準備虛擬會議：您需要了解的禮儀

隨著世界上越來越多的人接受遠程工作，虛擬會議正在成為常態。

世界各地的公司都開始認識到靈活的在家工作政策的好處。 儘管世界上大多數勞動力並非 100% 虛擬化，但將新工具和軟件集成到團隊的武器庫中，讓每個人都有信心進行遠程協作和工作，這絕對不會有什麼壞處。

這就是虛擬會議的魔力發揮作用的地方。

參加者只需要幾件東西就可以參加虛擬會議：互聯網連接、網絡攝像頭和麥克風（通過他們的計算機揚聲器或通過電話）。 這使得任何人都可以方便地主持和參加虛擬會議，無論他們的工作級別如何。

在本文中，我們將討論虛擬會議的優點和缺點、最佳實踐以及可用於有效進行這些活動的工具。

為什麼今天的虛擬會議很重要

隨著世界繼續適應遠程工作生活方式，虛擬連接已成為絕大多數公司的新常態。 通過 Skype 和 Zoom 等應用程序與團隊成員會面可以幫助企業保持正軌並繼續保持生產力。

許多公司多年來一直在使用視頻會議軟件，並且已經習慣於每天使用虛擬會議工具。 如果您的團隊、部門或公司正在過渡到偏遠的生活方式，那麼您不可避免地必須適應無數新工具來幫助您。

願意學習如何運行虛擬會議或如何有效協作的基礎知識僅僅是個開始。

虛擬會議的好處

虛擬會議有很多好處，尤其是在時間和輕鬆方面。 許多視頻會議工具可以快速集成，一次最多可容納 5,000 名參與者。

此外，通過視頻通話與您的團隊會面可以幫助每個人保持敏銳的社交技能並閱讀無法通過音頻通話翻譯的肢體語言。

使用虛擬會議的其他優勢包括：

• 遠程工作意味著減少旅行費用。 員工無需支付通勤費用（火車、停車位等）
• 虛擬會議讓員工有更靈活的日程安排，讓他們有更多時間從事愛好、鍛煉或簡單的自我保健
• 看到面孔而不僅僅是聲音可以建立更真實的聯繫
• 位置不受影響，團隊成員幾乎可以在任何地方連接
• 視頻會議軟件相對便宜，而且很多人已經知道如何使用它
• 一場頭腦風暴或協作是一個視頻通話
• 與音頻通話相比，人們不太可能在視頻通話中出現問題
• 缺乏會議室不是問題
• 您可以通過一次虛擬會議與大型團體、團隊或整個公司進行交流，並且可以快速共享信息，加快項目進度

關於虛擬會議軟件是企業的必需品還是“必備”便利設施的爭論仍在繼續。 儘管許多行業正在過渡以提供更靈活的遠程工作政策，但有些行業仍然落後。 它可能不是所有行業的必需品，但可以對員工的生產力和心理健康產生重大影響。

虛擬會議的缺點

雖然進行虛擬會議的好處很多，但您仍然應該考慮一些缺點。 輕鬆和方便非常好，但在瞬間，您可能會遇到視頻/音頻延遲或不祥的掉線。 這些事情伴隨著在虛擬團隊中工作，但如果問題沒有得到解決，可能會讓人感到厭煩。

其他虛擬會議挑戰可能包括：

• 技術困難始終是一種威脅。 一些員工可能會遇到互聯網連接不佳或計算機出現故障的情況
• 雖然看到同事的臉肯定比聽到他們的聲音好，但仍然很難解讀微妙的肢體語言線索，阻礙團隊聯繫
• 不是每個人都會像你想要的那樣專注。 諸如電子郵件、社交媒體和家庭生活之類的干擾將永遠在後台
• 如果您的團隊是全球性的，您可能很難記住時差並安排適合所有人的會議
• 由於技術問題，會議時間經常被推遲。 這可以減少本來可以用來為項目或目標集思廣益的會議時間
• 員工可能會發現很難開口說話，尤其是當多人同時講話時，電話會很擁擠
• 可以在虛擬會議中確定行動項目，但與面對面會議相比，它們不太可能在電話會議後完成

虛擬會議禮儀

儘管您以前可能參加過虛擬會議，但仍然很容易屈服於會議禁忌。 主持和參加遠程會議與面對面交談完全不同，因此請確保事先了解您的禮儀。

制定基本規則

在你的會議之前，讓每個人都知道基本規則是什麼。 這將指導所有參與者的行為，並幫助會議順利進行。 基本規則可以是任何事情，從每個人在最初打招呼後將麥克風靜音到儘早簽約以迅速開始。

另一個常見的問題（特別是如果通話是純音頻或不同的團隊正在開會）是要求每個人自我介紹，以便參與者知道誰在線。 在您提出想法或想法之前了解您的聽眾總是有幫助的。

這似乎是常識，但要求所有參與者全神貫注於通話可能是低於標準的虛擬會議與出色的虛擬會議之間的區別。 任何背景噪音或乾擾都可能打斷會議的進行，因此請務必讓參與者找一個安靜的地方接聽電話。

使用破冰船

是的，這可能是書中最古老的把戲，但破冰船可能只是讓人們在會議前交談和充滿活力的東西。 如果您的團隊偏遠且很少親自見面，他們很快就會感到與同事隔絕。 在會議開始時提出一個有趣的問題將使對話繼續進行並促進團隊凝聚力。

破冰船可以是諸如“這個週末每個人都做了什麼？”之類的問題。 或“你現在期待什麼？” 它們可能是陳詞濫調，但它們可以使沉悶的會議活躍起來。

分割較長的會議

如果您要主持更長的會議，請將其分成不同的部分。 將某些主題分配給會議發言人，並將它們組織成 10-20 分鐘長的部分。

你的大腦很快就會變得疲倦，尤其是在會議時間超過一個小時的情況下。 細分會議可以幫助每個人在整個過程中保持專注和參與。

此外，整個過程中有多個人在場。 不同的聲音可以引起分區的人的注意。

一些虛擬會議禮儀是普通常識。 這包括：

• 說清楚
• 自然的手勢
• 如果您是旁觀者，請將自己靜音
• 在有合適背景的地方接電話（如果你能看到你身後凌亂的床或室友，找一個更合適的位置）
• 限制打字，因為它可能會吵鬧和分散注意力
• 讓通話中的其他參與者發言，盡量不要打斷
• 限制邊談話，無論是在通話中還是通過消息系統
• 不要喊
• 通話期間不要吃東西
• 穿著得體參加會議
• 盡可能讓每個人都按計劃進行
• 看著相機，而不是你的電子郵件或其他項目
• 做你自己，鼓勵你的團隊在每次會議上全神貫注

無論您是參加虛擬會議還是面對面會議，請始終尊重您周圍的人，並以積極的態度為目標。

虛擬會議最佳實踐

既然您已經在會議之前為每個人做好了準備，現在是時候討論一些您可以實施的最佳實踐了。 從會議結構到參與，以下六種做法將為您的視頻會議帶來額外的魅力。

1. 確定您開會的原因以及出席會議的人員

在召開會議之前，請確保心中有一個明確的目標。 想想你想在會議期間發生什麼。 你需要人們聚在一起集思廣益嗎？ 您需要向團隊提供重要信息嗎？

需要討論什麼以及按什麼順序討論？ 您估計需要多少時間來展示所有內容？ 這些都是您在主持虛擬會議之前應該問自己的所有問題。

2. 輕鬆接聽電話

加入會議並立即進入討論可能會令人不快。 相反，慢慢地打開會議，讓每個人都打個招呼，問每個人今天過得怎麼樣。

當您以虛擬方式見面時，您會錯過辦公室中會發生的團隊聯繫。 讓人們在會議的前幾分鐘聊天。 在議程開始之前，這將使每個人都感到舒適和放鬆。

3. 保持正軌

沒有人喜歡浪費時間。 在會議之前，請務必制定明確的議程並將其發送給所有參與者。 這可以像將其添加到 Google 日曆事件一樣簡單。

在會議期間，參考議程並堅持下去。 很多時候，一個一小時的會議本來可能是半小時，所以請保持主題並在最後確定可操作的後續步驟，以便參與者知道之後對他們的期望。

4. 與會議參與者互動

每次與團隊會面時，參與都應該是一個目標，但要做到這一點可能很困難。 如果參與者變得興奮並開始互相討論，想法可能會在噪音中迷失，並且可能會產生挫敗感。 此外，如果有些人害羞，他們可能根本不會說話。 這一切都可以通過受控參與來解決。

隨著會議的進行，定期停下來詢問小組是否有問題或想法要分享。 你的工作是確保每個人都有平等的發言機會，並提醒每個人沒有一個問題是愚蠢的問題。 此外，暫停演示以徵求意見可以幫助每個人保持專注和參與。

5.記錄會議細節

在會議期間指定某人做筆記可能很有用（特別是如果會議是頭腦風暴）。 此人可以在會議結束後將筆記發送出去，這樣每個人都可以記錄會議中發生的事情以及接下來的步驟。

如果您想了解參與者對會議的感受，您還可以使用實時收集信息的調查工具。 調查工具可以讓您深入了解每個人對項目、想法或創新的感受。 如果您真的想要他們的誠實意見，請允許他們匿名回答。

6. 找到您理想的視頻會議工具

儘管遠程工作只需要互聯網連接和準系統軟件堆棧，但在決定將哪些工具和軟件投入使用時仍然需要考慮很多。

對於最簡單的視頻會議設置，請保持簡單而不是過於復雜。 盡量只使用你需要的技術。 這可以防止未來出現嚴重的頭痛問題。

注意：培訓團隊領導和管理人員如何使用該軟件減少會議延誤。 確保每個人在會議前都將適當的軟件和工具加載到他們的計算機上。

最好的視頻會議軟件

在為您的企業選擇合適的視頻會議軟件時，有無數種選擇。 每個團隊的工作方式都不同，這就是評估每個人的需求很重要的原因，這樣您就可以創造出最好的（壓力最小的）虛擬會議體驗。

* 以下是 G2 2020 年春季網格報告中排名前 10 位的視頻會議軟件解決方案。 為了語法和清晰度，可能會編輯一​​些評論。

1.縮放

Zoom 將雲視頻會議、簡單的在線會議和群組消息整合到一個易於使用的平台中。 Zoom 在 Windows、Mac、iOS、Android、Blackberry、Zoom Rooms 和 H.323/SIP 房間系統中提供最佳的視頻、音頻和屏幕共享體驗。

用戶喜歡什麼：

“Zoom 允許用戶快速連接到視頻會議平台，而無需執行多個步驟、登錄、身份驗證或彈出窗口。 我可以打開一個 Zoom 鏈接並立即進入聊天“房間”，這非常方便，無需進一步的麻煩。 我也很欣賞 Zoom 的默認設置不允許視頻或麥克風音頻訪問，直到您手動允許軟件使用它們。”

- Zoom 評論，Katie K.

用戶不喜歡什麼：

“Zoom 與所有在線課程平台一樣，都非常依賴兩端的 WiFi 連接。 如果教師和學生有高速WiFi連接，那麼課程質量還可以。 否則，視頻和/或音頻將丟失，或者無法保持良好同步。”

- Zoom 評論，Mark P.

2. Skype

Skype 是一種電信應用程序，專門通過互聯網在計算機、平板電腦、移動設備、Xbox One 控制台和智能手錶之間提供視頻聊天和語音通話。 Skype 還提供即時消息服務。 用戶可以傳輸文本、視頻、音頻和圖像。

用戶喜歡什麼：

“我喜歡在辦公室使用這款軟件。 在這份工作之前，我只是出於個人原因使用 Skype，並且對我從未使用過的所有功能感到驚訝。 視頻會議非常簡單，幾乎沒有任何延遲。 簡單的靜音功能有助於保持電話會議的順暢和無中斷。 Skype 對於我們與客戶和遠程員工保持溝通至關重要，到目前為止，無論如何我都沒有讓我失望。”

- Skype 評論，Kimani M.

用戶不喜歡什麼：

“我不喜歡這個 Skype 的一點是，這個應用程序不支持共享計算機屏幕的功能，以便所有參加會議的人都可以查看屏幕。 因此，由於這個限制，我必須下載 Skype 的另一個變體，並且我必須同時在我的系統上運行這兩個應用程序。”

- Skype 評論，Ali Hasnain B.

3. 思科 Webex 會議

Cisco Webex Meetings 在您的所有設備上為您帶來簡單、一致、現代的視頻體驗，並與您已經使用的工具和視頻設備集成。 參會者可以一鍵加入會議，訪問視頻、音頻、投票和共享功能，無需下載單個插件。 Cisco Webex 視頻設備易於設置和管理，管理接觸點比競爭平台少得多。

用戶喜歡什麼：

“Cisco Webex Meetings 是市場上最好的應用程序之一，因為我可以在我的台式機、手機或任何便攜式設備上使用它，而不必擔心質量損失或可靠性。 向同事展示如何使用它也很容易。 這是一個非常直觀且人性化的應用程序，使其成為一種令人欣慰的體驗。 我相信這個視頻會議工具是這些社交疏離時代最好的工具。”

- Cisco Webex Meetings 評論，Fred D.

用戶不喜歡什麼：

“與桌面應用程序相比，移動應用程序似乎很慢。 音頻和視頻存在問題，而網絡較弱或速度較慢。 可以改進使用第三方軟件。 萬一掉線並重新連接會浪費很多時間。”

- Cisco Webex Meetings 評論，Kapil G。

4. GoToMeeting

GoToMeeting 提供快速、簡單、可靠的專業在線會議解決方案，讓客戶只需單擊一個按鈕即可面對面會面、共享演示文稿並與同事聊天。

用戶喜歡什麼：

“能夠鎖定會議以防止人們加入是很有幫助的。 我還要說，選擇 Web 或應用程序而無需跳過任何環節的能力很好。 我在 GTM 中最常用的功能是能夠分享我的個性化 GTM 會議鏈接，這很容易傳遞。”

- GoToMeeting 評論，Zach G.

用戶不喜歡什麼：

“這個程序存在的一個缺點是，當開始視頻會議的所有者不在時，很難改變它。 也就是說，如果該組希望舉行新的會議並且沒有找到所有者，則很難進行更改以使另一個用戶可以成為所有者。 另一個缺點是當每個人同時說話時，程序會出現音頻故障。”

- GoToMeeting 評論，Carlos C.

5. 微軟團隊

Microsoft Teams 是 Microsoft 365 中基於聊天的工作區。它將人員、對話和內容與團隊所需的工具結合在一起，以便他們可以輕鬆協作以實現更多目標。

用戶喜歡什麼：

“我認為 Microsoft Teams 是一種非常好的與同事進行內部交流的方式。 它允許您發送圖像、進行視頻通話以進行演示、共享屏幕以進行解釋等。此外，它還允許您添加公司以外的人員，以便與客戶聯繫。 這是與每個人聯繫的一種非常好的方式，在遠程辦公的情況下，它可以讓您不錯過重要的會議和電話。”

- Microsoft Teams 評論，Joan M.

用戶不喜歡什麼：

“我在 Microsoft Teams 中遇到的唯一問題是視頻延遲。 有很多次相機凍結但我仍然可以聽到另一個人的聲音。 雖然說話而不見面沒有什麼錯，但重點是要見面。”

- Microsoft Teams 評論，Simone D.

6. 胡言亂語

Cisco Jabber 是一種統一通信解決方案，旨在促進企業的協作和通信需求。 它可以部署在 Mac、Windows、iOS 和 Android 設備上。

用戶喜歡什麼：

“我喜歡 Jabber 的易用性，手機應用程序讓我可以在任何地方輕鬆工作！ 查找同事、將他們添加到群組以及使用群組聊天進行會議也很容易。 它還通過允許即時視頻會議使即興會議變得容易！ 我也喜歡它根據我的 Outlook 日曆安排、會議等自動更新。如果我正在演示或共享我的屏幕，它會自動更新為“演示”或“請勿打擾”狀態。

- Jabber 評論，Grace C.

用戶不喜歡什麼：

“免提通話有點難以設置和理解。 此外，當與 Microsoft Outlook 連接時，狀態會更改為僅有限數量的選項。 例如，當我的會議顯示“外出吃午飯”時，它會在 Cisco Jabber 中顯示為“正在開會”，這是不准確的。 如果 Outlook 中的會議細節反映在 Jabber 中的狀態中會更好。”

- Jabber 評論，Ryan A.

7. 谷歌環聊聚會

Google Meet，以前稱為 Google Hangouts Meet，是 Google 的企業視頻會議軟件，作為 G Suite 的一部分提供，也提供給免費的 Google 用戶。 Meet 提供環聊中沒有的功能，例如實時字幕，並支持多達 250 名參與者和 100,000 名直播觀眾。

用戶喜歡什麼：

“Google Hangouts Meet 是一款非常有用的應用程序，尤其是在您使用 Gmail、Agenda 和 Chat 等其他 Google 產品時。 由於每個應用程序都已連接，因此如果您需要外部連接，您在 Gmail 中創建的每個會議都會自動收到一個 URL，以用作服務。 它非常穩定，界面友好。 它還具有一些默認的“共享屏幕”功能——這在這些類型的應用程序中很常見——但我想強調它工作得很好，在會議期間保持音頻，沒有凍結或重大問題。

- Google Hangouts Meet 評論，Lucas T.

用戶不喜歡什麼：

“雖然 Google Hangouts 是一個基於 Web 的應用程序非常方便，但它也有它的缺點。 有時，我希望有一個適用於 Windows 和 Mac 的 Google Hangouts 桌面應用程序。 這樣我就可以點擊圖標並直接進入我的聊天活動。 有時，每次都返回網絡瀏覽器並不方便。 我希望有更多的設置選項，就像其他聊天應用程序一樣。”

- Google Hangouts Meet 評論，Rahul K.

8. 加入我

join.me 是一個基於網絡的協作軟件應用程序，用於屏幕共享和在線會議。 要共享桌面或主持會議，用戶必須首先下載並安裝 join.me 軟件。 移動應用程序適用於 Android 和 iOS。

用戶喜歡什麼：

“join.me 是我們組織中提供技術援助的最重要資源之一。 我喜歡它允許我們記錄會議並共享屏幕/請求查看另一個人的屏幕。 它還允許您更改演示者，以便不同的人可以直接進行視頻通話。”

- join.me 評論，Raul G.

用戶不喜歡什麼：

“有時即使數據覆蓋良好並且軟件被凍結，通話也會中斷。”

- join.me 評論，Kishore K.

9. 藍色牛仔褲

BlueJeans 是現代工作場所的會議平台。 它將視頻、音頻和網絡會議與人們每天使用的協作工具結合在一起。 BlueJeans 讓會議加入快速且易於使用，因此人們可以在任何地方以他們想要的方式高效地工作。

用戶喜歡什麼：

“BlueJeans 非常易於使用：使用日曆鏈接設置會議是萬無一失的。 如果有人必須進來並且沒有收到初始邀請，那麼輕鬆點擊鏈接到會議真的很方便。 在我們的虛擬課程之前發布學生鏈接作為提醒也很有幫助。 虛擬教室/會議空間易於導航，我喜歡任何人都可以快速共享屏幕、進行邊聊或進入虛擬聊天室。”

- BlueJeans 評論，Faith R.

用戶不喜歡什麼：

“有時，新用戶在禁用攝像頭和麥克風等功能時會遇到問題，但該應用程序的其他所有功能都快速高效。”

- BlueJeans 評論，Kennedy S.

10. 優步會議

UberConference 是一個視覺音頻會議系統，允許呼叫者在移動瀏覽器或桌面上看到其他參與者的頭像。

用戶喜歡什麼：

“UberConference 是一款清晰、直觀且易於使用的視頻會議應用程序。 UberConference 界面非常穩定和簡單，具有出色的音頻和視頻質量。 應該注意它的多功能性，因為該工具不僅可以在計算機或筆記本電腦上實現，而且還可以與平板電腦和智能手機一起使用，使在家和遠程站點的工作變得更容易和更容易訪問。”

- UberConference 評論，Jose D.

用戶不喜歡什麼：

“UberConference 的“錄製”功能僅錄製您的網絡會議的音頻而不是視頻部分。 我通過使用單獨的屏幕錄製工具解決了缺少視頻錄製的問題，這是一個很好的解決方案，但如果將視頻錄製直接內置到 UberConference 平台中會很好。”

- UberConference 評論，Jeff C.

在他們所在的地方與他們會面

無論您是在家工作多年還是剛剛開始遠程生活方式，總有時間重新評估您的軟件堆棧。

一切順利嗎？ 所有員工都知道如何使用該軟件嗎？ 是否有一些未使用，在您的預算中燒掉了一個漏洞？

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