Zarządzanie wirtualnymi zespołami: jak to zrobić dobrze

Biura nie wyglądają tak, jak wiele lat temu.

Dziś nie ma boksów, a spotkania też wyglądają zupełnie inaczej. Zamiast ludzi tłoczących się w sali konferencyjnej i tłoczących się wokół projektora, dzisiejsze spotkania mają kilku członków zespołu, którzy dostrajają się z odległych miejsc za pośrednictwem wideokonferencji. Co jeszcze jest inne? Szybkie rozmowy telefoniczne zmieniły się w szybkie rozmowy Zoom. E-maile zamieniły się w luki.

Ogólnie rzecz biorąc, zespoły stają się coraz bardziej zwinne i mniej ograniczone do fizycznej lokalizacji. Doprowadziło to do powstania kilku różnych typów zespołów, które mogą istnieć we współczesnym miejscu pracy. Istnieją w pełni biurowe zespoły, które powoli zanikają wraz z rozwojem pracy zdalnej. Istnieją zespoły hybrydowe, w których członkowie zespołu pracują w biurze, zdalnie lub przełączają się między nimi. Wreszcie są zespoły wirtualne.

W tym artykule przyjrzymy się korzyściom i wyzwaniom związanym z wirtualnymi zespołami, a także sposobom ich skutecznego budowania i zarządzania.

Powstanie wirtualnych zespołów

W ciągu ostatnich 10 lat nastąpił znaczny wzrost liczby pracowników zdalnych, zespołów i firm w Stanach Zjednoczonych. W 2014 r. London Business School przewidywała, że ​​do 2020 r. ponad połowa pracowników będzie pracować zdalnie. W 2019 r. odsetek ten wzrósł do 69%, z łatwością przewyższając tę ​​prognozę.

Z biegiem lat coraz więcej firm przyjęło politykę swobodnej pracy z domu. Normą staje się oczekiwanie, że część twojej pracy będzie wykonywana zdalnie (jeśli się na to zdecydujesz, oczywiście). To dobra wiadomość dla każdego, kto ma problemy z wydajnością w biurze.

Profesor Stanford Nicholas Bloom przeprowadził badania i odkrył, że praca zdalna może zwiększyć ogólną produktywność. W raporcie stwierdzono, że pracownikom pracującym w domu łatwiej było się skoncentrować i byli mniej skłonni do zwolnienia lekarskiego.

Praca zdalna przynosi również korzyści pracodawcom. Średnio pracodawcy oszczędzają rocznie 2000 USD na pracownika na kosztach nieruchomości. Organizacje, które pozwalają na pracę zdalną, odnotowują 25% mniejsze obroty niż te, które tego nie robią. Widzą również krótsze cykle rekrutacyjne, głównie ze względu na większą pulę kandydatów i możliwość oferowania elastycznych opcji.

Teraz amerykańscy pracownicy mają możliwość pracy zdalnej bliskiej ich sercu. Badania Gallupa pokazują, że 54% pracowników biurowych deklaruje, że zrezygnowałoby z pracy na rzecz takiej, która oferuje elastyczny czas pracy. Odkryto również, że zaangażowanie w pracę wzrastało, gdy pracownicy spędzali trochę czasu na pracy zdalnej, a trochę na pracy w miejscu ze swoimi współpracownikami. Wyższe zaangażowanie pracowników oznacza lepszą wydajność.

Osoby zarządzające zespołami wirtualnymi mają świadomość, że napotkasz wyjątkowy zestaw wyzwań i korzyści, ale ogólnie korzyści przeważają nad trudnościami. Na przykład badania wykazały, że pracownicy, którzy pracują zdalnie przynajmniej raz w miesiącu, są o 24% szczęśliwsi niż ci, którzy nigdy tego nie robią.

Jak budować udane wirtualne zespoły

Wiele czynników wpływa na tworzenie udanego wirtualnego zespołu i nie ma jednego właściwego sposobu, aby to zrobić. Zanim zaczniesz budować zdalny zespół, musisz najpierw zająć się kilkoma etapami.

1. Zbierz ze sobą właściwych ludzi

Pierwszym krokiem do zbudowania działającego wirtualnego zespołu jest upewnienie się, że zatrudniasz (lub szkolisz) pracowników, którzy są odpowiednio wyposażeni i chcą przejść na zdalne życie. Jeśli pracownik dobrze prosperuje w biurze, wyrządzasz mu krzywdę, jeśli dołączasz go do zdalnego zespołu. Dodatkowo upewnij się, że wybierasz osoby, które mają świetne umiejętności komunikacyjne i czują się komfortowo pracując niezależnie.

Kiedy budujesz swój zespół, pamiętaj o ocenie wielkości zespołu. Wszystkim łatwiej jest komunikować się i współpracować z zespołami liczącymi 10 lub mniej osób niż z 30-osobowym zespołem zdalnym. Menedżerowie zespołów zdalnych powinni co tydzień planować wirtualne spotkania 1:1 z bezpośrednimi podwładnymi, aby zapewnić każdemu pracownikowi czas, którego potrzebuje aby omówić wygrane i obawy.

W niektórych przypadkach zdalni pracownicy mogą zacząć wpadać w pułapkę próżniactwa społecznego. Mogą zakładać, że ponieważ nad projektem pracuje tak wielu członków zespołu, mogą odejść lub poświęcić mniej czasu na pracę. Morał tej historii, trzymaj się mniejszych zespołów, budując całkowicie zdalny zespół. To da im możliwość regularnego komunikowania się ze wszystkimi, poprawiając więź w zespole.

2. Wyznacz najlepszego przywódcę

Zespół jest niczym bez świetnego lidera. Menedżerowie, którzy kierują zdalnymi zespołami (zwłaszcza jeśli robi to po raz pierwszy), będą musieli pamiętać o kilku rzeczach.

Przede wszystkim utrzymuj otwartą i przejrzystą komunikację. Nikt nie lubi być pozostawiony w ciemności przy projektach lub tematach, na które uważnie się przygląda. Zdalni menedżerowie powinni przyzwyczaić się do wyjaśniania, dlaczego zwoływane jest spotkanie, co należy zrobić i jak wpływa to na OKR zespołu. To też nie jest jednorazowa rzecz. Wielokrotne wyjaśnianie celów i projektów pomoże Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć, w jaki sposób powinien wnosić swój wkład.

Dodatkowo, nauczenie swojego zespołu, jak mówić ostrożnie, może mieć ogromne znaczenie podczas rozmowy przez slack lub e-mail. Zamiast mówić „Musimy zmienić x”, daj zespołowi przykład i powiedz „Myślę, że najlepiej będzie zmienić x z tego powodu. Co myślisz?" To otwiera rozmowę na współpracę, podczas gdy pierwsza natychmiast zamyka wszelką kreatywność.

Wreszcie, bardzo ważne jest, aby zdobyć zaufanie swojego zespołu. Daj im znać, że jesteś dla nich i że wszelkie informacje, które ujawnią w 1:1, pozostaną w tym 1:1. Zastanów się nad zorganizowaniem spotkania, na którym członkowie zespołu otwierają się z aktualizacjami z ich życia osobistego, zamiast wskakiwać od razu do pracy. Pracownicy zdalni rzadziej uczestniczą w przypadkowych przekomarzaniach w biurze, ponieważ naprawdę nie mogą tego robić z różnych lokalizacji. Poświęć trochę czasu na poznanie swojego zespołu i pokaż mu, że praca też może być fajna.

Niezbędne jest bycie przykładem dla zespołu. Odpowiadanie z szacunkiem i empatią nada wszystkim ton i sprawi, że cenione są otwarte i szczere rozmowy.

3. Komunikuj się we właściwym czasie

Dodając pracowników do zdalnego zespołu, pozwól sobie na niezapomniane pierwsze tygodnie pracy w firmie. Zamiast wysyłać szybką wiadomość na Slack z informacją o ich zatrudnieniu, rozważ przylot do siedziby firmy i spotkanie z nimi osobiście. Może to udowodnić im, że traktujesz ich poważnie i cieszysz się, że dołączą do zespołu.

Jeśli możesz, spróbuj zebrać fizycznie cały zespół kilka razy w roku. Chociaż pracownicy zdalni są świetni w pracy samodzielnej, powinieneś dołożyć starań, aby zebrać wszystkich razem, być może nawet pracując w tym samym biurze przez tydzień. Praca zdalna może szybko się starzeje, a wydarzenia osobiste mogą być czymś, na co wszyscy pracownicy czekają.

Kiedy pracujesz zdalnie, rocznica pracy lub ważny kamień milowy mogą wydawać się nieistotne. Upewnij się, że jako lider śledzisz rocznice, urodziny i ważne kamienie milowe, które Twój zespół może osiągnąć. Kiedy ktoś otrzymuje odręcznie napisaną kartkę urodzinową lub tabliczkę z okazji rocznicy, czuje się doceniony i ważny. Docenienie może przejść długą drogę i ponownie pobudzić motywację do dalszej ciężkiej pracy.

4. Używaj odpowiednich narzędzi

Żaden zdalny zespół nie odniesie sukcesu bez odpowiedniej technologii zespołu wirtualnego. Bez odpowiednich narzędzi spotkania są bardziej irytujące niż pomocne. Jeśli kiedykolwiek byłeś odległą osobą podczas rozmowy, w której osoby w pokoju nie wiedziały, jak dołączyć, a nawet zrezygnowały, prawdopodobnie czułeś, że nie jesteś doceniany w rozmowie. Nawet podczas rozmów telefonicznych, bez tego kluczowego kontekstu wizualnego, niezwykle trudno jest odczytać salę, wiedzieć, kto mówi i mieć słyszany głos.

Mając to na uwadze, sprzęt i oprogramowanie do wideokonferencji są niezbędne do skutecznej komunikacji zdalnych zespołów. Dając każdemu twarz i głos, możesz prowadzić naturalne rozmowy, które pomagają w burzy mózgów, planowaniu, opracowywaniu strategii, spotkaniach 1:1 i budowaniu wirtualnego zespołu.

Następnie Twój zespół będzie potrzebował oprogramowania do przesyłania wiadomości. Slack jest obecnie jednym z najpopularniejszych, a każda platforma do przesyłania wiadomości powinna załatwić sprawę. Ideą platformy do obsługi wiadomości błyskawicznych jest to, że zdalne zespoły mogą szybko komunikować się bez konieczności wysyłania e-maili lub konfigurowania rozmów wideo na każde małe zapytanie.

Rozważając rozwiązanie do przesyłania wiadomości, upewnij się, że ma ono możliwość prowadzenia indywidualnych rozmów, rozmów grupowych oraz kanałów lub pokoi, aby umożliwić codzienne przekomarzanie się wokół danego tematu. Wiele zespołów będzie mieć kanały do ​​różnych celów, takie jak kanał marketingowy, kanał ogólny, kanał zabawy i gier/głupawych rozmów i wiele innych. Zapewnienie przestrzeni do rozmowy to prosta strategia zdalnego budowania zespołu, która nie musi rozbijać banku.

Jak zarządzać wirtualnym zespołem

Zatrudniłeś więc odpowiednich ludzi, stworzyłeś mocne podstawy komunikacji i wyposażyłeś ich w najlepsze narzędzia. Twój wirtualny zespół jest gotowy, prawda? Zło. Zbudowanie świetnego wirtualnego zespołu zajmuje trochę czasu, a aby wszyscy byli wydajni, konieczne jest stworzenie zdrowego środowiska pracy. Rozpoczynając zarządzanie zespołem wirtualnym, rozważ skorzystanie z poniższych wskazówek.

1. Promuj zdalne budowanie zespołu

Jak wspomniano wcześniej, zdalne budowanie zespołu nie nastąpi naturalnie, wymaga wysiłku z Twojej strony jako wirtualnego menedżera zespołu, a także wpłaty od Twojego zespołu. Niektóre pomysły na budowanie zespołu to codzienne wideo stand-up, cotygodniowe spotkania w poniedziałki, podczas których zespół może podzielić się tym, co zrobili w weekend, lub poranną rozmowę na Slack.

Inne pomysły polegają na tworzeniu losowych par członków zespołu do rozmów przy kawie wideo. Raz w tygodniu lub raz w miesiącu każdy losowo przydzielany jest partner kawowy i może umówić się na 30-minutowe spotkanie, aby się poznać.

Działa to dobrze, jeśli członkowie Twojego zespołu mogą nie współdziałać ze sobą w sposób naturalny lub jeśli jesteś częścią większej zdalnej organizacji. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli poznać ludzi w sposób, który naśladuje wpadanie na ludzi w biurze.

2. Zbuduj kulturę zdalną (inną niż osobiście)

Budowanie kultury nie jest łatwe w żadnej organizacji. Dharmesh Shah był mistrzem budowania i definiowania kultury w ówczesnym małym HubSpot. Zbadał, co jest ważne dla zespołu kierowniczego, pracowników i menedżerów, oraz przedstawił, co oznacza ta kultura i jak ją wdrażać.

Zbierz dla swojego zespołu kilka opinii na temat tego, co jest ważne dla ludzi. Czy ludzie czują, że prawie nie znają swoich kolegów z drużyny? Czy czują, że nie znają cię aż tak dobrze? Współpracując ze swoim zespołem nad budowaniem kultury, stworzysz otwarte i uczciwe środowisko, w którym dzielenie się jest troskliwe, a ludzie czują się wysłuchani.

3. Spotkaj się osobiście

W przypadku wirtualnych zespołów nie ma znaczenia, w którym miejscu na świecie jesteś i zdecydujesz się pracować, ale relacje zostaną wzmocnione okazjonalnymi interakcjami twarzą w twarz. Chociaż korzyści płynące z pracy zdalnej są ogromne, nie można zastąpić pomysłu spożywania obiadu w całej grupie poza małym pudełkiem laptopa w domu.

Jeśli jesteś w stanie spotkać się w grupie, postaraj się poznać działania, strategię i burzę mózgów oraz budowanie zespołu. Wszystko, co można skutecznie zrobić wirtualnie, można zachować na później. Jeśli budżet jest napięty, eksperci HR zalecają, aby wirtualni menedżerowie udali się do swoich bezpośrednich podwładnych w przypadku, gdy cały zespół nie może się zebrać.

Oto kilka pomysłów na budowanie zespołu podczas kwartalnych spotkań:

• Escape room
• Klasa kucharska
• Wydarzenie sportowe
• Karaoke
• Działalność artystyczna (zajęcia z garncarstwa lub malarstwa)
• Wirtualne happy hours

Pozwól swojemu zespołowi uwolnić się, a relacje robocze ulegną poprawie.

4. Zaufaj swoim zdalnym pracownikom

To powinno być oczywiste. Wielu liderów wciąż myśli, że praca zdalna nie oznacza mniej pracy. Harvard Business Review przeprowadził badanie, z którego wynika, że ​​gdy pracownicy mogli pracować zdalnie, wykonywali o 13,5% więcej połączeń z domu, oszczędzali firmie 1900 USD na pracownika w ciągu dziewięciu miesięcy, a ponadto ich satysfakcja z pracy wzrosła.

Wiele mitów dotyczących pracy zdalnej zostało od tego czasu obalonych: pracownicy zdalni są bardziej wydajni, szczęśliwsi i kosztują mniej niż tradycyjni pracownicy biurowi. Gdy ponad 3000 pracowników na całym świecie zostało zapytanych o główny powód pracy zdalnej, najczęstszą odpowiedzią była produktywność i koncentracja.

5. Odprawiaj regularne rozmowy na temat rozwoju kariery

Pracownicy zdalni mogą czuć się poza pętlą podczas rozmów na temat rozwoju kariery. Wyobraź sobie, że twój kolega próbuje rozmawiać o wynagrodzeniu ze swoim zdalnym menedżerem, a jego połączenie jest powolne. Ich dźwięk cały czas się psuje, gdy próbuje dyskutować, dlaczego zasługuje na więcej pieniędzy. Nie trzeba dodawać, że te okoliczności nie są idealne.

Zdalni menedżerowie mogą mieć niezamierzoną skłonność do nadawania priorytetu tym, z którymi najściślej współpracują, przez co mogą być bardziej skłonni do prowadzenia rozmów na temat kariery z tymi, z którymi najczęściej się komunikują. Jeśli jesteś zdalnym menedżerem, upewnij się, że regularnie kontrolujesz rozwój swojego zespołu i postępy w realizacji celów (oraz sprawdzaj swoje połączenie przed rozpoczęciem rozmowy).

6. Korzystaj z kalendarzy i dbaj o ich aktualność

Jednym z głównych problemów dla zdalnych ludzi jest niewiedza, gdzie członkowie zespołu lub menedżerowie są w danym momencie, czy pracują, czy w trybie offline, i dlaczego nie odpowiadają na Slack lub e-maile. W ramach uprzejmości dla Twojego zespołu upewnij się, że Twój kalendarz jest aktualny. Nawet jeśli zamierzasz wyjść na lunch z dala od komputera, udostępnij to, aby członkowie zespołu mogli szybko zobaczyć, że jesteś zajęty i że wrócisz do nich później w ciągu dnia.

Korzyści z wirtualnych zespołów

Zarządzanie zespołem wirtualnym może być niezwykle satysfakcjonującym doświadczeniem, ale może również przynieść korzyści, które pomogą całej organizacji.

• Zwiększona produktywność. Członkowie zespołu wirtualnego mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, pracując w domu. Bez dojazdów i bez miesięcznej opłaty za dojazdy.
• Większa pula talentów: nie ograniczanie się tylko do lokalnych talentów może otworzyć drzwi do dodania najbardziej doświadczonych osób do zespołu.
• Lepsza elastyczność osobista. Pracownicy zdalni mogą ustalać własny harmonogram i pracować wtedy, gdy jest to dla nich najlepsze.
• Zmniejszenie kosztów biura. Pracownicy zdalni nie muszą korzystać z powierzchni biurowej, co pozwala organizacjom korzystać i płacić za mniejszą i tańszą przestrzeń, która pomieści pracowników w biurze.
• Dłuższy dzień pracy. Ponieważ pracownicy zdalni mogą znajdować się na całym świecie i pracować w różnych strefach czasowych, firmy mogą działać według harmonogramu 24-godzinnego, a nie 12-godzinnego.

Wyzwania wirtualnych zespołów

Chociaż praca w wirtualnym zespole z pewnością ma swoje zalety, istnieje wiele niepowodzeń, o których menedżerowie będą musieli pamiętać.

• Słaba komunikacja. Kiedy możesz rozmawiać ze współpracownikami tylko za pomocą aplikacji do wideokonferencji i luzu, zrozumienie ich tonu może być trudne. Nawet na wideo trudno jest wychwycić język ciała i mimikę.
• Kwestie technologiczne. Jeśli zdalni pracownicy mają problemy z połączeniem się z Internetem, może to spowolnić postępy całego zespołu, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.
• Brak zarządzania. Jeśli menedżer zrelaksuje się w swoim stylu zarządzania, pracownicy mogą mieć trudności z efektywną komunikacją. Jeśli menedżer nie jest stale meldowany, członek zespołu może mieć trudności z skontaktowaniem się, jeśli ma problem.

Jednym z największych wyzwań dla zespołów rozproszonych jest budowanie kultury zespołowej. Kiedy Twój zespół nie jest w stanie pójść na drinka po pracy, zjeść razem lunch lub wziąć udział w pogawędkach w biurze, sprawia to, że działania integracyjne stają się bardziej skoordynowanym wysiłkiem. Zespoły wirtualne wymagają celowego i przemyślanego budowania zespołu, które odbywa się odgórnie.

Jako kierownik zespołu wirtualnego Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że Twój zespół nie zostanie całkowicie odizolowany w swoim środowisku pracy zdalnej. W przypadku pracowników hybrydowych spontaniczne spotkania wideo mogą pomóc w nawiązaniu kontaktu ze współpracownikami w całym kraju w sposób naturalny i analogiczny do odbijania pomysłów od współpracowników w biurze.

Praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa

Zarządzanie zdalnym zespołem jest zabawne, trudne i ostatecznie satysfakcjonujące. Często kontaktuj się ze swoim zdalnym zespołem i upewnij się, że każdy ma czas na spotkanie twarzą w twarz, którego potrzebują.

Źródło

Jeśli budujesz wirtualny zespół, wyposaż ich w narzędzia, których potrzebują, aby odnieść sukces, aby również mogli tak wyglądać.

Zajrzyj do centrum pracy zdalnej G2, aby uzyskać wyselekcjonowane porady dotyczące pracy zdalnej, teraz i zawsze.