إدارة الفرق الافتراضية: كيفية الحصول عليها بالشكل الصحيح

المكاتب لا تشبه ما كانت عليه منذ سنوات عديدة.

اليوم ، لا توجد مقصورات ، وتبدو الاجتماعات مختلفة أيضًا. بدلاً من حشر الناس في غرفة الاجتماعات والالتفاف حول جهاز عرض ، فإن الاجتماعات اليوم تضم العديد من أعضاء الفريق الذين يضبطون من مواقع بعيدة عبر مؤتمرات الفيديو. ما هو مختلف؟ لقد تحولت الدردشات الهاتفية السريعة إلى مكالمات تكبير سريعة. لقد تحولت رسائل البريد الإلكتروني إلى ركود.

بشكل عام ، أصبحت الفرق أكثر مرونة وأقل حصرًا في موقع مادي. وقد أدى ذلك إلى ظهور أنواع قليلة مختلفة من الفرق التي يمكن أن توجد في مكان العمل الحديث. هناك فرق داخل المكتب بالكامل ، والتي تتبدد ببطء مع نمو العمل عن بُعد. هناك فرق مختلطة ، حيث يعمل أعضاء الفريق إما في المكتب أو عن بُعد أو بالتبديل بين الاثنين. أخيرًا ، هناك فرق افتراضية.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف فوائد وتحديات الفرق الافتراضية وكذلك كيفية بنائها وإدارتها بنجاح.

ظهور الفرق الافتراضية

على مدى السنوات العشر الماضية ، كانت هناك زيادة كبيرة في العاملين والفرق والشركات عن بُعد في الولايات المتحدة. في عام 2014 ، توقعت London Business School أن يعمل أكثر من نصف الموظفين عن بُعد بحلول عام 2020. وفي عام 2019 ، قفزت هذه النسبة إلى 69٪ ، متجاوزة هذا التوقع بسهولة.

على مر السنين ، تبنت المزيد والمزيد من الشركات سياسة العمل المريح من المنزل. لقد أصبح من المعتاد أن تتوقع أن يتم إنجاز بعض أعمالك عن بُعد (إذا اخترت ذلك بالطبع). هذه أخبار جيدة لأي شخص يواجه مشاكل في الإنتاجية أثناء وجوده في المنصب.

أجرى نيكولاس بلوم ، الأستاذ بجامعة ستانفورد ، بحثًا ووجد أن العمل عن بُعد يمكن أن يزيد الإنتاجية الإجمالية. وذكر التقرير أن الموظفين الذين يعملون من المنزل وجدوا أنه من الأسهل التركيز وكانوا أقل ميلاً لقضاء يوم مرض.

العمل عن بعد يفيد أرباب العمل كذلك. في المتوسط ​​، يوفر أرباب العمل 2000 دولار لكل موظف كل عام على تكاليف العقارات. المنظمات التي تسمح بالعمل عن بعد ترى معدل دوران أقل بنسبة 25٪ من تلك التي لا تسمح بذلك. كما أنهم يرون دورات توظيف أقصر ، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى العدد الأكبر من المتقدمين والقدرة على تقديم خيارات مرنة.

الآن ، تمتلك القوة العاملة الأمريكية خيار العمل عن بُعد بالقرب من قلوبهم. يُظهر بحث جالوب أن 54٪ من العاملين في المكاتب يقولون إنهم سيتركون وظائفهم من أجل وظيفة توفر وقت عمل مرنًا. ووجدت أيضًا أن المشاركة الوظيفية زادت عندما يقضي الموظفون بعض الوقت في العمل عن بُعد وبعض الوقت في العمل مع زملائهم في العمل. زيادة مشاركة الموظفين تعني أداءً أفضل.

بالنسبة لأولئك الذين يديرون فرقًا افتراضية ، افهم أنك ستواجه مجموعة فريدة من التحديات والفوائد ، لكن الفوائد بشكل عام تفوق الصعوبات. على سبيل المثال ، أظهرت الأبحاث أن الموظفين الذين يعملون عن بعد مرة واحدة على الأقل في الشهر يكونون أكثر سعادة بنسبة 24٪ من أولئك الذين لا يعملون أبدًا.

كيفية بناء فرق افتراضية ناجحة

تلعب العديد من العوامل دورًا في إنشاء فريق افتراضي ناجح ، ولا توجد طريقة واحدة صحيحة للقيام بذلك. قبل أن تبدأ في بناء فريق بعيد ، هناك بعض الخطوات التي يجب عليك معالجتها أولاً.

1. جمع الأشخاص المناسبين معًا

تتمثل الخطوة الأولى في بناء فريق افتراضي فعال في التأكد من تعيين (أو تدريب) موظفين مجهزين ومستعدين للانتقال إلى الحياة البعيدة. إذا كان الموظف يزدهر في المكتب ، فأنت تلحق به ضررًا إذا قمت بإعداده في فريق بعيد. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من اختيار الأشخاص الذين لديهم مهارات اتصال رائعة ويشعرون بالراحة في العمل بشكل مستقل.

عندما تقوم ببناء فريقك ، تأكد من تقييم حجم الفريق. من السهل على الجميع التواصل والتعاون مع فرق مكونة من 10 أفراد أو أقل بدلاً من فريق مكون من 30 شخصًا عن بُعد. يجب على مديري الفرق البعيدة جدولة اجتماعات افتراضية 1: 1 مع تقاريرهم المباشرة كل أسبوع لضمان حصول كل موظف على الوقت الذي يحتاجونه لمناقشة الانتصارات والمخاوف.

في بعض الحالات ، يمكن للموظفين عن بعد أن يبدأوا في الوقوع في فخ التسكع الاجتماعي. قد يفترضون أنه نظرًا لوجود العديد من أعضاء الفريق الذين يعملون في مشروع ما ، يمكنهم الابتعاد أو قضاء وقت أقل في العمل. أخلاق القصة ، التزم بالفرق الأصغر عند بناء فريق بعيد تمامًا. سيعطيهم ذلك القدرة على التواصل مع الجميع على أساس منتظم ، مما يحسن رابطة الفريق.

2. تعيين أفضل قيادة

الفريق لا شيء بدون قائد عظيم. سيحتاج المديرون الذين يقودون الفرق البعيدة (خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى لهم) إلى وضع بعض الأشياء في الاعتبار.

أولاً وقبل كل شيء ، حافظ على التواصل مفتوحًا وشفافًا. لا أحد يحب أن يترك في الظلام بشأن المشاريع أو الموضوعات التي يراقبها عن كثب. يجب أن يعتاد المديرون عن بُعد على شرح سبب استدعاء الاجتماع ، وما يجب القيام به ، وكيف يؤثر ذلك على فريق OKRs. هذا ليس شيئًا لمرة واحدة أيضًا. ستساعد التفسيرات المتكررة للأهداف والمشاريع فريقك على فهم أفضل لكيفية مساهمتهم.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تعليم فريقك كيفية التحدث بعناية يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا عند التحدث عبر Slack أو البريد الإلكتروني. بدلاً من قول ، "نحن بحاجة إلى تغيير س" ، ضع مثالاً للفريق وقل "أعتقد أنه من الأفضل أن نغير س لهذا السبب. ما رأيك؟" هذا يفتح المحادثة للتعاون في حين أن الأول يغلق على الفور أي إبداع.

أخيرًا ، من الضروري بناء الثقة مع فريقك. دعهم يعرفون أنك موجود من أجلهم وأن أي معلومات يكشفون عنها في 1: 1 تبقى في 1: 1. ضع في اعتبارك عقد اجتماع يفتح فيه أعضاء الفريق تحديثات من حياتهم الشخصية بدلاً من القفز مباشرة إلى العمل. من غير المرجح أن يشارك العمال عن بعد في مزاح المكتب غير الرسمي بالنظر إلى أنهم لا يستطيعون فعل ذلك من مواقع مختلفة. خذ وقتًا للتعرف على فريقك وأظهر لهم أن العمل يمكن أن يكون ممتعًا أيضًا.

من الضروري أن تكون قدوة للفريق. سيؤدي الرد باحترام وتعاطف إلى تحديد نغمة الجميع وإثبات قيمة المحادثات المفتوحة والصادقة.

3. التواصل في الوقت المناسب

عند إضافة موظفين إلى فريقك البعيد ، خذ حريتك في جعل الأسابيع القليلة الأولى مع الشركة لا تُنسى. بدلاً من إرسال رسالة Slack سريعة للإعلان عن عملهم ، فكر في نقلهم إلى مقر الشركة والاجتماع معهم شخصيًا. يمكن أن يثبت القيام بذلك لهم أنك تأخذهم على محمل الجد وأنك متحمس للانضمام إلى الفريق.

إذا كنت قادرًا ، فحاول جمع الفريق بأكمله جسديًا معًا بضع مرات في السنة. في حين أن العمال عن بعد بارعون في العمل بشكل مستقل ، يجب أن تبذل جهدًا لجمع الجميع معًا ، وربما حتى العمل في نفس المكتب لمدة أسبوع. يمكن أن يصبح العمل عن بُعد سريعًا ويمكن أن تكون الأحداث الشخصية شيئًا يتطلع إليه جميع الموظفين.

عندما تعمل عن بُعد ، يمكن أن تشعر الذكرى السنوية للعمل أو حدثًا هامًا بأنه غير مهم. تأكد من أنك كقائد ، يمكنك تتبع المناسبات السنوية وأعياد الميلاد والمعالم الهامة التي قد يصل إليها فريقك. عندما يتلقى شخص ما بطاقة عيد ميلاد مكتوبة بخط اليد أو لوحة تذكارية مدتها عام واحد ، فإنه يشعر بالتقدير والأهمية. يمكن أن يقطع التقدير شوطًا طويلاً ويعيد إشعال الحافز لمواصلة العمل الجاد.

4. استخدم الأدوات الصحيحة

لا يمكن لأي فريق بعيد أن ينجح بدون تقنية الفريق الافتراضية المناسبة. بدون الأدوات المناسبة ، تبدو الاجتماعات مزعجة أكثر من كونها مفيدة. إذا كنت في أي وقت من الأوقات الشخص البعيد في مكالمة حيث لا يعرف الأشخاص في الغرفة كيفية الانضمام وحتى استسلموا ، فمن المحتمل أنك شعرت أنك لم تكن موضع تقدير في المحادثة. حتى مع المحادثات الهاتفية ، بدون هذا السياق المرئي المهم ، من الصعب للغاية قراءة الغرفة ومعرفة من يتحدث وسماع صوتك.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، تعد أجهزة وبرامج مؤتمرات الفيديو ضرورية للفرق البعيدة للتواصل بشكل فعال. من خلال منح الجميع وجهًا وصوتًا ، يمكنك إجراء محادثات طبيعية تساعد في تبادل الأفكار والتخطيط ووضع الاستراتيجيات والاجتماعات الفردية وبناء الفريق الافتراضي.

بعد ذلك ، سيحتاج فريقك إلى برنامج مراسلة. يعد Slack واحدًا من أكثر البرامج شيوعًا في الوقت الحالي ، ويجب أن تقوم أي منصة مراسلة بهذه الحيلة. تكمن الفكرة وراء نظام المراسلة الفورية في أنه يمكن للفرق البعيدة التواصل بسرعة دون الحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني أو إعداد مكالمات فيديو لكل طلب صغير.

عند التفكير في حل المراسلة ، تأكد من أن لديه القدرة على المحادثات الفردية والمحادثات الجماعية والقنوات أو الغرف للسماح بالمزاح اليومي حول موضوع معين. سيكون لدى العديد من الفرق قنوات لأغراض مختلفة مثل قناة التسويق ، والقناة العامة ، والمرح والألعاب / قناة المحادثة السخيفة ، والمزيد. إن توفير مساحة للمحادثة هو إستراتيجية بسيطة لبناء الفريق عن بُعد لا تحتاج إلى كسر البنك.

كيفية إدارة فريق افتراضي

لذا فقد وظفت الأشخاص المناسبين ، وأنشأت أساسًا قويًا للتواصل ، وزودتهم بأفضل الأدوات. فريقك الافتراضي جاهز للانطلاق ، أليس كذلك؟ خاطئ - ظلم - يظلم. يستغرق بناء فريق افتراضي رائع بعض الوقت ، ومن أجل الحفاظ على إنتاجية الجميع ، من الضروري إنشاء بيئة عمل صحية. عندما تبدأ في إدارة فريقك الافتراضي ، فكر في استخدام النصائح التالية.

1. تعزيز بناء الفريق عن بعد

كما ذكرنا سابقًا ، لن يحدث بناء الفريق عن بُعد بشكل طبيعي ، فهو يتطلب مجهودًا من جانبك كمدير فريق افتراضي ، بالإضافة إلى اشتراك من فريقك. بعض الأفكار لبناء الفريق هي عرض فيديو يومي ، أو اجتماع أسبوعي يوم الاثنين حيث يمكن للفريق مشاركة ما فعلوه خلال عطلة نهاية الأسبوع ، أو محادثة صباحية على Slack.

تقوم بعض الأفكار الأخرى بإنشاء أزواج عشوائية من زملائهم في مكالمات القهوة عبر الفيديو. مرة واحدة في الأسبوع أو مرة في الشهر ، يتم تعيين شريك قهوة عشوائيًا للجميع ويمكنهم إعداد وقت لاجتماع مدته 30 دقيقة للتعرف على بعضهم البعض.

يعمل هذا بشكل جيد إذا كان الأشخاص في فريقك قد لا يتفاعلون مع بعضهم البعض بشكل طبيعي أو إذا كنت جزءًا من مؤسسة بعيدة أكبر. سيعطي هذا لموظفيك فرصة للتعرف على الأشخاص بطريقة تحاكي الاصطدام بالأشخاص في المكتب.

2. بناء ثقافة بعيدة (تختلف عن الثقافة الشخصية)

بناء الثقافة ليس بالأمر السهل في أي منظمة. كان دارمش شاه بطلاً في بناء وتعريف الثقافة في HubSpot الصغيرة آنذاك. استكشف ما هو مهم لفريق القيادة والموظفين والمديرين ، وحدد ما تعنيه هذه الثقافة وكيفية تنفيذها.

بالنسبة لفريقك ، اجمع بعض الآراء حول ما هو مهم للناس. هل يشعر الناس أنهم بالكاد يعرفون زملائهم في الفريق؟ هل يشعرون أنهم لا يعرفونك جيدًا؟ من خلال العمل مع فريقك لبناء ثقافة ، ستنشئ بيئة منفتحة وصادقة حيث تكون المشاركة موضع اهتمام ويشعر الناس بأنهم مسموعون.

3. يجتمع شخصيا

بالنسبة للفرق الافتراضية ، لا يهم مكان وجودك في العالم واختيار العمل ، ولكن سيتم تعزيز العلاقات من خلال التفاعلات العرضية وجهاً لوجه. في حين أن فوائد العمل عن بُعد واسعة النطاق ، إلا أن فكرة تناول العشاء كمجموعة كاملة خارج الصندوق الصغير للكمبيوتر المحمول في المنزل لا يمكن استبدالها.

إذا كنت قادرًا على الاجتماع كمجموعة ، فامنح الأولوية للتعرف على أنشطتك واستراتيجيتك وعصف ذهني وبناء الفريق. يمكن حفظ أي شيء يمكن القيام به فعليًا لوقت لاحق. إذا كانت الميزانية ضيقة ، يوصي خبراء الموارد البشرية بأن يذهب المديرون الافتراضيون إلى تقاريرهم المباشرة في حالة عدم تمكن الفريق بأكمله من الاجتماع معًا.

بعض أفكار بناء الفريق للقاءات ربع السنوية هي:

• غرفة الهروب
• حصة الطبخ
• حدث رياضي
• كاريوكي
• نشاط فني (فصل صناعة الفخار أو الرسم)
• ساعات سعيدة افتراضية

دع فريقك يخسر ، وستتحسن علاقات العمل.

4. ثق بموظفيك البعيدين

هذا يجب أن يذهب دون أن يقول. لا يزال العديد من القادة يدورون حول فكرة أن العمل عن بعد لا يعني عملًا أقل. أجرى هارفارد بيزنس ريفيو دراسة وجدت أنه عندما كان الموظفون قادرين على العمل عن بعد ، فإنهم أكملوا مكالمات أكثر بنسبة 13.5٪ من المنزل ، ووفروا للشركة 1900 دولار لكل موظف على مدى تسعة أشهر ، وفوق ذلك زاد رضاهم الوظيفي.

منذ ذلك الحين تم فضح الخرافات العديدة حول العمل عن بعد: العمال عن بعد أكثر إنتاجية وسعادة وأقل تكلفة من عمال المكاتب التقليدية. عندما سُئل أكثر من 3000 موظف عالمي عن السبب الرئيسي للعمل عن بُعد ، كانت الاستجابة القصوى هي الإنتاجية والتركيز.

5. تحقق من خلال محادثات النمو الوظيفي المنتظمة

يمكن للعمال عن بعد أن يشعروا بأنهم خارج الحلقة مع محادثات النمو الوظيفي. تخيل أن زميلك يحاول إجراء محادثة حول التعويض مع مديره البعيد ، واتصاله بطيء. يتقطع صوتهم طوال الوقت بينما يحاول مناقشة سبب استحقاقه المزيد من المال. وغني عن القول أن هذه الظروف ليست مثالية.

يمكن أن يكون لدى المديرين عن بُعد تحيز غير مقصود لإعطاء الأولوية لمن يعملون معهم عن كثب ، وبالتالي قد يكونون أكثر عرضة لإجراء محادثات مهنية مع من يتواصلون معهم في أغلب الأحيان. إذا كنت مديرًا عن بُعد ، فتأكد من التحقق بانتظام من نمو فريقك والتقدم نحو الأهداف (وتحقق من اتصالك قبل بدء المحادثة).

6. استخدام التقويمات وتحديثها باستمرار

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية للأشخاص البعيدين في عدم معرفة مكان وجود أعضاء الفريق أو المديرين في وقت معين ، سواء كانوا يعملون أم لا ، ولماذا لا يستجيبون لـ Slack أو البريد الإلكتروني. تقديرًا من فريقك ، تأكد من تحديث التقويم الخاص بك. حتى إذا كنت ستبتعد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتناول طعام الغداء ، فتأكد من مشاركة ذلك حتى يتمكن أعضاء فريقك من رؤية أنك مشغول بسرعة وأنك ستعود إليهم في وقت لاحق من اليوم.

فوائد الفرق الافتراضية

يمكن أن تكون إدارة فريق افتراضي تجربة مجزية للغاية ولكن يمكن أن يكون لها أيضًا فوائد تساعد المنظمة ككل.

• زيادة الإنتاجية. يمكن لأعضاء الفريق الافتراضي توفير الوقت والمال عند العمل من المنزل. لا تنقل ولا رسوم سفر شهرية.
• مجموعة أكبر من المواهب: عدم الاقتصار على المواهب المحلية فقط يمكن أن يفتح الأبواب لإضافة الأشخاص الأكثر خبرة إلى الفريق.
• مرونة شخصية أفضل. يمكن للعاملين عن بُعد تعيين جدولهم الزمني والعمل عندما يكون ذلك أفضل بالنسبة لهم.
• انخفاض في تكاليف المكتب. لا يحتاج العاملون عن بُعد إلى استخدام المساحات المكتبية ، مما يسمح للمؤسسات باستخدام مساحة أصغر وأقل تكلفة والدفع مقابلها تتسع للموظفين داخل المكتب.
• يوم عمل أطول. نظرًا لإمكانية تواجد الموظفين عن بُعد دوليًا والعمل في مناطق زمنية مختلفة ، يمكن للشركات العمل وفقًا لجدول 24 ساعة بدلاً من جدول 12 ساعة.

تحديات الفرق الافتراضية

أثناء العمل في فريق افتراضي له فوائده بالتأكيد ، هناك قدر لا بأس به من النكسات التي سيحتاج المديرون إلى إدراكها للمضي قدمًا.

• تواصل ضعيف. عندما يمكنك التحدث مع الزملاء فقط عبر تطبيقات مؤتمرات الفيديو وفترة الركود ، فقد يكون من الصعب فهم نبرة صوتهم. حتى فوق الفيديو ، من الصعب التعرف على لغة الجسد وتعبيرات الوجه.
• قضايا التكنولوجيا. إذا واجه الموظفون عن بُعد مشاكل في الاتصال بالإنترنت ، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء تقدم الفريق بأكمله حتى يتم حل المشكلة.
• نقص الإدارة. إذا أصبح المدير مرتاحًا في أسلوب إدارته ، فقد يجد الموظفون صعوبة في التواصل بشكل فعال. إذا كان المدير لا يسجل الوصول باستمرار ، فقد يجد عضو الفريق صعوبة في التواصل إذا كانت لديه مشكلة.

أحد أكبر التحديات التي تواجه الفرق الموزعة هو بناء ثقافة الفريق. عندما لا يكون فريقك قادرًا على الذهاب لتناول المشروبات بعد العمل ، أو تناول الغداء معًا ، أو الانخراط في دردشة مكتبية ، فإن ذلك يجعل أنشطة بناء الفريق أكثر تضافرًا. تتطلب الفرق الافتراضية بناء فريق هادف ومدروس ، والذي يأتي من الأعلى إلى الأسفل.

بصفتك مدير فريق افتراضي ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من عدم عزل فريقك تمامًا في بيئة العمل البعيدة. بالنسبة للعمال الهجين ، يمكن أن تساعد اجتماعات الفيديو المرتجلة في التفاعل مع الزملاء في جميع أنحاء البلاد بطريقة تبدو طبيعية وتتوازى مع الأفكار المرتدة من زملاء العمل في المكتب.

العمل الجماعي يجعل العمل الحلم

تعد إدارة فريق بعيد أمرًا ممتعًا ومليئًا بالتحديات ومجزية في النهاية. تحقق مع فريقك البعيد بشكل متكرر ، وتأكد من حصول الجميع على الوقت الذي يحتاجون إليه (الفيديو) وجهًا لوجه.

مصدر

إذا كنت تبني فريقًا افتراضيًا ، فقم بتسليحهم بالأدوات التي يحتاجون إليها ليكونوا ناجحين ، حتى يظهروا على هذا النحو أيضًا.

تأكد من إطلاعك على مركز العمل عن بُعد الخاص بـ G2 للحصول على نصائح منظمة حول كل ما يتعلق بالعمل عن بُعد ، الآن ودائمًا.