Gestire i team virtuali: come farlo bene

Gli uffici non hanno l'aspetto di tanti anni fa.

Oggi non ci sono cubicoli e anche le riunioni sembrano molto diverse. Piuttosto che persone che si stipano in una sala conferenze e si accalcano attorno a un proiettore, le riunioni di oggi hanno diversi membri del team che si sintonizzano da postazioni remote tramite videoconferenza. Cos'altro è diverso? Le chat telefoniche rapide si sono trasformate in chiamate Zoom rapide. Le email si sono trasformate in slack.

Nel complesso, i team stanno diventando sempre più agili e meno confinati in un luogo fisico. Ciò ha portato a diversi tipi di team che possono esistere nel posto di lavoro moderno. Ci sono team completamente in ufficio, che si stanno lentamente dissipando con la crescita del lavoro a distanza. Esistono team ibridi, in cui i membri del team lavorano in ufficio, in remoto o passano da uno all'altro. Infine, ci sono i team virtuali.

In questo articolo, esploreremo i vantaggi e le sfide dei team virtuali, nonché come crearli e gestirli con successo.

L'ascesa dei team virtuali

Negli ultimi 10 anni, c'è stato un aumento significativo di lavoratori a distanza, team e aziende negli Stati Uniti. Nel 2014, la London Business School ha previsto che più della metà dei dipendenti lavorerà in remoto entro il 2020. Nel 2019, quella percentuale è balzata al 69%, superando facilmente quella previsione.

Nel corso degli anni, sempre più aziende hanno adottato una politica di lavoro rilassato da casa. Sta diventando la norma aspettarsi che parte del tuo lavoro venga svolto da remoto (se lo desideri, ovviamente). Questa è una buona notizia per chiunque abbia problemi di produttività mentre è in ufficio.

Il professore di Stanford Nicholas Bloom ha studiato e scoperto che il lavoro a distanza può aumentare la produttività complessiva. Il rapporto affermava che i dipendenti che lavoravano da casa trovavano più facile concentrarsi ed erano meno inclini a prendersi una giornata di malattia.

Il lavoro a distanza avvantaggia anche i datori di lavoro. In media, i datori di lavoro risparmiano $ 2.000 per dipendente ogni anno sui costi immobiliari. Le organizzazioni che consentono il lavoro a distanza registrano un fatturato inferiore del 25% rispetto a quelle che non lo fanno. Vedono anche cicli di assunzione più brevi, in gran parte a causa del più ampio pool di candidati e della capacità di offrire opzioni flessibili.

Ora, la forza lavoro americana ha a cuore la possibilità di lavorare da remoto. La ricerca Gallup mostra che il 54% degli impiegati afferma che lascerebbe il proprio lavoro per uno che offre orari di lavoro flessibili. Ha anche scoperto che il coinvolgimento sul lavoro aumentava quando i dipendenti trascorrevano del tempo lavorando in remoto e un po' di tempo lavorando in un luogo con i loro colleghi. Un maggiore coinvolgimento dei dipendenti significa prestazioni migliori.

Per coloro che gestiscono team virtuali, sappi che dovrai affrontare una serie unica di sfide e vantaggi, ma nel complesso i vantaggi superano le difficoltà. Ad esempio, la ricerca ha dimostrato che i dipendenti che lavorano da remoto almeno una volta al mese sono il 24% più felici di quelli che non lo fanno mai.

Come creare team virtuali di successo

Molti fattori giocano nella creazione di un team virtuale di successo e non c'è un modo giusto per farlo. Prima di iniziare a creare un team remoto, ci sono alcuni trampolini di lancio che dovresti prima affrontare.

1. Riunire le persone giuste

Il primo passo per creare un team virtuale funzionante è assicurarsi di assumere (o formare) dipendenti che siano attrezzati e disposti a passare alla vita remota. Se un dipendente prospera in ufficio, gli stai rendendo un disservizio se lo inserisci in un team remoto. Inoltre, assicurati di selezionare persone che abbiano grandi capacità comunicative e che si sentano a proprio agio nel lavorare in modo indipendente.

Quando crei la tua squadra, assicurati di valutare le dimensioni della squadra. È più facile per tutti comunicare e collaborare con team di 10 o meno persone piuttosto che con un team remoto di 30. I manager dei team remoti dovrebbero pianificare riunioni virtuali 1:1 con i loro dipendenti diretti ogni settimana per garantire che ogni dipendente abbia il tempo di cui ha bisogno per discutere di vittorie e preoccupazioni.

In alcuni casi, i dipendenti remoti possono iniziare a cadere nella trappola dell'ozio sociale. Possono presumere che, poiché ci sono così tanti membri del team che lavorano a un progetto, possono allontanarsi o dedicare meno tempo al lavoro. Morale della storia, attenersi a squadre più piccole quando si crea una squadra completamente remota. Questo darà loro la possibilità di comunicare con tutti su base regolare, migliorando il legame di squadra.

2. Nominare la migliore leadership

Una squadra non è niente senza un grande leader. I manager che guidano team remoti (soprattutto se è la prima volta che lo fanno) dovranno tenere a mente alcune cose.

Innanzitutto, mantieni la comunicazione aperta e trasparente. A nessuno piace essere lasciato all'oscuro di progetti o argomenti che tengono d'occhio. I manager remoti dovrebbero abituarsi a spiegare perché viene convocata una riunione, cosa deve essere fatto e come influisce sugli OKR del team. Anche questa non è una cosa una tantum. Spiegazioni ripetute di obiettivi e progetti aiuteranno il tuo team a capire meglio come dovrebbero contribuire.

Inoltre, insegnare al tuo team come parlare con attenzione può fare un'enorme differenza quando si parla in modo lento o e-mail. Invece di dire "Dobbiamo cambiare x", dai un esempio alla squadra e dì "Penso che sia meglio se cambiamo x per questo motivo. Cosa ne pensi?" Questo apre la conversazione alla collaborazione mentre il primo interrompe istantaneamente qualsiasi creatività.

Infine, è essenziale stabilire un rapporto di fiducia con il tuo team. Fai sapere loro che sei lì per loro e che tutte le informazioni che rivelano in un rapporto 1:1 rimangono in quel rapporto 1:1. Prendi in considerazione l'idea di organizzare una riunione in cui i membri del team si aprono con gli aggiornamenti della loro vita personale piuttosto che lanciarsi direttamente al lavoro. È meno probabile che i lavoratori a distanza partecipino a battute casuali in ufficio considerando che non possono davvero farlo da luoghi diversi. Prenditi del tempo per conoscere la tua squadra e mostrare loro che anche il lavoro può essere divertente.

È fondamentale che tu agisca da esempio per la squadra. Rispondere con rispetto ed empatia darà il tono a tutti e stabilirà che le conversazioni aperte e oneste sono apprezzate.

3. Comunica al momento giusto

Man mano che aggiungi dipendenti al tuo team remoto, prenditi la libertà di rendere memorabili le loro prime settimane con l'azienda. Invece di inviare un rapido messaggio a Slack per annunciare il loro impiego, prendi in considerazione la possibilità di portarli alla sede dell'azienda e incontrarli di persona. In questo modo puoi dimostrare loro che li prendi sul serio e sei entusiasta di averli a far parte del team.

Se sei in grado, prova a riunire fisicamente l'intera squadra un paio di volte all'anno. Sebbene i lavoratori a distanza siano bravi a lavorare in modo indipendente, dovresti impegnarti per riunire tutti, magari lavorando nello stesso ufficio per una settimana. Lavorare in remoto può invecchiare velocemente e gli eventi di persona possono essere qualcosa che tutti i dipendenti aspettano con impazienza.

Quando lavori in remoto, un anniversario di lavoro o un grande traguardo può sembrare insignificante. Assicurati di tenere traccia di anniversari, compleanni e traguardi importanti che il tuo team potrebbe raggiungere in qualità di leader. Quando qualcuno riceve un biglietto d'auguri scritto a mano o una targa per l'anniversario di un anno, si sente apprezzato e importante. L'apprezzamento può fare molto e riaccendere la motivazione per continuare a lavorare sodo.

4. Usa gli strumenti giusti

Nessun team remoto può avere successo senza la giusta tecnologia del team virtuale. Senza gli strumenti adeguati, le riunioni sembrano più fastidiose che utili. Se sei mai stato la persona remota in una chiamata in cui le persone nella stanza non sapevano come partecipare e si sono persino arrese, probabilmente hai sentito di non essere apprezzato nella conversazione. Anche con le conversazioni telefoniche, senza quel contesto visivo cruciale, è estremamente difficile leggere la stanza, sapere chi sta parlando e far sentire la tua voce.

Con questo in mente, l'hardware e il software per videoconferenze sono essenziali per consentire ai team remoti di comunicare in modo efficace. Dando a tutti un volto e una voce, puoi avere conversazioni naturali che aiutano con il brainstorming, la pianificazione, la strategia, le riunioni 1:1 e il team building virtuale.

Successivamente, il tuo team avrà bisogno di un software di messaggistica. Slack è uno dei più popolari al momento e qualsiasi piattaforma di messaggistica dovrebbe fare il trucco. L'idea alla base di una piattaforma di messaggistica istantanea è che i team remoti possono comunicare rapidamente senza dover inviare e-mail o impostare videochiamate per ogni piccola richiesta.

Quando prendi in considerazione una soluzione di messaggistica, assicurati che abbia la capacità di conversazioni individuali, conversazioni di gruppo e canali o stanze virtuali per consentire battute quotidiane su un determinato argomento. Molti team avranno canali per scopi diversi come un canale di marketing, un canale generale, un canale di divertimento e giochi/conversazioni stupide e altro ancora. Fornire lo spazio per la conversazione è una semplice strategia di team building a distanza che non deve rompere la banca.

Come gestire un team virtuale

Quindi hai assunto le persone giuste, creato una solida base per la comunicazione e dotato degli strumenti migliori. La tua squadra virtuale è a posto, giusto? Sbagliato. Ci vuole del tempo per costruire un grande team virtuale e per mantenere tutti produttivi, è fondamentale creare un ambiente di lavoro sano. Quando inizi a gestire il tuo team virtuale, considera l'utilizzo dei seguenti suggerimenti.

1. Promuovere il team building a distanza

Come accennato in precedenza, il team building remoto non avverrà in modo naturale, richiede uno sforzo da parte tua come team manager virtuale, oltre al buy-in da parte del tuo team. Alcune idee per il team building sono un video stand-up giornaliero, una riunione settimanale il lunedì in cui il team può condividere ciò che ha fatto durante il fine settimana o una conversazione mattutina su Slack.

Alcune altre idee stanno creando accoppiamenti casuali di compagni di squadra per le videochiamate. Una volta alla settimana o una volta al mese, a tutti viene assegnato in modo casuale un partner per il caffè e possono organizzare un incontro di 30 minuti per conoscersi.

Funziona bene se le persone del tuo team potrebbero non interagire tra loro in modo naturale o se fai parte di un'organizzazione remota più ampia. Ciò darà ai tuoi dipendenti la possibilità di conoscere le persone in un modo che imita l'urto con le persone in ufficio.

2. Costruisci una cultura remota (è diversa da quella di persona)

Costruire cultura non è facile in nessuna organizzazione. Dharmesh Shah è stato un campione per la costruzione e la definizione della cultura nell'allora piccolo HubSpot. Ha esplorato ciò che era importante per il gruppo dirigente, i dipendenti e i manager e ha delineato cosa significava quella cultura e come implementarla.

Per la tua squadra, raccogli alcune opinioni su ciò che è importante per le persone. Le persone si sentono come se conoscessero a malapena i loro compagni di squadra? Si sentono come se non ti conoscessero così bene? Lavorando con il tuo team per costruire una cultura, creerai un ambiente aperto e onesto in cui la condivisione è premurosa e le persone si sentono ascoltate.

3. Incontra di persona

Per i team virtuali, non importa in quale parte del mondo ti trovi e scegli di lavorare, ma le relazioni saranno rafforzate con interazioni faccia a faccia occasionali. Sebbene i vantaggi del lavoro a distanza siano ampi, l'idea di cenare in gruppo al di fuori della piccola scatola del tuo laptop a casa non può essere sostituita.

Se sei in grado di incontrarti in gruppo, dai la priorità alla conoscenza delle tue attività, della strategia, del brainstorming e del team building. Tutto ciò che può essere fatto virtualmente in modo efficace può essere salvato per dopo. Se il budget è limitato, gli esperti delle risorse umane consigliano ai manager virtuali di rivolgersi ai loro subalterni diretti nel caso in cui l'intero team non possa riunirsi.

Alcune idee di team building per i tuoi meetup trimestrali sono:

• Stanza di fuga
• Corso di cucina
• Evento sportivo
• Karaoke
• Attività artistica (classe di ceramica o pittura)
• Happy hour virtuali

Lascia che la tua squadra si liberi e le relazioni di lavoro miglioreranno.

4. Fidati dei tuoi dipendenti remoti

Questo dovrebbe essere ovvio. Molti leader stanno ancora arrivando all'idea che il lavoro a distanza non significhi meno lavoro. L'Harvard Business Review ha condotto uno studio che ha rilevato che quando i dipendenti sono stati in grado di lavorare da remoto, hanno completato il 13,5% in più di chiamate da casa, risparmiato all'azienda $ 1.900 per dipendente in nove mesi e, per di più, la loro soddisfazione sul lavoro è aumentata.

Da allora i molti miti sul lavoro a distanza sono stati sfatati: i lavoratori a distanza sono più produttivi, più felici e costano meno dei tradizionali impiegati d'ufficio. Quando a oltre 3.000 dipendenti globali è stato chiesto quale fosse il motivo principale per cui lavoravano in remoto, la risposta principale è stata produttività e concentrazione.

5. Fai il check-in con conversazioni regolari sulla crescita della carriera

I lavoratori a distanza possono sentirsi fuori dal giro con conversazioni sulla crescita professionale. Immagina che il tuo collega cerchi di avere una conversazione sulla compensazione con il suo manager remoto e la sua connessione è lenta. Il loro audio si interrompe per tutto il tempo mentre lui cerca di discutere del motivo per cui merita più soldi. Inutile dire che queste circostanze non sono l'ideale.

I manager remoti possono avere una propensione non intenzionale a dare la priorità a coloro con cui lavorano più da vicino, e quindi potrebbero essere più inclini ad avere conversazioni di carriera con coloro con cui comunicano più spesso. Se sei un manager remoto, assicurati di controllare regolarmente la crescita del tuo team e i progressi verso gli obiettivi (e controlla la tua connessione prima di iniziare la conversazione).

6. Usa i calendari e tienili aggiornati

Uno dei problemi principali per le persone in remoto è non sapere dove si trovano i membri del team o i manager in un dato momento, se stanno lavorando o offline e perché non rispondono a Slack o e-mail. A titolo di cortesia per il tuo team, assicurati che il tuo calendario sia aggiornato. Anche se hai intenzione di stare lontano dal tuo computer per pranzo, assicurati di condividerlo in modo che i membri del tuo team possano vedere rapidamente che sei occupato e che tornerai da loro nel corso della giornata.

Vantaggi dei team virtuali

La gestione di un team virtuale può essere un'esperienza immensamente gratificante, ma può anche avere vantaggi che aiutano l'organizzazione nel suo insieme.

• Produttività incrementata. I membri del team virtuale possono risparmiare tempo e denaro quando lavorano da casa. Nessun pendolarismo e nessun canone mensile per pendolari.
• Un pool di talenti più ampio: non essere limitato al solo talento locale può aprire le porte per aggiungere le persone più esperte al team.
• Migliore flessibilità personale. I lavoratori remoti possono impostare la propria pianificazione e lavorare quando è meglio per loro.
• Diminuzione delle spese d'ufficio. I lavoratori remoti non hanno bisogno di utilizzare lo spazio dell'ufficio, consentendo alle organizzazioni di utilizzare e pagare per uno spazio più piccolo e meno costoso che può ospitare i dipendenti in ufficio.
• Una giornata di lavoro più lunga. Poiché i dipendenti remoti possono essere dislocati a livello internazionale e lavorare in fusi orari diversi, le aziende possono operare con una pianificazione di 24 ore anziché di 12 ore.

Sfide dei team virtuali

Sebbene lavorare in un team virtuale abbia sicuramente i suoi vantaggi, ci sono una discreta quantità di battute d'arresto di cui i manager dovranno essere consapevoli per andare avanti.

• Povera comunicazione. Quando puoi conversare con i colleghi solo su app di videoconferenza e rallentamenti, può essere difficile capire il loro tono. Anche in video, è una sfida cogliere il linguaggio del corpo e le espressioni facciali.
• Problemi di tecnologia. Se i dipendenti remoti hanno problemi di connessione a Internet, possono rallentare i progressi dell'intero team fino a quando il problema non viene risolto.
• Mancanza di gestione. Se un manager diventa rilassato nel proprio stile di gestione, i dipendenti possono avere difficoltà a comunicare in modo efficace. Se il manager non effettua costantemente il check-in, il membro del team potrebbe avere difficoltà a contattarlo in caso di problemi.

Una delle maggiori sfide per i team distribuiti è la creazione di una cultura del team. Quando il tuo team non è in grado di andare a bere qualcosa dopo il lavoro, pranzare insieme o impegnarsi in chiacchiere in ufficio, rende le attività di team building più uno sforzo concertato. I team virtuali richiedono un team building mirato e deliberato, che viene dall'alto verso il basso.

In qualità di team manager virtuale, è tua responsabilità assicurarti che il tuo team non si isoli completamente nel suo ambiente di lavoro remoto. Per i lavoratori ibridi, le riunioni video improvvisate possono aiutare a interagire con i colleghi in tutto il paese in un modo che sembra naturale e parallelamente alle idee che rimbalzano sui colleghi in ufficio.

Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno

Gestire un team remoto è divertente, stimolante e, in definitiva, gratificante. Verifica spesso con il tuo team remoto e assicurati che tutti ricevano il tempo (video) faccia a faccia di cui hanno bisogno.

Fonte

Se stai costruendo un team virtuale, forniscigli gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo, in modo che anche loro possano assomigliare a questo.

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