管理虛擬團隊：如何做對

辦公室看起來與多年前完全不同。

今天，沒有隔間，會議看起來也大不相同。 今天的會議不是讓人們擠進會議室並擠在投影儀周圍，而是讓幾名團隊成員通過視頻會議從遠程位置進行調整。 還有什麼不同？ 快速電話聊天已變成快速 Zoom 通話。 電子郵件已經變成了閒散的東西。

總體而言，團隊變得越來越敏捷，越來越少地局限於物理位置。 這導致了現代工作場所中可以存在的幾種不同類型的團隊。 有完全在辦公室的團隊，隨著遠程工作的增長，這些團隊正在慢慢消散。 有混合團隊，團隊成員可以在辦公室、遠程工作或在兩者之間切換。 最後，還有虛擬團隊。

在本文中，我們將探討虛擬團隊的優勢和挑戰，以及如何成功構建和管理它們。

虛擬團隊的興起

在過去的 10 年中，美國遠程工作者、團隊和公司的數量顯著增加。 2014 年，倫敦商學院預測，到 2020 年，超過一半的員工將遠程工作。2019 年，這一比例躍升至 69%，輕鬆超過了這一預測。

多年來，越來越多的公司採取了寬鬆的在家辦公政策。 期望您的一些工作遠程完成已成為常態（當然，如果您選擇這樣做）。 對於在辦公室面臨生產力問題的任何人來說，這都是個好消息。

斯坦福大學教授尼古拉斯·布魯姆研究並發現遠程工作可以提高整體生產力。 報告稱，在家工作的員工發現更容易集中註意力，也不太願意請病假。

遠程工作也有利於雇主。 平均而言，雇主每年為每位員工節省 2,000 美元的房地產成本。 允許遠程工作的組織的營業額比不允許的組織少 25%。 他們還看到更短的招聘週期，這主要是由於更大的申請人群體和提供靈活選擇的能力。

現在，美國勞動力可以選擇在他們的心臟附近遠程工作。 蓋洛普研究表明，54% 的上班族表示他們會離開工作崗位，轉而從事提供靈活工作時間的工作。 它還發現，當員工花一些時間遠程工作並花一些時間與同事在某個地方工作時，工作參與度會增加。 更高的員工敬業度意味著更好的績效。

對於那些管理虛擬團隊的人，請了解您將面臨一系列獨特的挑戰和收益，但總體而言，收益大於困難。 例如，研究表明，每月至少遠程工作一次的員工比從不遠程工作的員工快樂 24%。

如何建立成功的虛擬團隊

創建成功的虛擬團隊有很多因素，而且沒有一種正確的方法可以做到。 在開始建立遠程團隊之前，您應該首先解決一些墊腳石。

1. 把合適的人聚集在一起

建立一個正常運作的虛擬團隊的第一步是確保您僱用（或培訓）有能力並願意過渡到遠程生活的員工。 如果一個員工在辦公室裡茁壯成長，如果你讓他們加入遠程團隊，你就是在傷害他們。 此外，請確保您選擇的人具有良好的溝通技巧並且能夠獨立工作。

在組建團隊時，請務必評估團隊規模。 每個人都更容易與 10 人或更少的團隊進行溝通和協作，而不是 30 人的遠程團隊。遠程團隊的經理應該每週與他們的直接下屬安排虛擬 1:1 會議，以確保每個員工都有他們需要的時間討論勝利和擔憂。

在某些情況下，遠程員工可能會開始陷入社交遊蕩的陷阱。 他們可能會認為，因為有這麼多團隊成員在一個項目上工作，他們可以離開或花更少的時間工作。 故事的寓意是，在建立一個完全遠程的團隊時，堅持較小的團隊。 這將使他們能夠定期與每個人進行溝通，從而提高團隊聯繫。

2. 任命最好的領導

沒有偉大的領導者，團隊就什麼都不是。 領導遠程團隊的經理（特別是如果這是他們第一次這樣做）需要記住一些事情。

首先，保持溝通公開透明。 沒有人喜歡對他們密切關注的項目或主題一無所知。 遠程管理人員應該習慣於解釋為什麼召開會議、需要完成什麼以及它如何影響團隊 OKR。 這也不是一次性的。 對目標和項目的反复解釋將幫助您的團隊更好地了解他們應該如何做出貢獻。

此外，教你的團隊如何小心說話可以在閒聊或電子郵件時產生巨大的影響。 與其說“我們需要改變 x”，不如為團隊樹立一個榜樣，並說“我認為最好是因為這個原因改變 x。 你怎麼看？” 這打開了合作的對話，而第一個立即關閉了任何創造力。

最後，與您的團隊建立信任至關重要。 讓他們知道您在他們身邊，並且他們在 1:1 中披露的任何信息都保留在該 1:1 中。 考慮召開一次會議，讓團隊成員公開他們個人生活的最新情況，而不是直接投入工作。 遠程工作人員不太可能參與隨意的辦公室玩笑，因為他們真的不能在不同的地方這樣做。 花時間去了解你的團隊並向他們展示工作也可以很有趣。

您必須為團隊樹立榜樣。 以尊重和同情的態度回應將為每個人定下基調，並確立開放和誠實的對話受到重視。

3、適時溝通

當您將員工添加到您的遠程團隊時，請冒昧地讓他們在公司的前幾周令人難忘。 與其發送一條快速的 Slack 消息宣布他們的工作，不如考慮讓他們飛到公司總部並親自與他們會面。 這樣做可以向他們證明你認真對待他們，並且很高興他們加入團隊。

如果可以的話，試著讓整個團隊每年都聚在一起幾次。 雖然遠程工作者擅長獨立工作，但您應該努力將每個人聚集在一起，甚至可能在同一個辦公室工作一周。 遠程工作會很快過時，而面對面的活動可能是所有員工都期待的事情。

當您遠程工作時，工作週年紀念日或重大里程碑可能會顯得微不足道。 確保作為領導者，您跟踪團隊可能達到的周年紀念日、生日和重要里程碑。 當有人收到手寫的生日賀卡或一周年紀念牌時，他們會感到自己受到重視和重視。 欣賞可以大有幫助，並重新激發繼續努力的動力。

4. 使用正確的工具

沒有正確的虛擬團隊技術，任何遠程團隊都無法成功。 如果沒有適當的工具，會議感覺比有用更煩人。 如果您曾經在房間裡的人不知道如何加入甚至放棄的電話中成為遠程人，那麼您可能會覺得自己在談話中沒有受到重視。 即使通過電話交談，如果沒有關鍵的視覺背景，也很難讀懂房間，知道誰在說話，也很難聽到你的聲音。

考慮到這一點，視頻會議硬件和軟件對於遠程團隊進行有效溝通至關重要。 通過給每個人一張臉和一個聲音，您可以進行自然的對話，幫助進行頭腦風暴、計劃、制定戰略、1:1 會議和虛擬團隊建設。

接下來，您的團隊將需要一個消息傳遞軟件。 Slack 是目前最流行的一種，任何消息傳遞平台都應該做到這一點。 即時消息平台背後的理念是遠程團隊可以快速溝通，而無需為每個小問題發送電子郵件或設置視頻通話。

在考慮消息傳遞解決方案時，請確保它能夠進行個人對話、群組對話以及頻道或房間，以允許圍繞給定主題進行日常玩笑。 許多團隊將擁有用於不同目的的渠道，例如營銷渠道、通用渠道、娛樂和遊戲/愚蠢的對話渠道等等。 提供對話空間是一種簡單的遠程團隊建設策略，無需耗費大量資金。

如何管理虛擬團隊

所以你僱傭了合適的人，為溝通奠定了堅實的基礎，並為他們配備了最好的工具。 您的虛擬團隊很不錯，對吧？ 錯誤的。 建立一個偉大的虛擬團隊需要一段時間，為了讓每個人都保持高效，創造一個健康的工作環境勢在必行。 當您開始管理您的虛擬團隊時，請考慮使用以下提示。

1.促進遠程團隊建設

如前所述，遠程團隊建設不會自然發生，它需要您作為虛擬團隊經理的努力，以及團隊的支持。 團隊建設的一些想法是每日視頻站立，週一的每週會議，團隊可以分享他們在周末所做的事情，或者早上的 Slack 對話。

其他一些想法是為視頻咖啡通話創建隨機配對的隊友。 每週一次或每月一次，每個人都被隨機分配一個咖啡夥伴，他們可以安排時間進行 30 分鐘的會議以相互了解。

如果您的團隊中的人員可能無法自然地相互交流，或者您是較大的遠程組織的一部分，則此方法效果很好。 這將使您的員工有機會以一種模仿在辦公室撞到人的方式來了解人們。

2. 建立遠程文化（不同於面對面）

在任何組織中，建立文化都不是一件容易的事。 Dharmesh Shah 是當時規模較小的 HubSpot 建立和定義文化的擁護者。 他探討了對領導團隊、員工和經理來說什麼是重要的，並概述了這種文化的含義以及如何實施它。

對於您的團隊，收集一些對人們重要的意見。 人們是否覺得他們幾乎不認識自己的隊友？ 他們會不會覺得自己不太了解你？ 通過與您的團隊合作建立一種文化，您將創造一個開放和誠實的環境，分享是關懷和人們感到被傾聽。

3. 親自見面

對於虛擬團隊來說，無論您身在何處並選擇工作，但偶爾的面對面互動會加強關係。 雖然遠程工作的好處是廣泛的，但在家裡的筆記本電腦的小盒子外面作為一個整體共進晚餐的想法是無法替代的。

如果你能夠作為一個團隊開會，優先了解你的活動、策略和頭腦風暴以及團隊建設。 任何可以通過虛擬方式有效完成的事情都可以保存以備後用。 如果預算緊張，人力資源專家建議虛擬經理去找他們的直接下屬，以防整個團隊無法聚在一起。

您的季度聚會的一些團隊建設想法是：

• 逃生室
• 烹飪課
• 體育賽事
• 卡拉OK
• 藝術活動（陶藝或繪畫課）
• 虛擬歡樂時光

讓你的團隊放鬆，工作關係就會得到改善。

4.信任你的遠程員工

這應該不言而喻。 許多領導者仍然認為遠程工作並不意味著更少的工作。 《哈佛商業評論》進行的一項研究發現，當員工能夠遠程工作時，他們在家中完成的通話增加了 13.5%，在 9 個月內為公司每位員工節省了 1,900 美元，除此之外，他們的工作滿意度也提高了。

此後，有關遠程工作的許多神話被揭穿：與傳統辦公室工作人員相比，遠程工作人員更有效率、更快樂且成本更低。 當 3,000 多名全球員工被問及他們遠程工作的主要原因時，最重要的反應是生產力和專注力。

5. 參加定期的職業發展對話

遠程工作人員可以在職業發展對話中感到格格不入。 想像一下，您的同事試圖與他的遠程經理討論薪酬問題，但他們的連接速度很慢。 當他試圖討論為什麼他應該得到更多的錢時，他們的音頻一直在中斷。 不用說，這些情況並不理想。

遠程管理人員可能會無意中偏向於優先考慮與他們最密切合作的人，因此可能更容易與他們最常與之交流的人進行職業對話。 如果您是遠程經理，請確保您定期檢查團隊的成長和實現目標的進展情況（並在開始對話之前檢查您的聯繫）。

6.使用日曆並保持最新

遠程人員的一個主要問題是不知道團隊成員或經理在特定時間在哪裡，他們是在工作還是離線，以及為什麼他們不回复 Slack 或電子郵件。 作為對您團隊的禮貌，請確保您的日曆是最新的。 即使您要離開計算機吃午飯，也要確保分享這些信息，以便您的團隊成員可以快速看到您很忙，並且您會在當天晚些時候回复他們。

虛擬團隊的好處

管理虛擬團隊可能是一種非常有益的體驗，但它也可以為整個組織帶來幫助。

• 提高生產力。 虛擬團隊成員在家工作時可以節省時間和金錢。 沒有通勤費，也沒有每月通勤費。
• 更大的人才庫：不僅限於本地人才可以打開大門，將最有經驗的人添加到團隊中。
• 更好的個人靈活性。 遠程工作人員可以設置自己的時間表並在最適合他們的時候工作。
• 降低辦公成本。 遠程工作人員無需使用辦公空間，允許組織使用和支付更小、更便宜的空間來容納辦公室內的員工。
• 更長的工作日。 由於遠程員工可以位於國際上並在不同的時區工作，因此公司可以按 24 小時製而不是 12 小時制工作。

虛擬團隊的挑戰

雖然在虛擬團隊中工作肯定有其好處，但經理們需要意識到前進的相當多的挫折。

• 溝通不暢。 當您只能通過視頻會議應用程序和 Slack 與同事交談時，可能很難理解他們的語氣。 即使在視頻中，學習肢體語言和麵部表情也是一項挑戰。
• 技術問題。 如果遠程員工在連接到 Internet 時遇到問題，則可能會減慢整個團隊的進度，直到問題得到解決。
• 缺乏管理。 如果經理的管理風格變得放鬆，員工會發現很難有效溝通。 如果經理不經常檢查，團隊成員可能會發現遇到問題時很難與他們聯繫。

分佈式團隊面臨的最大挑戰之一是建立團隊文化。 當您的團隊無法在下班後去喝酒、共進午餐或進行辦公室閒聊時，這會使團隊建設活動更加齊心協力。 虛擬團隊需要有目的和深思熟慮的團隊建設，這是自上而下的。

作為虛擬團隊經理，您有責任確保您的團隊不會在遠程工作環境中完全孤立。 對於混合型員工而言，即興視頻會議有助於以一種自然的方式與全國各地的同事互動，並且與辦公室同事的想法相似。

團隊合作成就夢想

管理一個遠程團隊很有趣，也很有挑戰性，而且最終是有回報的。 經常與您的遠程團隊聯繫，並確保每個人都能獲得所需的（視頻）面對面時間。

資源

如果您正在建立一個虛擬團隊，請為他們配備成功所需的工具，這樣他們也可以看起來像這樣。

請務必查看 G2 的遠程工作中心，以獲取有關遠程工作的所有內容的精選建議，無論是現在還是永遠。