Gerenciando equipes virtuais: como acertar

Os escritórios não se parecem em nada com o que eram há muitos anos.

Hoje, não há cubículos, e as reuniões também parecem muito diferentes. Em vez de pessoas se amontoando em uma sala de conferência e se amontoando em torno de um projetor, as reuniões hoje têm vários membros da equipe sintonizados de locais remotos por videoconferência. O que mais é diferente? Os bate-papos rápidos por telefone se transformaram em chamadas rápidas do Zoom. Os e-mails se transformaram em folgas.

No geral, as equipes estão se tornando cada vez mais ágeis e menos confinadas a um local físico. Isso levou a alguns tipos diferentes de equipes que podem existir no local de trabalho moderno. Existem equipes totalmente no escritório, que estão se dissipando lentamente com o crescimento do trabalho remoto. Existem equipes híbridas, nas quais os membros da equipe trabalham no escritório, remotamente ou alternam entre os dois. Finalmente, há equipes virtuais.

Neste artigo, exploraremos os benefícios e os desafios das equipes virtuais e também como construí-las e gerenciá-las com sucesso.

A ascensão das equipes virtuais

Nos últimos 10 anos, houve um aumento significativo de trabalhadores remotos, equipes e empresas nos Estados Unidos. Em 2014, a London Business School previu que mais da metade dos funcionários trabalhará remotamente até 2020. Em 2019, esse percentual saltou para 69%, superando essa previsão com facilidade.

Ao longo dos anos, mais e mais empresas adotaram uma política relaxada de trabalho em casa. Está se tornando a norma esperar que parte do seu trabalho seja feito remotamente (se você optar, é claro). Esta é uma boa notícia para quem enfrenta problemas de produtividade no escritório.

O professor de Stanford, Nicholas Bloom, pesquisou e descobriu que o trabalho remoto pode aumentar a produtividade geral. O relatório afirmou que os funcionários que trabalham em casa acharam mais fácil se concentrar e estavam menos inclinados a tirar um dia de doença.

O trabalho remoto também beneficia os empregadores. Em média, os empregadores economizam US$ 2.000 por funcionário a cada ano em custos imobiliários. As organizações que permitem o trabalho remoto têm 25% menos rotatividade do que aquelas que não permitem. Eles também veem ciclos de contratação mais curtos, em grande parte devido ao maior número de candidatos e à capacidade de oferecer opções flexíveis.

Agora, a força de trabalho americana tem a opção de trabalhar remotamente perto de seu coração. A pesquisa da Gallup mostra que 54% dos trabalhadores de escritório dizem que deixariam seu emprego por um que oferecesse tempo de trabalho flexível. Também descobriu que o engajamento no trabalho aumentou quando os funcionários passaram algum tempo trabalhando remotamente e algum tempo trabalhando em um local com seus colegas de trabalho. Maior envolvimento dos funcionários significa melhor desempenho.

Para aqueles que gerenciam equipes virtuais, entenda que você enfrentará um conjunto único de desafios e benefícios, mas no geral os benefícios superam as dificuldades. Por exemplo, pesquisas mostraram que funcionários que trabalham remotamente pelo menos uma vez por mês são 24% mais felizes do que aqueles que nunca o fazem.

Como construir equipes virtuais de sucesso

Muitos fatores contribuem para a criação de uma equipe virtual de sucesso, e não há uma maneira certa de fazer isso. Antes de começar a construir uma equipe remota, há alguns degraus que você deve abordar primeiro.

1. Reúna as pessoas certas

O primeiro passo para construir uma equipe virtual funcional é garantir que você esteja contratando (ou treinando) funcionários que estejam equipados e dispostos a fazer a transição para a vida remota. Se um funcionário prospera no escritório, você está prestando um desserviço a ele ao integrá-lo a uma equipe remota. Além disso, certifique-se de selecionar pessoas que tenham ótimas habilidades de comunicação e se sintam à vontade para trabalhar de forma independente.

Ao construir sua equipe, certifique-se de avaliar o tamanho da equipe. É mais fácil para todos se comunicar e colaborar com equipes de 10 ou menos, em vez de uma equipe remota de 30. Os gerentes de equipes remotas devem agendar reuniões virtuais 1:1 com seus subordinados diretos toda semana para garantir que cada funcionário tenha o tempo necessário para discutir vitórias e preocupações.

Em alguns casos, funcionários remotos podem começar a cair na armadilha da vadiagem social. Eles podem supor que, como há tantos membros da equipe trabalhando em um projeto, eles podem se afastar ou gastar menos tempo trabalhando. Moral da história, atenha-se a equipes menores ao construir uma equipe completamente remota. Isso lhes dará a capacidade de se comunicar com todos regularmente, melhorando o vínculo da equipe.

2. Nomeie a melhor liderança

Uma equipe não é nada sem um grande líder. Os gerentes que lideram equipes remotas (especialmente se for a primeira vez que o fazem) precisarão manter algumas coisas em mente.

Em primeiro lugar, mantenha a comunicação aberta e transparente. Ninguém gosta de ficar no escuro sobre projetos ou tópicos que estão de olho. Os gerentes remotos devem se acostumar a explicar por que uma reunião é convocada, o que precisa ser feito e como isso afeta os OKRs da equipe. Isso também não é uma coisa única. Explicações repetidas de metas e projetos ajudarão sua equipe a entender melhor como devem contribuir.

Além disso, ensinar sua equipe a falar com cuidado pode fazer uma enorme diferença ao falar pelo slack ou por e-mail. Em vez de dizer: “Precisamos mudar x”, ​​dê o exemplo para a equipe e diga “Acho que é melhor mudarmos x por esse motivo. O que você acha?" Isso abre a conversa para a colaboração, enquanto o primeiro interrompe instantaneamente qualquer criatividade.

Finalmente, é essencial estabelecer confiança com sua equipe. Deixe-os saber que você está lá para eles e que qualquer informação que eles divulguem em um 1:1 permanece nesse 1:1. Considere realizar uma reunião em que os membros da equipe comecem com atualizações de sua vida pessoal, em vez de pular direto para o trabalho. Os trabalhadores remotos são menos propensos a participar de brincadeiras casuais no escritório, considerando que realmente não podem fazê-lo em locais diferentes. Reserve um tempo para conhecer sua equipe e mostrar a eles que o trabalho também pode ser divertido.

É imperativo que você aja como um exemplo para a equipe. Responder com respeito e empatia dará o tom para todos e estabelecerá que conversas abertas e honestas são valorizadas.

3. Comunique-se no momento certo

Ao adicionar funcionários à sua equipe remota, tome a liberdade de tornar suas primeiras semanas na empresa memoráveis. Em vez de enviar uma mensagem rápida do Slack anunciando seu emprego, considere levá-los para a sede da empresa e encontrá-los pessoalmente. Fazer isso pode provar a eles que você os leva a sério e está animado para tê-los na equipe.

Se você puder, tente reunir toda a equipe fisicamente algumas vezes por ano. Embora os trabalhadores remotos sejam ótimos em trabalhar de forma independente, você deve se esforçar para reunir todos, talvez até trabalhando no mesmo escritório por uma semana. Trabalhar remotamente pode envelhecer rapidamente e eventos presenciais podem ser algo que todos os funcionários esperam.

Quando você trabalha remotamente, um aniversário de trabalho ou um grande marco pode parecer insignificante. Certifique-se de que, como líder, você acompanhe aniversários, aniversários e marcos importantes que sua equipe pode estar alcançando. Quando alguém recebe um cartão de aniversário escrito à mão ou uma placa de aniversário de um ano, sente-se valorizado e importante. A apreciação pode percorrer um longo caminho e reacender a motivação para continuar trabalhando duro.

4. Use as ferramentas certas

Nenhuma equipe remota pode ter sucesso sem a tecnologia de equipe virtual certa. Sem as ferramentas adequadas, as reuniões parecem mais irritantes do que úteis. Se você já foi a pessoa remota em uma ligação em que as pessoas na sala não sabiam como participar e até desistiram, provavelmente sentiu que não era valorizado na conversa. Mesmo com conversas telefônicas, sem esse contexto visual crucial, é extremamente difícil ler a sala, saber quem está falando e fazer com que sua voz seja ouvida.

Com isso em mente, o hardware e o software de videoconferência são essenciais para que as equipes remotas se comuniquem com eficiência. Ao dar a todos um rosto e uma voz, você pode ter conversas naturais que ajudam no brainstorming, planejamento, estratégia, reuniões 1:1 e formação de equipe virtual.

Em seguida, sua equipe precisará de um software de mensagens. O Slack é um dos mais populares no momento, e qualquer plataforma de mensagens deve funcionar. A ideia por trás de uma plataforma de mensagens instantâneas é que as equipes remotas possam se comunicar rapidamente sem precisar enviar e-mails ou configurar videochamadas para cada pequena pergunta.

Ao considerar uma solução de mensagens, certifique-se de que ela tenha a capacidade de conversas individuais, conversas em grupo e canais ou salas para permitir brincadeiras diárias em torno de um determinado tópico. Muitas equipes terão canais para diferentes propósitos, como canal de marketing, canal geral, canal de diversão e jogos/conversa boba e muito mais. Fornecer o espaço para conversas é uma estratégia simples de construção de equipe remota que não precisa quebrar o banco.

Como gerenciar uma equipe virtual

Então você contratou as pessoas certas, criou uma base sólida para a comunicação e as equipou com as melhores ferramentas. Sua equipe virtual está pronta, certo? Errado. Leva um tempo para construir uma grande equipe virtual e, para manter todos produtivos, é imperativo criar um ambiente de trabalho saudável. Ao começar a gerenciar sua equipe virtual, considere usar as dicas a seguir.

1. Promova a formação de equipes remotas

Como mencionado anteriormente, a formação de equipes remotas não acontecerá naturalmente, requer esforço de sua parte como gerente de equipe virtual, bem como a adesão de sua equipe. Algumas ideias para a construção de equipes são um vídeo diário em pé, uma reunião semanal às segundas-feiras em que a equipe pode compartilhar o que fez no fim de semana ou uma conversa matinal no Slack.

Algumas outras ideias são criar pares aleatórios de colegas de equipe para videochamadas de café. Uma vez por semana ou uma vez por mês, todos recebem aleatoriamente um parceiro de café e podem marcar um tempo para uma reunião de 30 minutos para se conhecerem.

Isso funciona bem se as pessoas da sua equipe não interagirem umas com as outras naturalmente ou se você fizer parte de uma organização remota maior. Isso dará a seus funcionários a chance de conhecer as pessoas de uma maneira que imita esbarrar nas pessoas no escritório.

2. Crie uma cultura remota (é diferente da presencial)

Construir cultura não é fácil em nenhuma organização. Dharmesh Shah foi um defensor da construção e definição de cultura na então pequena HubSpot. Ele explorou o que era importante para a equipe de liderança, funcionários e gerentes e delineou o que essa cultura significava e como implementá-la.

Para sua equipe, reúna algumas opiniões sobre o que é importante para as pessoas. As pessoas sentem que mal conhecem seus companheiros de equipe? Eles sentem que não te conhecem tão bem? Ao trabalhar com sua equipe para construir uma cultura, você criará um ambiente aberto e honesto onde compartilhar é cuidar e as pessoas se sentirem ouvidas.

3. Encontre-se pessoalmente

Para equipes virtuais, não importa em que lugar do mundo você esteja e escolha trabalhar, mas os relacionamentos serão fortalecidos com interações presenciais ocasionais. Embora os benefícios do trabalho remoto sejam extensos, a ideia de jantar com um grupo inteiro fora da pequena caixa do seu laptop em casa não pode ser substituída.

Se você puder se reunir em grupo, priorize conhecer suas atividades, estratégia e brainstorming e formação de equipe. Tudo o que pode ser feito de forma eficaz virtualmente pode ser guardado para mais tarde. Se o orçamento estiver apertado, os especialistas em RH recomendam que os gerentes virtuais procurem seus subordinados diretos no caso de toda a equipe não conseguir se reunir.

Algumas ideias de teambuilding para seus encontros trimestrais são:

• Sala de fuga
• Aula de culinária
• Evento esportivo
• Karaokê
• Atividade artística (aula de cerâmica ou pintura)
• Horas felizes virtuais

Deixe sua equipe se soltar e as relações de trabalho melhorarão.

4. Confie em seus funcionários remotos

Isso deve acontecer sem dizer. Muitos líderes ainda estão aceitando a ideia de que o trabalho remoto não significa menos trabalho. A Harvard Business Review conduziu um estudo que descobriu que, quando os funcionários podiam trabalhar remotamente, eles completavam 13,5% mais chamadas de casa, economizavam para a empresa US$ 1.900 por funcionário ao longo de nove meses e, além disso, sua satisfação no trabalho aumentava.

Os muitos mitos em torno do trabalho remoto já foram desmascarados: os trabalhadores remotos são mais produtivos, mais felizes e custam menos do que os trabalhadores de escritório tradicionais. Quando mais de 3.000 funcionários globais foram questionados sobre o principal motivo para trabalhar remotamente, a principal resposta foi produtividade e foco.

5. Entre em contato com conversas regulares sobre crescimento de carreira

Os trabalhadores remotos podem se sentir fora do circuito com conversas sobre crescimento de carreira. Imagine seu colega tentando conversar sobre compensação com seu gerente remoto e a conexão dele está lenta. O áudio deles está quebrando o tempo todo enquanto ele tenta discutir por que merece mais dinheiro. Escusado será dizer que essas circunstâncias não são ideais.

Os gerentes remotos podem ter um viés não intencional de priorizar aqueles com quem trabalham mais de perto e, portanto, podem ser mais propensos a ter conversas de carreira com aqueles com quem se comunicam com mais frequência. Se você for um gerente remoto, verifique regularmente o crescimento de sua equipe e o progresso em direção às metas (e verifique sua conexão antes de iniciar a conversa).

6. Use calendários e mantenha-os atualizados

Um problema importante para pessoas remotas é não saber onde os membros da equipe ou gerentes estão em um determinado momento, se estão trabalhando ou offline e por que não estão respondendo ao Slack ou e-mail. Como cortesia para sua equipe, certifique-se de que seu calendário esteja atualizado. Mesmo se você estiver fora do computador para almoçar, certifique-se de compartilhar isso para que os membros de sua equipe possam ver rapidamente que você está ocupado e que você voltará a falar com eles no final do dia.

Benefícios das equipes virtuais

Gerenciar uma equipe virtual pode ser uma experiência imensamente gratificante, mas também pode trazer benefícios que ajudam a organização como um todo.

• Produtividade aumentada. Os membros da equipe virtual podem economizar tempo e dinheiro quando trabalham em casa. Sem deslocamento e sem mensalidade.
• Maior pool de talentos: não ficar confinado apenas aos talentos locais pode abrir as portas para adicionar as pessoas mais experientes à equipe.
• Melhor flexibilidade pessoal. Os trabalhadores remotos podem definir sua própria agenda e trabalhar quando for melhor para eles.
• Diminuição dos custos do escritório. Os trabalhadores remotos não precisam utilizar o espaço do escritório, permitindo que as organizações usem e paguem por um espaço menor e mais barato que acomoda funcionários no escritório.
• Um dia de trabalho mais longo. Como os funcionários remotos podem estar localizados internacionalmente e trabalhar em fusos horários diferentes, as empresas podem operar em uma programação de 24 horas em vez de uma programação de 12 horas.

Desafios das equipes virtuais

Embora trabalhar em uma equipe virtual definitivamente tenha seus benefícios, há uma quantidade razoável de contratempos que os gerentes precisam estar cientes para seguir em frente.

• Comunicação pobre. Quando você só pode conversar com colegas por meio de aplicativos de videoconferência e folga, pode ser difícil entender o tom deles. Mesmo em vídeo, é um desafio entender a linguagem corporal e as expressões faciais.
• Problemas de tecnologia. Se os funcionários remotos estiverem tendo problemas para se conectar à Internet, isso poderá retardar o progresso de toda a equipe até que o problema seja resolvido.
• Falta de gestão. Se um gerente se tornar relaxado em seu estilo de gerenciamento, os funcionários podem achar difícil se comunicar de forma eficaz. Se o gerente não estiver constantemente verificando, o membro da equipe pode achar difícil entrar em contato se tiver um problema.

Um dos maiores desafios para equipes distribuídas é construir uma cultura de equipe. Quando sua equipe não consegue tomar uma bebida depois do trabalho, almoçar juntos ou conversar no escritório, isso torna as atividades de team building mais um esforço conjunto. As equipes virtuais exigem uma formação de equipe proposital e deliberada, que vem de cima para baixo.

Como gerente de equipe virtual, é sua responsabilidade garantir que sua equipe não fique totalmente isolada em seu ambiente de trabalho remoto. Para os trabalhadores híbridos, as videoconferências improvisadas podem ajudar a interagir com colegas em todo o país de uma maneira que parece natural e paralela, trocando ideias de colegas de trabalho no escritório.

O trabalho em equipe faz o sonho funcionar

Gerenciar uma equipe remota é divertido, desafiador e, em última análise, gratificante. Entre em contato com sua equipe remota com frequência e certifique-se de que todos tenham o tempo presencial (de vídeo) de que precisam.

Fonte

Se você estiver montando uma equipe virtual, arme-lhes as ferramentas de que precisam para ter sucesso, para que também possam ter essa aparência.

Certifique-se de verificar o hub de trabalho remoto do G2 para obter conselhos selecionados sobre todas as coisas de trabalho remoto, agora e sempre.