Gérer des équipes virtuelles : comment bien faire les choses

Les bureaux ne ressemblent en rien à ce qu'ils étaient il y a de nombreuses années.

Aujourd'hui, il n'y a pas de cabines et les réunions sont également très différentes. Plutôt que de s'entasser dans une salle de conférence et de se blottir autour d'un projecteur, les réunions ont aujourd'hui plusieurs membres de l'équipe qui se connectent à distance via la vidéoconférence. Quoi d'autre est différent? Les conversations téléphoniques rapides se sont transformées en appels Zoom rapides. Les e-mails sont devenus des slacks.

Globalement, les équipes deviennent de plus en plus agiles et de moins en moins confinées à un lieu physique. Cela a conduit à quelques types d'équipes différents qui peuvent exister dans le lieu de travail moderne. Il existe des équipes entièrement au bureau, qui se dissipent lentement avec la croissance du travail à distance. Il existe des équipes hybrides, où les membres de l'équipe travaillent au bureau, à distance ou basculent entre les deux. Enfin, il existe des équipes virtuelles.

Dans cet article, nous allons explorer les avantages et les défis des équipes virtuelles ainsi que la manière de les construire et de les gérer avec succès.

L'essor des équipes virtuelles

Au cours des 10 dernières années, il y a eu une augmentation significative du nombre de travailleurs, d'équipes et d'entreprises à distance aux États-Unis. En 2014, la London Business School prévoyait que plus de la moitié des employés travailleraient à distance d'ici 2020. En 2019, ce pourcentage est passé à 69 %, dépassant facilement cette prédiction.

Au fil des ans, de plus en plus d'entreprises ont adopté une politique de télétravail détendue. Cela devient la norme de s'attendre à ce qu'une partie de votre travail soit effectuée à distance (si vous le souhaitez, bien sûr). C'est une bonne nouvelle pour tous ceux qui rencontrent des problèmes de productivité au bureau.

Nicholas Bloom, professeur à Stanford, a fait des recherches et découvert que le travail à distance peut augmenter la productivité globale. Le rapport indique que les employés travaillant à domicile trouvent plus facile de se concentrer et sont moins enclins à prendre un jour de maladie.

Le travail à distance profite également aux employeurs. En moyenne, les employeurs économisent 2 000 $ par employé chaque année sur les frais immobiliers. Les organisations qui autorisent le travail à distance enregistrent 25 % de roulement en moins que celles qui ne le permettent pas. Ils constatent également des cycles d'embauche plus courts, en grande partie en raison du plus grand nombre de candidats et de la possibilité d'offrir des options flexibles.

Désormais, la main-d'œuvre américaine a la possibilité de travailler à distance qui lui tient à cœur. Une étude Gallup montre que 54 % des employés de bureau déclarent qu'ils quitteraient leur emploi pour un emploi qui offre des horaires de travail flexibles. Il a également constaté que l'engagement au travail augmentait lorsque les employés passaient du temps à travailler à distance et du temps à travailler dans un endroit avec leurs collègues. Un engagement plus élevé des employés signifie une meilleure performance.

Pour ceux qui gèrent des équipes virtuelles, comprenez que vous serez confronté à un ensemble unique de défis et d'avantages, mais que dans l'ensemble, les avantages l'emportent sur les difficultés. Par exemple, des recherches ont montré que les employés qui travaillent à distance au moins une fois par mois sont 24 % plus heureux que ceux qui ne le font jamais.

Comment créer des équipes virtuelles performantes

De nombreux facteurs jouent dans la création d'une équipe virtuelle réussie, et il n'y a pas une seule bonne façon de le faire. Avant de commencer à constituer une équipe à distance, vous devez d'abord aborder quelques étapes.

1. Rassemblez les bonnes personnes

La première étape dans la constitution d'une équipe virtuelle fonctionnelle consiste à vous assurer que vous embauchez (ou formez) des employés qui sont équipés et disposés à passer à la vie à distance. Si un employé s'épanouit au bureau, vous ne lui rendez pas service si vous l'intégrez à une équipe distante. De plus, assurez-vous de sélectionner des personnes qui ont d'excellentes compétences en communication et qui se sentent à l'aise de travailler de manière indépendante.

Lorsque vous construisez votre équipe, assurez-vous d'évaluer la taille de l'équipe. Il est plus facile pour tout le monde de communiquer et de collaborer avec des équipes de 10 personnes ou moins plutôt qu'avec une équipe distante de 30 personnes. Les responsables d'équipes distantes doivent planifier des réunions virtuelles 1:1 avec leurs subordonnés directs chaque semaine pour s'assurer que chaque employé dispose du temps dont il a besoin pour discuter des victoires et des préoccupations.

Dans certains cas, les employés distants peuvent commencer à tomber dans le piège de la paresse sociale. Ils peuvent supposer que parce qu'il y a tellement de membres de l'équipe travaillant sur un projet, ils peuvent s'éloigner ou passer moins de temps à travailler. Morale de l'histoire, s'en tenir à des équipes plus petites lors de la constitution d'une équipe complètement distante. Cela leur donnera la possibilité de communiquer régulièrement avec tout le monde, améliorant ainsi le lien d'équipe.

2. Nommer le meilleur leadership

Une équipe n'est rien sans un grand leader. Les managers qui dirigent des équipes à distance (surtout si c'est la première fois qu'ils le font) devront garder certaines choses à l'esprit.

Avant tout, maintenez une communication ouverte et transparente. Personne n'aime être laissé dans l'ignorance sur des projets ou des sujets qu'il surveille de près. Les responsables à distance doivent s'habituer à expliquer pourquoi une réunion est convoquée, ce qui doit être fait et comment cela affecte les OKR de l'équipe. Ce n'est pas une chose unique non plus. Des explications répétées des objectifs et des projets aideront votre équipe à mieux comprendre comment elle devrait contribuer.

De plus, apprendre à votre équipe à parler avec précaution peut faire une énorme différence lorsque vous parlez par slack ou par e-mail. Au lieu de dire : « Nous devons changer x », donnez l'exemple à l'équipe et dites : « Je pense qu'il vaut mieux changer x pour cette raison. Qu'est-ce que tu penses?" Cela ouvre la conversation à la collaboration alors que le premier ferme instantanément toute créativité.

Enfin, il est essentiel d'établir une relation de confiance avec votre équipe. Faites-leur savoir que vous êtes là pour eux et que toute information qu'ils divulguent dans un 1:1 reste dans ce 1:1. Envisagez d'organiser une réunion où les membres de l'équipe commencent avec des mises à jour de leur vie personnelle plutôt que de se lancer directement dans le travail. Les travailleurs à distance sont moins susceptibles de participer à des plaisanteries occasionnelles au bureau, étant donné qu'ils ne peuvent vraiment pas le faire à partir d'endroits différents. Prenez le temps de connaître votre équipe et montrez-leur que le travail peut aussi être amusant.

Il est impératif que vous soyez un exemple pour l'équipe. Répondre avec respect et empathie donnera le ton à tout le monde et établira que les conversations ouvertes et honnêtes sont valorisées.

3. Communiquez au bon moment

Au fur et à mesure que vous ajoutez des employés à votre équipe distante, prenez la liberté de rendre mémorables leurs premières semaines au sein de l'entreprise. Au lieu d'envoyer un message rapide à Slack annonçant leur emploi, envisagez de les emmener par avion au siège de l'entreprise et de les rencontrer en personne. Cela peut leur prouver que vous les prenez au sérieux et que vous êtes ravi de les voir rejoindre l'équipe.

Si vous le pouvez, essayez de réunir physiquement toute l'équipe plusieurs fois par an. Bien que les travailleurs à distance soient doués pour travailler de manière indépendante, vous devriez faire l'effort de rassembler tout le monde, peut-être même travailler dans le même bureau pendant une semaine. Le travail à distance peut vieillir rapidement et les événements en personne peuvent être quelque chose que tous les employés attendent avec impatience.

Lorsque vous travaillez à distance, un anniversaire de travail ou une étape importante peut sembler insignifiant. Assurez-vous qu'en tant que leader, vous gardez une trace des anniversaires, des anniversaires et des étapes importantes que votre équipe peut atteindre. Quand quelqu'un reçoit une carte d'anniversaire manuscrite ou une plaque d'anniversaire d'un an, il se sent valorisé et important. L'appréciation peut aller très loin et raviver la motivation pour continuer à travailler dur.

4. Utilisez les bons outils

Aucune équipe distante ne peut réussir sans la bonne technologie d'équipe virtuelle. Sans les outils appropriés, les réunions semblent plus ennuyeuses qu'utiles. Si vous avez déjà été la personne distante lors d'un appel où les personnes présentes dans la pièce ne savaient pas comment se joindre et ont même abandonné, vous avez probablement senti que vous n'étiez pas valorisé dans la conversation. Même avec des conversations téléphoniques, sans ce contexte visuel crucial, il est extrêmement difficile de lire la pièce, de savoir qui parle et de faire entendre sa voix.

Dans cet esprit, le matériel et les logiciels de visioconférence sont essentiels pour que les équipes distantes puissent communiquer efficacement. En donnant à chacun un visage et une voix, vous pouvez avoir des conversations naturelles qui facilitent le brainstorming, la planification, l'élaboration de stratégies, les réunions 1: 1 et la constitution d'une équipe virtuelle.

Ensuite, votre équipe aura besoin d'un logiciel de messagerie. Slack est l'un des plus populaires du moment, et n'importe quelle plateforme de messagerie devrait faire l'affaire. L'idée derrière une plate-forme de messagerie instantanée est que les équipes distantes peuvent communiquer rapidement sans avoir à envoyer d'e-mails ou à configurer des appels vidéo pour chaque petite demande.

Lorsque vous envisagez une solution de messagerie, assurez-vous qu'elle permet des conversations individuelles, des conversations de groupe et des canaux ou salles pour permettre des plaisanteries quotidiennes autour d'un sujet donné. De nombreuses équipes auront des canaux à des fins différentes, comme un canal marketing, un canal général, un canal de conversation amusant et jeux/idiot, et plus encore. Fournir un espace de conversation est une stratégie simple de constitution d'équipe à distance qui n'a pas à se ruiner.

Comment gérer une équipe virtuelle

Vous avez donc embauché les bonnes personnes, créé une base solide pour la communication et les avez équipées des meilleurs outils. Votre équipe virtuelle est prête à partir, n'est-ce pas ? Mauvais. Il faut du temps pour construire une bonne équipe virtuelle et pour que tout le monde reste productif, il est impératif de créer un environnement de travail sain. Lorsque vous commencez à gérer votre équipe virtuelle, envisagez d'utiliser les conseils suivants.

1. Favorisez le team building à distance

Comme mentionné précédemment, la constitution d'une équipe à distance ne se fera pas naturellement, elle nécessite des efforts de votre part en tant que responsable d'équipe virtuelle, ainsi que l'adhésion de votre équipe. Certaines idées de team building sont un stand-up vidéo quotidien, une réunion hebdomadaire le lundi où l'équipe peut partager ce qu'elle a fait pendant le week-end, ou une conversation matinale sur Slack.

D'autres idées consistent à créer des appariements aléatoires de coéquipiers pour les appels de café vidéo. Une fois par semaine ou une fois par mois, tout le monde se voit attribuer au hasard un partenaire café et ils peuvent prendre le temps d'une réunion de 30 minutes pour apprendre à se connaître.

Cela fonctionne bien si les membres de votre équipe ne peuvent pas interagir naturellement les uns avec les autres ou si vous faites partie d'une organisation distante plus grande. Cela donnera à vos employés l'occasion d'apprendre à connaître les gens d'une manière qui imite les rencontres avec les gens au bureau.

2. Construire une culture à distance (c'est différent qu'en personne)

Construire une culture n'est facile dans aucune organisation. Dharmesh Shah était un champion de la construction et de la définition de la culture chez HubSpot, alors petit. Il a exploré ce qui était important pour l'équipe de direction, les employés et les gestionnaires, et a expliqué ce que signifiait cette culture et comment la mettre en œuvre.

Pour votre équipe, recueillez des opinions sur ce qui est important pour les gens. Les gens ont-ils l'impression de connaître à peine leurs coéquipiers ? Ont-ils l'impression de ne pas vous connaître si bien ? En travaillant avec votre équipe pour développer une culture, vous créerez un environnement ouvert et honnête où le partage est bienveillant et où les gens se sentent écoutés.

3. Rencontrez-vous en personne

Pour les équipes virtuelles, peu importe où vous vous trouvez dans le monde et choisissez de travailler, mais les relations seront renforcées par des interactions en face à face occasionnelles. Bien que les avantages du travail à distance soient considérables, l'idée de dîner en groupe en dehors de la petite boîte de votre ordinateur portable à la maison ne peut être remplacée.

Si vous êtes en mesure de vous réunir en groupe, donnez la priorité à la connaissance de vos activités, à la stratégie et au brainstorming, et à la constitution d'une équipe. Tout ce qui peut être fait efficacement virtuellement peut être sauvegardé pour plus tard. Si le budget est serré, les experts en RH recommandent aux managers virtuels de se tourner vers leurs subordonnés directs au cas où toute l'équipe ne pourrait pas se réunir.

Voici quelques idées de team building pour vos meetups trimestriels :

• Salle d'évasion
• Cours de cuisine
• Événement sportif
• Karaoké
• Activité artistique (cours de poterie ou de peinture)
• Happy hours virtuels

Laissez votre équipe se déchaîner et les relations de travail s'amélioreront.

4. Faites confiance à vos employés distants

Ça va sans dire. De nombreux dirigeants en viennent encore à l'idée que le travail à distance ne signifie pas moins de travail. Le Harvard Business Review a mené une étude qui a révélé que lorsque les employés pouvaient travailler à distance, ils effectuaient 13,5 % d'appels supplémentaires depuis leur domicile, économisaient à l'entreprise 1 900 $ par employé sur neuf mois et, en plus, leur satisfaction au travail augmentait.

Les nombreux mythes entourant le travail à distance ont depuis été démystifiés : les travailleurs à distance sont plus productifs, plus heureux et coûtent moins cher que les employés de bureau traditionnels. Lorsque plus de 3 000 employés dans le monde ont été interrogés sur leur principale raison de travailler à distance, la principale réponse a été la productivité et la concentration.

5. Enregistrez-vous avec des conversations régulières sur la croissance de carrière

Les travailleurs à distance peuvent se sentir à l'écart des conversations sur la croissance de carrière. Imaginez que votre collègue essaie d'avoir une conversation sur la rémunération avec son responsable à distance et que sa connexion soit lente. Leur audio se brise tout le temps pendant qu'il essaie de discuter des raisons pour lesquelles il mérite plus d'argent. Inutile de dire que ces circonstances ne sont pas idéales.

Les managers distants peuvent avoir un parti pris involontaire de donner la priorité à ceux avec qui ils travaillent le plus étroitement, et pourraient donc être plus enclins à avoir des conversations de carrière avec ceux avec qui ils communiquent le plus souvent. Si vous êtes un gestionnaire à distance, assurez-vous de vérifier régulièrement la croissance de votre équipe et les progrès vers les objectifs (et vérifiez votre connexion avant de commencer la conversation).

6. Utilisez des calendriers et tenez-les à jour

Un problème majeur pour les personnes distantes est de ne pas savoir où se trouvent les membres de l'équipe ou les responsables à un moment donné, s'ils travaillent ou sont hors ligne, et pourquoi ils ne répondent pas à Slack ou aux e-mails. Par courtoisie envers votre équipe, assurez-vous que votre calendrier est à jour. Même si vous devez vous absenter de votre ordinateur pour le déjeuner, assurez-vous de le partager afin que les membres de votre équipe puissent voir rapidement que vous êtes occupé et que vous leur recontacterez plus tard dans la journée.

Avantages des équipes virtuelles

La gestion d'une équipe virtuelle peut être une expérience extrêmement enrichissante, mais elle peut également avoir des avantages qui aident l'organisation dans son ensemble.

• Productivité accrue. Les membres de l'équipe virtuelle peuvent économiser du temps et de l'argent lorsqu'ils travaillent à domicile. Pas de trajet et pas de frais de déplacement mensuels.
• Un plus grand vivier de talents : Ne pas se limiter aux talents locaux peut ouvrir la porte à l'ajout des personnes les plus expérimentées à l'équipe.
• Meilleure flexibilité personnelle. Les télétravailleurs peuvent définir leur propre horaire et travailler au moment qui leur convient le mieux.
• Diminution des frais de bureau. Les travailleurs à distance n'ont pas besoin d'utiliser l'espace de bureau, ce qui permet aux organisations d'utiliser et de payer un espace plus petit et moins cher qui accueille les employés au bureau.
• Une journée de travail plus longue. Étant donné que les employés distants peuvent être situés à l'étranger et travailler dans différents fuseaux horaires, les entreprises peuvent fonctionner sur un horaire de 24 heures plutôt que sur un horaire de 12 heures.

Défis des équipes virtuelles

Bien que travailler dans une équipe virtuelle ait certainement ses avantages, il y a un certain nombre de revers dont les managers devront être conscients à l'avenir.

• Mauvaise communication. Lorsque vous ne pouvez converser qu'avec des collègues via des applications de visioconférence et du mou, il peut être difficile de comprendre leur ton. Même en vidéo, il est difficile de comprendre le langage corporel et les expressions faciales.
• Problèmes de technologie. Si des employés distants ont des problèmes de connexion à Internet, cela peut ralentir la progression de toute l'équipe jusqu'à ce que le problème soit résolu.
• Manque de gestion. Si un gestionnaire devient détendu dans son style de gestion, les employés peuvent avoir du mal à communiquer efficacement. Si le responsable ne vérifie pas constamment, le membre de l'équipe peut avoir du mal à le joindre s'il a un problème.

L'un des plus grands défis pour les équipes distribuées est de créer une culture d'équipe. Lorsque votre équipe n'est pas en mesure d'aller prendre un verre après le travail, de déjeuner ensemble ou de bavarder au bureau, cela fait des activités de consolidation d'équipe un effort concerté. Les équipes virtuelles nécessitent une constitution d'équipe ciblée et délibérée, qui vient du haut vers le bas.

En tant que responsable d'équipe virtuelle, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre équipe ne se retrouve pas totalement isolée dans son environnement de travail à distance. Pour les travailleurs hybrides, les réunions vidéo impromptues peuvent aider à dialoguer avec des collègues à travers le pays d'une manière qui semble naturelle et qui fait rebondir les idées des collègues au bureau.

Le travail d'équipe est à l'origine d'un travail de rêves

Gérer une équipe à distance est amusant, stimulant et, finalement, gratifiant. Communiquez fréquemment avec votre équipe à distance et assurez-vous que tout le monde bénéficie du temps (vidéo) en face à face dont il a besoin.

La source

Si vous construisez une équipe virtuelle, armez-les des outils dont ils ont besoin pour réussir, afin qu'ils puissent aussi ressembler à ceci.

Assurez-vous de consulter le hub de travail à distance de G2 pour obtenir des conseils organisés sur tout ce qui concerne le travail à distance, maintenant et toujours.