Sanal Ekipleri Yönetme: Nasıl Doğru Yapılır?

Ofisler, yıllar önce olduğu gibi hiçbir şeye benzemiyor.

Bugün kabin yok ve toplantılar da çok farklı görünüyor. İnsanlar bir konferans odasına tıkılıp bir projektörün etrafında toplanmak yerine, günümüzde toplantılarda birkaç ekip üyesinin uzak konumlardan video konferans yoluyla araya girmesi gerekiyor. Başka ne farklı? Hızlı telefon sohbetleri, hızlı Zoom aramalarına dönüştü. E-postalar gevşekliğe dönüştü.

Genel olarak, ekipler giderek daha çevik ve fiziksel bir konumla daha az sınırlı hale geliyor. Bu, modern işyerinde var olabilecek birkaç farklı ekip türüne yol açtı. Uzaktan çalışmanın büyümesiyle yavaş yavaş dağılan tamamen ofis içi ekipler var. Ekip üyelerinin ofiste, uzaktan çalıştığı veya ikisi arasında geçiş yaptığı hibrit ekipler vardır. Son olarak, sanal ekipler var.

Bu makalede, sanal ekiplerin avantajlarını ve zorluklarını ve bunların nasıl başarılı bir şekilde oluşturulacağını ve yönetileceğini keşfedeceğiz.

Sanal ekiplerin yükselişi

Son 10 yılda, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki uzaktan çalışanlar, ekipler ve şirketlerde önemli bir artış oldu. 2014'te London Business School, 2020 yılına kadar çalışanlarının yarısından fazlasının uzaktan çalışacağını tahmin etti. 2019'da bu oran %69'a çıkarak bu öngörüyü kolaylıkla aştı.

Yıllar geçtikçe, giderek daha fazla şirket evden rahat çalışma politikasını benimsedi. Bazı işlerinizin uzaktan yapılmasını beklemek norm haline geliyor (tabii ki isterseniz). Bu, ofisteyken üretkenlik sorunları yaşayan herkes için iyi bir haber.

Stanford profesörü Nicholas Bloom araştırdı ve uzaktan çalışmanın genel üretkenliği artırabileceğini buldu. Rapor, evden çalışan çalışanların konsantre olmayı daha kolay bulduğunu ve hasta bir gün geçirmeye daha az meyilli olduklarını belirtti.

Uzaktan çalışma, işverenlere de fayda sağlar. Ortalama olarak, işverenler emlak maliyetlerinde her yıl çalışan başına 2.000 dolar tasarruf ediyor. Uzaktan çalışmaya izin veren kuruluşlar, vermeyenlere göre %25 daha az ciro elde ediyor. Ayrıca, büyük ölçüde daha büyük başvuru havuzu ve esnek seçenekler sunma yeteneği nedeniyle daha kısa işe alım döngüleri görüyorlar.

Şimdi, Amerikan işgücü, kalplerine yakın bir yerde uzaktan çalışma seçeneğine sahip. Gallup araştırması, ofis çalışanlarının %54'ünün esnek çalışma süresi sunan bir iş için işten ayrılacağını söylediğini gösteriyor. Ayrıca, çalışanlar bir süre uzaktan çalışırken ve bir süre de iş arkadaşlarıyla birlikte bir yerde çalışarak işe bağlılığın arttığını buldu. Daha yüksek çalışan bağlılığı, daha iyi performans anlamına gelir.

Sanal ekipleri yönetenler için, benzersiz bir dizi zorluk ve avantajla karşılaşacağınızı anlayın, ancak genel olarak avantajlar zorluklardan daha ağır basar. Örneğin, araştırmalar ayda en az bir kez uzaktan çalışan çalışanların hiç çalışmayanlara göre %24 daha mutlu olduğunu göstermiştir.

Başarılı sanal ekipler nasıl oluşturulur

Başarılı bir sanal ekibin oluşturulmasında birçok faktör rol oynar ve bunu yapmanın tek bir doğru yolu yoktur. Uzak bir ekip oluşturmaya başlamadan önce, ele almanız gereken birkaç basamak vardır.

1. Doğru insanları bir araya getirin

İşleyen bir sanal ekip oluşturmanın ilk adımı, donanımlı ve uzak yaşama geçiş yapmaya istekli çalışanları işe aldığınızdan (veya eğittiğinizden) emin olmaktır. Bir çalışan ofiste başarılıysa, onları uzak bir ekibe dahil ederseniz, onlara bir kötülük yapmış olursunuz. Ek olarak, harika iletişim becerilerine sahip ve bağımsız çalışma konusunda kendilerini rahat hisseden kişileri seçtiğinizden emin olun.

Ekibinizi oluştururken ekip boyutunu değerlendirdiğinizden emin olun. Herkesin, 30 kişiden oluşan uzak bir ekip yerine 10 veya daha az kişiden oluşan ekiplerle iletişim kurması ve işbirliği yapması daha kolaydır. Uzak ekiplerin yöneticileri, her çalışanın ihtiyaç duyduğu zamana sahip olduğundan emin olmak için her hafta doğrudan raporlarıyla sanal 1:1 toplantılar planlamalıdır. kazanımları ve endişeleri tartışmak için.

Bazı durumlarda, uzaktan çalışanlar sosyal kaytarma tuzağına düşmeye başlayabilir. Bir proje üzerinde çalışan çok sayıda ekip üyesi olduğu için uzaklaşabileceklerini veya daha az zaman harcayabileceklerini varsayabilirler. Hikayenin ahlaki, tamamen uzak bir ekip oluştururken daha küçük ekiplere bağlı kalın. Bu onlara herkesle düzenli olarak iletişim kurma yeteneği vererek ekip bağını geliştirecektir.

2. En iyi liderliği atayın

Büyük bir lider olmadan takım hiçbir şeydir. Uzak ekiplere liderlik eden yöneticilerin (özellikle bunu ilk kez yapıyorsa) birkaç şeyi akıllarında tutmaları gerekir.

Her şeyden önce, iletişimi açık ve şeffaf tutun. Hiç kimse yakından takip ettiği projeler veya konular hakkında karanlıkta kalmaktan hoşlanmaz. Uzak yöneticiler, bir toplantının neden çağrıldığını, ne yapılması gerektiğini ve ekip OKR'lerini nasıl etkilediğini açıklamaya alışmalıdır. Bu da bir kerelik bir şey değil. Hedeflerin ve projelerin tekrarlanan açıklamaları, ekibinizin nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini daha iyi anlamasına yardımcı olacaktır.

Ek olarak, ekibinize nasıl dikkatli konuşulacağını öğretmek, gevşek veya e-posta üzerinden konuşurken büyük bir fark yaratabilir. “X'i değiştirmeliyiz” demek yerine takıma örnek olun ve “Bence bu nedenle x'i değiştirsek daha iyi olur” deyin. Ne düşünüyorsun?" Bu, sohbeti işbirliğine açarken, ilki herhangi bir yaratıcılığı anında kapatır.

Son olarak, ekibinizle güven oluşturmak çok önemlidir. Onlar için orada olduğunuzu ve 1:1'de açıkladıkları bilgilerin 1:1'de kalacağını bilmelerini sağlayın. Doğrudan işe atlamak yerine, ekip üyelerinin kişisel yaşamlarından güncellemeler ile açtıkları bir toplantı yapmayı düşünün. Uzak çalışanların, farklı konumlardan gerçekten yapamayacakları düşünüldüğünde, sıradan ofis şakalarına katılma olasılıkları daha düşüktür. Ekibinizi tanımak için zaman ayırın ve onlara çalışmanın eğlenceli olabileceğini gösterin.

Takım için bir örnek olarak hareket etmeniz zorunludur. Saygı ve empatiyle yanıt vermek, herkes için ortamı belirleyecek ve açık ve dürüst konuşmalara değer verildiğini ortaya koyacaktır.

3. Doğru zamanda iletişim kurun

Uzak ekibinize çalışanları eklerken, şirketteki ilk birkaç haftasını unutulmaz kılma özgürlüğünü kullanın. İstihdamlarını bildiren hızlı bir Slack mesajı göndermek yerine, onları şirket merkezine götürmeyi ve yüz yüze görüşmeyi düşünün. Bunu yapmak, onları ciddiye aldığınızı ve ekibe katılmalarından heyecan duyduğunuzu onlara kanıtlayabilir.

Mümkünse, tüm ekibi yılda birkaç kez fiziksel olarak bir araya getirmeye çalışın. Uzaktan çalışanlar bağımsız olarak çalışmakta harika olsa da, herkesi bir araya getirmek için çaba göstermelisiniz, hatta belki bir hafta boyunca aynı ofiste çalışmalısınız. Uzaktan çalışmak hızla eskiyebilir ve yüz yüze etkinlikler tüm çalışanların sabırsızlıkla beklediği bir şey olabilir.

Uzaktan çalıştığınızda, bir iş yıldönümü veya büyük bir dönüm noktası önemsiz gelebilir. Bir lider olarak yıldönümlerini, doğum günlerini ve ekibinizin ulaşabileceği önemli kilometre taşlarını takip ettiğinizden emin olun. Birisi el yazısıyla yazılmış bir doğum günü kartı veya bir yıl dönümü plaketi aldığında, kendisini değerli ve önemli hisseder. Takdir, uzun bir yol kat edebilir ve çok çalışmaya devam etme motivasyonunu yeniden canlandırabilir.

4. Doğru araçları kullanın

Doğru sanal ekip teknolojisi olmadan hiçbir uzak ekip başarılı olamaz. Uygun araçlar olmadan toplantılar yardımcı olmaktan çok can sıkıcıdır. Odadaki insanların nasıl katılacağını bilmediği ve hatta vazgeçtiği bir görüşmede uzak kişi olduysanız, muhtemelen konuşmada değerli olmadığınızı hissettiniz. Telefon konuşmalarında bile, bu önemli görsel bağlam olmadan, odayı okumak, kimin konuştuğunu bilmek ve sesinizin duyulmasını sağlamak son derece zordur.

Bunu akılda tutarak, uzak ekiplerin etkili bir şekilde iletişim kurması için video konferans donanımı ve yazılımı çok önemlidir. Herkese bir yüz ve ses vererek beyin fırtınası, planlama, strateji oluşturma, 1:1 toplantılar ve sanal ekip oluşturmaya yardımcı olan doğal konuşmalar yapabilirsiniz.

Ardından, ekibinizin bir mesajlaşma yazılımına ihtiyacı olacak. Slack şu anda en popüler olanlardan biri ve herhangi bir mesajlaşma platformu hile yapmalı. Anlık mesajlaşma platformunun arkasındaki fikir, uzaktaki ekiplerin e-posta göndermek veya her küçük soru için görüntülü görüşme ayarlamak zorunda kalmadan hızlı bir şekilde iletişim kurabilmesidir.

Bir mesajlaşma çözümünü düşünürken, belirli bir konuyu çevreleyen günlük şakalara izin vermek için bireysel konuşmalar, grup sohbetleri ve kanallar veya odalar için yeteneğine sahip olduğundan emin olun. Birçok takımın pazarlama kanalı, genel kanal, eğlence ve oyunlar/aptalca konuşma kanalı ve daha fazlası gibi farklı amaçlar için kanalları olacaktır. Sohbet alanı sağlamak, bankayı kırmak zorunda olmayan basit bir uzaktan ekip oluşturma stratejisidir.

Sanal bir ekip nasıl yönetilir

Böylece doğru insanları işe aldınız, iletişim için güçlü bir temel oluşturdunuz ve onları en iyi araçlarla donattınız. Sanal ekibin gitmek için iyi, değil mi? Yanlış. Harika bir sanal ekip oluşturmak biraz zaman alır ve herkesi üretken tutmak için sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturmak zorunludur. Sanal ekibinizi yönetmeye başlarken aşağıdaki ipuçlarını kullanmayı düşünün.

1. Uzaktan ekip oluşturmayı teşvik edin

Daha önce de belirtildiği gibi, uzaktan ekip oluşturma doğal olarak gerçekleşmeyecek, sanal ekip yöneticisi olarak sizin tarafınızdan çaba gösterilmesinin yanı sıra ekibinizin katılımını da gerektirir. Ekip oluşturmaya yönelik bazı fikirler, günlük bir video stand-up'ı, Pazartesi günleri ekibin hafta sonu yaptıklarını paylaşabileceği haftalık bir toplantı veya sabahları Gevşek bir sohbettir.

Diğer bazı fikirler, görüntülü kahve görüşmeleri için rastgele takım arkadaşları eşleştirmeleri oluşturmaktır. Haftada bir veya ayda bir, herkese rastgele bir kahve partneri atanır ve birbirlerini tanımak için 30 dakikalık bir toplantı için zaman ayarlayabilirler.

Bu, ekibinizdeki kişiler birbirleriyle doğal olarak etkileşime giremiyorsa veya daha büyük bir uzak organizasyonun parçasıysanız işe yarar. Bu, çalışanlarınıza ofiste insanlarla çarpışmayı taklit edecek şekilde insanları tanıma şansı verecektir.

2. Uzak kültür oluşturun (şahsen olmaktan farklıdır)

Hiçbir kuruluşta kültür oluşturmak kolay değildir. Dharmesh Shah, o zamanlar küçük olan HubSpot'ta kültürü inşa etme ve tanımlama konusunda bir şampiyondu. Liderlik ekibi, çalışanlar ve yöneticiler için neyin önemli olduğunu araştırdı ve bu kültürün ne anlama geldiğini ve nasıl uygulanacağını özetledi.

Ekibiniz için, insanlar için neyin önemli olduğuna dair bazı görüşler toplayın. İnsanlar takım arkadaşlarını pek tanımadıklarını düşünüyor mu? Seni o kadar iyi tanımadıklarını mı düşünüyorlar? Bir kültür oluşturmak için ekibinizle birlikte çalışarak, paylaşmanın önemsendiği ve insanların duyulduğunu hissettiği açık ve dürüst bir ortam yaratacaksınız.

3. Yüz yüze görüşün

Sanal ekipler için dünyanın neresinde olduğunuz ve çalışmayı seçtiğiniz önemli değil, ancak ara sıra yüz yüze etkileşimlerle ilişkiler güçlendirilecektir. Uzaktan çalışmanın faydaları kapsamlı olsa da, evde dizüstü bilgisayarınızın küçük kutusunun dışında bütün bir grup olarak akşam yemeği yeme fikri değiştirilemez.

Grup olarak buluşabiliyorsanız, etkinliklerinizi, stratejinizi ve beyin fırtınasını ve ekip oluşturmayı tanımaya öncelik verin. Sanal olarak etkili bir şekilde yapılabilecek her şey daha sonra için saklanabilir. Bütçe kısıtlıysa İK uzmanları, tüm ekibin bir araya gelememesi durumunda sanal yöneticilerin doğrudan raporlarına gitmelerini tavsiye ediyor.

Üç aylık toplantılarınız için bazı ekip oluşturma fikirleri şunlardır:

• kaçış odası
• Aşçılık sınıfı
• Spor Etkinliği
• Karaoke
• Sanatsal aktivite (çömlek yapımı veya resim dersi)
• Sanal mutlu saatler

Ekibinizin gevşemesine izin verin, çalışma ilişkileri gelişecektir.

4. Uzaktaki çalışanlarınıza güvenin

Bu söylemeden gitmeli. Birçok lider hala uzaktan çalışmanın daha az iş anlamına gelmediği fikrine yaklaşıyor. Harvard Business Review, çalışanların uzaktan çalışabildiklerinde evden %13,5 daha fazla arama yaptıklarını, şirkete dokuz ayda çalışan başına 1.900 dolar tasarruf ettiklerini ve bunun üzerine iş tatminlerinin arttığını tespit eden bir araştırma yaptı.

Uzaktan çalışmayla ilgili birçok efsane o zamandan beri çürütüldü: uzaktan çalışanlar daha üretken, daha mutlu ve geleneksel ofis çalışanlarından daha düşük maliyetli. 3.000'den fazla küresel çalışana uzaktan çalışmanın birincil nedeni sorulduğunda, en yüksek yanıt üretkenlik ve odaklanma oldu.

5. Düzenli kariyer gelişimi konuşmaları ile check-in yapın

Uzaktan çalışanlar, kariyer gelişimi konuşmalarıyla kendilerini döngünün dışında hissedebilirler. Meslektaşınızın uzak yöneticisiyle tazminat hakkında konuşmaya çalıştığını ve bağlantılarının yavaş olduğunu hayal edin. Neden daha fazla parayı hak ettiğini tartışmaya çalışırken sesleri sürekli bozuluyor. Söylemeye gerek yok, bu koşullar ideal değil.

Uzak yöneticiler, en yakın çalıştıkları kişilere öncelik verme konusunda kasıtsız bir önyargıya sahip olabilir ve bu nedenle, en sık iletişim kurdukları kişilerle kariyer görüşmeleri yapmaya daha yatkın olabilir. Uzaktan yöneticiyseniz, ekibinizin büyümesini ve hedeflere doğru ilerlemesini düzenli olarak kontrol ettiğinizden emin olun (ve konuşmaya başlamadan önce bağlantınızı kontrol edin).

6. Takvimleri kullanın ve güncel tutun

Uzaktaki insanlar için önemli bir sorun, ekip üyelerinin veya yöneticilerin belirli bir zamanda nerede olduklarını, çalışıyorlar mı yoksa çevrimdışı mı olduklarını ve neden Slack'e veya e-postaya yanıt vermediklerini bilmemektir. Ekibinize nezaketen, takviminizin güncel olduğundan emin olun. Öğle yemeği için bilgisayarınızdan uzakta olacak olsanız bile, ekip üyelerinizin meşgul olduğunuzu çabucak görebilmeleri ve günün ilerleyen saatlerinde onlara geri dönebilmeniz için bunu paylaştığınızdan emin olun.

Sanal ekiplerin faydaları

Sanal bir ekibi yönetmek son derece tatmin edici bir deneyim olabilir, ancak aynı zamanda kuruluşa bir bütün olarak yardımcı olan faydaları da olabilir.

• Artan verimlilik. Sanal ekip üyeleri evden çalışırken zamandan ve paradan tasarruf edebilir. Gidiş ve aylık banliyö ücreti yok.
• Daha büyük yetenek havuzu: Sadece yerel yeteneklerle sınırlı kalmamak, en deneyimli kişileri ekibe katmak için kapıları açabilir.
• Daha iyi kişisel esneklik. Uzaktan çalışanlar kendi programlarını ayarlayabilir ve kendileri için en uygun zamanda çalışabilirler.
• Ofis maliyetlerinde azalma. Uzak çalışanların ofis alanını kullanmasına gerek yoktur, bu da kuruluşların ofis içi çalışanları barındıran daha küçük ve daha ucuz bir alan kullanmasına ve bu alan için ödeme yapmasına olanak tanır.
• Daha uzun bir iş günü. Uzak çalışanlar uluslararası olarak konumlanabileceği ve farklı saat dilimlerinde çalışabileceği için şirketler 12 saatlik bir program yerine 24 saatlik bir programda çalışabilir.

Sanal ekiplerin zorlukları

Sanal bir ekip üzerinde çalışmanın kesinlikle faydaları olsa da, yöneticilerin ilerlemenin farkında olması gereken çok sayıda aksilik vardır.

• Zayıf iletişim. İş arkadaşlarınızla yalnızca video konferans uygulamaları ve gevşeklik üzerinden sohbet edebildiğinizde, ses tonlarını anlamak zor olabilir. Videoda bile, beden dilini ve yüz ifadelerini anlamak zor.
• Teknoloji sorunları. Uzak çalışanlar internete bağlanmada sorun yaşıyorsa, sorun çözülene kadar tüm ekibin ilerlemesini yavaşlatabilir.
• Yönetim eksikliği. Bir yönetici yönetim tarzında rahatlarsa, çalışanlar etkili bir şekilde iletişim kurmakta zorlanabilirler. Yönetici sürekli check-in yapmıyorsa, ekip üyesi bir sorunları olduğunda onlara ulaşmakta zorlanabilir.

Dağıtılmış ekipler için en büyük zorluklardan biri ekip kültürü oluşturmaktır. Ekibiniz işten sonra bir şeyler içmeye gidemediği, birlikte öğle yemeği yiyemediği veya ofis sohbetine katılamadığı zaman, ekip oluşturma faaliyetlerini daha uyumlu bir çaba haline getirir. Sanal ekipler, yukarıdan aşağıya doğru olan amaçlı ve kasıtlı ekip oluşturmayı gerektirir.

Bir sanal ekip yöneticisi olarak, ekibinizin uzak çalışma ortamlarında tamamen izole olmamasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Hibrit çalışanlar için, doğaçlama video toplantıları, ülke çapındaki meslektaşlarla doğal hissettirecek ve ofisteki iş arkadaşlarının fikirlerini yansıtan paralelliklerle etkileşim kurmalarına yardımcı olabilir.

Takım çalışması, hayallerin çalışmasını sağlar

Uzak bir ekibi yönetmek eğlenceli, zorlu ve nihayetinde ödüllendiricidir. Uzak ekibinizle sık sık görüşün ve herkesin ihtiyaç duyduğu (video) yüz yüze zamanı aldığından emin olun.

Kaynak

Sanal bir ekip oluşturuyorsanız, başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları araçları donatın, böylece onlar da böyle görünebilsinler.

Şimdi ve her zaman uzaktan çalışmayla ilgili her şey hakkında küratörlü tavsiyeler almak için G2'nin uzaktan çalışma merkezine göz attığınızdan emin olun.