Verwalten virtueller Teams: So machen Sie es richtig

Büros sehen nicht mehr so ​​aus wie vor vielen Jahren.

Heute gibt es keine Kabinen mehr und auch Meetings sehen ganz anders aus. Anstatt dass sich die Leute in einen Konferenzraum drängen und sich um einen Projektor drängen, haben Meetings heute mehrere Teammitglieder, die sich per Videokonferenz von entfernten Standorten aus einschalten. Was ist noch anders? Aus schnellen Telefon-Chats sind schnelle Zoom-Anrufe geworden. E-Mails haben sich in Hosen verwandelt.

Insgesamt werden Teams immer agiler und weniger an einen physischen Ort gebunden. Das hat zu einigen unterschiedlichen Arten von Teams geführt, die am modernen Arbeitsplatz existieren können. Es gibt vollständig im Büro arbeitende Teams, die sich mit der Zunahme der Fernarbeit langsam auflösen. Es gibt hybride Teams, in denen Teammitglieder entweder im Büro oder remote arbeiten oder zwischen beiden wechseln. Schließlich gibt es virtuelle Teams.

In diesem Artikel untersuchen wir die Vorteile und Herausforderungen virtueller Teams sowie deren erfolgreichen Aufbau und Verwaltung.

Der Aufstieg virtueller Teams

In den letzten 10 Jahren gab es in den Vereinigten Staaten eine deutliche Zunahme von Remote-Mitarbeitern, -Teams und -Unternehmen. Im Jahr 2014 prognostizierte die London Business School, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter bis 2020 aus der Ferne arbeiten werden. Im Jahr 2019 stieg dieser Prozentsatz auf 69 % und übertraf diese Prognose mit Leichtigkeit.

Im Laufe der Jahre haben immer mehr Unternehmen eine entspannte Arbeit von zu Hause aus eingeführt. Es wird zur Norm, zu erwarten, dass ein Teil Ihrer Arbeit aus der Ferne erledigt wird (wenn Sie sich natürlich dafür entscheiden). Das sind gute Nachrichten für alle, die im Büro mit Produktivitätsproblemen konfrontiert sind.

Der Stanford-Professor Nicholas Bloom hat recherchiert und herausgefunden, dass Fernarbeit die Gesamtproduktivität steigern kann. Dem Bericht zufolge konnten sich Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiteten, besser konzentrieren und neigten weniger dazu, sich krank zu melden.

Remote Work kommt auch Arbeitgebern zugute. Im Durchschnitt sparen Arbeitgeber jedes Jahr 2.000 US-Dollar pro Mitarbeiter an Immobilienkosten. Organisationen, die Remote-Arbeit zulassen, verzeichnen 25 % weniger Umsatz als diejenigen, die dies nicht tun. Sie sehen auch kürzere Einstellungszyklen, hauptsächlich aufgrund des größeren Bewerberpools und der Möglichkeit, flexible Optionen anzubieten.

Jetzt liegt der amerikanischen Belegschaft die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, am Herzen. Untersuchungen von Gallup zeigen, dass 54 % der Büroangestellten sagen, dass sie ihren Job für einen Job aufgeben würden, der flexible Arbeitszeiten bietet. Es wurde auch festgestellt, dass das Engagement am Arbeitsplatz zunahm, wenn Mitarbeiter einige Zeit remote und einige Zeit an einem Standort mit ihren Kollegen arbeiteten. Höheres Mitarbeiterengagement bedeutet bessere Leistung.

Wenn Sie virtuelle Teams leiten, müssen Sie verstehen, dass Sie mit einer Reihe einzigartiger Herausforderungen und Vorteile konfrontiert sind, aber insgesamt überwiegen die Vorteile die Schwierigkeiten. Untersuchungen haben beispielsweise gezeigt, dass Mitarbeiter, die mindestens einmal im Monat remote arbeiten, um 24 % glücklicher sind als diejenigen, die dies nie tun.

Wie man erfolgreiche virtuelle Teams aufbaut

Bei der Bildung eines erfolgreichen virtuellen Teams spielen viele Faktoren eine Rolle, und es gibt nicht den einen richtigen Weg, dies zu tun. Bevor Sie mit dem Aufbau eines Remote-Teams beginnen, sollten Sie zunächst einige Schritte angehen.

1. Bringen Sie die richtigen Leute zusammen

Der erste Schritt beim Aufbau eines funktionierenden virtuellen Teams besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter einstellen (oder schulen), die für den Übergang in das Remote-Leben gerüstet und bereit sind. Wenn ein Mitarbeiter im Büro erfolgreich ist, erweisen Sie ihm einen Bärendienst, wenn Sie ihn in ein Remote-Team integrieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Personen auswählen, die über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen und sich wohlfühlen, unabhängig zu arbeiten.

Wenn Sie Ihr Team aufbauen, stellen Sie sicher, dass Sie die Teamgröße einschätzen. Es ist für alle einfacher, mit Teams von 10 oder weniger Personen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, als mit einem Remote-Team von 30. Manager von Remote-Teams sollten jede Woche virtuelle 1:1-Meetings mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern planen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Zeit hat, die er benötigt um Erfolge und Bedenken zu besprechen.

In einigen Fällen können Remote-Mitarbeiter in die Falle des sozialen Faulenzens tappen. Sie können davon ausgehen, dass sie, weil so viele Teammitglieder an einem Projekt arbeiten, zurücktreten oder weniger Zeit mit der Arbeit verbringen können. Moral der Geschichte, halten Sie sich an kleinere Teams, wenn Sie ein vollständig entferntes Team aufbauen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, regelmäßig mit allen zu kommunizieren, was die Teambindung verbessert.

2. Ernennen Sie die beste Führung

Ein Team ist nichts ohne einen großartigen Anführer. Manager, die Remote-Teams leiten (insbesondere wenn sie dies zum ersten Mal tun), müssen einige Dinge beachten.

Achten Sie in erster Linie auf eine offene und transparente Kommunikation. Niemand bleibt gerne im Dunkeln bei Projekten oder Themen, die er genau im Auge behält. Remote-Manager sollten sich daran gewöhnen, zu erklären, warum ein Meeting einberufen wird, was erledigt werden muss und wie es sich auf Team-OKRs auswirkt. Das ist auch keine einmalige Sache. Wiederholte Erklärungen von Zielen und Projekten helfen Ihrem Team besser zu verstehen, wie es seinen Beitrag leisten sollte.

Darüber hinaus kann es einen großen Unterschied machen, wenn Sie Ihrem Team beibringen, wie man mit Bedacht spricht, wenn Sie über Slack oder E-Mail sprechen. Anstatt zu sagen: „Wir müssen x ändern“, geben Sie dem Team ein Beispiel und sagen Sie: „Ich denke, es ist aus diesem Grund am besten, wenn wir x ändern. Was denkst du?" Dies öffnet das Gespräch für die Zusammenarbeit, während das erste sofort jede Kreativität beendet.

Schließlich ist es wichtig, Vertrauen zu Ihrem Team aufzubauen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie für sie da sind und dass alle Informationen, die sie in einem 1:1 offenlegen, auch in diesem 1:1 bleiben. Erwägen Sie, ein Meeting abzuhalten, bei dem Teammitglieder mit Updates aus ihrem Privatleben beginnen, anstatt direkt in die Arbeit zu springen. Remote-Mitarbeiter nehmen mit geringerer Wahrscheinlichkeit an gelegentlichen Bürogeplänkeln teil, da sie dies wirklich nicht von verschiedenen Standorten aus tun können. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Team kennenzulernen und zeigen Sie ihm, dass Arbeit auch Spaß machen kann.

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie als Vorbild für das Team fungieren. Mit Respekt und Einfühlungsvermögen zu antworten, wird für alle den Ton angeben und zeigen, dass offene und ehrliche Gespräche geschätzt werden.

3. Kommunizieren Sie zur richtigen Zeit

Wenn Sie Mitarbeiter zu Ihrem Remote-Team hinzufügen, nehmen Sie sich die Freiheit, ihre ersten Wochen im Unternehmen unvergesslich zu machen. Anstatt eine kurze Slack-Nachricht zu senden, in der ihre Anstellung bekannt gegeben wird, sollten Sie sie zum Firmenhauptsitz fliegen und sich persönlich mit ihnen treffen. Dies kann ihnen beweisen, dass Sie sie ernst nehmen und sich freuen, sie dem Team beitreten zu lassen.

Wenn es Ihnen möglich ist, versuchen Sie, das gesamte Team ein paar Mal im Jahr physisch zusammenzubringen. Während Remote-Mitarbeiter großartig darin sind, unabhängig zu arbeiten, sollten Sie sich bemühen, alle zusammenzubringen, vielleicht sogar eine Woche lang im selben Büro arbeiten. Das Arbeiten aus der Ferne kann schnell alt werden und persönliche Veranstaltungen können etwas sein, auf das sich alle Mitarbeiter freuen.

Wenn Sie remote arbeiten, kann sich ein Arbeitsjubiläum oder ein großer Meilenstein unbedeutend anfühlen. Stellen Sie sicher, dass Sie als Führungskraft den Überblick über Jubiläen, Geburtstage und wichtige Meilensteine ​​behalten, die Ihr Team möglicherweise erreicht. Wenn jemand eine handgeschriebene Geburtstagskarte oder eine Gedenktafel zum einjährigen Jubiläum erhält, fühlt er sich wertgeschätzt und wichtig. Wertschätzung kann viel bewirken und die Motivation, weiter hart zu arbeiten, neu entfachen.

4. Verwenden Sie die richtigen Tools

Kein Remote-Team kann ohne die richtige Technologie für virtuelle Teams erfolgreich sein. Ohne die richtigen Tools wirken Meetings eher lästig als hilfreich. Wenn Sie jemals die entfernte Person bei einem Anruf waren, bei dem die Leute im Raum nicht wussten, wie sie sich beteiligen sollten, und sogar aufgegeben haben, hatten Sie wahrscheinlich das Gefühl, dass Sie in dem Gespräch nicht geschätzt wurden. Selbst bei Telefongesprächen ist es ohne diesen entscheidenden visuellen Kontext äußerst schwierig, den Raum zu lesen, zu wissen, wer spricht, und Ihre Stimme zu hören.

Vor diesem Hintergrund sind Hardware und Software für Videokonferenzen unerlässlich, damit Remote-Teams effektiv kommunizieren können. Indem Sie jedem ein Gesicht und eine Stimme geben, können Sie natürliche Gespräche führen, die beim Brainstorming, Planen, Strategisieren, 1:1-Meetings und virtuellen Teambuilding helfen.

Als nächstes benötigt Ihr Team eine Messaging-Software. Slack ist derzeit eines der beliebtesten, und jede Messaging-Plattform sollte es tun. Die Idee hinter einer Instant-Messaging-Plattform ist, dass Remote-Teams schnell kommunizieren können, ohne E-Mails senden oder Videoanrufe für jede kleine Frage einrichten zu müssen.

Wenn Sie eine Messaging-Lösung in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass sie die Möglichkeit für Einzelgespräche, Gruppengespräche und Kanäle oder Räume bietet, um tägliches Geplänkel zu einem bestimmten Thema zu ermöglichen. Viele Teams haben Kanäle für unterschiedliche Zwecke, wie einen Marketingkanal, einen allgemeinen Kanal, einen Kanal für Spaß und Spiele/alberne Unterhaltungen und mehr. Das Bereitstellen von Raum für Gespräche ist eine einfache Teambuilding-Strategie für die Ferne, die nicht die Bank sprengen muss.

Wie man ein virtuelles Team führt

Sie haben also die richtigen Leute eingestellt, eine starke Grundlage für die Kommunikation geschaffen und sie mit den besten Tools ausgestattet. Ihr virtuelles Team ist startklar, oder? Falsch. Es dauert eine Weile, ein großartiges virtuelles Team aufzubauen, und um alle produktiv zu halten, ist es unerlässlich, eine gesunde Arbeitsumgebung zu schaffen. Wenn Sie mit der Verwaltung Ihres virtuellen Teams beginnen, sollten Sie die folgenden Tipps in Erwägung ziehen.

1. Fördern Sie Remote-Teambuilding

Wie bereits erwähnt, geschieht Remote-Teambuilding nicht auf natürliche Weise, es erfordert Anstrengungen von Ihrer Seite als virtueller Teammanager sowie die Zustimmung Ihres Teams. Einige Ideen für Teambuilding sind ein tägliches Video-Standup, ein wöchentliches Meeting am Montag, bei dem das Team mitteilen kann, was es am Wochenende gemacht hat, oder ein morgendliches Slack-Gespräch.

Einige andere Ideen bilden zufällige Paarungen von Teamkollegen für Video-Kaffeeanrufe. Einmal in der Woche oder einmal im Monat wird jedem zufällig ein Kaffeepartner zugeteilt und er kann sich Zeit für ein 30-minütiges Treffen zum Kennenlernen nehmen.

Dies funktioniert gut, wenn die Leute in Ihrem Team möglicherweise nicht auf natürliche Weise miteinander interagieren oder wenn Sie Teil einer größeren Remote-Organisation sind. Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Menschen auf eine Art und Weise kennenzulernen, die imitiert, Menschen im Büro zu begegnen.

2. Bauen Sie eine Remote-Kultur auf (anders als persönlich)

Kultur aufzubauen ist in keiner Organisation einfach. Dharmesh Shah war ein Verfechter des Aufbaus und der Definition von Kultur bei der damals kleinen HubSpot. Er untersuchte, was dem Führungsteam, den Mitarbeitern und Managern wichtig war, und skizzierte, was diese Kultur bedeutet und wie man sie umsetzt.

Sammeln Sie für Ihr Team einige Meinungen darüber, was für die Leute wichtig ist. Haben die Leute das Gefühl, ihre Teamkollegen kaum zu kennen? Haben sie das Gefühl, Sie nicht so gut zu kennen? Indem Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um eine Kultur aufzubauen, schaffen Sie eine offene und ehrliche Umgebung, in der das Teilen fürsorglich ist und sich die Menschen gehört fühlen.

3. Treffen Sie sich persönlich

Für virtuelle Teams spielt es keine Rolle, wo auf der Welt Sie sich befinden und arbeiten möchten, aber die Beziehungen werden durch gelegentliche persönliche Interaktionen gestärkt. Während die Vorteile der Fernarbeit umfangreich sind, kann die Idee, als ganze Gruppe zu Abend zu essen, außerhalb der kleinen Box Ihres Laptops zu Hause, nicht ersetzt werden.

Wenn Sie sich als Gruppe treffen können, priorisieren Sie das Kennenlernen Ihrer Aktivitäten, Strategie und Brainstorming sowie Teambuilding. Alles, was effektiv virtuell erledigt werden kann, kann für später gespeichert werden. Bei knappem Budget empfehlen HR-Experten, dass virtuelle Manager zu ihren direkten Untergebenen gehen, falls das gesamte Team nicht zusammenkommen kann.

Einige Teambuilding-Ideen für Ihre vierteljährlichen Treffen sind:

• Fluchtraum
• Kochkurs
• Sportveranstaltung
• Karaoke
• Künstlerische Tätigkeit (Töpfer- oder Malkurs)
• Virtuelle Happy Hour

Lassen Sie Ihr Team los und die Arbeitsbeziehungen werden sich verbessern.

4. Vertrauen Sie Ihren Remote-Mitarbeitern

Dies sollte selbstverständlich sein. Viele Führungskräfte kommen immer noch zu der Idee, dass Remote-Arbeit nicht weniger Arbeit bedeutet. Die Harvard Business Review führte eine Studie durch, in der festgestellt wurde, dass Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten konnten, 13,5 % mehr Anrufe von zu Hause aus tätigten, dem Unternehmen über neun Monate 1.900 US-Dollar pro Mitarbeiter einsparten und darüber hinaus ihre Arbeitszufriedenheit stiegen.

Die vielen Mythen rund um die Telearbeit wurden inzwischen entlarvt: Telearbeiter sind produktiver, glücklicher und kosten weniger als herkömmliche Büroangestellte. Als mehr als 3.000 Mitarbeiter weltweit gefragt wurden, warum sie aus der Ferne arbeiten, lauteten die häufigsten Antworten Produktivität und Konzentration.

5. Melden Sie sich bei regelmäßigen Gesprächen zur Karriereentwicklung an

Remote-Mitarbeiter können sich mit Gesprächen über Karrierewachstum aus der Schleife fühlen. Stellen Sie sich vor, Ihr Kollege versucht, mit seinem Remote-Manager ein Gespräch über die Vergütung zu führen, und seine Verbindung ist langsam. Ihr Ton bricht die ganze Zeit ab, während er versucht zu diskutieren, warum er mehr Geld verdient. Unnötig zu erwähnen, dass diese Umstände nicht ideal sind.

Remote-Manager können unbeabsichtigt diejenigen priorisieren, mit denen sie am engsten zusammenarbeiten, und sind daher möglicherweise anfälliger für Karrieregespräche mit denen, mit denen sie am häufigsten kommunizieren. Wenn Sie ein Remote-Manager sind, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig das Wachstum Ihres Teams und die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele überprüfen (und überprüfen Sie Ihre Verbindung, bevor Sie das Gespräch beginnen).

6. Verwenden Sie Kalender und halten Sie sie aktuell

Ein großes Problem für Remote-Mitarbeiter besteht darin, nicht zu wissen, wo sich Teammitglieder oder Manager zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden, ob sie arbeiten oder offline sind und warum sie nicht auf Slack oder E-Mails antworten. Stellen Sie als Gefälligkeit für Ihr Team sicher, dass Ihr Kalender auf dem neuesten Stand ist. Auch wenn Sie zum Mittagessen nicht an Ihrem Computer sitzen, teilen Sie dies unbedingt mit, damit Ihre Teammitglieder schnell sehen können, dass Sie beschäftigt sind, und dass Sie sich später am Tag bei ihnen melden werden.

Vorteile virtueller Teams

Die Führung eines virtuellen Teams kann eine äußerst lohnende Erfahrung sein, aber es kann auch Vorteile haben, die der Organisation als Ganzes helfen.

• Gestiegene Produktivität. Virtuelle Teammitglieder können Zeit und Geld sparen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Kein Pendeln und keine monatliche Pendlerpauschale.
• Größerer Talentpool: Nicht nur auf lokale Talente beschränkt zu sein, kann die Türen öffnen, um die erfahrensten Leute in das Team aufzunehmen.
• Bessere persönliche Flexibilität. Remote-Mitarbeiter können ihren eigenen Zeitplan festlegen und arbeiten, wann es für sie am besten ist.
• Senkung der Bürokosten. Remote-Mitarbeiter müssen keine Büroräume nutzen, sodass Unternehmen einen kleineren und kostengünstigeren Raum nutzen und bezahlen können, in dem Mitarbeiter im Büro untergebracht sind.
• Ein längerer Arbeitstag. Da sich Remote-Mitarbeiter international befinden und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten können, können Unternehmen nach einem 24-Stunden-Zeitplan statt nach einem 12-Stunden-Zeitplan arbeiten.

Herausforderungen virtueller Teams

Während die Arbeit in einem virtuellen Team definitiv seine Vorteile hat, gibt es eine ganze Reihe von Rückschlägen, denen sich Manager in Zukunft bewusst sein müssen.

• Schlechte Kommunikation. Wenn Sie sich nur über Videokonferenz-Apps und Slack mit Kollegen unterhalten können, kann es schwierig sein, ihren Ton zu verstehen. Selbst über Video ist es eine Herausforderung, Körpersprache und Mimik zu erfassen.
• Technologieprobleme. Wenn Remote-Mitarbeiter Probleme haben, sich mit dem Internet zu verbinden, kann dies den Fortschritt des gesamten Teams verlangsamen, bis das Problem behoben ist.
• Mangel an Management. Wenn ein Manager in seinem Führungsstil entspannt wird, können Mitarbeiter es schwierig finden, effektiv zu kommunizieren. Wenn der Manager sich nicht ständig meldet, kann es für das Teammitglied schwierig sein, ihn zu erreichen, wenn er ein Problem hat.

Eine der größten Herausforderungen für verteilte Teams ist der Aufbau einer Teamkultur. Wenn Ihr Team nicht in der Lage ist, nach der Arbeit etwas zu trinken, zusammen zu Mittag zu essen oder sich im Büro zu unterhalten, werden Teambuilding-Aktivitäten eher zu einer konzertierten Anstrengung. Virtuelle Teams erfordern eine zielgerichtete und bewusste Teambildung, die von oben nach unten erfolgt.

Als virtueller Teammanager liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Ihr Team in seiner Remote-Arbeitsumgebung nicht völlig isoliert wird. Für Hybrid-Arbeiter können spontane Video-Meetings dazu beitragen, sich mit Kollegen im ganzen Land auf eine Weise auszutauschen, die sich natürlich anfühlt und dem Austausch von Ideen mit Kollegen im Büro entspricht.

Teamarbeit macht den Traum wahr

Die Leitung eines Remote-Teams macht Spaß, ist herausfordernd und letztendlich lohnend. Melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Remote-Team und stellen Sie sicher, dass jeder die erforderliche (Video-) Zeit für persönliche Gespräche erhält.

Quelle

Wenn Sie ein virtuelles Team aufbauen, rüsten Sie es mit den Tools aus, die es braucht, um erfolgreich zu sein, damit es auch so aussehen kann.

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