Como levar seu programa de treinamento de voluntários a um nível superior

Publicados: 2020-11-20

Como gerente de programa de voluntariado, você sabe que seus voluntários são alguns dos melhores ativos e apoiadores mais apaixonados de sua missão.

Hospedar oportunidades de voluntariado é uma ótima maneira de construir relacionamentos com apoiadores e obter a ajuda necessária sem desperdício de receita.

Uma das melhores maneiras de preparar seus voluntários para causar impacto e estabelecer as bases para engajamento futuro é implementar um programa de treinamento de voluntários. No entanto, não é tão simples quanto enviar um e-mail rápido apresentando os voluntários à oportunidade ou evento em questão.

Esteja você construindo um novo programa de treinamento de voluntários ou procurando levar o seu existente para o próximo nível, este guia pode orientá-lo sobre o que é um programa de treinamento de voluntários, como criar um e as melhores práticas que você deve seguir ao desenvolver um para sua equipe.

O que é um programa de treinamento voluntário?

Para começar esta seção, vamos primeiro analisar por que seus voluntários são tão importantes.

Os voluntários são um fator determinante para cumprir a missão da sua organização e aumentar o ROI. Não convencido? Aproveitando as informações deste artigo sobre gerenciamento de voluntários, aqui estão algumas estatísticas importantes a serem lembradas:

O valor médio de uma hora de voluntariado é de cerca de US $ 25,43 (fonte)
Voluntários são quase duas vezes mais propensos a doar para uma instituição de caridade do que aqueles que não são voluntários (fonte)
O voluntariado tem um valor estimado de mais de US$ 184 bilhões (fonte)

Está claro que construir relacionamentos com voluntários é um investimento valioso para sua organização e pode resultar em maior suporte e até mesmo em receita de arrecadação de fundos ao longo do tempo. Mas não basta apenas inscrever alguns apoiadores e pedir que eles representem e trabalhem para sua organização. Sem treinamento formal, você corre o risco de eles ficarem confusos sobre seu papel e podem perder sua participação em futuras oportunidades de voluntariado.

Um programa de treinamento de voluntários é uma maneira dedicada de estabelecer as bases para um engajamento duradouro e pode ajudar a aumentar suas taxas de retenção . Com um programa de treinamento de voluntários bem desenvolvido, seus voluntários devem:

Entenda as expectativas, responsabilidades e tarefas dos voluntários. Após o treinamento, seus voluntários devem saber exatamente o que se espera deles durante o primeiro dia no campo (ou atrás da tela do computador).
Reconhecer a oportunidade de voluntariado ou os objetivos do evento e como alcançá-los. Qual é o ponto de suas oportunidades e eventos de voluntariado? Isso é algo que você nunca quer que um voluntário tenha que perguntar. Certifique-se de que o treinamento direcione exatamente quais são os objetivos, bem como as instruções para alcançá-los.
Familiarize-se com as ferramentas e processos necessários. Os voluntários muitas vezes têm que lidar com muita responsabilidade por conta própria. Por exemplo, eles podem ser responsáveis por registrar suas próprias horas ou fazer check-in/out de eventos. Eles devem saber como fazer isso antes do início do evento.
Ter conhecimento abrangente de sua missão e pode executar as habilidades necessárias. Se alguém perguntar a um de seus voluntários o que ele está fazendo, ele deve ser capaz de explicar a missão e os objetivos da sua organização de uma maneira que se alinhe à sua marca. Eles também devem estar familiarizados com as habilidades necessárias que seus voluntários precisam. Por exemplo, se a missão da sua organização envolve serviços e envolvimento com jovens, faz sentido encontrar voluntários que se sintam à vontade ou tenham experiência em trabalhar com crianças.

As informações acima são a melhor maneira de preparar seus voluntários para o sucesso e deixá-los animados para trabalhar com sua organização. Com um programa de treinamento de voluntários abrangente e detalhado, você apenas criará mais valor a longo prazo para suas organizações. Continue lendo para se aprofundar em como criar esse programa de treinamento de voluntários.

Como criar um programa de treinamento voluntário

Esta seção o guiará pelas cinco etapas gerais da criação de um programa de treinamento de voluntários. Afinal, se você quiser realmente engajar e mostrar valor aos seus voluntários, precisará pensar bastante no planejamento de todos os componentes, desde o orçamento do programa até os materiais de treinamento que você desenvolve.

Estabeleça um orçamento

Como gerente voluntário, não importa o tipo de evento ou programa que você esteja criando, o orçamento sempre estará em sua mente.

Ao estabelecer o orçamento do seu programa de treinamento de voluntários, você terá que considerar as seguintes despesas típicas:

Tempo do pessoal. Você provavelmente precisará de um funcionário ou equipe de funcionários dedicados para liderar o programa e garantir que ele funcione sem problemas.
Equipamento e espaço alugados. Seu programa de treinamento requer algum equipamento que precise ser alugado?
Refrescos/comida. Se o seu programa de treinamento abrange horas (ou até dias), é inteligente manter um recurso de refrescos e lanches à mão. Para aqueles programas mais longos, fornecer comida também é uma ótima ideia.
Local. Considere onde você pode hospedar seu programa de treinamento de voluntários. Precisa alugar um local?
Materiais/ferramentas de treinamento. Muitas vezes, você pode imprimir recursos do programa de treinamento, como livretos ou brochuras. Se você está expandindo suas oportunidades de voluntariado virtual, investir no software necessário para isso também é crucial.
Ferramentas de gestão de voluntários. Ter uma solução dedicada para ajudá-lo a supervisionar todos os seus voluntários pode ajudar sua organização com seu programa de treinamento, bem como futuros compromissos.

Se você sentir que todos esses componentes estão ultrapassando os limites do seu orçamento, existem algumas maneiras de ficar dentro do orçamento. Por exemplo, em vez de pedir aos membros da equipe que liderem o treinamento de voluntários, peça aos voluntários mais estabelecidos e experientes para intervir. Ou, em vez de alugar um local físico, hospede todo o seu programa de treinamento online!

Planeje o conteúdo

O que exatamente você está planejando compartilhar durante este treinamento voluntário? Para que serve o treinamento, quais habilidades são necessárias e como os voluntários farão isso? Estas são todas as perguntas que o conteúdo do seu programa deve responder.

Seu treinamento voluntário básico deve abranger:

Antecedentes da organização e missão, bem como como comunicar isso
As regras gerais para o voluntariado na sua organização
Visão geral de todas as medidas de segurança ou isenções de responsabilidade necessárias
Maneiras de registrar o tempo de voluntariado e como fazer check-in/check-out de eventos
Objetivos para a atividade voluntária e como saber se ela está sendo cumprida
Instruções e detalhes sobre a tarefa voluntária
Visão geral do equipamento e como usá-lo

Embora seu conteúdo de treinamento específico dependa de sua organização exclusiva, os itens acima são elementos essenciais que você não pode perder!

Considere o tipo de programa de treinamento voluntário

Os programas tradicionais de treinamento de voluntários geralmente acontecem pessoalmente. Mas com as novas tecnologias e o crescente avanço da internet, as oportunidades de treinamento online podem ser tão envolventes e ainda mais convenientes. Atualmente, o treinamento de voluntários virtuais é agora mais necessário do que aconselhamento, pois as interações presenciais provavelmente estão em pausa. Esta seção abordará os dois tipos de programas de treinamento.

Com o treinamento presencial, você pode incluir estes elementos em seu programa:

Grupos de discussão
Dias de orientação
Materiais impressos
Simulações
Aprendizado/sombreamento no trabalho

As opções acima são ótimas maneiras de interagir e treinar voluntários pessoalmente. No entanto, se circunstâncias atenuantes mantêm as pessoas dentro de casa ou você não deseja alugar um local, o treinamento on-line é uma alternativa muito viável e bem-sucedida.

Considere o seguinte:

Videoconferência para que voluntários e líderes de programas possam se envolver pessoalmente
Webinars on-line ao vivo, onde os voluntários podem experimentar o programa no conforto de suas próprias casas
Testes online para testar rapidamente quanto os voluntários retiveram após o programa
Ferramenta interativa de apresentação de slides/aprendizagem para que os voluntários possam experimentar o treinamento em seu próprio tempo
Tutoriais em vídeo como uma maneira fácil de demonstrar conceitos visualmente para voluntários

Você pode até misturar componentes presenciais e online ao seu programa de treinamento! Por exemplo, você pode treinar uma habilidade pessoalmente e depois implementar um questionário online.

Crie uma estratégia de comunicação

Um programa de treinamento de voluntários só é bem-sucedido quando os líderes do programa e os voluntários estão consistentemente na mesma página. Isso significa criar uma estratégia de comunicação dedicada para implementar ao se envolver com os participantes do seu programa de treinamento.

A maneira mais fácil de se comunicar com os participantes do programa de treinamento voluntário é por e-mail. Use sua ferramenta de e-mail voluntário para:

Dê as boas-vindas aos novos voluntários e agradeça-os pelo interesse.
Introduzir os fundamentos do programa de treinamento.
Confirme detalhes relevantes, como data, hora e local do treinamento.
Forneça acesso rápido com links para instruções ou materiais de treinamento online.
Faça check-in com os participantes para ver seu progresso no programa (especialmente se ele tiver várias etapas).
Envie os próximos passos e um agradecimento após o término do programa de treinamento.

A criação de um canal de comunicação ativo agora fortalecerá seu relacionamento com os voluntários desde o início e estabelecerá o precedente para o envolvimento futuro.

Desenvolver materiais de treinamento

Um dos melhores recursos do seu programa de treinamento de voluntários são os materiais de treinamento que você desenvolve. Por exemplo, você pode escrever um manual oficial de treinamento de voluntários. Este pode ser um recurso que descreve informações sobre sua organização, bem como as expectativas e responsabilidades básicas dos voluntários.

Certifique-se de que seus materiais de treinamento de voluntários tenham os seguintes detalhes:

Informações sobre sua organização: Isso deve incluir a missão do seu programa, as necessidades da comunidade ou lacunas que você espera preencher, detalhes e informações de contato dos principais membros da equipe e liderança, informações sobre fontes de financiamento e parcerias, bem como a introdução de desenvolvimento ou outros planos futuros. Por exemplo, informe seus apoiadores se sua organização planeja expandir seu programa de voluntariado para vários locais.
Expectativas e responsabilidades do voluntário: Isso deve incluir exatamente como comunicar a missão da organização a outras pessoas, conduzir o trabalho geral com segurança e outros processos organizacionais gerais.
Treinamento de voluntariado específico para a função: Isso deve incluir qualquer treinamento para desenvolver as habilidades e conhecimentos necessários para a função específica. Por exemplo, se todos os seus voluntários precisam aprender RCP, deve haver um evento de treinamento dedicado a isso.
Procedimentos específicos da função: Certas tarefas voluntárias podem ter procedimentos específicos. Para essas funções, todos os voluntários precisam estar familiarizados com quaisquer procedimentos ou contatos de emergência a serem conhecidos.

A melhor parte do desenvolvimento de materiais de treinamento abrangentes é que você pode continuar a usá-los no futuro. Você pode até fornecer uma cópia digital em PDF do manual para desfrutar online (e para economizar custos de impressão!).

Práticas recomendadas do programa de treinamento de voluntários

Agora que você tem os passos básicos para criar um programa de treinamento de voluntários, é hora de começar a colocar isso em ação. Para prepará-lo, aqui estão três práticas recomendadas a serem lembradas.

Não tenha medo de depender de ferramentas

Uma ótima maneira de gerenciar seus voluntários e doadores é usar software e ferramentas dedicados. Como supervisionar programas de voluntariado consiste em acompanhar várias oportunidades, envolver-se com mais de um grupo de voluntários e outras tarefas que você precisa fazer, dependendo das ferramentas, pode tirar um pouco desse peso de seus ombros.

De um sistema de gerenciamento de voluntários dedicado a plataformas de aprendizado, as ferramentas certas podem ajudar a facilitar e melhorar seu programa de treinamento, simplificando os processos de:

Comunicação com voluntários por meio de ferramentas de e-mail, texto ou até mesmo notificações em um aplicativo móvel
Inscrever voluntários em programas para os quais eles são qualificados
Organizar quais apoiadores estão treinando para qual oportunidade
Permitir que os voluntários façam check-in/out sem problemas com um aplicativo móvel
Hospedando sessões de treinamento de voluntários virtuais para programas em casa
Criação de vídeo pré-gravado para auxiliar no treinamento
Testando o conhecimento de seus voluntários com questionários

Dependendo das ferramentas, você e sua equipe podem economizar tempo ao tentar organizar seu programa de treinamento e distribuí-lo aos participantes. Certifique-se de que o sistema que você usa esteja integrado ao CRM da sua organização para que você não tenha problemas de dados no futuro.

Defina objetivos de aprendizagem mensuráveis

Às vezes, os programas de treinamento de voluntários são cuidadosamente planejados, mas não motivam os participantes da maneira que você deseja. Uma ótima maneira de deixá-los empolgados e ativos no programa é definir objetivos de aprendizado mensuráveis.

Esse tipo de definição de metas é uma maneira fundamental de motivar seus estagiários voluntários e, ao mesmo tempo, criar critérios de avaliação. Por exemplo, digamos que sua organização se dedique a distribuir restos de comida para abrigos. Defina um objetivo de aprendizado mensurável como “Certifique-se de que você pode distribuir X quantidade de comida para Y abrigos em um período de tempo Z”.

Este exemplo de meta mostra aos voluntários que, para serem bem-sucedidos, eles precisam realizar uma tarefa específica dentro de um período de tempo específico. Para definir esses tipos de objetivos de aprendizagem no início de sua sessão de treinamento, certifique-se de responder a esta pergunta: Que tarefa o voluntário deve realizar em um período de tempo específico, dadas as condições?

Agora seus voluntários sabem para o que devem trabalhar e o que os considera bem-sucedidos em seu programa.

Lembre-se de acompanhar após o término do programa

Só porque seu treinamento voluntário acabou, não significa que seu trabalho acabou. Uma parte crucial de qualquer programa de sucesso é agradecer aos participantes depois . Afinal, eles apenas aproveitaram seu tempo livre para aprender sobre sua organização e ajudá-lo em sua missão. Se você não acompanhar após o treinamento, eles podem até esquecer completamente o seu programa.

Além de agradecer aos voluntários por sua participação, seu acompanhamento também deve incluir apelos à ação que os incentivem a se inscrever nas oportunidades de voluntariado para as quais agora são treinados. Dê uma olhada em suas ferramentas de gerenciamento de voluntários e veja se eles marcaram que estão interessados em algum tipo de evento, e certifique-se de atender a isso em suas sugestões.

O acompanhamento após o programa prepara o terreno para um envolvimento adicional e até dá aos seus voluntários a oportunidade de fornecer algum feedback. Você pode até enviar a eles uma pesquisa para ter uma ideia de como foi o seu programa de treinamento de voluntários do ponto de vista dos participantes.

Conclusão

Sua organização não estaria onde está sem seus voluntários apaixonados. É claro que eles são um investimento que vale a pena se você quiser continuar em sua missão. Criar um programa de treinamento de voluntários dedicado é a melhor maneira de fazer isso, especialmente se você deseja construir a base para um suporte de longo prazo.

Esperamos que este guia tenha guiado você pelas etapas básicas de criação de um programa de treinamento de voluntários, bem como algumas práticas recomendadas. Certifique-se de investir em ferramentas capazes e tenha como objetivo criar uma experiência para os voluntários que seja a mais perfeita e valiosa possível.