如何與員工進行視覺交流並提高敬業度

隨著員工溝通環境的不斷發展，組織不斷探索在不打擾員工注意力的情況下聯繫員工的最有效方式。

由於我們中有很多人在遠程或混合團隊中工作，因此一次性向所有員工提供相關信息需要花費時間和精力。 這是視覺交流介入的地方，員工交流軟件可以提供很大幫助。 很少使用視覺交流的公司正在錯失更有效地吸引員工參與的機會。

什麼是視覺傳達？

視覺傳達使用視覺元素傳達信息或想法。 它可以包括插圖、動畫、圖片、視頻、信息圖表、圖表、地圖，甚至 GIF 和模因，具體取決於消息的目標和目標受眾。

得益於 Instagram、Pinterest、Snapchat 和 TikTok 等社交媒體平台，創建、共享和使用視覺內容從未如此簡單。 儘管文本信息有其用武之地，但要更深入、更廣泛地探索特定主題，您無法繞過視覺交流——您為什麼要這樣做？

在過度刺激、漫不經心、競爭激烈的世界中，抓住觀眾的注意力是關鍵。 將您的信息與視覺元素相結合可以吸引註意力并快速清晰地傳達您的信息。

也許是時候考慮將這種通信類型的好處用於您公司最重要的資產：您的員工。

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什麼是視覺員工溝通？

每個人每天都會遇到的數據和信息堆積如山，從未如此之高。 信息過載幾乎包圍了生活的方方面面。

與此同時，今天的勞動力正在發生轉變，越來越多的員工習慣於在個人生活中使用視覺信息，因此他們也希望在工作中看到這些信息。 這種不斷變化的勞動力需要重新考慮您的溝通方式。 視覺員工溝通需要成為解決方案的一部分，才能觸及您忙碌的混合型員工隊伍。

毫無疑問，您每天都會向您的員工通報各種新聞。 也許您發送（冗長的）電子郵件、發布文章和文檔，或者發布員工通訊。 當您用視覺元素替換或組合文本信息交換來傳達您的信息時，您就是在使用視覺交流。

視覺員工溝通背後的邏輯

當你需要吸引註意力時，視覺資源是必不可少的。 精心選擇和展示視覺元素會讓你脫穎而出。 關於人類的各種統計數據證實了視覺在吸引人們興趣方面的優越性。 但是，為什麼視覺效果能贏得您的注意力，而文字卻不能呢？

人類高速處理視覺內容。

部分解釋是科學的。 首先，人類以比書面文字更快的速度處理視覺內容。 人腦處理一幅圖像只需 13 毫秒，而理解印刷文字則需要數百毫秒。 視覺交流無需過多關注即可提供信息。

我們的視覺處理更加進化。

人腦可以並行處理多個圖像。 文本必須一次掃描一個單元。 然後這些單元被識別並組裝成更大的單元，例如單詞、詞組和句子。 只有在那之後，頭腦才能尋找意義。

知道了這一點，您就可以將想法形象化或將文本與視覺相結合，以便與您的團隊就難以單獨用文字表達的概念進行交流。

那麼，視覺傳達還能如何使您的業務受益？

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視覺員工溝通的好處

對於內部溝通，將視覺內容添加到您的溝通武器庫中可以更有效地提供信息。 視覺員工溝通對整個員工隊伍都有好處。 當您進行視覺交流時，您的員工學習和記住內容、完成任務和吸收信息的能力會提高，但這並不是優勢的全部。

視覺傳達幫助員工完成任務。 根據 TechSmith 的研究，67% 的員工在將視頻或圖像添加到純文本時能夠更好地完成工作。 當您的通信包含圖形時，它們的執行速度也會提高 7%。 似乎這還不夠，使用結合了視覺效果的文本而不是獨立的文本可將準確性提高 8%； 使用視頻代替文本可將準確度提高 6%。

您的員工很有可能更喜歡視覺交流。 它在員工的私人生活中無處不在，因此他們會渴望更多可視化的員工交流。 48% 的員工將視頻評為最吸引人的交流方式，37% 的員工認為帶圖片的文字最吸引人。 文本仍然起著重要的作用，但它作為配角的作用更好。

研究表明，Z 世代的大腦在對環境的反應方面與前幾代人的大腦結構不同。 Z 世代的大腦已經連接到復雜的視覺圖像，大腦中負責視覺能力的部分更加發達，使視覺學習更加有效。

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如何建立視覺員工溝通

視覺員工溝通從研究可用的工具和渠道、目標受眾和首選內容類型開始。

工具和渠道

在實施視覺員工溝通時，考慮哪些工具和渠道適合您的團隊。 可能會想到模擬通信，例如傳單和海報。 但不要忘記當今可用的所有出色的數字工具。

數字工具更有效：更新內部網或數字標牌屏幕比更換整個場所的海報更容易。 更改數字標牌屏幕上的幻燈片只需幾秒鐘。 它允許您從一個內容管理系統更改屏幕的幻燈片，無論它們在哪裡。 即使在另一個分支。 即使在另一個國家！

您希望您的視覺傳達保持最新。 你可能希望它移動、改變、動態。 如果您希望能夠（近）實時地傳播信息，數字化是必經之路。 許多內部溝通 (IC) 團隊更喜歡數字溝通渠道也就不足為奇了。

一些適合員工溝通的優秀數字工具包括：

• 公司應用
• 交互式通訊
• 數字標牌軟件
• 內聯網
• 交互式屏保
• 協作軟件
• 鎖定屏幕或壁紙
• 公司網站或門戶
• 社交媒體

為您的組織選擇最有效的工具取決於幾個因素，例如您的目標受眾和您經常發布的內容。

目標受眾

您的組織中有哪些不同的群體？ 為正確的受眾使用正確的工具是關鍵； 如果您不知道員工喜歡如何消費信息，您最終可能會通過員工不使用的渠道發布信息——這與您的目標完全相反。

記住幾代員工之間的差異； 他們可能對溝通渠道都有不同的偏好。 如果您需要此信息，可以通過簡短的內部溝通調查了解您的團隊喜歡如何接收信息。

您的勞動力可能包括非辦公桌員工、現場工作人員和辦公室工作人員。 他們都可以通過視覺交流有效地到達。 但是，辦公室工作人員的最佳溝通渠道可能需要對外地員工更有效。

例如，辦公室工作人員可以通過筆記本電腦獲得最佳聯繫。 Intranet 上的消息、通過電子郵件發送的時事通訊、牆紙或工作站的數字標牌是與辦公室員工聯繫的有效方法。

工作站數字標牌與您在辦公室使用的數字標牌相同，但它將您的數字標牌帶入員工家中。 混合組織的絕佳解決方案！

精心佈置的數字標牌屏幕或移動應用程序通常是與非辦公室人員保持聯繫的最佳方式。 借助移動應用程序，他們始終可以在手機附近獲得正確的信息。

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內容類型

組合渠道和目標受眾後，確定哪種類型的內容最能恰當地傳達您的信息。 考慮與您將用於傳播它的渠道以及將接收它的觀眾相關的內容。

在合適的時間發布，帶有視覺效果的 CEO 博客可以作為您的目標受眾的鼓舞人心的內容。 這種類型的內容在 Intranet、時事通訊或桌面應用程序中效果最好，因為人們可以隨時閱讀它們。

另一方面，必須不斷重複視覺網絡安全意識或健康與安全運動等意識運動。 這確保了信息始終是最重要的，並且員工知道如何在特定情況下採取行動。

以一口大小的塊展示這些活動，以避免一次用太多信息壓垮員工。 將此類內容髮佈到不斷重複消息的渠道，例如數字標牌屏幕或計算機上的交互式屏幕保護程序，將增加您的員工的持續培訓和消息的影響。

視覺員工溝通如何幫助不同部門

對於您組織中的各個團隊，視覺員工交流傳達了各種重要信息。 這就是您的 IC 團隊如何與 HR、IT 和管理層合作，使用可視化員工溝通，消除噪音，接觸您的員工。

集成電路團隊

內部溝通 (IC) 團隊在部門之間傳播信息，並從在溝通中使用視覺效果中獲益最多。 以下是 IC 團隊可以用來改善員工溝通的一些視覺策略。

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視覺公司公告

即使是最困難的公司公告也可以使用視覺傳達來簡化。 信息圖表、符號、圖像和視頻有助於解釋複雜的程序、意外的變化或新法規。 通過可視化銷售目標讓您的銷售團隊專注於任務，或者通過顯示客戶服務票儀表板讓每​​個人都知道您的客戶服務有多忙。

更多個人交流

視覺交流非常適合遠程工作環境，因為一些任務需要面對面的互動。 為了使交流更加個性化，您可以拍攝人們分享信息的視頻。

請創建者解釋為什麼信息與組織相關，並鼓勵人們通過電子郵件或評論部分向他們提出問題。 將其發佈到您的內部網或員工應用程序，讓員工從冗長的電子郵件和文檔中解脫出來。

進度數據可視化

說到冗長的文檔，數據可視化是幫助員工處理大量信息和了解大局的好方法。 這些可視化可用於年度報告、團隊會議和演示，但它們也可以顯示在數字標牌屏幕或內部網上。

公司活動公告

視覺交流也很有趣！ 球賽、假日派對、團隊建設日和市政廳會議等公司活動都可以使用視覺員工溝通來宣布。

當員工收到創意公告時，他們更有可能參加活動。 不要猶豫，與設計團隊合作，為您的任何活動製作精美的邀請函。

人力資源團隊

人力資源是員工溝通可以成就或破壞業務的另一個領域。 以下視覺溝通策略可幫助人力資源團隊與員工進行溝通。

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歡迎新員工加入團隊

視覺交流是歡迎新員工的好方法。 您可以通過製作一篇關於他們是誰以及他們在組織中的角色的短文來幫助他們從第一天起就覺得自己屬於他們。 添加一些關於他們的愛好的內容，以幫助在與新同事的對話中打破僵局。

將其發佈到您的內部網上，以便人們可以在評論中歡迎他們的新同事。 通過部門樓層的數字標牌屏幕傳播它，讓每個人都知道新面孔是誰。 它將幫助員工認識並了解他們的新同事，並且您的新員工會覺得人們希望他們在那裡。

製作常青的入職內容

在當今的混合工作環境中管理面對面培訓很困難。 創建視覺培訓內容可幫助新員工走上成功之路。

視覺內容可用於多種用途，從第一天的培訓到持續發展。 它可以向新員工講授系統、網絡安全、層次結構以及可能出現的常見問題的聯繫信息。

回答新同事常見問題解答的視頻是解決他們可能已經有的問題的好方法。 或者與新員工分享您的可視化 PowerPoint 演示文稿，這樣他們就可以重新閱讀您在新工作的頭幾週提供給他們的信息。

可視化培訓內容可以輕鬆縮放。 如果做得好，您的內容適用於一百或一千名員工。 創建後，您可以為新員工設置它，這樣即使您正在完成其他任務，他們也可以學習或接受培訓。 即使您沒有培訓新員工，您也可以培訓他們！

提高員工技能

許多員工喜歡學習和保留新技能。 想留住頂尖人才？ 提供學習機會。 您的組織可能已經為您的員工提供在線培訓。 然而，視覺傳達有助於創造您想要的影響力。

只有當員工記住他們學到的東西時，培訓課程才有價值。 視覺傳達將有助於信息的堅持。 使用內網短信來培訓員工可能不是您的員工在想到學習機會時想到的，但肯定會幫助他們保留信息。

將他們的培訓分成小塊，將其倒入圖表、信息圖表或演示文稿中，並通過多種渠道重複這些內容。 這些信息將成為第二天性。 不想用他們不需要的培訓來打擾員工？ 只針對可以使用這些信息的個人。

清楚地傳達員工福利

許多組織大多（甚至僅）在新員工入職時或年度公開招聘期間就員工福利進行溝通。 多麼浪費偉大的員工福利計劃！ 通過視覺傳達，您全年都可以消除噪音，讓您的員工了解您提供的產品。

在你的交流中，你應該使用真實世界的例子。 不要告訴他們您提供 Telemed，而是向他們展示他們可以訪問提供者，他們可以就他們幼兒的醫療問題進行諮詢。 保持你的溝通簡短，這樣你的員工就不會失去興趣。

用簡單的語言解釋它，不要使用行話，並使信息易於掃描。 添加顏色和圖形以闡明或讓某人通過一系列短視頻中的實際示例解釋好處。 這將幫助員工記住健康保險等福利。

生日、工作紀念日、續約

員工敬業度是一個複雜的話題，但有時就像記住某人的生日、工作週年紀念日或續簽合同一樣簡單。 視覺交流是慶祝同事的好方法。

只需在 Intranet 或 Teams 頻道上彈出一條消息，讓您的員工有機會慶祝他們的同事。 添加圖像或慶祝 GIF，讓員工立即感受到讚賞。

IT 團隊

IT 可以使用哪些視覺元素與公司的不同團隊進行交流？ 這是什麼。

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IT 團隊在使用視覺交流時可以更快地回答技術問題。 員工可以在最少的幫助下或按照教程解決常見問題或常見員工問題。

各種類型的內容適用於此：故障排除視頻、解決方案的截屏視頻、流程圖，甚至是完整的說明手冊。

更高效的軟件推出

當公司範圍內的軟件發生變化時，屏幕截圖、截屏視頻和流程圖會指導員工完成新協議。 與整個組織共享有關特定功能的操作視頻，以確保每個人都知道如何操作新軟件而無需不斷尋求幫助。

確保這些資源在每個人都可以找到的地方，直到您的團隊不再需要它們為止。 Intranet 上的專用頁面或具有桌面和移動設備輸出的員工應用程序是保存這些信息視頻和文檔的好地方。

定期維護消息

IT 團隊還可以使用可視化的員工溝通方式來告知同事有關定期維護的信息。 在您的 Intranet 主頁上使用特色文章，並附上醒目的圖片，以確保員工看到您的信息。 您還可以使用在其他應用程序之上發布通知的平台，讓您的消息脫穎而出。

通過多種渠道重複計劃維護的日期，例如內部網上的員工簡報或公司 Teams 渠道，以便員工多次看到該消息並提前計劃。

有效的系統中斷溝通

停機溝通應該是高度可見的，你應該能夠立即傳播它。 IT 團隊可以發送電子郵件，但如果電子郵件應用程序無法正常工作怎麼辦？ 桌面警報、Intranet、移動應用程序或組織範圍內的 Teams 或 Slack 渠道最適合這樣的時間。

這些高度直觀的警報可以迅速引起人們對重要信息的注意，並讓員工無論身在何處。 同樣的工具可用於通知員工他們的系統已啟動並再次運行。

提高網絡安全意識

視覺交流是創建網絡安全意識活動並將您的員工變成人類防火牆的好方法。 將您的活動拆分為信息塊，以教導和培訓員工如何幫助避免網絡攻擊和處理某些情況。

網絡安全意識活動必須經常重複，因此它始終是首要考慮因素。 這有助於員工在點擊鏈接或發送他們的“CEO”機密信息之前三思而後行。

通過內部網上的截屏視頻或員工移動應用程序發布您的營銷活動。 使用帶有屏幕截圖的幻燈片，這些屏幕截圖在數字標牌屏幕、鎖定屏幕或員工簡報中的重複消息中不斷重複。

管理

使用視覺交流來代替純粹的信息會議。 如果會議純粹是信息性的，不需要集思廣益或立即反饋，請嘗試將其切換為視頻。

員工可以隨時觀看。 沒有中斷或對話會分散主要信息的注意力。 信息仍將到達目標受眾。 作為獎勵，您的員工會很高興避免另一場可能是電子郵件的會議。

在 IC 團隊的協助下，管理層可以錄製一段簡短的視頻，然後添加文本、幻燈片、圖形或符號來闡明信息。 之後，它會發送給需要查看它的任何人。

其他需要考慮的是許多員工對“高層人士”的好奇心。 他們想把名字和麵孔聯繫起來，但讓每個人都與大型組織的最高管理層面對面交流是不可能的。

視覺交流可以幫助解決這個問題。 高層管理人員和員工之間通常存在距離，而視頻是彌合這種距離的絕佳媒介。

視頻比書面交流更個性化、更富有想像力、更清晰。 它們不必很長。 一段短視頻是在忙碌的工作日吸引人們注意力的好方法。

觀看不會花費太多時間，因此領導者無需花費大量時間即可與員工建立聯繫。 一分鐘聽起來可能很短，但足以突出一個問題。

在危機期間，視覺交流也能提供很大幫助。 如果發生緊急情況，員工將希望領導者告知適當的行動。 領導層可以使用視覺傳達來告訴正在發生什麼以及將來會發生什麼。 視覺效果可幫助員工在緊要關頭更快、更輕鬆地理解複雜的想法。

例如，領導者可以使用前後對比圖、變更圖或其他視覺效果向利益相關者展示組織如何處理危機以及危機過後的情況。

圖像和視覺傳達不是用複雜的文本或技術數據壓垮員工，而是在易於理解的敘事框架中將危機背景化。

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可視化員工溝通應用

每個組織都應該考慮如何最好地接觸到自己的員工隊伍。 然而，同行業的公司面臨著類似的問題，這些問題可以通過可視化員工溝通來解決。

衛生保健

簡短和異步的視覺員工交流和有趣的寫作有效地吸引了忙碌、過度勞累的臨床員工。 使用信息圖表可視化重要程序或視頻來解釋諸如正確洗手之類的事情。 色彩鮮豔、標題引人入勝的幻燈片可以更輕鬆地向患者和來訪者解釋難懂的信息。

為確保您的員工了解您的信息，請嘗試各種溝通渠道。 頭頂公告可能不會到達您醫療機構的某些區域，但如果有重要程序的更新，新的說明必須快速傳播。 通過協作工具以多種方式發布信息，例如數字標牌、文本警報或高優先級消息。

將這些消息與 Intranet 上的文章或電子郵件結合起來以涵蓋所有方面。 將消息保存在桌面應用程序中，以便員工有空時可以重新閱讀它們。

產業組織

接觸工業組織的員工需要工具和渠道，將信息帶到員工當時工作的任何地方，即使他們在現場。 數字標牌和手機非常適合與非辦公桌員工進行交流。

您還可以傳播視覺安全說明、共享事件報告或顯示無事故天數，以激勵員工安全工作。

這些渠道允許您發布帶有清晰視覺效果的短消息，員工可以在旅途中看到這些內容。 將它們與其他渠道（例如內部網）相結合，並添加一個 QR 碼以引導您的消息。

他們可以從該短消息轉到您的 Intranet 或網站上的完整文章。 您組織中的每個人都將擁有完整的信息。

企業

視覺員工溝通非常適合辦公室工作人員。 可視化 Power BI、SharePoint 或 Excel 中的數據和信息有助於他們記住信息並監控重要信息。

在您的內部網上或電子郵件中，數字標牌屏幕上的完整文章摘要完美結合了視覺和文本交流。 第一個引起注意並重定向； 第二個將信息傳遞給正確的受眾。

教育機構

就視覺內容而言，青少年和年輕人已經接管了球並與之一起奔跑。 無論是 TikTok、Instagram 還是 Snapchat，您肯定會通過視覺交流（例如帶有醒目的圖片的推文長度的消息）來吸引這種難以觸及的觀眾的興趣。

如果您想確保他們收到您的信息，請發布視頻。 Z 世代喜歡看短視頻。 它們可以包含各種消息：關於即將發生的事件的信息、關於如何省錢的教程、舞會之夜的宣傳視頻、特殊日子的回顧以及關於大學論文的建議。 在學生的設備上發布這些消息可以幫助您擴大影響範圍。

雖然使用應用程序的移動優先方法是接觸學生的好方法，但不應忘記學校的教職員工。 對於這種受眾組合，多渠道傳播策略最適合每個人。 嘗試通過學校門戶網站、內聯網、學校網站或他們的智能手機與您的員工聯繫。 如今，學生並不是唯一粘在智能手機上的人。

視覺傳達與出色的溝通策略相結合，可幫助您聯繫所有員工，同時提高參與度並支持教育目標。 員工和學生都將更容易理解、記住和識別內容。

視覺傳達：員工溝通的未來

大多數公司才剛剛開始探索視覺員工溝通的全部潛力。 一旦他們將其完全實施到他們的溝通策略中，他們就會通過引人入勝、鼓舞人心和激勵人心的信件到達他們的員工隊伍。

它推動員工敬業度，同時提高信息保留率和績效速度。 員工更喜歡視覺交流。

通信的未來是視覺的——那麼為什麼不從今天開始創新呢？ 首先投資您的遠程團隊並了解有關遠程工作溝通的更多信息。