管理虚拟团队：如何做对

办公室看起来与多年前完全不同。

今天，没有隔间，会议看起来也大不相同。 今天的会议不是让人们挤进会议室并挤在投影仪周围，而是让几名团队成员通过视频会议从远程位置进行调整。 还有什么不同？ 快速电话聊天已变成快速 Zoom 通话。 电子邮件已经变成了闲散的东西。

总体而言，团队变得越来越敏捷，越来越少地局限于物理位置。 这导致了现代工作场所中可以存在的几种不同类型的团队。 有完全在办公室的团队，随着远程工作的增长，这些团队正在慢慢消散。 有混合团队，团队成员可以在办公室、远程工作或在两者之间切换。 最后，还有虚拟团队。

在本文中，我们将探讨虚拟团队的优势和挑战，以及如何成功构建和管理它们。

虚拟团队的兴起

在过去的 10 年中，美国远程工作者、团队和公司的数量显着增加。 2014 年，伦敦商学院预测，到 2020 年，超过一半的员工将远程工作。2019 年，这一比例跃升至 69%，轻松超过了这一预测。

多年来，越来越多的公司采取了宽松的在家办公政策。 期望您的一些工作远程完成已成为常态（当然，如果您选择这样做）。 对于在办公室面临生产力问题的任何人来说，这都是个好消息。

斯坦福大学教授尼古拉斯·布鲁姆研究并发现远程工作可以提高整体生产力。 报告称，在家工作的员工发现更容易集中注意力，也不太愿意请病假。

远程工作也有利于雇主。 平均而言，雇主每年为每位员工节省 2,000 美元的房地产成本。 允许远程工作的组织的营业额比不允许的组织少 25%。 他们还看到更短的招聘周期，这主要是由于更大的申请人群体和提供灵活选择的能力。

现在，美国劳动力可以选择在他们的心脏附近远程工作。 盖洛普研究表明，54% 的上班族表示他们会离开工作岗位，转而从事提供灵活工作时间的工作。 它还发现，当员工花一些时间远程工作并花一些时间与同事在某个地方工作时，工作参与度会增加。 更高的员工敬业度意味着更好的绩效。

对于那些管理虚拟团队的人，请了解您将面临一系列独特的挑战和收益，但总体而言，收益大于困难。 例如，研究表明，每月至少远程工作一次的员工比从不远程工作的员工快乐 24%。

如何建立成功的虚拟团队

创建成功的虚拟团队有很多因素，而且没有一种正确的方法可以做到。 在开始建立远程团队之前，您应该首先解决一些垫脚石。

1. 把合适的人聚集在一起

建立一个正常运作的虚拟团队的第一步是确保您雇用（或培训）有能力并愿意过渡到远程生活的员工。 如果一个员工在办公室里茁壮成长，如果你让他们加入远程团队，你就是在伤害他们。 此外，请确保您选择的人具有良好的沟通技巧并且能够独立工作。

在组建团队时，请务必评估团队规模。 每个人都更容易与 10 人或更少的团队进行沟通和协作，而不是 30 人的远程团队。远程团队的经理应该每周与他们的直接下属安排虚拟 1:1 会议，以确保每个员工都有他们需要的时间讨论胜利和担忧。

在某些情况下，远程员工可能会开始陷入社交游荡的陷阱。 他们可能会认为，因为有这么多团队成员在一个项目上工作，他们可以离开或花更少的时间工作。 故事的寓意是，在建立一个完全远程的团队时，坚持较小的团队。 这将使他们能够定期与每个人进行沟通，从而提高团队联系。

2. 任命最好的领导

没有伟大的领导者，团队就什么都不是。 领导远程团队的经理（特别是如果这是他们第一次这样做）需要记住一些事情。

首先，保持沟通公开透明。 没有人喜欢对他们密切关注的项目或主题一无所知。 远程管理人员应该习惯于解释为什么召开会议、需要完成什么以及它如何影响团队 OKR。 这也不是一次性的。 对目标和项目的反复解释将帮助您的团队更好地了解他们应该如何做出贡献。

此外，教你的团队如何小心说话可以在闲聊或电子邮件时产生巨大的影响。 与其说“我们需要改变 x”，不如为团队树立一个榜样，并说“我认为最好是因为这个原因改变 x。 你怎么看？” 这打开了合作的对话，而第一个立即关闭了任何创造力。

最后，与您的团队建立信任至关重要。 让他们知道您在他们身边，并且他们在 1:1 中披露的任何信息都保留在该 1:1 中。 考虑召开一次会议，让团队成员公开他们个人生活的最新情况，而不是直接投入工作。 远程工作人员不太可能参与随意的办公室玩笑，因为他们真的不能在不同的地方这样做。 花时间去了解你的团队并向他们展示工作也可以很有趣。

您必须为团队树立榜样。 以尊重和同情的态度回应将为每个人定下基调，并确立开放和诚实的对话受到重视。

3、适时沟通

当您将员工添加到您的远程团队时，请冒昧地让他们在公司的前几周令人难忘。 与其发送一条快速的 Slack 消息宣布他们的工作，不如考虑让他们飞到公司总部并亲自与他们会面。 这样做可以向他们证明你认真对待他们，并且很高兴他们加入团队。

如果可以的话，试着让整个团队每年都聚在一起几次。 虽然远程工作者擅长独立工作，但您应该努力将每个人聚集在一起，甚至可能在同一个办公室工作一周。 远程工作会很快过时，而面对面的活动可能是所有员工都期待的事情。

当您远程工作时，工作周年纪念日或重大里程碑可能会显得微不足道。 确保作为领导者，您跟踪团队可能达到的周年纪念日、生日和重要里程碑。 当有人收到手写的生日贺卡或一周年纪念牌时，他们会感到自己受到重视和重视。 欣赏可以大有帮助，并重新激发继续努力的动力。

4. 使用正确的工具

没有正确的虚拟团队技术，任何远程团队都无法成功。 如果没有适当的工具，会议感觉比有用更烦人。 如果您曾经在房间里的人不知道如何加入甚至放弃的电话中成为远程人，那么您可能会觉得自己在谈话中没有受到重视。 即使通过电话交谈，如果没有关键的视觉背景，也很难读懂房间，知道谁在说话，也很难听到你的声音。

考虑到这一点，视频会议硬件和软件对于远程团队进行有效沟通至关重要。 通过给每个人一张脸和一个声音，您可以进行自然的对话，帮助进行头脑风暴、计划、制定战略、1:1 会议和虚拟团队建设。

接下来，您的团队将需要一个消息传递软件。 Slack 是目前最流行的一种，任何消息传递平台都应该做到这一点。 即时消息平台背后的理念是远程团队可以快速沟通，而无需为每个小问题发送电子邮件或设置视频通话。

在考虑消息传递解决方案时，请确保它能够进行个人对话、群组对话以及频道或房间，以允许围绕给定主题进行日常玩笑。 许多团队将拥有用于不同目的的渠道，例如营销渠道、通用渠道、娱乐和游戏/愚蠢的对话渠道等等。 提供对话空间是一种简单的远程团队建设策略，无需耗费大量资金。

如何管理虚拟团队

所以你雇佣了合适的人，为沟通奠定了坚实的基础，并为他们配备了最好的工具。 您的虚拟团队很不错，对吧？ 错误的。 建立一个伟大的虚拟团队需要一段时间，为了让每个人都保持高效，创造一个健康的工作环境势在必行。 当您开始管理您的虚拟团队时，请考虑使用以下提示。

1.促进远程团队建设

如前所述，远程团队建设不会自然发生，它需要您作为虚拟团队经理的努力，以及团队的支持。 团队建设的一些想法是每日视频站立，周一的每周会议，团队可以分享他们在周末所做的事情，或者早上的 Slack 对话。

其他一些想法是为视频咖啡通话创建随机配对的队友。 每周一次或每月一次，每个人都被随机分配一个咖啡伙伴，他们可以安排时间进行 30 分钟的会议以相互了解。

如果您的团队中的人员可能无法自然地相互交流，或者您是较大的远程组织的一部分，则此方法效果很好。 这将使您的员工有机会以一种模仿在办公室撞到人的方式来了解人们。

2. 建立远程文化（不同于面对面）

在任何组织中，建立文化都不是一件容易的事。 Dharmesh Shah 是当时规模较小的 HubSpot 建立和定义文化的拥护者。 他探讨了对领导团队、员工和经理来说什么是重要的，并概述了这种文化的含义以及如何实施它。

对于您的团队，收集一些对人们重要的意见。 人们是否觉得他们几乎不认识自己的队友？ 他们会不会觉得自己不太了解你？ 通过与您的团队合作建立一种文化，您将创造一个开放和诚实的环境，分享是关怀和人们感到被倾听。

3. 亲自见面

对于虚拟团队来说，无论您身在何处并选择工作，但偶尔的面对面互动会加强关系。 虽然远程工作的好处是广泛的，但在家里的笔记本电脑的小盒子外面作为一个整体共进晚餐的想法是无法替代的。

如果你能够作为一个团队开会，优先了解你的活动、策略和头脑风暴以及团队建设。 任何可以通过虚拟方式有效完成的事情都可以保存以备后用。 如果预算紧张，人力资源专家建议虚拟经理去找他们的直接下属，以防整个团队无法聚在一起。

您的季度聚会的一些团队建设想法是：

• 逃生室
• 烹饪课
• 体育赛事
• 卡拉OK
• 艺术活动（陶艺或绘画课）
• 虚拟欢乐时光

让你的团队放松，工作关系就会得到改善。

4.信任你的远程员工

这应该不言而喻。 许多领导者仍然认为远程工作并不意味着更少的工作。 《哈佛商业评论》进行的一项研究发现，当员工能够远程工作时，他们在家中完成的通话增加了 13.5%，在 9 个月内为公司每位员工节省了 1,900 美元，除此之外，他们的工作满意度也有所提高。

此后，有关远程工作的许多神话被揭穿：与传统办公室工作人员相比，远程工作人员更有效率、更快乐且成本更低。 当 3,000 多名全球员工被问及他们远程工作的主要原因时，最重要的反应是生产力和专注力。

5. 参加定期的职业发展对话

远程工作人员可以在职业发展对话中感到格格不入。 想象一下，您的同事试图与他的远程经理讨论薪酬问题，但他们的连接速度很慢。 当他试图讨论为什么他应该得到更多的钱时，他们的音频一直在中断。 不用说，这些情况并不理想。

远程经理可能会无意中偏向于优先考虑与他们最密切合作的人，因此可能更容易与他们最常与之交流的人进行职业对话。 如果您是远程经理，请确保您定期检查团队的成长和实现目标的进展情况（并在开始对话之前检查您的联系）。

6.使用日历并保持最新

远程人员的一个主要问题是不知道团队成员或经理在特定时间在哪里，他们是在工作还是离线，以及为什么他们不回复 Slack 或电子邮件。 作为对您团队的礼貌，请确保您的日历是最新的。 即使您要离开计算机吃午饭，也要确保分享这些信息，以便您的团队成员可以快速看到您很忙，并且您会在当天晚些时候回复他们。

虚拟团队的好处

管理虚拟团队可能是一种非常有益的体验，但它也可以为整个组织带来帮助。

• 提高生产力。 虚拟团队成员在家工作时可以节省时间和金钱。 没有通勤费，也没有每月通勤费。
• 更大的人才库：不仅限于本地人才可以打开大门，将最有经验的人添加到团队中。
• 更好的个人灵活性。 远程工作人员可以设置自己的时间表并在最适合他们的时候工作。
• 降低办公成本。 远程工作人员无需使用办公空间，允许组织使用和支付更小、更便宜的空间来容纳办公室内的员工。
• 更长的工作日。 由于远程员工可以位于国际上并在不同的时区工作，因此公司可以按 24 小时制而不是 12 小时制工作。

虚拟团队的挑战

虽然在虚拟团队中工作肯定有其好处，但经理们需要意识到前进的相当多的挫折。

• 沟通不畅。 当您只能通过视频会议应用程序和 Slack 与同事交谈时，可能很难理解他们的语气。 即使在视频中，学习肢体语言和面部表情也是一项挑战。
• 技术问题。 如果远程员工在连接到 Internet 时遇到问题，则可能会减慢整个团队的进度，直到问题得到解决。
• 缺乏管理。 如果经理的管理风格变得放松，员工会发现很难有效沟通。 如果经理不经常检查，团队成员可能会发现遇到问题时很难与他们联系。

分布式团队面临的最大挑战之一是建立团队文化。 当您的团队无法在下班后去喝酒、共进午餐或进行办公室闲聊时，这会使团队建设活动更加齐心协力。 虚拟团队需要有目的和深思熟虑的团队建设，这是自上而下的。

作为虚拟团队经理，您有责任确保您的团队不会在远程工作环境中完全孤立。 对于混合型员工而言，即兴视频会议有助于以一种自然的方式与全国各地的同事互动，并且与办公室同事的想法相似。

团队合作成就梦想

管理一个远程团队很有趣，也很有挑战性，而且最终是有回报的。 经常与您的远程团队联系，并确保每个人都能获得所需的（视频）面对面时间。

资源

如果您正在建立一个虚拟团队，请为他们配备成功所需的工具，这样他们也可以看起来像这样。

请务必查看 G2 的远程工作中心，以获取有关远程工作的所有内容的精选建议，无论是现在还是永远。