Gestión de equipos virtuales: cómo hacerlo bien

Las oficinas no se parecen en nada a las de hace muchos años.

Hoy en día, no hay cubículos y las reuniones también se ven muy diferentes. En lugar de que las personas se amontonen en una sala de conferencias y se acurruquen alrededor de un proyector, las reuniones de hoy tienen varios miembros del equipo sintonizando desde ubicaciones remotas a través de videoconferencias. ¿Qué más es diferente? Los chats telefónicos rápidos se han convertido en llamadas Zoom rápidas. Los correos electrónicos se han convertido en pantalones.

En general, los equipos son cada vez más ágiles y menos confinados a una ubicación física. Eso ha llevado a algunos tipos diferentes de equipos que pueden existir en el lugar de trabajo moderno. Hay equipos completamente en la oficina, que se están disipando lentamente con el crecimiento del trabajo remoto. Hay equipos híbridos, donde los miembros del equipo trabajan en la oficina, de forma remota o alternan entre los dos. Por último, están los equipos virtuales.

En este artículo, exploraremos los beneficios y desafíos de los equipos virtuales, así como también cómo crearlos y administrarlos con éxito.

El auge de los equipos virtuales

En los últimos 10 años, ha habido un aumento significativo de trabajadores, equipos y empresas remotas en los Estados Unidos. En 2014, London Business School predijo que más de la mitad de los empleados trabajarán de forma remota para 2020. En 2019, ese porcentaje saltó al 69 %, superando fácilmente esa predicción.

A lo largo de los años, cada vez más empresas han adoptado una política relajada de trabajo desde casa. Se está convirtiendo en la norma esperar que parte de su trabajo se realice de forma remota (si así lo desea, por supuesto). Esta es una buena noticia para cualquiera que enfrente problemas de productividad mientras está en el cargo.

El profesor de Stanford, Nicholas Bloom, investigó y descubrió que el trabajo remoto puede aumentar la productividad general. El informe indicó que a los empleados que trabajaban desde casa les resultó más fácil concentrarse y estaban menos inclinados a tomar un día por enfermedad.

El trabajo remoto también beneficia a los empleadores. En promedio, los empleadores ahorran $2,000 por empleado cada año en costos de bienes raíces. Las organizaciones que permiten el trabajo remoto ven un 25 % menos de rotación que las que no lo permiten. También ven ciclos de contratación más cortos, en gran parte debido al grupo más grande de solicitantes y la capacidad de ofrecer opciones flexibles.

Ahora, la fuerza laboral estadounidense tiene la opción de trabajar de forma remota cerca de su corazón. La investigación de Gallup muestra que el 54% de los trabajadores de oficina dicen que dejarían su trabajo por uno que ofrezca un horario de trabajo flexible. También descubrió que el compromiso laboral aumentaba cuando los empleados pasaban algún tiempo trabajando de forma remota y algún tiempo trabajando en un lugar con sus compañeros de trabajo. Un mayor compromiso de los empleados significa un mejor rendimiento.

Para aquellos que administran equipos virtuales, comprendan que enfrentarán un conjunto único de desafíos y beneficios, pero en general, los beneficios superan las dificultades. Por ejemplo, la investigación ha demostrado que los empleados que trabajan de forma remota al menos una vez al mes son un 24 % más felices que los que nunca lo hacen.

Cómo construir equipos virtuales exitosos

Muchos factores intervienen en la creación de un equipo virtual exitoso, y no hay una forma correcta de hacerlo. Antes de comenzar a construir un equipo remoto, hay algunos peldaños que debe abordar primero.

1. Reúna a las personas adecuadas

El primer paso para crear un equipo virtual que funcione es asegurarse de contratar (o capacitar) empleados que estén equipados y dispuestos a hacer la transición a la vida remota. Si un empleado prospera en la oficina, le está haciendo un mal servicio si lo incorpora a un equipo remoto. Además, asegúrese de seleccionar personas que tengan excelentes habilidades de comunicación y se sientan cómodas trabajando de forma independiente.

Cuando esté formando su equipo, asegúrese de evaluar el tamaño del equipo. Es más fácil para todos comunicarse y colaborar con equipos de 10 o menos en lugar de un equipo remoto de 30. Los gerentes de equipos remotos deben programar reuniones virtuales 1:1 con sus subordinados directos cada semana para garantizar que cada empleado tenga el tiempo que necesita. para discutir victorias y preocupaciones.

En algunos casos, los empleados remotos pueden comenzar a caer en la trampa de la holgazanería social. Pueden suponer que debido a que hay tantos miembros del equipo trabajando en un proyecto, pueden alejarse o pasar menos tiempo trabajando. Moraleja de la historia, adhiérase a equipos más pequeños cuando construya un equipo completamente remoto. Esto les dará la capacidad de comunicarse con todos de manera regular, mejorando el vínculo del equipo.

2. Designar al mejor liderazgo

Un equipo no es nada sin un gran líder. Los gerentes que lideran equipos remotos (especialmente si es la primera vez que lo hacen) deberán tener en cuenta algunas cosas.

En primer lugar, mantenga la comunicación abierta y transparente. A nadie le gusta quedarse a oscuras sobre proyectos o temas que siguen de cerca. Los gerentes remotos deben acostumbrarse a explicar por qué se convoca una reunión, qué se debe hacer y cómo afecta los OKR del equipo. Esto tampoco es algo de una sola vez. Las explicaciones repetidas de objetivos y proyectos ayudarán a su equipo a comprender mejor cómo deberían contribuir.

Además, enseñarle a su equipo cómo hablar con cuidado puede marcar una gran diferencia cuando se habla por correo electrónico o por slack. En lugar de decir: “Necesitamos cambiar x”, ​​dé un ejemplo al equipo y diga: “Creo que es mejor si cambiamos x por este motivo. ¿Qué opinas?" Esto abre la conversación a la colaboración, mientras que el primero cierra instantáneamente cualquier creatividad.

Finalmente, es esencial establecer confianza con su equipo. Hágales saber que está ahí para ellos y que cualquier información que divulguen en un 1:1 permanece en ese 1:1. Considere realizar una reunión en la que los miembros del equipo abran con actualizaciones de su vida personal en lugar de pasar directamente al trabajo. Es menos probable que los trabajadores remotos participen en bromas informales en la oficina, ya que realmente no pueden hacerlo desde diferentes ubicaciones. Tómese el tiempo para conocer a su equipo y mostrarles que el trabajo también puede ser divertido.

Es imperativo que actúes como un ejemplo para el equipo. Responder con respeto y empatía establecerá el tono para todos y establecerá que se valoran las conversaciones abiertas y honestas.

3. Comunicar en el momento adecuado

A medida que agrega empleados a su equipo remoto, tómese la libertad de hacer que sus primeras semanas en la empresa sean memorables. En lugar de enviar un mensaje rápido de Slack anunciando su empleo, considere llevarlos a la sede de la empresa y reunirse con ellos en persona. Si lo hace, puede demostrarles que los toma en serio y que está emocionado de que se unan al equipo.

Si puede, trate de reunir físicamente a todo el equipo un par de veces al año. Si bien los trabajadores remotos son excelentes para trabajar de forma independiente, debe esforzarse por reunir a todos, tal vez incluso trabajando en la misma oficina durante una semana. Trabajar de forma remota puede envejecer rápidamente y los eventos en persona pueden ser algo que todos los empleados esperan.

Cuando trabaja de forma remota, un aniversario de trabajo o un gran hito puede parecer insignificante. Asegúrese de que, como líder, realice un seguimiento de los aniversarios, los cumpleaños y los hitos importantes que su equipo pueda estar alcanzando. Cuando alguien recibe una tarjeta de cumpleaños escrita a mano o una placa de aniversario de un año, se siente valorado e importante. La apreciación puede recorrer un largo camino y reavivar la motivación para seguir trabajando duro.

4. Utiliza las herramientas adecuadas

Ningún equipo remoto puede tener éxito sin la tecnología de equipo virtual adecuada. Sin las herramientas adecuadas, las reuniones se sienten más molestas que útiles. Si alguna vez ha sido la persona remota en una llamada en la que las personas en la sala no sabían cómo unirse e incluso se dieron por vencidas, probablemente sintió que no se lo valoraba en la conversación. Incluso con conversaciones telefónicas, sin ese contexto visual crucial, es extremadamente difícil leer la sala, saber quién está hablando y que se escuche su voz.

Con esto en mente, el hardware y el software de videoconferencia son esenciales para que los equipos remotos se comuniquen de manera efectiva. Al darles a todos una cara y una voz, puede tener conversaciones naturales que ayuden con la lluvia de ideas, la planificación, la creación de estrategias, las reuniones 1:1 y la creación de equipos virtuales.

A continuación, su equipo necesitará un software de mensajería. Slack es uno de los más populares en este momento, y cualquier plataforma de mensajería debería funcionar. La idea detrás de una plataforma de mensajería instantánea es que los equipos remotos puedan comunicarse rápidamente sin tener que enviar correos electrónicos o programar videollamadas para cada pequeña solicitud.

Al considerar una solución de mensajería, asegúrese de que tenga la capacidad para conversaciones individuales, conversaciones grupales y canales o salas para permitir las bromas diarias sobre un tema determinado. Muchos equipos tendrán canales para diferentes propósitos, como un canal de marketing, un canal general, un canal de diversión y juegos/conversaciones tontas, y más. Proporcionar el espacio para la conversación es una estrategia simple de creación de equipos remotos que no tiene que romper el banco.

Cómo gestionar un equipo virtual

Entonces contrató a las personas adecuadas, creó una base sólida para la comunicación y las equipó con las mejores herramientas. Tu equipo virtual está listo, ¿verdad? Equivocado. Se necesita tiempo para construir un gran equipo virtual y para mantener a todos productivos, es imperativo crear un ambiente de trabajo saludable. A medida que comience a administrar su equipo virtual, considere usar los siguientes consejos.

1. Promover la formación de equipos a distancia

Como se mencionó anteriormente, la creación de equipos remotos no sucederá de forma natural, requiere esfuerzo de su parte como gerente de equipo virtual, así como la aceptación de su equipo. Algunas ideas para la creación de equipos son un video stand-up diario, una reunión semanal los lunes en la que el equipo puede compartir lo que hicieron durante el fin de semana o una conversación matutina de Slack.

Algunas otras ideas son crear parejas aleatorias de compañeros de equipo para videollamadas. Una vez a la semana o una vez al mes, a todos se les asigna aleatoriamente un compañero de café y pueden programar una reunión de 30 minutos para conocerse.

Esto funciona bien si es posible que las personas de su equipo no interactúen entre sí de forma natural o si usted es parte de una organización remota más grande. Esto les dará a sus empleados la oportunidad de conocer a las personas de una manera que simula chocar con la gente en la oficina.

2. Construya una cultura remota (es diferente a la presencial)

Construir cultura no es fácil en ninguna organización. Dharmesh Shah fue un campeón en la creación y definición de la cultura en el entonces pequeño HubSpot. Exploró lo que era importante para el equipo de liderazgo, los empleados y los gerentes, y describió qué significaba esa cultura y cómo implementarla.

Para su equipo, reúna algunas opiniones sobre lo que es importante para la gente. ¿La gente siente que apenas conoce a sus compañeros de equipo? ¿Sienten que no te conocen tan bien? Al trabajar con su equipo para construir una cultura, creará un ambiente abierto y honesto donde compartir es solidario y las personas se sienten escuchadas.

3. Conocer en persona

Para los equipos virtuales, no importa en qué parte del mundo se encuentre y elija trabajar, pero las relaciones se fortalecerán con interacciones cara a cara ocasionales. Si bien los beneficios del trabajo remoto son extensos, la idea de cenar con todo el grupo fuera de la pequeña caja de su computadora portátil en casa no puede ser reemplazada.

Si puede reunirse como grupo, priorice las actividades de conocimiento, la estrategia y la lluvia de ideas, y la creación de equipos. Cualquier cosa que se pueda hacer virtualmente de manera efectiva se puede guardar para más adelante. Si el presupuesto es ajustado, los expertos en recursos humanos recomiendan que los gerentes virtuales acudan a sus informes directos en caso de que todo el equipo no pueda reunirse.

Algunas ideas de trabajo en equipo para sus reuniones trimestrales son:

• sala de escape
• Clase de cocina
• Evento deportivo
• karaoke
• Actividad artística (clase de alfarería o pintura)
• horas felices virtuales

Deje que su equipo se libere y las relaciones de trabajo mejorarán.

4. Confía en tus empleados remotos

Esto debería ser evidente. Muchos líderes todavía se están dando cuenta de que el trabajo remoto no significa menos trabajo. Harvard Business Review realizó un estudio que descubrió que cuando los empleados podían trabajar de forma remota, completaban un 13,5 % más de llamadas desde casa, le ahorraban a la empresa $1900 por empleado durante nueve meses y, además, aumentaba su satisfacción laboral.

Desde entonces, se han desmentido muchos mitos en torno al trabajo remoto: los trabajadores remotos son más productivos, más felices y cuestan menos que los trabajadores de oficina tradicionales. Cuando se preguntó a más de 3000 empleados de todo el mundo cuál era el principal motivo para trabajar de forma remota, la principal respuesta fue la productividad y el enfoque.

5. Regístrese con conversaciones periódicas sobre crecimiento profesional

Los trabajadores remotos pueden sentirse fuera del circuito con conversaciones de crecimiento profesional. Imagine a su colega tratando de tener una conversación sobre compensación con su administrador remoto, y su conexión es lenta. Su audio se rompe todo el tiempo mientras él trata de discutir por qué merece más dinero. No hace falta decir que estas circunstancias no son las ideales.

Los gerentes remotos pueden tener un sesgo involuntario para priorizar a aquellos con quienes trabajan más de cerca y, por lo tanto, pueden ser más propensos a tener conversaciones de carrera con aquellos con quienes se comunican con mayor frecuencia. Si es un gerente remoto, asegúrese de verificar regularmente el crecimiento y el progreso de su equipo hacia las metas (y verifique su conexión antes de comenzar la conversación).

6. Usa calendarios y mantenlos actualizados

Un problema importante para las personas remotas es no saber dónde están los miembros del equipo o los gerentes en un momento dado, si están trabajando o desconectados, y por qué no responden a Slack o al correo electrónico. Como cortesía a su equipo, asegúrese de que su calendario esté actualizado. Incluso si va a estar lejos de su computadora durante el almuerzo, asegúrese de compartirlo para que los miembros de su equipo puedan ver rápidamente que está ocupado y que se comunicará con ellos más tarde en el día.

Beneficios de los equipos virtuales

Administrar un equipo virtual puede ser una experiencia inmensamente gratificante, pero también puede tener beneficios que ayuden a la organización en su conjunto.

• Productividad incrementada. Los miembros del equipo virtual pueden ahorrar tiempo y dinero cuando trabajan desde casa. Sin viaje diario al trabajo y sin cargo mensual por viajero diario al trabajo.
• Mayor grupo de talentos: no limitarse solo al talento local puede abrir las puertas para agregar a las personas más experimentadas al equipo.
• Mayor flexibilidad personal. Los trabajadores remotos pueden establecer su propio horario y trabajar cuando sea mejor para ellos.
• Disminución de los gastos de oficina. Los trabajadores remotos no necesitan utilizar el espacio de la oficina, lo que permite a las organizaciones usar y pagar por un espacio más pequeño y menos costoso que acomoda a los empleados en la oficina.
• Un día de trabajo más largo. Debido a que los empleados remotos pueden estar ubicados internacionalmente y trabajar en diferentes zonas horarias, las empresas pueden operar en un horario de 24 horas en lugar de un horario de 12 horas.

Retos de equipos virtuales

Si bien trabajar en un equipo virtual definitivamente tiene sus beneficios, hay una gran cantidad de contratiempos que los gerentes deberán tener en cuenta en el futuro.

• Mala comunicación. Cuando solo puede conversar con colegas a través de aplicaciones de videoconferencia y holgura, puede ser difícil entender su tono. Incluso en video, es un desafío captar el lenguaje corporal y las expresiones faciales.
• Cuestiones de tecnología. Si los empleados remotos tienen problemas para conectarse a Internet, puede ralentizar el progreso de todo el equipo hasta que se resuelva el problema.
• Falta de gestión. Si un gerente se relaja en su estilo de gestión, a los empleados les puede resultar difícil comunicarse de manera efectiva. Si el gerente no se comunica constantemente, es posible que al miembro del equipo le resulte difícil comunicarse con él si tiene un problema.

Uno de los mayores desafíos para los equipos distribuidos es construir una cultura de equipo. Cuando su equipo no puede ir a tomar una copa después del trabajo, almorzar juntos o participar en una charla en la oficina, las actividades de creación de equipos se convierten en un esfuerzo concertado. Los equipos virtuales requieren una formación de equipos decidida y deliberada, que viene de arriba hacia abajo.

Como administrador de un equipo virtual, es su responsabilidad asegurarse de que su equipo no quede totalmente aislado en su entorno de trabajo remoto. Para los trabajadores híbridos, las reuniones de video improvisadas pueden ayudar a interactuar con colegas de todo el país de una manera que se sienta natural y paralela a las ideas de los compañeros de trabajo en la oficina.

Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione

Administrar un equipo remoto es divertido, desafiante y, en última instancia, gratificante. Comuníquese con su equipo remoto con frecuencia y asegúrese de que todos obtengan el tiempo cara a cara (de video) que necesitan.

Fuente

Si está creando un equipo virtual, bríndeles las herramientas que necesitan para tener éxito, para que también puedan verse así.

Asegúrese de consultar el centro de trabajo remoto de G2 para obtener consejos seleccionados sobre todo lo relacionado con el trabajo remoto, ahora y siempre.