仮想チームの管理: 正しく行う方法

オフィスは何年も前のようには見えません。

今日、キュービクルはなく、会議の様子も大きく異なります。 今日の会議では、人々が会議室に詰め込まれてプロジェクターの周りに群がるのではなく、ビデオ会議を介して離れた場所から数人のチーム メンバーが参加しています。 他に何が違うのですか？ 簡単な電話チャットが、簡単な Zoom 通話に変わりました。 メールはたるみに変わりました。

全体として、チームはますます機敏になり、物理的な場所に限定されなくなりました。 これにより、現代の職場に存在できるいくつかの異なるタイプのチームが生まれました。 完全にオフィス内にいるチームもありますが、リモート ワークの増加に伴い徐々に減少しています。 チーム メンバーがオフィス内、リモート、または 2 つの間を切り替えて作業するハイブリッド チームがあります。 最後に、仮想チームがあります。

この記事では、仮想チームの利点と課題、および仮想チームを適切に構築および管理する方法について説明します。

仮想チームの台頭

過去 10 年間で、米国ではリモート ワーカー、チーム、企業が大幅に増加しました。 2014 年、ロンドン ビジネス スクールは、従業員の半数以上が 2020 年までにリモートで働くようになると予測しました。2019 年には、その割合が 69% に跳ね上がり、その予測を簡単に上回りました。

長年にわたり、ますます多くの企業が緩和された在宅勤務ポリシーを採用しています。 仕事の一部がリモートで行われることを期待するのが標準になりつつあります (もちろん、リモートで行うことを選択した場合)。 これは、オフィスで生産性の問題に直面しているすべての人にとって朗報です。

スタンフォード大学のニコラス ブルーム教授は、リモートワークが全体的な生産性を向上させることができることを調査し、発見しました。 レポートによると、在宅勤務の従業員は集中しやすくなり、病欠を取りにくくなっています。

リモートワークは雇用主にも利益をもたらします。 平均して、雇用主は従業員 1 人あたり年間 2,000 ドルの不動産費用を節約しています。 リモートワークを許可している組織は、許可していない組織よりも離職率が 25% 少なくなっています。 また、主に応募者のプールが大きく、柔軟な選択肢を提供できるため、雇用サイクルも短縮されています。

現在、アメリカの労働力は、リモートで仕事をするという選択肢を心に留めています。 Gallup の調査によると、オフィス ワーカーの 54% が、柔軟な勤務時間を提供してくれる会社に転職したいと言っています。 また、従業員がリモートで作業したり、同僚と同じ場所で作業したりすると、仕事への関与が高まることもわかりました。 従業員エンゲージメントの向上は、パフォーマンスの向上を意味します。

仮想チームを管理している方は、固有の一連の課題と利点に直面することになることを理解してください。ただし、全体として、利点は困難を上回ります。 たとえば、調査によると、月に 1 回以上リモートで仕事をする従業員は、そうでない従業員よりも 24% 幸福度が高いことが示されています。

成功する仮想チームを構築する方法

成功する仮想チームの作成には多くの要因が関係しており、それを行うための唯一の正しい方法はありません。 リモート チームの構築を開始する前に、最初に取り組むべきいくつかの足がかりがあります。

1. 適切な人材を集める

機能する仮想チームを構築するための最初のステップは、リモート ライフに移行する準備ができており、進んで対応できる従業員を採用 (またはトレーニング) していることを確認することです。 従業員がオフィスで成功している場合、リモートチームにオンボーディングすると、彼らに不利益をもたらします. さらに、優れたコミュニケーション スキルを持ち、独立して快適に仕事ができる人を選択していることを確認してください。

チームを編成するときは、チームのサイズを評価してください。 30 人のリモート チームよりも、10 人以下のチームの方が、誰にとっても簡単にコミュニケーションやコラボレーションを行うことができます。リモート チームのマネージャーは、毎週、直属の部下との 1 対 1 の仮想会議をスケジュールして、すべての従業員が必要な時間を確保できるようにする必要があります。勝利と懸念について話し合う。

場合によっては、リモートの従業員が社会的手抜きの罠に陥り始める可能性があります。 彼らは、プロジェクトに取り組んでいるチームメンバーが非常に多いため、離れたり、作業に費やす時間を減らしたりできると考えるかもしれません。 話の教訓として、完全にリモートのチームを構築するときは、小規模なチームに固執します。 これにより、定期的に全員とコミュニケーションをとることができ、チームの絆が向上します。

2. 最高のリーダーシップを任命する

優れたリーダーがいなければ、チームは成り立ちません。 リモートチームを率いるマネージャー (特に初めての場合) は、いくつかのことに留意する必要があります。

何よりもまず、コミュニケーションをオープンかつ透明に保ちます。 注目しているプロジェクトやトピックについて、何も知らされていないことを好む人はいません。 リモート マネージャーは、会議が呼び出される理由、何をする必要があるか、それがチームの OKR に与える影響を説明することに慣れる必要があります。 これも一度きりではありません。 目標とプロジェクトについて繰り返し説明することで、チームがどのように貢献すべきかをよりよく理解できるようになります。

さらに、チームに注意して話す方法を教えることで、スラックやメールで話すときに大きな違いを生むことができます. 「x を変更する必要がある」と言う代わりに、チームの模範を示し、「この理由で x を変更するのが最善だと思います。 どう思いますか？" これにより、会話がコラボレーションに開かれますが、最初の会話は創造性を即座にシャットダウンします.

最後に、チームとの信頼を確立することが不可欠です。 あなたが彼らのためにそこにいること、そして彼らが 1 対 1 で開示する情報はその 1 対 1 にとどまることを彼らに知らせてください。 すぐに仕事に取り掛かるのではなく、チーム メンバーが個人的な生活から最新情報を伝える会議を開くことを検討してください。 リモート ワーカーは、別の場所からは実際に参加できないことを考えると、カジュアルなオフィスの冗談に参加する可能性は低くなります。 時間をかけてチームのことを知り、仕事も楽しいものであることを示しましょう。

チームの模範として行動することが不可欠です。 敬意と共感を持って対応することで、全員の雰囲気が整い、率直で正直な会話が重視されるようになります。

3. 適切なタイミングでコミュニケーションする

リモートチームに従業員を追加するときは、会社での最初の数週間を思い出深いものにする自由を取ってください. 雇用を発表する簡単な Slack メッセージを送信する代わりに、彼らを会社の本社に飛ばして直接会うことを検討してください。 そうすることで、あなたが彼らを真剣に受け止めており、彼らがチームに参加することに興奮していることを彼らに証明することができます.

可能であれば、年に数回、チーム全体が物理的に集まるようにしてください。 リモート ワーカーは独立して仕事をするのが得意ですが、同じオフィスで 1 週間働くなど、全員をまとめる努力をする必要があります。 リモートでの作業はすぐに古くなり、対面式のイベントはすべての従業員が楽しみにするものになる可能性があります。

リモートで仕事をしていると、仕事の記念日や大きなマイルストーンが取るに足らないものに感じられることがあります。 リーダーとして、チームが到達する可能性のある記念日、誕生日、および重要なマイルストーンを追跡するようにしてください。 手書きのバースデー カードや 1 周年記念の盾を受け取った人は、自分が大切にされていると感じます。 感謝は長い道のりを歩み、一生懸命働き続けるモチベーションを再燃させることができます.

4. 適切なツールを使用する

適切な仮想チーム テクノロジがなければ、リモート チームは成功できません。 適切なツールがなければ、会議は役立つというよりも煩わしいものに感じられます。 部屋にいる人々が参加する方法を知らず、あきらめさえした電話で、あなたが遠隔地の人間だったことがあれば、会話で自分が評価されていないと感じた可能性があります。 電話での会話であっても、重要な視覚的背景がなければ、部屋の様子を読んだり、誰が話しているかを理解したり、自分の声を聞いたりすることは非常に困難です。

これを念頭に置いて、ビデオ会議のハードウェアとソフトウェアは、リモート チームが効果的にコミュニケーションをとるために不可欠です。 全員に顔と声を与えることで、ブレインストーミング、計画、戦略立案、1 対 1 の会議、仮想チーム構築に役立つ自然な会話を行うことができます。

次に、チームにはメッセージング ソフトウェアが必要です。 Slack は現時点で最も人気のあるものの 1 つであり、どのメッセージング プラットフォームでもうまくいくはずです。 インスタント メッセージング プラットフォームの背後にある考え方は、リモート チームがメールを送信したり、ちょっとした質問ごとにビデオ通話を設定したりすることなく、すばやくコミュニケーションできるようにすることです。

メッセージング ソリューションを検討するときは、個々の会話、グループの会話、および特定のトピックに関連する日常的な冗談を可能にするチャネルまたは部屋の機能があることを確認してください。 多くのチームは、マーケティング チャネル、一般的なチャネル、娯楽とゲーム/ばかげた会話チャネルなど、さまざまな目的のチャネルを持っています。 会話のためのスペースを提供することは、銀行を壊す必要のないシンプルなリモート チーム ビルディング戦略です。

仮想チームを管理する方法

適切な人材を採用し、コミュニケーションのための強力な基盤を構築し、最高のツールを提供しました。 あなたの仮想チームは準備万端ですよね？ 違う。 優れた仮想チームを構築するには時間がかかります。全員の生産性を維持するには、健全な作業環境を作成することが不可欠です。 仮想チームの管理を開始するときは、次のヒントを使用することを検討してください。

1. リモートチームビルディングの推進

前述のように、リモート チーム ビルディングは自然に発生するものではありません。仮想チーム マネージャーとしての努力と、チームからの賛同が必要です。 チームビルディングのアイデアとしては、毎日のビデオスタンドアップ、チームが週末に行ったことを共有できる毎週月曜日のミーティング、または朝の Slack での会話などがあります。

他のいくつかのアイデアは、ビデオ コーヒー コール用のチームメイトのランダムな組み合わせを作成することです。 週に 1 回または月に 1 回、全員に無作為にコーヒー パートナーが割り当てられ、30 分間のミーティングの時間を設定してお互いを知ることができます。

これは、チームのメンバー同士が自然にやり取りしない場合や、大規模なリモート組織の一員である場合にうまく機能します。 これにより、従業員は、オフィスで人とぶつかるのと同じように、人々と知り合う機会を得ることができます。

2. リモート文化を構築する (対面とは異なります)

文化を構築することは、どの組織でも簡単ではありません。 Dharmesh Shah は、当時は小規模だった HubSpot で文化を構築し、定義することの推進者でした。 彼は、リーダーシップ チーム、従業員、およびマネージャーにとって何が重要であるかを探り、その文化が何を意味し、どのようにそれを実装するかを概説しました。

あなたのチームにとって、人々にとって何が重要かについていくつかの意見を集めてください。 チームメイトをほとんど知らないように感じますか? 彼らはあなたのことをよく知らないように感じますか? チームと協力して文化を構築することで、分かち合うことが思いやりであり、人々が聞いていると感じられる、オープンで正直な環境を作り出すことができます。

3.直接会う

バーチャル チームの場合、世界のどこにいても、どこで働くかは問題ではありませんが、時折顔を合わせて交流することで関係が強化されます。 リモートワークの利点は多岐にわたりますが、自宅のラップトップの小さな箱の外で、グループ全体で夕食をとるという考えは置き換えられません.

グループとして会うことができる場合は、アクティビティ、戦略とブレインストーミング、チームビルディングを優先してください。 仮想的に効果的に実行できるものはすべて、後で使用するために保存できます。 予算が厳しい場合、人事の専門家は、チーム全体が集まることができない場合に備えて、仮想マネージャーが直属の部下に行くことをお勧めします。

四半期ごとのミートアップのためのチームビルディングのアイデアは次のとおりです。

• 脱出室
• 料理教室
• スポーツイベント
• カラオケ
• 芸術活動（陶芸教室または絵画教室）
• 仮想ハッピーアワー

チームに自由を与えれば、仕事上の人間関係が改善されます。

4. リモートの従業員を信頼する

これは言うまでもありません。 多くのリーダーは、リモートワークが仕事の減少を意味するわけではないという考えにまだ近づいています. ハーバード ビジネス レビューが実施した調査によると、従業員がリモートで作業できるようになった場合、自宅からの通話が 13.5% 増加し、従業員 1 人あたり 9 か月で 1,900 ドル節約され、さらに仕事の満足度が向上したことがわかりました。

それ以来、リモート ワークに関する多くの神話が暴かれてきました。リモート ワーカーは、従来のオフィス ワーカーよりも生産性が高く、幸福度が高く、費用もかからないのです。 世界中の 3,000 人以上の従業員に、リモートで働く主な理由を尋ねたところ、最も多かった回答は生産性と集中力でした。

5.定期的なキャリア成長の会話にチェックインする

リモート ワーカーは、キャリア成長に関する会話でループから外れていると感じることがあります。 あなたの同僚がリモートマネージャーと報酬について会話しようとしていて、接続が遅いと想像してください。 彼がなぜもっとお金に値するのかを議論しようとしている間、彼らのオーディオはずっと途切れています。 言うまでもなく、これらの状況は理想的ではありません。

リモートマネージャーは、最も密接に仕事をしている人々を優先するという意図しない偏見を持つ可能性があるため、最も頻繁にコミュニケーションをとる人々とキャリアに関する会話をする傾向があります. あなたがリモートマネージャーである場合は、チームの成長と目標への進捗状況を定期的に確認してください (そして、会話を始める前に接続を確認してください)。

6. カレンダーを使用して最新の状態に保つ

離れた場所にいる人にとっての大きな問題の 1 つは、チーム メンバーやマネージャーが特定の時間にどこにいて、仕事をしているのかオフラインなのか、Slack やメールに応答していない理由がわからないことです。 チームへの礼儀として、カレンダーが最新であることを確認してください。 昼休みにコンピューターから離れている場合でも、それを共有して、チーム メンバーがあなたが忙しいことをすぐに確認できるようにしてください。

仮想チームの利点

仮想チームを管理することは、非常にやりがいのある経験になる可能性がありますが、組織全体に役立つ利点もあります.

• 生産性の向上。 仮想チーム メンバーは、自宅で作業することで時間とお金を節約できます。 通勤も月々の交通費も無料。
• 人材プールの拡大:地元の人材だけに限定されないことで、最も経験豊富な人材をチームに追加するための扉を開くことができます。
• 個人の柔軟性が向上します。 リモート ワーカーは、自分のスケジュールを設定し、自分にとって最適な時間に作業できます。
• オフィスコストの削減。 リモート ワーカーはオフィス スペースを利用する必要がないため、組織は、オフィス内の従業員に対応するより小さくて安価なスペースを使用して料金を支払うことができます。
• より長い作業日。 リモートの従業員は世界中に配置され、異なるタイムゾーンで働くことができるため、企業は 12 時間のスケジュールではなく 24 時間のスケジュールで業務を行うことができます。

仮想チームの課題

仮想チームで作業することには確かに利点がありますが、マネージャーが前進するために認識しておく必要があるかなりの量の欠点があります。

• コミュニケーション不足。 ビデオ会議アプリと Slack でしか同僚と会話できない場合、彼らの口調を理解するのは難しい場合があります。 ビデオであっても、ボディー ランゲージや表情を理解するのは難しいものです。
• テクノロジーの問題。 リモートの従業員がインターネットに接続できない場合、問題が解決されるまでチーム全体の進行が遅くなる可能性があります。
• 管理の欠如。 マネージャが管理スタイルにリラックスした場合、従業員は効果的なコミュニケーションが困難になる可能性があります。 マネージャーが常にチェックインしていない場合、チーム メンバーは、問題が発生した場合に連絡を取るのが難しいと感じる可能性があります。

分散したチームにとって最大の課題の 1 つは、チーム文化の構築です。 チームが仕事の後に飲みに行ったり、一緒に昼食をとったり、オフィスのおしゃべりに参加したりできない場合、チームビルディング活動はより協調的な努力になります. 仮想チームには、トップダウンで行われる、意図的で慎重なチーム構築が必要です。

仮想チーム マネージャーとして、リモート作業環境でチームが完全に孤立しないようにするのはあなたの責任です。 ハイブリッド ワーカーにとって、即席のビデオ会議は、オフィスで同僚からアイデアを跳ね返すような自然な方法で全国の同僚と交流するのに役立ちます。

チームワークが夢を叶える

リモート チームを管理することは楽しく、やりがいがあり、最終的にはやりがいがあります。 リモート チームに頻繁に連絡を取り、全員が必要な (ビデオ) 対面の時間を確保できるようにします。

ソース

仮想チームを構築している場合は、成功するために必要なツールを彼らに提供して、彼らもこのように見えるようにします.

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