Gestionarea echipelor virtuale: cum să o faceți corect

Birourile nu arată deloc ca acum mulți ani.

Astăzi, nu există cabine, iar întâlnirile arată, de asemenea, mult diferit. Mai degrabă decât oamenii care se înghesuie într-o sală de conferințe și se înghesuie în jurul unui proiector, întâlnirile de astăzi au mai mulți membri ai echipei care se acordă din locații îndepărtate prin videoconferință. Ce altceva este diferit? Conversațiile telefonice rapide s-au transformat în apeluri rapide Zoom. E-mailurile s-au transformat în pantaloni.

În general, echipele devin din ce în ce mai agile și mai puțin limitate la o locație fizică. Acest lucru a condus la câteva tipuri diferite de echipe care pot exista la locul de muncă modern. Există echipe complet în birou, care se risipesc încet odată cu creșterea muncii la distanță. Există echipe hibride, în care membrii echipei lucrează fie la birou, fie la distanță, fie comută între cele două. În cele din urmă, există echipe virtuale.

În acest articol, vom explora beneficiile și provocările echipelor virtuale, precum și cum să le construim și să le gestionăm cu succes.

Creșterea echipelor virtuale

În ultimii 10 ani, a existat o creștere semnificativă a lucrătorilor la distanță, a echipelor și a companiilor în Statele Unite. În 2014, London Business School a prezis că mai mult de jumătate dintre angajați vor lucra de la distanță până în 2020. În 2019, acest procent a crescut la 69%, depășind cu ușurință această predicție.

De-a lungul anilor, tot mai multe companii au adoptat o politică relaxată de lucru de acasă. Devine o normă să te aștepți ca o parte din munca ta să fie făcută de la distanță (dacă alegi, desigur). Aceasta este o veste bună pentru oricine se confruntă cu probleme de productivitate în timp ce este la birou.

Profesorul de la Stanford, Nicholas Bloom, a cercetat și a descoperit că munca de la distanță poate crește productivitatea generală. Raportul arăta că angajații care lucrează de acasă le-a fost mai ușor să se concentreze și au fost mai puțin înclinați să își ia o zi de boală.

Munca la distanță aduce beneficii și angajatorilor. În medie, angajatorii economisesc 2.000 USD per angajat în fiecare an pe costurile imobiliare. Organizațiile care permit munca de la distanță înregistrează o cifră de afaceri cu 25% mai mică decât cele care nu o fac. Ei văd, de asemenea, cicluri de angajare mai scurte, în mare parte datorită numărului mai mare de solicitanți și capacității de a oferi opțiuni flexibile.

Acum, forța de muncă americană are opțiunea de a lucra de la distanță aproape de inima lor. Cercetările Gallup arată că 54% dintre lucrătorii de birou spun că și-ar părăsi locul de muncă pentru unul care oferă timp de lucru flexibil. De asemenea, a constatat că implicarea în muncă a crescut atunci când angajații au petrecut ceva timp lucrând de la distanță și ceva timp lucrând într-o locație cu colegii lor. O implicare mai mare a angajaților înseamnă o performanță mai bună.

Pentru cei care gestionează echipe virtuale, înțelegeți că vă veți confrunta cu un set unic de provocări și beneficii, dar, în general, beneficiile depășesc dificultățile. De exemplu, cercetările au arătat că angajații care lucrează de la distanță cel puțin o dată pe lună sunt cu 24% mai fericiți decât cei care nu o fac niciodată.

Cum să construiți echipe virtuale de succes

O mulțime de factori joacă un rol în crearea unei echipe virtuale de succes și nu există o modalitate corectă de a face acest lucru. Înainte de a începe să construiți o echipă la distanță, există câteva trepte pe care ar trebui să le abordați mai întâi.

1. Reunește oamenii potriviți

Primul pas în construirea unei echipe virtuale funcționale este să vă asigurați că angajați (sau pregătiți) angajați care sunt echipați și dispuși să treacă la viața la distanță. Dacă un angajat prosperă în birou, îi faci un deserviciu dacă îl integrezi într-o echipă de la distanță. În plus, asigurați-vă că selectați oameni care au abilități excelente de comunicare și se simt confortabil să lucreze independent.

Când vă construiți echipa, asigurați-vă că evaluați dimensiunea echipei. Este mai ușor pentru toată lumea să comunice și să colaboreze cu echipe de 10 sau mai puține decât cu o echipă de la distanță de 30. Managerii echipelor de la distanță ar trebui să programeze întâlniri virtuale 1:1 cu subordonații lor direcți în fiecare săptămână, pentru a se asigura că fiecare angajat are timpul necesar. pentru a discuta despre victorii și preocupări.

În unele cazuri, angajații de la distanță pot începe să cadă în capcana dezgustării sociale. Ei pot presupune că, deoarece există atât de mulți membri ai echipei care lucrează la un proiect, se pot retrage sau pot petrece mai puțin timp lucrând. Morala povestirii, rămâneți la echipe mai mici atunci când construiți o echipă complet la distanță. Acest lucru le va oferi capacitatea de a comunica cu toată lumea în mod regulat, îmbunătățind legătura de echipă.

2. Numiți cea mai bună conducere

O echipă nu este nimic fără un mare lider. Managerii care conduc echipe la distanță (mai ales dacă este prima dată când o fac) vor trebui să țină cont de câteva lucruri.

În primul rând, mențineți comunicarea deschisă și transparentă. Nimănui nu-i place să fie lăsat în întuneric cu privire la proiecte sau subiecte pe care le urmăresc îndeaproape. Managerii de la distanță ar trebui să se obișnuiască să explice de ce este convocată o întâlnire, ce trebuie făcut și cum afectează OKR-urile echipei. Nici acesta nu este un lucru unic. Explicațiile repetate ale obiectivelor și proiectelor vă vor ajuta echipa să înțeleagă mai bine cum ar trebui să contribuie.

În plus, să-ți înveți echipa cum să vorbească cu atenție poate face o diferență enormă atunci când vorbești prin e-mail sau prin e-mail. În loc să spuneți „Trebuie să schimbăm x”, dați un exemplu pentru echipă și spuneți „Cred că este mai bine să schimbăm x din acest motiv. Tu ce crezi?" Acest lucru deschide conversația către colaborare, în timp ce primul închide instantaneu orice creativitate.

În cele din urmă, este esențial să stabilești încredere în echipa ta. Spune-le că ești acolo pentru ei și că orice informație pe care o dezvăluie într-un 1:1 rămâne în acel 1:1. Luați în considerare organizarea unei întâlniri în care membrii echipei deschid cu actualizări din viața lor personală, mai degrabă decât să sară direct la serviciu. Lucrătorii de la distanță sunt mai puțin probabil să participe la glume ocazionale de birou, având în vedere că într-adevăr nu pot face acest lucru din locații diferite. Fă-ți timp pentru a-ți cunoaște echipa și arăta-le că și munca poate fi distractivă.

Este imperativ să acționați ca un exemplu pentru echipă. Răspunsul cu respect și empatie va da tonul pentru toată lumea și va stabili că conversațiile deschise și sincere sunt apreciate.

3. Comunica la momentul potrivit

Pe măsură ce adăugați angajați în echipa dvs. de la distanță, luați-vă libertatea de a face primele săptămâni cu compania memorabile. În loc să trimiteți un mesaj rapid Slack prin care să le anunțați angajarea, luați în considerare să le duceți cu avionul la sediul companiei și să vă întâlniți cu ei în persoană. Făcând acest lucru, le puteți dovedi că îi iei în serios și că ești încântat să-i ai în echipă.

Dacă reușiți, încercați să reuniți fizic întreaga echipă de câteva ori pe an. În timp ce lucrătorii de la distanță sunt grozavi în a lucra independent, ar trebui să depui efortul de a-i aduce pe toți împreună, poate chiar lucrând în același birou timp de o săptămână. Lucrul de la distanță poate îmbătrâni rapid, iar evenimentele în persoană pot fi ceva ce toți angajații așteaptă cu nerăbdare.

Când lucrezi de la distanță, o aniversare a serviciului sau o mare piatră de hotar poate fi nesemnificativă. Asigurați-vă că, în calitate de lider, urmăriți aniversarile, zilele de naștere și reperele importante pe care le poate atinge echipa dvs. Când cineva primește o felicitare scrisă de mână sau o placă aniversară de un an, se simte apreciat și important. Aprecierea poate merge mult și reaprinde motivația de a continua să lucreze din greu.

4. Folosiți instrumentele potrivite

Nicio echipă de la distanță nu poate reuși fără tehnologia adecvată a echipei virtuale. Fără instrumentele adecvate, întâlnirile se simt mai enervante decât utile. Dacă ați fost vreodată persoana de la distanță la un apel în care oamenii din cameră nu știau cum să se alăture și chiar au renunțat, probabil ați simțit că nu sunteți apreciat în conversație. Chiar și cu conversații telefonice, fără acel context vizual crucial, este extrem de dificil să citești camera, să știi cine vorbește și să-ți faci vocea auzită.

Având în vedere acest lucru, hardware-ul și software-ul pentru videoconferințe sunt esențiale pentru ca echipele de la distanță să comunice eficient. Oferind tuturor o față și o voce, puteți avea conversații naturale care vă ajută la brainstorming, planificare, strategii, întâlniri 1:1 și team building virtual.

Apoi, echipa ta va avea nevoie de un software de mesagerie. Slack este una dintre cele mai populare în acest moment și orice platformă de mesagerie ar trebui să facă treaba. Ideea din spatele unei platforme de mesagerie instantanee este că echipele de la distanță pot comunica rapid fără a fi nevoie să trimită e-mailuri sau să configureze apeluri video pentru fiecare mică întrebare.

Când luați în considerare o soluție de mesagerie, asigurați-vă că are capacitatea de a permite conversații individuale, conversații de grup și canale sau săli de a permite glumele de zi cu zi în jurul unui anumit subiect. Multe echipe vor avea canale pentru scopuri diferite, cum ar fi un canal de marketing, un canal general, un canal de distracție și jocuri/conversație prostească și multe altele. Oferirea spațiului pentru conversație este o simplă strategie de team building la distanță, care nu trebuie să spargă banca.

Cum să gestionezi o echipă virtuală

Așa că ați angajat oamenii potriviți, ați creat o bază solidă pentru comunicare și i-ați echipat cu cele mai bune instrumente. Echipa ta virtuală este gata, nu? Gresit. Este nevoie de ceva timp pentru a construi o echipă virtuală grozavă și pentru a menține toată lumea productivă, este imperativ să creăm un mediu de lucru sănătos. Pe măsură ce începeți să vă gestionați echipa virtuală, luați în considerare următoarele sfaturi.

1. Promovați team building la distanță

După cum am menționat anterior, team building la distanță nu se va întâmpla în mod natural, necesită efort din partea ta ca manager de echipă virtuală, precum și acceptarea echipei tale. Unele idei pentru team building sunt un stand-up video zilnic, o întâlnire săptămânală de luni în care echipa poate împărtăși ceea ce a făcut în weekend sau o conversație Slack de dimineață.

Alte idei sunt crearea de perechi aleatorii de colegi de echipă pentru apeluri video de cafea. O dată pe săptămână sau o dată pe lună, fiecăruia i se atribuie aleatoriu un partener de cafea și pot stabili timp pentru o întâlnire de 30 de minute pentru a se cunoaște.

Acest lucru funcționează bine dacă oamenii din echipa dvs. s-ar putea să nu interacționeze între ei în mod natural sau dacă faceți parte dintr-o organizație mai mare de la distanță. Acest lucru le va oferi angajaților tăi șansa de a cunoaște oameni într-un mod care imită lovirea de oameni de la birou.

2. Construiește o cultură la distanță (este diferită de cea în persoană)

Construirea culturii nu este ușoară la nicio organizație. Dharmesh Shah a fost un campion pentru construirea și definirea culturii la micul HubSpot de atunci. El a explorat ceea ce era important pentru echipa de conducere, angajați și manageri și a subliniat ce înseamnă acea cultură și cum să o implementeze.

Pentru echipa ta, adună câteva opinii despre ceea ce este important pentru oameni. Oamenii simt că nu își cunosc cu greu colegii de echipă? Au impresia că nu te cunosc atât de bine? Lucrând cu echipa ta pentru a construi o cultură, vei crea un mediu deschis și onest în care împărtășirea este grijulie și oamenii se simt auziți.

3. Întâlnește-te personal

Pentru echipele virtuale, nu contează unde în lume vă aflați și alegeți să lucrați, dar relațiile vor fi consolidate prin interacțiuni ocazionale față în față. Deși beneficiile lucrului de la distanță sunt extinse, ideea de a lua cina ca un întreg grup în afara cutiei mici a laptopului dvs. de acasă nu poate fi înlocuită.

Dacă sunteți capabil să vă întâlniți ca grup, acordați prioritate cunoașterii dvs. activități, strategie și brainstorming și team building. Orice lucru care poate fi realizat efectiv poate fi salvat pentru mai târziu. Dacă bugetul este strâns, experții HR recomandă managerilor virtuali să meargă la subordonații lor directe în cazul în care întreaga echipă nu se poate reuni.

Câteva idei de teambuilding pentru întâlnirile tale trimestriale sunt:

• Cameră de evadare
• Clasa de gatit
• Eveniment sportiv
• Karaoke
• Activitate artistică (curs de ceramică sau pictură)
• Happy hours virtuale

Lasă-ți echipa să dea drumul, iar relațiile de lucru se vor îmbunătăți.

4. Aveți încredere în angajații dvs. de la distanță

Acest lucru ar trebui să fie de la sine înțeles. Mulți lideri încă vin la ideea că munca de la distanță nu înseamnă mai puțină muncă. Harvard Business Review a realizat un studiu care a constatat că, atunci când angajații au putut lucra de la distanță, au efectuat cu 13,5% mai multe apeluri de acasă, au economisit companiei 1.900 USD per angajat în nouă luni și, în plus, satisfacția lor la locul de muncă a crescut.

Multe mituri în jurul muncii de la distanță au fost dezmințite de atunci: lucrătorii de la distanță sunt mai productivi, mai fericiți și costă mai puțin decât lucrătorii tradiționali de birou. Când peste 3.000 de angajați la nivel global au fost întrebați motivul principal pentru care lucrează la distanță, răspunsul de top a fost productivitatea și concentrarea.

5. Înregistrați-vă cu conversații regulate despre dezvoltarea carierei

Lucrătorii de la distanță se pot simți ieșiți din circuit prin conversațiile privind dezvoltarea carierei. Imaginează-ți colegul tău încercând să poarte o conversație despre compensare cu managerul său de la distanță, iar conexiunea lor este lentă. Sunetul lor se întrerupe tot timpul în timp ce el încearcă să discute de ce merită mai mulți bani. Inutil să spun că aceste circumstanțe nu sunt ideale.

Managerii de la distanță pot avea o părtinire neintenționată de a acorda prioritate celor cu care lucrează cel mai îndeaproape și, prin urmare, ar putea fi mai predispuși să aibă conversații despre carieră cu cei cu care comunică cel mai des. Dacă sunteți un manager de la distanță, asigurați-vă că verificați în mod regulat creșterea și progresul echipei dvs. către obiective (și verificați conexiunea înainte de a începe conversația).

6. Folosiți calendare și păstrați-le la zi

O problemă majoră pentru oamenii de la distanță este să nu știe unde sunt membrii echipei sau managerii la un moment dat, dacă lucrează sau offline și de ce nu răspund la Slack sau la e-mail. Ca o curtoazie pentru echipa ta, asigură-te că calendarul tău este actualizat. Chiar dacă veți fi departe de computer pentru prânz, asigurați-vă că îl împărtășiți, astfel încât membrii echipei să poată vedea rapid că sunteți ocupat și că veți reveni la ei mai târziu în cursul zilei.

Beneficiile echipelor virtuale

Gestionarea unei echipe virtuale poate fi o experiență extrem de plină de satisfacții, dar poate avea și beneficii care ajută organizația în ansamblu.

• Productivitate crescuta. Membrii echipei virtuale pot economisi timp și bani atunci când lucrează de acasă. Fără navetă și fără taxă lunară de navetă.
• Baza de talente mai mare: a nu fi limitat doar la talentul local poate deschide ușile pentru a adăuga cei mai experimentați oameni în echipă.
• O mai bună flexibilitate personală. Lucrătorii de la distanță își pot stabili propriul program și pot lucra atunci când este cel mai bine pentru ei.
• Scăderea costurilor de birou. Lucrătorii de la distanță nu trebuie să utilizeze spațiul de birou, permițând organizațiilor să folosească și să plătească pentru un spațiu mai mic și mai puțin costisitor, care găzduiește angajații din birou.
• O zi de lucru mai lungă. Deoarece angajații de la distanță pot fi localizați la nivel internațional și pot lucra în diferite fusuri orare, companiile pot funcționa pe un program de 24 de ore, mai degrabă decât pe un program de 12 ore.

Provocările echipelor virtuale

Deși lucrul într-o echipă virtuală are cu siguranță beneficiile sale, există o cantitate destul de mare de eșecuri de care managerii vor trebui să fie conștienți de care merg înainte.

• Comunicare slabă. Atunci când poți conversa doar cu colegii prin intermediul aplicațiilor de videoconferință și slăbiciune, poate fi greu de înțeles tonul lor. Chiar și prin video, este o provocare să înțelegi limbajul corpului și expresiile faciale.
• Probleme de tehnologie. Dacă angajații de la distanță întâmpină probleme de conectare la internet, acest lucru poate încetini progresul întregii echipe până când problema este rezolvată.
• Lipsa managementului. Dacă un manager devine relaxat în stilul său de management, angajaților le este dificil să comunice eficient. Dacă managerul nu se înregistrează în mod constant, membrului echipei poate fi dificil să contacteze dacă are o problemă.

Una dintre cele mai mari provocări pentru echipele distribuite este construirea culturii de echipă. Atunci când echipa ta nu poate să ia băuturi după serviciu, să ia prânzul împreună sau să se angajeze în discuții la birou, activitățile de team building sunt mai mult un efort concertat. Echipele virtuale necesită team building intenționat și deliberat, care vine de sus în jos.

În calitate de manager de echipă virtuală, este responsabilitatea ta să te asiguri că echipa ta nu devine total izolată în mediul lor de lucru la distanță. Pentru lucrătorii hibrizi, întâlnirile video improvizate pot ajuta la interacțiunea cu colegii din toată țara într-un mod care se simte natural și se aseamănă cu ideile care răspund de colegii de la birou.

Munca în echipă face ca visul să funcționeze

Gestionarea unei echipe la distanță este distractivă, provocatoare și, în cele din urmă, plină de satisfacții. Înregistrați-vă frecvent cu echipa dvs. de la distanță și asigurați-vă că toată lumea primește timpul (video) față în față de care au nevoie.

Sursă

Dacă construiți o echipă virtuală, armați-le instrumentele de care au nevoie pentru a avea succes, astfel încât să poată arăta și ei așa.

Asigurați-vă că consultați centrul de lucru de la distanță al G2 pentru a obține sfaturi pregătite despre toate lucrurile legate de lucrul la distanță, acum și întotdeauna.