So bringen Sie Ihr Freiwilligen-Trainingsprogramm auf eine Stufe

Als Manager eines Freiwilligenprogramms wissen Sie, dass Ihre Freiwilligen zu den besten Vermögenswerten und leidenschaftlichsten Unterstützern Ihrer Mission gehören.

Das Hosten von Möglichkeiten für Freiwillige ist eine großartige Möglichkeit, Beziehungen zu Unterstützern aufzubauen und dringend benötigte Hilfe zu erhalten, ohne Einnahmen zu verschwenden.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Freiwilligen darauf vorzubereiten, etwas zu bewirken und die Grundlage für zukünftiges Engagement zu legen, ist die Implementierung eines Freiwilligen-Schulungsprogramms. Es ist jedoch nicht so einfach, eine schnelle E-Mail zu senden, in der Freiwillige mit der Gelegenheit oder Veranstaltung bekannt gemacht werden.

Ganz gleich, ob Sie ein neues Freiwilligen-Schulungsprogramm aufbauen oder Ihr bestehendes auf die nächste Stufe heben möchten, dieser Leitfaden führt Sie durch das, was ein Freiwilligen-Schulungsprogramm ist, wie man eines erstellt und welche Best Practices Sie bei der Entwicklung befolgen sollten für Ihr Team.

Was ist ein Freiwilligen-Trainingsprogramm?

Sehen wir uns zu Beginn dieses Abschnitts zunächst an, warum Ihre Freiwilligen so wichtig sind.

Freiwillige sind ein treibender Faktor, um die Mission Ihrer Organisation zu erfüllen und den ROI zu steigern. Nicht überzeugt? Ausgehend von diesem Artikel über das Freiwilligenmanagement sind hier einige wichtige Statistiken, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

• Der Wert einer Freiwilligenstunde liegt im Durchschnitt bei etwa 25,43 $ (Quelle)
• Freiwillige spenden fast doppelt so häufig für eine Wohltätigkeitsorganisation wie diejenigen, die sich nicht freiwillig engagieren (Quelle)
• Freiwilligenarbeit hat einen geschätzten Wert von über 184 Milliarden US-Dollar (Quelle)

Es ist klar, dass der Aufbau von Beziehungen zu Freiwilligen eine lohnende Investition für Ihre Organisation ist und im Laufe der Zeit zu mehr Unterstützung und sogar zu Spendeneinnahmen führen kann. Aber es reicht nicht aus, nur einige Unterstützer anzuwerben und sie zu bitten, Ihre Organisation zu vertreten und für sie zu arbeiten. Ohne formelle Schulung riskieren Sie, dass sie hinsichtlich ihrer Rolle verwirrt werden und ihre Teilnahme an zukünftigen Freiwilligenmöglichkeiten verlieren.

Ein Schulungsprogramm für Freiwillige ist eine gezielte Methode, um die Grundlage für ein dauerhaftes Engagement zu schaffen, und kann dazu beitragen, Ihre Bindungsraten zu erhöhen . Mit einem gut entwickelten Freiwilligen-Schulungsprogramm sollten Ihre Freiwilligen:

• Verstehen Sie die Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben von Freiwilligen. Nach dem Training sollten Ihre Freiwilligen genau wissen, was von ihnen an ihrem ersten Tag im Feld (oder hinter dem Computerbildschirm) erwartet wird.
• Erkennen Sie Gelegenheiten für Freiwillige oder Veranstaltungsziele und wie Sie diese erreichen können. Was ist der Sinn Ihrer ehrenamtlichen Angebote und Veranstaltungen? Das ist etwas, was Sie niemals von einem Freiwilligen fragen müssen. Stellen Sie sicher, dass das Training genau die Ziele und die Anweisungen zu deren Erreichung vermittelt.
• Mit den notwendigen Tools und Prozessen vertraut sein. Freiwillige müssen oft viel Eigenverantwortung tragen. Beispielsweise können sie dafür verantwortlich sein, ihre eigenen Stunden zu protokollieren oder sich bei Veranstaltungen ein- und auszuchecken. Sie sollten wissen, wie das geht, bevor die Veranstaltung beginnt.
• Verfügen über umfassende Kenntnisse Ihrer Mission und können die erforderlichen Fähigkeiten ausführen. Wenn jemand einen Ihrer Freiwilligen fragt, was er tut, sollte er in der Lage sein, die Mission und die Ziele Ihrer Organisation so zu erklären, dass sie zu Ihrer Marke passen. Sie sollten auch mit den notwendigen Fähigkeiten vertraut sein, die Ihre Freiwilligen benötigen. Wenn die Mission Ihrer Organisation beispielsweise Jugenddienste und Engagement umfasst, ist es sinnvoll, Freiwillige zu finden, die sich wohl fühlen oder Erfahrung in der Arbeit mit Kindern haben.

Die oben genannten Informationen sind der beste Weg, um Ihre Freiwilligen auf Erfolgskurs zu bringen und sie für die Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation zu begeistern. Mit einem umfassenden und ausgearbeiteten Freiwilligen-Schulungsprogramm schaffen Sie nur noch mehr langfristigen Wert für Ihre Organisationen. Lesen Sie weiter, um tiefer in die Erstellung dieses Freiwilligen-Schulungsprogramms einzutauchen.

So erstellen Sie ein Freiwilligen-Trainingsprogramm

Dieser Abschnitt führt Sie durch die fünf allgemeinen Schritte zur Erstellung eines Freiwilligen-Schulungsprogramms. Wenn Sie Ihre Freiwilligen wirklich engagieren und ihnen Wert zeigen möchten, müssen Sie sich schließlich Gedanken über die Planung aller Komponenten machen, von Ihrem Programmbudget bis zu den von Ihnen entwickelten Schulungsmaterialien.

Legen Sie ein Budget fest

Als Freiwilligenmanager haben Sie unabhängig von der Art der Veranstaltung oder des Programms, das Sie erstellen, immer das Budget im Hinterkopf.

Wenn Sie das Budget für Ihr Freiwilligen-Schulungsprogramm festlegen, müssen Sie die folgenden typischen Ausgaben berücksichtigen:

• Personalzeit. Sie benötigen wahrscheinlich einen engagierten Mitarbeiter oder ein Team von Mitarbeitern, um das Programm zu leiten und sicherzustellen, dass es reibungslos läuft.
• Gemietete Geräte und Räumlichkeiten. Benötigt Ihr Trainingsprogramm Geräte, die gemietet werden müssen?
• Erfrischungen/Essen. Wenn Ihr Trainingsprogramm Stunden (oder sogar Tage) umfasst, ist es klug, Erfrischungen und Snacks bereitzuhalten. Für längere Programme ist auch die Bereitstellung von Essen eine gute Idee.
• Veranstaltungsort. Überlegen Sie, wo Sie Ihr Freiwilligen-Schulungsprogramm veranstalten könnten. Müssen Sie einen Veranstaltungsort mieten?
• Schulungsmaterialien/Tools. Häufig drucken Sie Ressourcen für Schulungsprogramme wie Hefte oder Broschüren aus. Wenn Sie Ihre Möglichkeiten für virtuelle Freiwillige erweitern, ist die Investition in die dafür erforderliche Software ebenfalls von entscheidender Bedeutung.
• Freiwilligen-Management-Tools. Eine dedizierte Lösung, mit der Sie alle Ihre Freiwilligen überwachen können, kann Ihrer Organisation bei Ihrem Schulungsprogramm sowie bei zukünftigen Engagements helfen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass all diese Komponenten die Grenzen Ihres Budgets sprengen, gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie das Budget einhalten können. Anstatt beispielsweise Mitarbeiter zu bitten, Freiwilligentrainings zu leiten, bitten Sie Ihre etablierteren und erfahreneren Freiwilligen, einzuspringen. Oder statt einen physischen Veranstaltungsort zu mieten, veranstalten Sie Ihr gesamtes Trainingsprogramm online!

Planen Sie den Inhalt

Was genau möchten Sie während dieses Freiwilligentrainings teilen? Wozu dient das Training, welche Fähigkeiten sind erforderlich und wie werden die Freiwilligen dies erreichen? All diese Fragen sollte der Inhalt Ihres Programms beantworten.

Ihre grundlegende Freiwilligenausbildung sollte Folgendes umfassen:

• Hintergrund der Organisation und Mission, sowie wie man dies kommuniziert
• Die allgemeinen Regeln für Freiwilligenarbeit in Ihrer Organisation
• Übersicht aller Sicherheitsmaßnahmen oder notwendiger Haftungsausschlüsse
• Möglichkeiten, Freiwilligenzeit aufzuzeichnen und sich bei Veranstaltungen anzumelden/abzumelden
• Ziele für die Freiwilligentätigkeit und woran man erkennt, dass sie erreicht wurde
• Anweisungen und Details zur Freiwilligenaufgabe
• Überblick über die Ausrüstung und deren Verwendung

Während Ihre spezifischen Schulungsinhalte von Ihrer einzigartigen Organisation abhängen, sind die oben genannten wesentlichen Elemente, die Sie nicht verpassen dürfen!

Berücksichtigen Sie die Art des Freiwilligen-Schulungsprogramms

Traditionelle Freiwilligentrainingsprogramme finden in der Regel persönlich statt. Aber mit neuer Technologie und dem wachsenden Fortschritt des Internets können Online-Schulungsmöglichkeiten genauso ansprechend und noch bequemer sein. Derzeit ist eine virtuelle Freiwilligenschulung wichtiger als Beratung, da persönliche Interaktionen wahrscheinlich pausieren. Dieser Abschnitt führt Sie durch beide Arten von Trainingsprogrammen.

Mit Präsenzschulungen können Sie diese Elemente in Ihr Programm aufnehmen:

• Diskussionsgruppen
• Orientierungstage
• Gedruckte Materialien
• Simulationen
• Lernen am Arbeitsplatz/Shadowing

Die oben genannten Möglichkeiten sind großartige Möglichkeiten, um Freiwillige von Angesicht zu Angesicht zu interagieren und zu schulen. Ob jedoch mildernde Umstände die Menschen im Haus halten oder Sie keinen Veranstaltungsort mieten möchten, Online-Schulungen sind eine sehr praktikable und erfolgreiche Alternative.

Folgendes berücksichtigen:

• Videokonferenzen, damit sich Freiwillige und Programmleiter persönlich austauschen können
• Online-Live-Webinare, bei denen Freiwillige das Programm bequem von zu Hause aus erleben können
• Online-Quiz, um schnell zu testen, wie viel die Freiwilligen nach dem Programm behalten haben
• Interaktives Diashow-/Lerntool, damit Freiwillige das Training in ihrer Freizeit erleben können
• Video-Tutorials als einfache Möglichkeit, Freiwilligen Konzepte visuell zu demonstrieren

Sie können sogar sowohl Präsenz- als auch Online-Komponenten in Ihr Schulungsprogramm mischen! Sie können beispielsweise eine Fertigkeit persönlich trainieren und anschließend ein Online-Quiz durchführen.

Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie

Ein Freiwilligen-Schulungsprogramm ist nur dann erfolgreich, wenn Programmleiter und Freiwillige konsequent auf einer Seite stehen. Das bedeutet, eine dedizierte Kommunikationsstrategie zu entwickeln, die Sie bei der Interaktion mit den Teilnehmern Ihres Schulungsprogramms umsetzen können.

Der einfachste Weg, mit den Teilnehmern Ihres Freiwilligen-Schulungsprogramms zu kommunizieren, ist per E-Mail. Verwenden Sie Ihr Freiwilligen-E-Mail-Tool, um:

• Begrüßen Sie neue Freiwillige und danken Sie ihnen für ihr Interesse.
• Stellen Sie die Grundlagen des Trainingsprogramms vor.
• Bestätigen Sie relevante Details wie Schulungsdatum, -zeit und -ort.
• Bieten Sie schnellen Zugriff mit Links zu Online-Schulungsanleitungen oder -Materialien.
• Melden Sie sich bei den Teilnehmern, um ihren Fortschritt innerhalb des Programms zu sehen (insbesondere wenn es mehrere Schritte umfasst).
• Senden Sie die nächsten Schritte und ein Dankeschön, nachdem das Schulungsprogramm abgeschlossen ist.

Wenn Sie jetzt einen aktiven Kommunikationskanal einrichten, werden Ihre Beziehungen zu den Freiwilligen von Anfang an gestärkt und der Präzedenzfall für zukünftiges Engagement geschaffen.

Entwickeln Sie Schulungsmaterialien

Eine der besten Ressourcen Ihres Freiwilligen-Schulungsprogramms sind die von Ihnen entwickelten Schulungsmaterialien. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht ein offizielles Freiwilligen-Schulungshandbuch verfassen. Dies kann eine Ressource sein, die Informationen über Ihre Organisation sowie grundlegende Erwartungen und Verantwortlichkeiten von Freiwilligen enthält.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Schulungsunterlagen für Freiwillige die folgenden Angaben enthalten:

• Informationen über Ihre Organisation: Dies sollte Ihre Programmmission, die Bedürfnisse der Gemeinde oder Lücken, die Sie zu füllen hoffen, Details und Kontaktinformationen der wichtigsten Mitarbeiter und Führungskräfte, Informationen zu Finanzierungsquellen und Partnerschaften sowie die Vorstellung von Entwicklungs- oder anderen Zukunftsplänen enthalten. Teilen Sie Ihren Unterstützern beispielsweise mit, ob Ihre Organisation plant, ihr Freiwilligenprogramm auf mehrere Standorte auszudehnen.
• Erwartungen und Verantwortlichkeiten von Freiwilligen: Dies sollte genau beinhalten, wie man die Mission der Organisation anderen mitteilt, allgemeine Arbeit sicher durchführt und andere allgemeine organisatorische Prozesse.
• Rollenspezifisches Freiwilligentraining: Dies sollte jegliches Training beinhalten, um die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse für die spezifische Rolle zu entwickeln. Wenn beispielsweise alle Ihre Freiwilligen HLW lernen müssen, sollte es eine spezielle Schulungsveranstaltung dafür geben.
• Rollenspezifische Verfahren: Bestimmte Freiwilligenaufgaben können spezifische Verfahren haben. Für diese Rollen müssen alle Freiwilligen mit allen Notfallverfahren oder Kontakten vertraut sein, um sie zu kennen.

Das Beste an der Entwicklung umfassender Schulungsmaterialien ist, dass Sie diese bis weit in die Zukunft hinein verwenden können. Sie können sogar eine digitale PDF-Kopie des Handbuchs für den Online-Genuss bereitstellen (und um Druckkosten zu sparen!).

Best Practices für das Freiwilligen-Schulungsprogramm

Nachdem Sie nun die grundlegenden Schritte zur Erstellung eines Freiwilligen-Schulungsprogramms kennen, ist es an der Zeit, dies in die Tat umzusetzen. Um Sie vorzubereiten, sind hier drei Best Practices, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Scheuen Sie sich nicht, sich auf Tools zu verlassen

Eine großartige Möglichkeit, Ihre Freiwilligen und Spender gleichermaßen zu verwalten, ist die Verwendung spezieller Software und Tools. Da die Überwachung von Freiwilligenprogrammen darin besteht, mehrere Gelegenheiten im Auge zu behalten, sich mit mehr als einer Freiwilligengruppe zu beschäftigen und andere Aufgaben zu erledigen, kann die Abhängigkeit von Tools einen Teil dieser Last von Ihren Schultern nehmen.

Von einem speziellen Freiwilligen-Managementsystem bis hin zu Lernplattformen können die richtigen Tools dazu beitragen, Ihr Schulungsprogramm zu erleichtern und zu verbessern, indem sie die Prozesse vereinfachen von:

• Kommunikation mit Freiwilligen über Tools für E-Mail, Text oder sogar Benachrichtigungen in einer mobilen App
• Freiwillige für Programme anmelden, für die sie qualifiziert sind
• Organisieren, welche Fans für welche Gelegenheit trainieren
• Ermöglicht Freiwilligen ein reibungsloses Ein- und Auschecken mit einer mobilen App
• Hosting virtueller Freiwilligenschulungen für Programme zu Hause
• Erstellen von aufgezeichneten Videos zur Unterstützung des Trainings
• Testen Sie das Wissen Ihrer Freiwilligen mit Quizfragen

Abhängig von Tools können Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen, indem Sie versuchen, Ihr Schulungsprogramm zu organisieren und an Ihre Teilnehmer zu verteilen. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete System in das CRM Ihrer Organisation integriert ist, damit Sie später keine Datenprobleme haben.

Setzen Sie sich messbare Lernziele

Manchmal sind Trainingsprogramme für Freiwillige gut durchdacht, motivieren die Teilnehmer aber nicht so, wie Sie es sich wünschen. Eine gute Möglichkeit, sie für das Programm zu begeistern und aktiv zu machen, besteht darin, messbare Lernziele zu setzen.

Diese Art der Zielsetzung ist ein wichtiger Weg, um Ihre freiwilligen Praktikanten zu motivieren und gleichzeitig Kriterien für die Bewertung zu schaffen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Organisation widmet sich der Verteilung von Essensresten an Notunterkünfte. Setzen Sie sich ein messbares Lernziel wie „Stellen Sie sicher, dass Sie die Menge X Lebensmittel in der Zeitspanne Z an Y Notunterkünfte verteilen können.“

Dieses Beispielziel zeigt Freiwilligen, dass sie eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfüllen müssen, um erfolgreich zu sein. Um diese Art von Lernzielen zu Beginn Ihrer Trainingseinheit festzulegen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Frage beantworten: Welche Aufgabe sollte der Freiwillige unter den gegebenen Bedingungen in einem bestimmten Zeitrahmen ausführen?

Jetzt wissen Ihre Freiwilligen, worauf sie hinarbeiten müssen und was sie in Ihrem Programm für erfolgreich hält.

Denken Sie daran, nach Abschluss des Programms nachzufassen

Nur weil deine Freiwilligenausbildung vorbei ist, heißt das noch lange nicht, dass dein Job es ist. Ein entscheidender Teil eines jeden erfolgreichen Programms ist es, sich im Anschluss bei den Teilnehmern zu bedanken . Schließlich haben sie sich nur ihre Freizeit genommen, um mehr über Ihre Organisation zu erfahren und Ihnen bei Ihrer Mission zu helfen. Wenn Sie nach dem Training nicht weitermachen, vergessen sie Ihr Programm vielleicht sogar ganz.

Neben dem Dank an die Freiwilligen für ihre Teilnahme sollte Ihr Follow-up auch Handlungsaufforderungen enthalten, die sie ermutigen, sich für die Freiwilligenangebote anzumelden, für die sie jetzt geschult werden. Sehen Sie sich Ihre Freiwilligen-Management-Tools an und sehen Sie, ob sie angegeben haben, dass sie an Veranstaltungen jeglicher Art interessiert sind, und stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihren Vorschlägen berücksichtigen.

Die Nachbereitung nach dem Programm schafft die Voraussetzungen für zusätzliches Engagement und gibt Ihren Freiwilligen sogar die Möglichkeit, Feedback zu geben. Sie können ihnen sogar eine Umfrage schicken, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Ihr Freiwilligen-Trainingsprogramm aus Sicht der Teilnehmer war.

Fazit

Ohne Ihre leidenschaftlichen Freiwilligen wäre Ihre Organisation nicht dort, wo sie ist. Es ist klar, dass sie eine lohnende Investition sind, wenn Sie Ihre Mission weiter verfolgen möchten. Die Schaffung eines speziellen Freiwilligen-Schulungsprogramms ist der beste Weg, dies zu tun, insbesondere wenn Sie die Grundlage für eine langfristige Unterstützung schaffen möchten.

Hoffentlich hat Sie dieser Leitfaden durch die grundlegenden Schritte zur Einrichtung eines Freiwilligen-Schulungsprogramms sowie einige bewährte Verfahren geführt. Stellen Sie sicher, dass Sie in leistungsfähige Tools investieren und darauf abzielen, eine Erfahrung für Freiwillige zu schaffen, die so nahtlos und wertvoll wie möglich ist.