Управление виртуальными командами: как сделать это правильно

Офисы выглядят совсем не так, как много лет назад.

Сегодня нет кабинетов, и встречи тоже выглядят совсем по-другому. Вместо того, чтобы люди толпились в конференц-зале и толпились вокруг проектора, сегодня на собраниях несколько членов команды настраиваются из удаленных мест с помощью видеоконференций. Что еще отличается? Быстрые телефонные чаты превратились в быстрые звонки в Zoom. Электронные письма превратились в слаксы.

В целом команды становятся все более и более гибкими и менее привязанными к физическому местоположению. Это привело к появлению нескольких различных типов команд, которые могут существовать на современном рабочем месте. Есть полностью офисные команды, которые медленно рассеиваются с ростом удаленной работы. Существуют гибридные команды, члены которых работают в офисе, удаленно или переключаются между ними. Наконец, есть виртуальные команды.

В этой статье мы рассмотрим преимущества и проблемы виртуальных команд, а также способы их успешного создания и управления ими.

Рост виртуальных команд

За последние 10 лет в США значительно увеличилось число удаленных сотрудников, команд и компаний. В 2014 году Лондонская школа бизнеса прогнозировала, что к 2020 году более половины сотрудников будут работать удаленно. В 2019 году этот процент подскочил до 69%, с легкостью превзойдя этот прогноз.

С годами все больше и больше компаний придерживаются политики расслабленной работы из дома. Становится нормой ожидать, что часть вашей работы будет выполняться удаленно (если вы решите, конечно). Это хорошая новость для всех, кто сталкивается с проблемами производительности в офисе.

Профессор Стэнфордского университета Николас Блум провел исследование и обнаружил, что удаленная работа может повысить общую производительность. В отчете говорится, что сотрудникам, работающим из дома, легче сосредоточиться и они менее склонны брать больничный.

Удаленная работа выгодна и работодателям. В среднем работодатели ежегодно экономят 2000 долларов на каждом работнике на расходах на недвижимость. Организации, которые разрешают удаленную работу, видят на 25% меньше текучести, чем те, которые этого не делают. Они также видят более короткие циклы найма, в основном из-за большего числа соискателей и способности предлагать гибкие варианты.

Теперь американская рабочая сила считает, что возможность работать удаленно близка их сердцу. Исследование Гэллапа показывает, что 54% ​​офисных работников говорят, что ушли бы с работы на работу с гибким графиком. Также было обнаружено, что вовлеченность в работу увеличивается, когда сотрудники какое-то время работают удаленно, а какое-то время работают в одном месте со своими коллегами. Более высокая вовлеченность сотрудников означает более высокую производительность.

Те, кто управляет виртуальными командами, должны понимать, что вы столкнетесь с уникальным набором проблем и преимуществ, но в целом преимущества перевешивают трудности. Например, исследования показали, что сотрудники, которые хотя бы раз в месяц работают удаленно, на 24% счастливее тех, кто никогда этого не делает.

Как создать успешную виртуальную команду

На создание успешной виртуальной команды влияет множество факторов, и нет единственно правильного способа сделать это. Перед тем, как вы начнете создавать удаленную команду, есть несколько шагов, которые вы должны решить в первую очередь.

1. Соберите нужных людей вместе

Первый шаг в создании работающей виртуальной команды — убедиться, что вы нанимаете (или обучаете) сотрудников, которые оснащены и готовы перейти на удаленную работу. Если сотрудник преуспевает в офисе, вы оказываете ему медвежью услугу, переводя его в удаленную команду. Кроме того, убедитесь, что вы выбираете людей, которые обладают отличными коммуникативными навыками и чувствуют себя комфортно, работая независимо.

Когда вы строите свою команду, обязательно оцените размер команды. Всем проще общаться и сотрудничать с командами из 10 или менее человек, чем с удаленной командой из 30 человек. Менеджеры удаленных команд должны каждую неделю планировать виртуальные встречи один на один со своими непосредственными подчиненными, чтобы у каждого сотрудника было необходимое время. обсудить победы и проблемы.

В некоторых случаях удаленные сотрудники могут начать попадать в ловушку социальной лености. Они могут предположить, что из-за того, что над проектом работает так много членов команды, они могут отойти в сторону или тратить меньше времени на работу. Мораль этой истории в том, что при создании полностью удаленной команды придерживайтесь небольших команд. Это даст им возможность общаться со всеми на регулярной основе, улучшая командную связь.

2. Назначьте лучшее руководство

Команда — ничто без великого лидера. Менеджеры, которые руководят удаленными командами (особенно если они делают это впервые), должны помнить о нескольких вещах.

Прежде всего, держите общение открытым и прозрачным. Никому не нравится оставаться в неведении относительно проектов или тем, за которыми они пристально следят. Удаленные менеджеры должны привыкнуть объяснять, почему созвана встреча, что нужно сделать и как это влияет на OKR команды. Это тоже не одноразовая вещь. Повторные объяснения целей и проектов помогут вашей команде лучше понять, какой вклад они должны внести.

Кроме того, обучение вашей команды тому, как говорить с осторожностью, может иметь огромное значение при разговоре в Slack или по электронной почте. Вместо того, чтобы говорить: «Нам нужно изменить x», подайте пример команде и скажите: «Я думаю, будет лучше, если мы изменим x по этой причине. Что вы думаете?" Это открывает разговор о сотрудничестве, тогда как первое мгновенно отключает любое творчество.

Наконец, очень важно установить доверительные отношения с вашей командой. Сообщите им, что вы готовы помочь им и что любая информация, которую они раскрывают при личной встрече, остается при личной встрече. Подумайте о том, чтобы провести собрание, на котором члены команды расскажут новости из своей личной жизни, а не сразу приступят к работе. Удаленные работники с меньшей вероятностью будут участвовать в случайных офисных шутках, учитывая, что они действительно не могут делать это из разных мест. Найдите время, чтобы познакомиться со своей командой и показать им, что работа тоже может быть интересной.

Крайне важно, чтобы вы служили примером для команды. Отвечая с уважением и сочувствием, вы зададите тон для всех и поймете, что открытые и честные разговоры ценятся.

3. Общайтесь в нужное время

Добавляя сотрудников в свою удаленную команду, позвольте себе сделать их первые несколько недель в компании незабываемыми. Вместо того, чтобы отправлять быстрое сообщение Slack с объявлением о своей работе, подумайте о том, чтобы отправить их в штаб-квартиру компании и встретиться с ними лично. Это может доказать им, что вы относитесь к ним серьезно и рады их присоединению к команде.

Если у вас есть возможность, постарайтесь собрать всю команду физически вместе пару раз в год. Хотя удаленные работники отлично справляются с самостоятельной работой, вам следует приложить усилия, чтобы собрать всех вместе, возможно, даже поработать в одном офисе в течение недели. Удаленная работа может быстро надоесть, а личные мероприятия могут быть тем, чего с нетерпением ждут все сотрудники.

Когда вы работаете удаленно, годовщина работы или важная веха могут показаться незначительными. Убедитесь, что вы, как лидер, отслеживаете годовщины, дни рождения и важные вехи, которых может достичь ваша команда. Когда кто-то получает рукописную открытку на день рождения или памятную табличку с годовщиной, он чувствует себя ценным и важным. Благодарность может иметь большое значение и возродить мотивацию продолжать усердно работать.

4. Используйте правильные инструменты

Ни одна удаленная команда не может добиться успеха без правильной технологии виртуальной команды. Без надлежащих инструментов собрания кажутся скорее раздражающими, чем полезными. Если вы когда-либо были удаленным участником разговора, к которому люди в комнате не знали, как присоединиться, и даже сдавались, вы, вероятно, чувствовали, что вас не ценят в разговоре. Даже во время телефонных разговоров, без этого важнейшего визуального контекста, чрезвычайно сложно прочитать комнату, понять, кто говорит, и сделать так, чтобы ваш голос был услышан.

Имея это в виду, оборудование и программное обеспечение для видеоконференций необходимы для эффективного общения удаленных команд. Предоставляя каждому лицо и голос, вы можете вести естественные беседы, которые помогают при мозговом штурме, планировании, выработке стратегии, встречах 1: 1 и виртуальном тимбилдинге.

Затем вашей команде понадобится программа для обмена сообщениями. Slack — один из самых популярных на данный момент, и любая платформа для обмена сообщениями подойдет. Идея платформы обмена мгновенными сообщениями заключается в том, что удаленные команды могут быстро общаться без необходимости отправлять электронные письма или настраивать видеозвонки для каждого маленького запроса.

При рассмотрении решения для обмена сообщениями убедитесь, что оно поддерживает индивидуальные беседы, групповые беседы, а также каналы или комнаты, позволяющие ежедневно подшучивать над заданной темой. У многих команд будут каналы для разных целей, такие как маркетинговый канал, общий канал, канал для развлечений и игр/глупых разговоров и многое другое. Предоставление пространства для беседы — это простая стратегия удаленного тимбилдинга, которая не требует больших затрат.

Как управлять виртуальной командой

Итак, вы наняли нужных людей, создали прочную основу для общения и снабдили их лучшими инструментами. Ваша виртуальная команда готова к работе, верно? Неправильный. Чтобы создать отличную виртуальную команду, требуется время, и для того, чтобы все оставались продуктивными, необходимо создать здоровую рабочую среду. Когда вы начнете управлять своей виртуальной командой, рассмотрите возможность использования следующих советов.

1. Продвигайте удаленный тимбилдинг

Как упоминалось ранее, удаленное создание команды не произойдет естественным путем, оно требует усилий с вашей стороны как виртуального менеджера команды, а также поддержки со стороны вашей команды. Некоторые идеи для тимбилдинга — это ежедневный видеостенд, еженедельные встречи по понедельникам, на которых команда может поделиться тем, что они сделали за выходные, или утренняя беседа в Slack.

Некоторые другие идеи заключаются в создании случайных пар товарищей по команде для видеозвонков за чашкой кофе. Раз в неделю или раз в месяц каждому случайным образом назначается кофейный партнер, и они могут назначить время для 30-минутной встречи, чтобы познакомиться друг с другом.

Это хорошо работает, если люди в вашей команде не могут взаимодействовать друг с другом естественным образом или если вы являетесь частью более крупной удаленной организации. Это даст вашим сотрудникам возможность познакомиться с людьми так, как будто они натыкаются на людей в офисе.

2. Создайте удаленную культуру (это отличается от личного общения)

Построить культуру в любой организации непросто. Дхармеш Шах был чемпионом по созданию и определению культуры в тогда еще небольшом HubSpot. Он исследовал, что важно для руководства, сотрудников и менеджеров, и рассказал, что означает эта культура и как ее внедрить.

Для вашей команды соберите несколько мнений о том, что важно для людей. Люди чувствуют, что едва знают своих товарищей по команде? Им кажется, что они плохо вас знают? Работая со своей командой над созданием корпоративной культуры, вы создадите открытую и честную среду, в которой общение означает заботу, а люди чувствуют себя услышанными.

3. Встретиться лично

Для виртуальных команд не имеет значения, в какой точке мира вы находитесь и выбираете работу, но отношения будут укрепляться за счет случайных встреч лицом к лицу. Хотя преимущества удаленной работы обширны, идея пообедать всей группой за пределами маленькой коробки вашего ноутбука дома не может быть заменена.

Если у вас есть возможность собраться вместе, отдайте приоритет знакомству с вашими действиями, стратегией, мозговым штурмом и построением команды. Все, что можно эффективно сделать виртуально, можно отложить на потом. Если бюджет ограничен, эксперты по персоналу рекомендуют, чтобы виртуальные менеджеры обращались к своим непосредственным подчиненным в случае, если вся команда не может собраться вместе.

Некоторые идеи по созданию команды для ваших ежеквартальных встреч:

• Побег из комнаты
• Кулинарный класс
• Спортивное мероприятие
• Караоке
• Художественная деятельность (гончарное дело или мастер-класс по рисованию)
• Виртуальные счастливые часы

Дайте вашей команде расслабиться, и рабочие отношения улучшатся.

4. Доверяйте удаленным сотрудникам

Это должно быть само собой разумеющимся. Многие лидеры все еще приходят к мысли, что удаленная работа не означает меньше работы. Harvard Business Review провел исследование, которое показало, что, когда сотрудники могли работать удаленно, они совершали на 13,5% больше звонков из дома, сэкономили компании 1900 долларов на каждого сотрудника за девять месяцев, и, кроме того, их удовлетворенность работой увеличилась.

С тех пор многие мифы об удаленной работе были развенчаны: удаленные работники более продуктивны, счастливы и обходятся дешевле, чем обычные офисные работники. Когда более 3000 сотрудников по всему миру спросили, почему они работают удаленно, главным ответом были продуктивность и сосредоточенность.

5. Присоединяйтесь к регулярным разговорам о карьерном росте

Удаленные работники могут чувствовать себя не в курсе разговоров о карьерном росте. Представьте, что ваш коллега пытается поговорить о компенсации со своим удаленным менеджером, а их соединение медленное. Их звук прерывается все время, пока он пытается обсудить, почему он заслуживает больше денег. Излишне говорить, что эти обстоятельства не идеальны.

У удаленных менеджеров может быть непреднамеренная склонность отдавать приоритет тем, с кем они работают наиболее тесно, и поэтому они могут быть более склонны к разговорам о карьере с теми, с кем они чаще всего общаются. Если вы являетесь удаленным менеджером, убедитесь, что вы регулярно проверяете рост вашей команды и прогресс в достижении целей (и проверяйте соединение, прежде чем начать разговор).

6. Используйте календари и обновляйте их

Одна из основных проблем для удаленных сотрудников заключается в том, что они не знают, где в данный момент времени находятся члены команды или менеджеры, работают ли они или не в сети, и почему они не отвечают в Slack или по электронной почте. В качестве любезности для вашей команды убедитесь, что ваш календарь актуален. Даже если вы собираетесь отойти от компьютера на обед, не забудьте поделиться этим, чтобы члены вашей команды могли быстро увидеть, что вы заняты, и что вы свяжетесь с ними позже в тот же день.

Преимущества виртуальных команд

Управление виртуальной командой может быть чрезвычайно полезным опытом, но оно также может иметь преимущества, которые помогают организации в целом.

• Повышенная производительность. Члены виртуальной команды могут сэкономить время и деньги, работая из дома. Никаких поездок на работу и ежемесячной абонентской платы.
• Большой кадровый резерв: не ограничиваясь только местными талантами, можно открыть двери для добавления в команду самых опытных людей.
• Лучшая личная гибкость. Удаленные работники могут устанавливать свой собственный график и работать в удобное для них время.
• Снижение расходов на офис. Удаленным работникам не нужно использовать офисное пространство, что позволяет организациям использовать и платить за меньшее и менее дорогое пространство, в котором размещаются офисные сотрудники.
• Более длинный рабочий день. Поскольку удаленные сотрудники могут находиться по всему миру и работать в разных часовых поясах, компании могут работать по 24-часовому графику, а не по 12-часовому.

Проблемы виртуальных команд

Хотя работа в виртуальной команде, безусловно, имеет свои преимущества, существует немало неудач, о которых менеджеры должны знать, чтобы двигаться вперед.

• Плохая связь. Когда вы можете общаться с коллегами только через приложения для видеоконференций и слабину, может быть трудно понять их тон. Даже по видео трудно уловить язык тела и выражение лица.
• Проблемы технологии. Если у удаленных сотрудников возникают проблемы с подключением к Интернету, это может замедлить работу всей команды, пока проблема не будет решена.
• Отсутствие управления. Если менеджер становится расслабленным в своем стиле управления, сотрудникам может быть трудно эффективно общаться. Если менеджер не проверяет постоянно, члену команды может быть трудно связаться, если у него возникнут проблемы.

Одной из самых больших проблем для распределенных команд является построение командной культуры. Когда ваша команда не может пойти выпить после работы, вместе пообедать или поболтать в офисе, это делает мероприятия по построению команды более согласованными усилиями. Виртуальные команды требуют целеустремленного и обдуманного построения команды, которое идет сверху вниз.

Как менеджер виртуальной команды вы обязаны следить за тем, чтобы ваша команда не оказалась полностью изолированной в своей удаленной рабочей среде. Для гибридных работников импровизированные видеовстречи могут помочь взаимодействовать с коллегами по всей стране таким образом, который кажется естественным и параллельным обмену идеями с коллегами в офисе.

Командная работа воплощает мечту в реальность

Управлять удаленной командой весело, сложно и, в конечном счете, полезно. Почаще общайтесь со своей удаленной командой и убедитесь, что каждый получает необходимое время (видео) лицом к лицу.

Источник

Если вы создаете виртуальную команду, вооружите их инструментами, необходимыми для достижения успеха, чтобы они тоже могли выглядеть так.

Обязательно загляните в центр удаленной работы G2, чтобы получить советы по всем вопросам удаленной работы сейчас и всегда.