Mengelola Tim Virtual: Cara Melakukannya dengan Benar

Kantor tidak terlihat seperti bertahun-tahun yang lalu.

Hari ini, tidak ada bilik, dan rapat juga terlihat sangat berbeda. Daripada orang-orang berdesakan di ruang konferensi dan berkerumun di sekitar proyektor, rapat hari ini memiliki beberapa anggota tim yang mendengarkan dari lokasi terpencil melalui konferensi video. Apa lagi yang berbeda? Obrolan telepon cepat telah berubah menjadi panggilan Zoom cepat. Email telah berubah menjadi kendur.

Secara keseluruhan, tim menjadi semakin gesit dan tidak terbatas pada lokasi fisik. Itu telah menyebabkan beberapa jenis tim berbeda yang dapat eksis di tempat kerja modern. Ada tim yang sepenuhnya berada di kantor, yang perlahan-lahan menghilang seiring pertumbuhan pekerjaan jarak jauh. Ada tim hibrida, di mana anggota tim bekerja baik di kantor, jarak jauh, atau beralih di antara keduanya. Akhirnya, ada tim virtual.

Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi manfaat dan tantangan tim virtual serta cara berhasil membangun dan mengelolanya.

Munculnya tim virtual

Selama 10 tahun terakhir, telah terjadi peningkatan yang signifikan pada pekerja jarak jauh, tim, dan perusahaan di Amerika Serikat. Pada tahun 2014, London Business School memperkirakan bahwa lebih dari setengah karyawan akan bekerja dari jarak jauh pada tahun 2020. Pada tahun 2019, persentase itu melonjak menjadi 69%, melampaui prediksi itu dengan mudah.

Selama bertahun-tahun, semakin banyak perusahaan telah mengadopsi kebijakan kerja santai dari rumah. Sudah menjadi norma untuk mengharapkan beberapa pekerjaan Anda dilakukan dari jarak jauh (jika Anda mau, tentu saja). Ini adalah kabar baik bagi siapa saja yang menghadapi masalah dengan produktivitas saat di kantor.

Profesor Stanford Nicholas Bloom meneliti dan menemukan bahwa kerja jarak jauh dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Laporan tersebut menyatakan bahwa karyawan yang bekerja dari rumah merasa lebih mudah berkonsentrasi dan cenderung tidak mengambil cuti sakit.

Pekerjaan jarak jauh juga menguntungkan pemberi kerja. Rata-rata, pengusaha menghemat $2.000 per karyawan setiap tahun untuk biaya real estat. Organisasi yang mengizinkan kerja jarak jauh melihat pergantian 25% lebih sedikit daripada yang tidak. Mereka juga melihat siklus perekrutan yang lebih pendek, sebagian besar karena kumpulan pelamar yang lebih besar dan kemampuan untuk menawarkan opsi yang fleksibel.

Sekarang, tenaga kerja Amerika memiliki pilihan untuk bekerja dari jarak jauh di dekat hati mereka. Penelitian Gallup menunjukkan bahwa 54% pekerja kantoran mengatakan mereka akan meninggalkan pekerjaan mereka untuk pekerjaan yang menawarkan waktu kerja yang fleksibel. Itu juga menemukan bahwa keterlibatan kerja meningkat ketika karyawan menghabiskan beberapa waktu bekerja dari jarak jauh dan beberapa waktu bekerja di suatu lokasi dengan rekan kerja mereka. Keterlibatan karyawan yang lebih tinggi berarti kinerja yang lebih baik.

Bagi mereka yang mengelola tim virtual, pahami bahwa Anda akan menghadapi serangkaian tantangan dan manfaat yang unik, tetapi secara keseluruhan manfaatnya lebih besar daripada kesulitannya. Misalnya, penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan yang bekerja dari jarak jauh setidaknya sebulan sekali, 24% lebih bahagia daripada mereka yang tidak pernah melakukannya.

Bagaimana membangun tim virtual yang sukses

Banyak faktor yang berperan dalam penciptaan tim virtual yang sukses, dan tidak ada cara yang tepat untuk melakukannya. Sebelum Anda mulai membangun tim jarak jauh, ada beberapa batu loncatan yang harus Anda tangani terlebih dahulu.

1. Satukan orang yang tepat

Langkah pertama dalam membangun tim virtual yang berfungsi adalah memastikan Anda mempekerjakan (atau melatih) karyawan yang siap dan bersedia untuk beralih ke kehidupan jarak jauh. Jika seorang karyawan berkembang pesat di kantor, Anda merugikan mereka jika Anda memasukkannya ke dalam tim jarak jauh. Selain itu, pastikan Anda memilih orang yang memiliki keterampilan komunikasi yang hebat dan merasa nyaman bekerja secara mandiri.

Saat Anda membangun tim, pastikan untuk menilai ukuran tim. Lebih mudah bagi semua orang untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan tim yang terdiri dari 10 orang atau kurang daripada tim jarak jauh yang terdiri dari 30 orang. Manajer tim jarak jauh harus menjadwalkan rapat virtual 1:1 dengan bawahan langsung mereka setiap minggu untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki waktu yang mereka butuhkan untuk membahas kemenangan dan kekhawatiran.

Dalam beberapa kasus, karyawan jarak jauh dapat mulai jatuh ke dalam perangkap kemalasan sosial. Mereka mungkin berasumsi bahwa karena ada begitu banyak anggota tim yang mengerjakan sebuah proyek, mereka dapat menjauh atau menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bekerja. Moral dari cerita, tetap berpegang pada tim yang lebih kecil saat membangun tim yang benar-benar jauh. Ini akan memberi mereka kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua orang secara teratur, meningkatkan ikatan tim.

2. Tunjuk pemimpin terbaik

Sebuah tim bukanlah apa-apa tanpa seorang pemimpin yang hebat. Manajer yang memimpin tim jarak jauh (terutama jika ini pertama kalinya mereka melakukannya) perlu mengingat beberapa hal.

Pertama dan terpenting, jaga komunikasi tetap terbuka dan transparan. Tidak ada yang suka dibiarkan dalam kegelapan pada proyek atau topik yang mereka perhatikan. Manajer jarak jauh harus terbiasa menjelaskan mengapa rapat diadakan, apa yang perlu diselesaikan, dan bagaimana hal itu memengaruhi OKR tim. Ini juga bukan satu kali. Penjelasan berulang tentang tujuan dan proyek akan membantu tim Anda lebih memahami bagaimana mereka harus berkontribusi.

Selain itu, mengajari tim Anda cara berbicara dengan hati-hati dapat membuat perbedaan besar saat berbicara dengan santai atau melalui email. Alih-alih mengatakan, "Kita perlu mengubah x," berikan contoh untuk tim dan katakan "Saya pikir lebih baik jika kita mengubah x karena alasan ini. Bagaimana menurutmu?" Ini membuka percakapan untuk berkolaborasi sedangkan yang pertama langsung mematikan kreativitas apa pun.

Terakhir, penting untuk membangun kepercayaan dengan tim Anda. Beri tahu mereka bahwa Anda ada untuk mereka dan bahwa informasi apa pun yang mereka ungkapkan dalam 1:1 tetap dalam 1:1 itu. Pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan di mana anggota tim terbuka dengan pembaruan dari kehidupan pribadi mereka daripada langsung terjun ke pekerjaan. Pekerja jarak jauh cenderung tidak berpartisipasi dalam olok-olok kantor kasual mengingat mereka benar-benar tidak dapat melakukannya dari lokasi yang berbeda. Luangkan waktu untuk mengenal tim Anda dan tunjukkan kepada mereka bahwa bekerja juga bisa menyenangkan.

Sangat penting bahwa Anda bertindak sebagai contoh bagi tim. Menanggapi dengan rasa hormat dan empati akan mengatur nada untuk semua orang dan menetapkan bahwa percakapan yang terbuka dan jujur ​​dihargai.

3. Berkomunikasi pada waktu yang tepat

Saat Anda menambahkan karyawan ke tim jarak jauh Anda, luangkan waktu untuk membuat beberapa minggu pertama mereka bersama perusahaan menjadi berkesan. Alih-alih mengirim pesan cepat ke Slack yang mengumumkan pekerjaan mereka, pertimbangkan untuk menerbangkan mereka ke kantor pusat perusahaan dan bertemu langsung dengan mereka. Melakukan hal itu dapat membuktikan kepada mereka bahwa Anda menganggap mereka serius dan senang mereka bergabung dengan tim.

Jika Anda mampu, cobalah untuk mengumpulkan seluruh tim secara fisik beberapa kali dalam setahun. Sementara pekerja jarak jauh hebat dalam bekerja secara mandiri, Anda harus berupaya menyatukan semua orang, bahkan mungkin bekerja di kantor yang sama selama seminggu. Bekerja dari jarak jauh dapat menjadi cepat tua dan acara tatap muka dapat menjadi sesuatu yang dinantikan oleh semua karyawan.

Saat Anda bekerja dari jarak jauh, peringatan kerja atau pencapaian besar bisa terasa tidak berarti. Pastikan bahwa sebagai seorang pemimpin, Anda melacak peringatan, ulang tahun, dan tonggak penting yang mungkin dicapai tim Anda. Ketika seseorang menerima kartu ulang tahun tulisan tangan atau plakat peringatan satu tahun, mereka merasa dihargai dan penting. Apresiasi bisa sangat membantu dan menyalakan kembali motivasi untuk terus bekerja keras.

4. Gunakan alat yang tepat

Tidak ada tim jarak jauh yang dapat berhasil tanpa teknologi tim virtual yang tepat. Tanpa alat yang tepat, rapat terasa lebih menyebalkan daripada membantu. Jika Anda pernah menjadi orang yang jauh dalam panggilan di mana orang-orang di ruangan itu tidak tahu cara bergabung dan bahkan menyerah, Anda mungkin merasa bahwa Anda tidak dihargai dalam percakapan itu. Bahkan dengan percakapan telepon, tanpa konteks visual yang penting itu, sangat sulit untuk membaca ruangan, mengetahui siapa yang berbicara, dan membuat suara Anda didengar.

Dengan pemikiran ini, perangkat keras dan perangkat lunak konferensi video sangat penting bagi tim jarak jauh untuk berkomunikasi secara efektif. Dengan memberikan wajah dan suara kepada semua orang, Anda dapat melakukan percakapan alami yang membantu brainstorming, perencanaan, penyusunan strategi, rapat 1:1, dan pembangunan tim virtual.

Selanjutnya, tim Anda akan membutuhkan perangkat lunak perpesanan. Slack adalah salah satu yang paling populer saat ini, dan platform perpesanan apa pun harus melakukannya. Ide di balik platform pesan instan adalah bahwa tim jarak jauh dapat berkomunikasi dengan cepat tanpa harus mengirim email atau mengatur panggilan video untuk setiap permintaan kecil.

Saat mempertimbangkan solusi perpesanan, pastikan itu memiliki kemampuan untuk percakapan individu, percakapan grup, dan saluran atau ruang untuk memungkinkan olok-olok sehari-hari seputar topik tertentu. Banyak tim akan memiliki saluran untuk tujuan yang berbeda seperti saluran pemasaran, saluran umum, saluran percakapan yang menyenangkan dan permainan/konyol, dan banyak lagi. Menyediakan ruang untuk percakapan adalah strategi membangun tim jarak jauh sederhana yang tidak harus menguras kantong.

Bagaimana mengelola tim virtual

Jadi, Anda telah merekrut orang yang tepat, menciptakan fondasi yang kuat untuk komunikasi, dan melengkapi mereka dengan alat terbaik. Tim virtual Anda siap digunakan, bukan? Salah. Dibutuhkan beberapa saat untuk membangun tim virtual yang hebat dan untuk membuat semua orang tetap produktif, sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Saat Anda mulai mengelola tim virtual Anda, pertimbangkan untuk menggunakan tips berikut.

1. Promosikan pembangunan tim jarak jauh

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pembangunan tim jarak jauh tidak akan terjadi secara alami, itu membutuhkan upaya Anda sebagai manajer tim virtual, serta dukungan dari tim Anda. Beberapa ide untuk membangun tim adalah video stand-up harian, pertemuan mingguan pada hari Senin di mana tim dapat berbagi apa yang mereka lakukan selama akhir pekan, atau percakapan Slack pagi hari.

Beberapa ide lain adalah membuat pasangan acak rekan tim untuk panggilan kopi video. Sekali seminggu atau sebulan sekali, setiap orang secara acak ditugaskan sebagai mitra kopi dan mereka dapat mengatur waktu untuk pertemuan 30 menit untuk saling mengenal.

Ini bekerja dengan baik jika orang-orang di tim Anda mungkin tidak berinteraksi satu sama lain secara alami atau jika Anda adalah bagian dari organisasi jarak jauh yang lebih besar. Ini akan memberi karyawan Anda kesempatan untuk mengenal orang dengan cara yang meniru menabrak orang di kantor.

2. Membangun budaya jarak jauh (berbeda dengan tatap muka)

Membangun budaya tidak mudah di organisasi mana pun. Dharmesh Shah adalah juara untuk membangun dan mendefinisikan budaya di HubSpot yang masih kecil. Dia mengeksplorasi apa yang penting bagi tim kepemimpinan, karyawan, dan manajer, dan menguraikan apa arti budaya itu dan bagaimana menerapkannya.

Untuk tim Anda, kumpulkan beberapa pendapat tentang apa yang penting bagi orang-orang. Apakah orang-orang merasa seperti mereka hampir tidak mengenal rekan satu tim mereka? Apakah mereka merasa tidak mengenal Anda dengan baik? Dengan bekerja dengan tim Anda untuk membangun budaya, Anda akan menciptakan lingkungan yang terbuka dan jujur ​​di mana berbagi adalah kepedulian dan orang-orang merasa didengarkan.

3. Bertemu secara langsung

Untuk tim virtual, tidak masalah di mana Anda berada dan memilih untuk bekerja, tetapi hubungan akan diperkuat dengan interaksi tatap muka sesekali. Sementara manfaat dari kerja jarak jauh sangat luas, gagasan untuk makan malam bersama seluruh kelompok di luar kotak kecil laptop Anda di rumah tidak dapat diganti.

Jika Anda dapat bertemu sebagai kelompok, prioritaskan untuk mengenal Anda kegiatan, strategi dan brainstorming, dan pembangunan tim. Apa pun yang dapat dilakukan secara efektif secara virtual dapat disimpan untuk nanti. Jika anggaran terbatas, pakar SDM merekomendasikan agar manajer virtual pergi ke bawahan langsung mereka jika seluruh tim tidak dapat berkumpul.

Beberapa ide membangun tim untuk pertemuan triwulanan Anda adalah:

• Ruang pelarian
• Kelas memasak
• Acara olahraga
• Karaoke
• Kegiatan artistik (kelas membuat tembikar atau melukis)
• Jam bahagia virtual

Biarkan tim Anda lepas, dan hubungan kerja akan meningkat.

4. Percayai karyawan jarak jauh Anda

Ini harus pergi tanpa mengatakan. Banyak pemimpin masih memikirkan gagasan bahwa kerja jarak jauh tidak berarti lebih sedikit pekerjaan. Harvard Business Review melakukan penelitian dengan menemukan bahwa ketika karyawan dapat bekerja dari jarak jauh, mereka menyelesaikan 13,5% lebih banyak panggilan dari rumah, menghemat $ 1.900 perusahaan per karyawan selama sembilan bulan, dan di atas itu kepuasan kerja mereka meningkat.

Banyak mitos seputar pekerjaan jarak jauh telah dibantah: pekerja jarak jauh lebih produktif, lebih bahagia, dan biayanya lebih murah daripada pekerja kantoran tradisional. Ketika 3.000+ karyawan global ditanya alasan utama mereka bekerja dari jarak jauh, respons teratas adalah produktivitas dan fokus.

5. Periksa dengan percakapan pertumbuhan karir reguler

Pekerja jarak jauh dapat merasa keluar dari lingkaran dengan percakapan pertumbuhan karier. Bayangkan kolega Anda mencoba berbicara tentang kompensasi dengan manajer jarak jauhnya, dan koneksi mereka lambat. Audio mereka terputus sepanjang waktu saat dia mencoba mendiskusikan mengapa dia pantas mendapatkan lebih banyak uang. Tak perlu dikatakan, keadaan ini tidak ideal.

Manajer jarak jauh dapat memiliki bias yang tidak disengaja untuk memprioritaskan orang-orang yang paling dekat dengan mereka, dan dengan demikian mungkin lebih rentan untuk melakukan percakapan karier dengan orang-orang yang paling sering berkomunikasi dengan mereka. Jika Anda seorang manajer jarak jauh, pastikan Anda secara teratur memeriksa pertumbuhan dan kemajuan tim Anda menuju sasaran (dan periksa koneksi Anda sebelum memulai percakapan).

6. Gunakan kalender dan selalu perbarui

Salah satu masalah utama bagi orang-orang jarak jauh adalah tidak mengetahui di mana anggota tim atau manajer berada pada waktu tertentu, apakah mereka sedang bekerja, atau offline, dan mengapa mereka tidak menanggapi Slack atau email. Sebagai rasa hormat kepada tim Anda, pastikan kalender Anda selalu terbarui. Bahkan jika Anda akan jauh dari komputer untuk makan siang, pastikan untuk membagikannya agar anggota tim Anda dapat dengan cepat melihat bahwa Anda sedang sibuk dan Anda akan menghubungi mereka kembali nanti.

Manfaat tim virtual

Mengelola tim virtual bisa menjadi pengalaman yang sangat berharga tetapi juga dapat memiliki manfaat yang membantu organisasi secara keseluruhan.

• Peningkatan produktivitas. Anggota tim virtual dapat menghemat waktu dan uang saat mereka bekerja dari rumah. Tidak ada perjalanan dan tidak ada biaya komuter bulanan.
• Kumpulan bakat yang lebih besar: Tidak terbatas hanya pada bakat lokal dapat membuka pintu untuk menambahkan orang yang paling berpengalaman ke dalam tim.
• Fleksibilitas pribadi yang lebih baik. Pekerja jarak jauh dapat mengatur jadwal mereka sendiri dan bekerja saat itu yang terbaik untuk mereka.
• Penurunan biaya kantor. Pekerja jarak jauh tidak perlu menggunakan ruang kantor, memungkinkan organisasi untuk menggunakan dan membayar ruang yang lebih kecil dan lebih murah yang dapat menampung karyawan di kantor.
• Hari kerja yang lebih panjang. Karena karyawan jarak jauh dapat ditempatkan secara internasional dan bekerja di zona waktu yang berbeda, perusahaan dapat beroperasi pada jadwal 24 jam daripada jadwal 12 jam.

Tantangan tim virtual

Meskipun bekerja di tim virtual pasti memiliki manfaatnya, ada cukup banyak kemunduran yang perlu diwaspadai oleh manajer untuk maju.

• Komunikasi yang buruk. Ketika Anda hanya dapat berbicara dengan rekan kerja melalui aplikasi konferensi video dan tidak memiliki waktu luang, mungkin sulit untuk memahami nada bicara mereka. Bahkan melalui video, merupakan tantangan untuk menangkap bahasa tubuh dan ekspresi wajah.
• Masalah teknologi. Jika karyawan jarak jauh mengalami masalah koneksi ke internet, ini dapat memperlambat kemajuan seluruh tim hingga masalah teratasi.
• Kurangnya manajemen. Jika seorang manajer menjadi santai dalam gaya manajemen mereka, karyawan dapat merasa sulit untuk berkomunikasi secara efektif. Jika manajer tidak terus-menerus check-in, anggota tim mungkin kesulitan untuk menghubungi jika mereka memiliki masalah.

Salah satu tantangan terbesar bagi tim terdistribusi adalah membangun budaya tim. Saat tim Anda tidak dapat pergi minum-minum sepulang kerja, makan siang bersama, atau mengobrol di kantor, itu membuat aktivitas membangun tim lebih menjadi upaya bersama. Tim virtual membutuhkan pembangunan tim yang terarah dan disengaja, yang datang dari atas ke bawah.

Sebagai manajer tim virtual, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tim Anda tidak sepenuhnya terisolasi di lingkungan kerja jarak jauh mereka. Untuk pekerja hibrida, rapat video dadakan dapat membantu untuk terlibat dengan rekan kerja di seluruh negeri dengan cara yang terasa alami dan paralel dengan gagasan rekan kerja di kantor.

Kerja tim membuat mimpi bekerja

Mengelola tim jarak jauh itu menyenangkan, menantang, dan pada akhirnya, bermanfaat. Sering-seringlah menghubungi tim jarak jauh Anda, dan pastikan semua orang mendapatkan (video) waktu tatap muka yang mereka butuhkan.

Sumber

Jika Anda sedang membangun tim virtual, persenjatai mereka dengan alat yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses, sehingga mereka juga bisa terlihat seperti ini.

Pastikan Anda memeriksa hub kerja jarak jauh G2 untuk mendapatkan saran terkurasi tentang semua hal kerja jarak jauh, sekarang dan selalu.