什麼是數據孤島？ 如何互連數據並提高效率

現代技術使公司能夠收集和利用比以往更多的有用數據。 他們可能會使用客戶數據來了解哪些產品很受歡迎以及哪些廣告活動最有效。

數據孤島阻礙了這一點。 當存儲在某些部門的數據不能被組織中的其他人輕鬆或完全訪問時，就會出現孤島。 當您的數據存放在孤島中時，只有一小部分人（通常是一個部門）可以訪問它。 如果您的 IT 團隊有數據孤島，HR 或銷售人員就無法訪問它。 絕大多數公司因此受到負面影響。

數據孤島隔離數據併中斷日常業務運營，尤其是在企業試圖跨部門協調時。 隨著公司的發展，您可能需要大數據處理和分發工具來避免這些低效率，這一點會變得很明顯。

為什麼會存在數據孤島？

通常，數據孤島不是有意識決策的結果。 它們會隨著時間的推移而出現，成為一個意外內置於公司框架中的問題。 這發生在幾個方面。

一、公司架構

一些公司的結構不鼓勵部門協同工作。 通常不是故意的。 這是一個疏忽，或者是問題太耗時或太昂貴而無法解決的結果。

也許您的營銷團隊與您的客戶服務代表在​​完全不同的辦公室工作。 或者您的團隊使用不同的通信工具，因此很難快速與另一個團隊的人取得聯繫。

隨著公司的發展，數據孤島的出現是很常見的。 假設您最初是一家小型企業。 時間流逝，公司內部形成了不同的部門。 這些團隊各自從自己的來源收集數據，並為方便起見將它們存儲在孤島中。 隨著時間的推移，這些孤島變成了並非所有人都可以訪問的數據存儲庫。 這種情況發生在大約三分之二的公司中。

資料來源： dnb.co.uk

一旦這些孤島到位，部門就很難迅速、輕鬆地從其他部門獲取重要信息。 這進一步加劇了部門隔離，並使打破這些障礙變得更加困難。

2、企業文化

公司文化是由參與其中的人延續的。 如果您公司的文化偏向於個人主義而不是集體心態，您就更有可能遇到數據孤島。 如果期望部門之間相互競爭而不是一起工作，則尤其如此。

如果您的部門將數據視為一種可以讓他們在競爭中佔據優勢的資源，他們就不太可能希望從孤島中釋放數據。 這是一個嚴重的公司文化問題。 被迫隱藏數據以維持生計的團體將不想打破這些障礙並繼續共享信息。

理想情況下，一家公司應該作為一個擁有共同目標的單位工作，這樣公司內部的競爭就會變成一種有趣的遊戲，而不是一種生存策略。

3.未集成技術

每個公司都使用自己的技術，但在某些公司中，每個部門都有不同的技術工具。 客戶服務代理可能使用一個平台與客戶溝通，而銷售人員則使用另一種解決方案來產生收入。

貴公司的技術集成度越低，數據孤島就越嚴重。 可以輕鬆在整個公司共享數據的集成解決方案就是答案。

如果團隊盡可能使用相同的技術，則可以避免這種情況。 當然，並非每個技術解決方案都適合所有人。 您的營銷部門將需要幫助他們制定廣告活動的軟件，這對從事 IT 工作的人來說用處不大。

這並不意味著營銷技術應該完全無法訪問，也不應該集成到中央平台中。 雲集成可以幫助解決這個問題。

4.組織成長

業務增長是一件好事，但也有一些缺點。 發展新職位意味著引入新的數據處理方式，從長遠來看，這會造成數據孤島。

當一個組織對其框架增長過快時，這尤其成問題。 適用於員工少於 20 人的公司的完美解決方案可能無法在一夜之間適應 50 人的需求。

當這種快速增長發生時，一些員工會意識到對新解決方案的需求，並可能開始採用他們的策略而不交流他們的方法。

想想小組項目，其中成員對項目應該如何進行有不同的、不相容的想法。 當有強烈想法的人不讓步時，這些團體很容易分裂。

數據孤島同樣容易形成。 當然，並非所有增長都直接導致孤島，您可以採取措施避免它們的存在。 要牢記的主要事情是，您必須提出強有力的理由來說明為什麼您的數據會以這種方式處理。 如果新員工可以立即指出您的數據處理策略中的缺陷，那麼是時候考慮一下不同的解決方案了。

數據孤島帶來的四大常見問題

數據孤島可以迅速出現，而且通常沒有任何人的直接輸入影響它們的創建。 但這一定是件壞事嗎？

以下問題表明它是。 如果這些問題聽起來像是您希望在公司中避免的事情，那麼這清楚地表明數據孤島不利於良好的業務實踐。

1. 生產力下降

以下三個主要的生產力損害因素每年造成近 20 億美元的損失。

資料來源： Financesonline.com

數據孤島導致了這種損失，因為它們浪費時間而成為一個問題。 他們將有價值的信息鎖起來，只授予少數員工訪問權限。 任何無權訪問數據的人都必須請求它，而不是能夠在他們方便的時候使用它。

當員工在不同時區工作時，這尤其令人沮喪。 如果您的員工在工作日中途請求數據，但可以授予他們訪問權限的人卻在睡覺，那麼每個人都會浪費時間並降低工作效率。

當數據可能位於許多斷開連接的孤島中時，試圖找到特定的數據片段也是一個大問題。 當員工本應能夠快速檢查一個集中式解決方案時，他們就不得不浪費時間請求訪問多個上鎖的位置。

2.成本增加

想像一下，您正在嘗試運送一隊人，但每個人都想使用不同的方式。 您現在不必購買團體火車票，​​而是必須支付火車、出租車、私家車和自行車的費用。

數據孤島有點像那樣。 由於它們通常是由於未連接的技術而產生的，因此企業需要為每種技術工具購買許可證和會員資格。 這些成本會隨著時間的推移而增加，尤其是當您的公司處於發展壯大過程中時。

與將各種數據收集在一個地方的數據倉庫不同，孤島是資源密集型的。 他們一點一點地蠶食資金，如果任其發展，他們就會穩定地繁殖。 有時您甚至不知道有多少孤島正在榨乾您的公司。

3.業務增長放緩

數據孤島使快速收集信息變得更加困難。 除了阻礙生產力之外，孤立的信息還使得幾乎不可能做出基於數據的快速決策。

當試圖在快節奏的行業中快速成長時，這並不理想。 當您從每個筒倉獲得所有數據時，由於提取轉換加載時間過長，做出該關鍵選擇的時刻可能已經過去。

重要的是要記住，增長是現代商業關注的首要問題。 換句話說，筒倉正在減慢您的速度。

資源： 超級辦公網

4. 數據質量差

只有當相關信息可靠且高質量時，數據支持的決策才有可能。 不幸的是，當數據孤立在孤島中時，它可能會失去相關性並最終變得無法使用。

當用戶不知道由於在筒倉中花費的時間而導致數據質量下降時，這個問題會變得更糟。 例如，如果您的營銷人員使用銷售團隊的信息，他們可能會浪費時間和資源來根據舊的銷售數據創建目標不當的活動。

如何避免數據孤島

現在應該清楚數據孤島對您或您的企業沒有幫助，所以是時候考慮如何完全擺脫它們了。

1. 解決公司文化問題

文化不會在一夜之間發芽。 它需要時間來成長，並且必須培育成長以變得健康而不是侵入性的。 如果您看到您的公司製造數據孤島，您必須改變方向。

從頭開始轉變您的文化。 通過鼓勵開放的溝通和跨部門的團隊合作，您將使導致數據孤島的孤立主義更難紮根。 你必須找到問題的根源才能解決它。

向員工傳授您的新精神，並以包括現有員工和新員工在內的方式進行。 如果您忽視某些群體，他們將被迫建立孤島，您的努力將適得其反。

以多種方式對員工進行教育，以吸引他們中的每一個人。 例如，您可以提供互動課程和在線研討會，讓具有不同學習風格的人參與進來。

開發包含多個員工組的項目以促進跨部門團隊合作也是一個好主意。 這會將您的理想付諸實踐，確保員工有機會感受到在合作環境中工作的效果。

2. 將所有數據存放在一個地方

孤島代表公司數據存儲在不同的位置，基於最常訪問它的組。 換句話說，當信息保存在多個不交互的位置時，就會出現數據孤島。

解決這個問題的一種簡單有效的方法是選擇一個單一的企業級解決方案，將您的數據保存在一個地方。 您的所有員工都必須能夠在必要時訪問它，而無需費力地獲得它。

如果您的員工無法使用您的方法獲取所需的信息，他們會尋找臨時空間來存儲這些信息。 如果這些臨時空間比您的解決方案更方便，它們將很快成為永久性空間。 您的公司範圍內的數據系統必須易於使用且易於訪問，這樣就不會有人試圖尋找最終可能變成孤島的替代方案。

在選擇策略時傾聽員工的需求。 他們可能對有助於他們更高效地工作的功能或避免孤島的需求列表有很好的想法。 關注他們的需求是阻止他們從您選擇的解決方案之外尋找答案的好方法。

3. 制定數據治理

使用公司指南來阻止創建數據孤島。 通過明確的數據治理策略，您可以向您的團隊展示您希望如何處理數據。 這樣，每個員工都知道如何正確組織他們的數據，沒有人會在沒有意識到的情況下不小心創建一個筒倉。

一個簡單的類比就可以看出這些政策的重要性。 假設您正在尋找專業的網頁設計師。 您可以直接告訴他們，“請為我設計一個網站”，然後就此打住，但結果可能根本不符合您的需求。

相反，起草一份包含明確指南的專業服務提案，詳細說明您需要什麼以及您將提供什麼作為回報會更好。 這可以確保雙方在互動中感到滿意並清楚他們的期望。

同樣，當您告訴員工您希望如何處理公司的數據時，他們就會知道如何防止數據孤島。

打破孤島

數據孤島是一個壞主意，避免它們是您業務的最佳方法。 它們會拖慢你的速度，抑制生產力，並創造一種專注於個人而非團隊的公司文化。 所有這些因素都會阻礙您和您的業務。

幸運的是，數據孤島不是您必須學會忍受的問題。 通過遵循這些最佳實踐，您可以避免它們並分解任何現有的。 關鍵是培養一種需要全公司協作的文化，這樣您的企業才能蓬勃發展。

及時管理數據庫是避免數據孤島的另一種最佳方法。 了解有關數據庫管理和流程中涉及的不同系統的所有信息。