبعض المهام التطوعية إجراءات محددة. بالنسبة لهذه الأدوار ، يجب أن يكون جميع المتطوعين على دراية بأي إجراءات طارئة أو جهات اتصال لمعرفتها.

أفضل جزء في تطوير مواد تدريبية شاملة هو أنه يمكنك الاستمرار في استخدامها جيدًا في المستقبل. يمكنك حتى تقديم نسخة رقمية من الدليل بصيغة PDF للاستمتاع بها عبر الإنترنت (ولتوفير تكلفة الطباعة!).

أفضل ممارسات برنامج تدريب المتطوعين

الآن بعد أن أصبحت لديك الخطوات الأساسية لإنشاء برنامج تدريب تطوعي ، فقد حان الوقت لبدء تنفيذ ذلك. من أجل إعدادك ، إليك ثلاث أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار.

لا تخف من الاعتماد على الأدوات

من الطرق الرائعة لإدارة المتطوعين والمتبرعين على حد سواء استخدام البرامج والأدوات المخصصة. نظرًا لأن الإشراف على برامج المتطوعين يتكون من تتبع الفرص المتعددة ، والانخراط مع أكثر من مجموعة متطوعين ، ومهام أخرى عليك التوفيق بينها ، اعتمادًا على الأدوات يمكن أن يرفع بعضًا من هذا الوزن عن كتفيك.

من نظام إدارة المتطوعين المخصص إلى منصات التعلم ، يمكن أن تساعد الأدوات المناسبة في تسهيل وتحسين برنامج التدريب الخاص بك عن طريق تبسيط عمليات:

• التواصل مع المتطوعين من خلال أدوات البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو حتى الإخطارات على تطبيق الهاتف المحمول
• تسجيل المتطوعين في البرامج التي هم ماهرون فيها
• تنظيم المؤيدين الذين يتدربون على أي فرصة
• السماح للمتطوعين بتسجيل الوصول / المغادرة بسلاسة باستخدام تطبيق جوال
• استضافة دورات تدريبية افتراضية للمتطوعين لبرامج منزلية
• إنشاء فيديو مسجل مسبقًا للمساعدة في التدريب
• اختبار معرفة المتطوعين لديك من خلال الاختبارات

اعتمادًا على الأدوات ، يمكن أن تساعدك أنت وموظفيك على توفير الوقت من محاولة تنظيم برنامجك التدريبي وتوزيعه على المشاركين. تأكد من أن النظام الذي تستخدمه يتكامل مع CRM لمؤسستك حتى لا تواجهك أية مشكلات تتعلق بالبيانات في المستقبل.

ضع أهدافًا تعليمية قابلة للقياس

في بعض الأحيان ، يتم تصميم برامج تدريب المتطوعين بعناية ولكنها لا تحفز المشاركين بالطريقة التي تريدها. هناك طريقة رائعة لإثارة حماستهم ونشاطهم في البرنامج وهي تحديد أهداف تعليمية قابلة للقياس.

يعد هذا النوع من تحديد الأهداف طريقة أساسية لتحفيز متدربيك المتطوعين مع إنشاء معايير للتقييم أيضًا. على سبيل المثال ، لنفترض أن مؤسستك مكرسة لتوزيع بقايا الطعام على الملاجئ. حدد هدفًا تعليميًا قابلاً للقياس مثل "تأكد من أنه يمكنك توزيع كمية X من الطعام على الملاجئ Y في فترة Z الزمنية."

يوضح هذا المثال الهدف للمتطوعين أنه لكي يكونوا ناجحين ، يجب عليهم أداء مهمة محددة ضمن إطار زمني محدد. لتعيين هذه الأنواع من أهداف التعلم في بداية جلسة التدريب الخاصة بك ، تأكد من الإجابة على هذا السؤال: ما المهمة التي يجب أن يؤديها المتطوع في إطار زمني محدد ، مع مراعاة الظروف؟

يعرف المتطوعون الآن ما الذي يجب أن يعملوا من أجله وما الذي يعتبرهم ناجحين في برنامجك.

تذكر المتابعة بعد انتهاء البرنامج

فقط لأن تدريب المتطوعين الخاص بك قد انتهى ، لا يعني أن وظيفتك قد انتهت. جزء أساسي من أي برنامج ناجح هو شكر المشاركين بعد ذلك . بعد كل شيء ، لقد أخذوا وقت فراغهم للتعرف على مؤسستك ومساعدتك في تحقيق مهمتك. إذا لم تتابع بعد التدريب ، فقد ينسون برنامجك تمامًا.

إلى جانب شكر المتطوعين على مشاركتهم ، يجب أن تتضمن متابعتك أيضًا دعوات للعمل التي تشجعهم على الاشتراك في فرص التطوع التي تم تدريبهم عليها الآن. قم بإلقاء نظرة على أدوات إدارة المتطوعين الخاصة بك ومعرفة ما إذا كانوا قد حددوا أنهم مهتمون بأي نوع من الأحداث ، وتأكد من تلبية ذلك في اقتراحاتك.

المتابعة بعد البرنامج يمهد الطريق لمشاركة إضافية بل ويمنح المتطوعين فرصة لتقديم بعض الملاحظات. يمكنك حتى أن ترسل إليهم استبيانًا للتعرف على كيفية برنامج تدريب المتطوعين الخاص بك من وجهة نظر المشاركين.

استنتاج

لن تكون منظمتك في مكانها بدون المتطوعين المتحمسين. من الواضح أنها استثمار مفيد إذا كنت ترغب في الاستمرار في مهمتك. يعد إنشاء برنامج تدريب تطوعي مخصص هو أفضل طريقة للقيام بذلك ، خاصة إذا كنت ترغب في بناء الأساس للدعم طويل الأجل.

نأمل أن يرشدك هذا الدليل خلال الخطوات الأساسية لإعداد برنامج تدريب المتطوعين ، بالإضافة إلى بعض أفضل الممارسات. تأكد من أنك تستثمر في أدوات قادرة وتهدف إلى خلق تجربة سلسة وقيمة للمتطوعين قدر الإمكان.