Prepare-se para uma reunião virtual: a etiqueta que você precisa saber

Com mais do mundo adotando o trabalho remoto, as reuniões virtuais estão se tornando a norma.

Empresas de todo o mundo estão começando a reconhecer os benefícios de uma política flexível de trabalho em casa. Embora a maior parte da força de trabalho do mundo não seja 100% virtual, nunca é demais integrar novas ferramentas e softwares ao arsenal de sua equipe que dá a todos a confiança para colaborar e trabalhar remotamente.

É aqui que entra a magia das reuniões virtuais.

Os participantes precisam apenas de algumas coisas para poder participar de reuniões virtuais: uma conexão com a Internet, uma webcam e um microfone (pelos alto-falantes do computador ou pelo telefone). Isso torna a hospedagem e a participação em reuniões virtuais convenientes para qualquer pessoa, independentemente de seu nível de trabalho.

Neste artigo, discutiremos os benefícios e as desvantagens das reuniões virtuais, as práticas recomendadas e as ferramentas que você pode usar para conduzi-las com eficiência.

Por que as reuniões virtuais são importantes hoje

À medida que o mundo continua se adaptando a um estilo de vida de trabalho remoto, a conexão virtual é o novo normal para a grande maioria das empresas. Reunir-se com outros membros da equipe em aplicativos como Skype e Zoom pode ajudar as empresas a permanecerem no caminho certo e continuarem a ser produtivas.

Muitas empresas usam software de videoconferência há anos e já se acostumaram a usar ferramentas de reunião virtual diariamente. Se sua equipe, departamento ou empresa está fazendo a transição para um estilo de vida remoto, é inevitável que você tenha que se sentir confortável com uma infinidade de novas ferramentas para ajudá-lo ao longo do caminho.

A vontade de aprender o básico sobre como conduzir uma reunião virtual ou como colaborar efetivamente é apenas o começo.

Benefícios das reuniões virtuais

As reuniões virtuais têm vários benefícios, especialmente quando se trata de tempo e facilidade. Muitas ferramentas de videoconferência podem ser integradas rapidamente e podem hospedar até 5.000 participantes de uma só vez.

Além disso, reunir-se com sua equipe por meio de uma videochamada pode ajudar todos a manter as habilidades sociais afiadas e ler a linguagem corporal que não se traduz em chamadas de áudio.

Outras vantagens de usar reuniões virtuais incluem:

• O trabalho remoto significa despesas de viagem reduzidas. Os funcionários não terão que pagar pelo deslocamento (trem, vagas de estacionamento, etc.)
• A reunião virtualmente permite que os funcionários tenham um horário mais flexível e lhes dê mais tempo para hobbies, exercícios ou simples autocuidado
• Ver rostos em vez de apenas vozes cria uma conexão mais genuína
• A localização não entra em jogo, os membros da equipe podem se conectar em praticamente qualquer lugar
• O software de videoconferência é relativamente barato e um grande número de pessoas já sabe como usá-lo
• Um brainstorming ou colaboração está a uma videochamada de distância
• As pessoas são menos propensas a se distrair em uma chamada de vídeo do que em uma chamada de áudio
• A falta de salas de conferências não é um problema
• Você pode se comunicar com grandes grupos, equipes ou toda a empresa com uma reunião virtual, e as informações podem ser compartilhadas rapidamente, acelerando o andamento do projeto

O debate sobre se o software de reunião virtual é uma necessidade ou uma comodidade “legal de se ter” para as empresas ainda está em andamento. Enquanto muitos setores estão em transição para oferecer uma política de trabalho remoto mais flexível, alguns ainda estão atrasados. Pode não ser uma necessidade para todos os setores, mas pode fazer uma grande diferença na produtividade e na saúde mental de seus funcionários.

Desvantagens das reuniões virtuais

Embora os benefícios de realizar reuniões virtuais sejam altos, ainda há desvantagens que você deve considerar. A facilidade e a conveniência são ótimas, mas em um instante, você pode experimentar um atraso de vídeo/áudio ou a queda de chamada ameaçadora. Essas coisas vêm com o território de trabalhar em uma equipe virtual, mas podem se tornar cansativas se o problema não for resolvido.

Desafios adicionais de reuniões virtuais podem incluir:

• Dificuldades técnicas são sempre uma ameaça. Alguns funcionários podem ter uma conexão de internet ruim ou um computador com defeito
• Embora ver os rostos de seus colegas seja certamente melhor do que apenas ouvir suas vozes, ainda pode ser difícil decifrar dicas sutis de linguagem corporal, conexão de equipe atrofiada
• Nem todo mundo será tão atencioso quanto você gostaria. Distrações como e-mail, mídia social e vida familiar sempre estarão em segundo plano
• Se sua equipe é global, você pode ter dificuldade para lembrar as diferenças de horário e agendar reuniões que funcionem para todos
• Os horários das reuniões geralmente são atrasados ​​devido a problemas técnicos. Isso pode reduzir o tempo de uma reunião que poderia ter sido usada para debater um projeto ou objetivo
• Os funcionários podem achar difícil falar, especialmente se várias pessoas estiverem falando ao mesmo tempo, sobrecarregando a ligação
• Os itens de ação podem ser identificados em uma reunião virtual, mas é menos provável que sejam concluídos após a chamada em comparação com reuniões presenciais

Etiqueta de reunião virtual

Embora você possa ter participado de uma reunião virtual antes, ainda é fácil sucumbir a uma reunião sem nenhum não. Organizar e participar de reuniões remotas é totalmente diferente de falar cara a cara, portanto, certifique-se de revisar sua etiqueta com antecedência.

Estabeleça regras básicas

Antes de sua reunião, deixe todos saberem quais serão as regras básicas. Isso orientará o comportamento de todos os participantes e ajudará a reunião a correr sem problemas. As regras básicas podem ser qualquer coisa, desde todos silenciando seus microfones após o olá inicial até se inscreverem mais cedo para um início imediato.

Outra pergunta comum (especialmente se a chamada for apenas de áudio ou equipes diferentes estiverem reunidas) é pedir a todos que se apresentem para que os participantes saibam quem está na linha. É sempre útil conhecer seu público antes de trazer ideias ou pensamentos para a mesa.

Pode parecer senso comum, mas pedir a todos os participantes que deem total atenção à chamada pode ser a diferença entre uma reunião virtual abaixo da média. Qualquer ruído de fundo ou distrações podem interromper o fluxo da reunião, portanto, peça aos participantes que encontrem um local tranquilo para atender a chamada.

Use um quebra-gelo

Sim, pode ser o truque mais antigo do livro, mas os quebra-gelos podem ser a coisa certa para fazer as pessoas conversarem e se energizarem antes de uma reunião. Se sua equipe é remota e raramente se encontra pessoalmente, eles podem se sentir rapidamente isolados de seus colegas de trabalho. Fazer uma pergunta divertida no início de uma reunião dará início à conversa e promoverá a união da equipe.

Quebra-gelos podem ser perguntas como “o que todo mundo fez neste fim de semana?” ou "o que você está esperando agora?" Eles podem ser clichês, mas podem animar uma reunião monótona.

Segmente reuniões mais longas

Se você estiver organizando uma reunião mais longa, tente segmentá-la em partes diferentes. Atribua determinados tópicos aos palestrantes da reunião e organize-os em seções de 10 a 20 minutos.

Seu cérebro pode ficar cansado rapidamente, especialmente se a reunião durar mais de uma hora. Segmentar a reunião pode ajudar todos a permanecerem focados e engajados durante a reunião.

Além disso, tenha várias pessoas presentes por toda parte. Uma voz diferente pode chamar a atenção de alguém que está desorientado.

Alguma etiqueta de reunião virtual é simples senso comum. Isso inclui:

• Fale claramente
• Gesticule naturalmente
• Silencie-se se você for um espectador
• Atenda a ligação em algum lugar com um histórico apropriado (se você puder ver sua cama bagunçada ou colega de quarto atrás de você, encontre um local mais adequado)
• Limite a digitação, pois pode ser barulhento e perturbador
• Deixe os outros participantes da chamada falarem e tente não interromper
• Limite as conversas paralelas, seja na chamada ou em um sistema de mensagens
• Não grite
• Não coma durante a ligação
• Venha para a reunião vestido adequadamente
• Mantenha todos na programação da melhor maneira possível
• Olhe para a câmera, não para o seu e-mail ou outros projetos
• Seja você mesmo e incentive sua equipe a se entregar a cada reunião

Não importa se você está em uma reunião virtual ou presencial, sempre respeite as pessoas ao seu redor e procure trazer uma atitude positiva.

Práticas recomendadas para reuniões virtuais

Agora que você preparou todos antes da reunião, é hora de falar sobre algumas práticas recomendadas que você pode colocar em prática. Da estrutura da reunião ao engajamento, as seis práticas a seguir darão às suas videoconferências uma força extra.

1. Identifique por que você está se reunindo e quem está apresentando

Antes de convocar uma reunião, certifique-se de que há um objetivo claro em mente. Pense no que você quer que aconteça durante a reunião. Você precisa que as pessoas se reúnam e façam brainstorming? Você precisa entregar informações importantes para a equipe?

O que precisa ser discutido e em que ordem? Quanto tempo você estima que precisará para apresentar tudo? Essas são todas as perguntas que você deve se fazer antes de organizar uma reunião virtual.

2. Facilidade na chamada

Pode ser chocante participar de uma reunião e pular imediatamente para a discussão. Em vez disso, abra a reunião lentamente, permitindo que todos digam olá e perguntem como está o dia de todos.

Quando você se encontra virtualmente, você perde o vínculo da equipe que aconteceria no escritório. Deixe as pessoas conversarem nos primeiros minutos da reunião. Isso deixará todos confortáveis ​​e relaxados antes do início da agenda.

3. Mantenha-se no caminho certo

Ninguém gosta de perder tempo. Antes da reunião, certifique-se de definir uma agenda clara e enviá-la a todos os participantes. Isso pode ser tão simples quanto adicioná-lo ao evento do calendário do Google.

Durante a reunião, consulte a agenda e cumpra-a. Muitas vezes, uma reunião de uma hora poderia ter durado meia hora, então fique no tópico e identifique os próximos passos acionáveis ​​no final para que os participantes saibam o que se espera deles depois.

4. Envolva-se com os participantes da reunião

O envolvimento deve ser um objetivo sempre que você se reunir com sua equipe, mas pode ser difícil acertar. Se os participantes ficarem animados e começarem a falar uns com os outros, as ideias podem se perder no barulho e a frustração pode surgir. Além disso, se alguns são tímidos, eles podem não falar nada. Tudo isso pode ser resolvido com engajamento controlado.

À medida que a reunião avança, faça pausas periódicas para perguntar ao grupo se eles têm dúvidas ou ideias para compartilhar. Seu trabalho é garantir que todos tenham a mesma oportunidade de falar e lembrar a todos que nenhuma pergunta é uma pergunta idiota. Além disso, pausar uma apresentação para pedir informações pode ajudar todos a manter o foco e o engajamento.

5. Registre os detalhes da reunião

Pode ser útil nomear alguém para fazer anotações durante a reunião (especialmente se a reunião for um brainstorming). Essa pessoa pode enviar as notas após a reunião para que todos tenham um registro do que aconteceu na reunião e quais são os próximos passos.

Se você deseja saber como os participantes se sentem em relação à reunião, também pode usar uma ferramenta de pesquisa que reúne informações em tempo real. As ferramentas de pesquisa podem fornecer informações sobre como todos estão se sentindo em relação a um projeto, ideia ou inovação. Se você realmente quer suas opiniões honestas, permita que eles respondam anonimamente.

6. Encontre sua ferramenta de videoconferência ideal

Embora o trabalho remoto exija apenas uma conexão com a Internet e uma pilha de software básica, ainda requer muita consideração ao decidir quais ferramentas e softwares você colocará em ação.

Para uma configuração de videoconferência mais fácil, mantenha as coisas simples em vez de complicadas demais. Tente usar apenas a tecnologia que você precisa. Isso pode evitar grandes dores de cabeça no caminho.

Observação: treine os líderes de equipe e a gerência sobre como usar o software para reduzir os atrasos nas reuniões. Certifique-se de que todos tenham o software e as ferramentas apropriados carregados em seus computadores antes da reunião.

Melhor software de videoconferência

Existem infinitas opções quando se trata de selecionar o software de videoconferência certo para o seu negócio. Cada equipe trabalha de forma diferente e é por isso que é importante fazer um balanço das necessidades de todos para que você possa criar a melhor (e menos estressante) experiência de reunião virtual possível.

* Abaixo estão as 10 principais soluções de software de videoconferência do Relatório de grade da primavera de 2020 da G2. Algumas revisões podem ser editadas para fins de gramática e clareza.

1. Zoom

O Zoom unifica videoconferência na nuvem, reuniões online simples e mensagens em grupo em uma plataforma fácil de usar. O Zoom oferece a melhor experiência de vídeo, áudio e compartilhamento de tela nos sistemas Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Zoom Rooms e H.323/SIP.

O que os usuários gostam:

“O Zoom permite que o usuário se conecte rapidamente à plataforma de videoconferência sem o incômodo de várias etapas, logins, autenticações ou janelas pop-up. É altamente conveniente que eu possa abrir um link do Zoom e ser levado instantaneamente para a "sala" de bate-papo sem mais problemas. Também aprecio que as configurações padrão do Zoom não permitem acesso ao vídeo ou áudio do microfone até que você permita manualmente que o software os use.”

- Revisão de zoom, Katie K.

O que os usuários não gostam:

“O Zoom, como todas as plataformas de aulas online, depende muito da conexão Wi-Fi em cada extremidade. Se professores e alunos tiverem uma conexão Wi-Fi de alta velocidade, a qualidade da aula será boa. Caso contrário, o vídeo e/ou o áudio são perdidos ou não ficam bem sincronizados.”

- Revisão de zoom, Mark P.

2. Skype

O Skype é um aplicativo de telecomunicações especializado em fornecer bate-papo por vídeo e chamadas de voz entre computadores, tablets, dispositivos móveis, o console Xbox One e smartwatches pela Internet. O Skype também oferece serviços de mensagens instantâneas. Os usuários podem transmitir texto, vídeo, áudio e imagens.

O que os usuários gostam:

“Adoro usar este software no escritório. Antes desse trabalho, eu só usava o Skype por motivos pessoais e fiquei impressionado com todos os recursos que nunca havia usado. A videoconferência é tão simples e quase não tem atraso. O recurso de silenciamento fácil ajuda a manter as chamadas em conferência suaves e sem interrupções. O Skype é essencial para nos mantermos em comunicação com clientes e funcionários remotos e até agora não me falhou em nenhum caso.”

- Revisão do Skype, Kimani M.

O que os usuários não gostam:

“Uma coisa que não gosto neste Skype é que este aplicativo não suporta o recurso de compartilhar a tela do computador para que a tela fique disponível para ser visualizada por todas as pessoas presentes na reunião. Portanto, devido a essa limitação, tenho que baixar a outra variante do Skype e executar os dois aplicativos no meu sistema ao mesmo tempo.”

- Revisão do Skype, Ali Hasnain B.

3. Cisco Webex Meetings

O Cisco Webex Meetings oferece uma experiência de vídeo simples, consistente e moderna em todos os seus dispositivos e se integra às ferramentas e dispositivos de vídeo que você já usa. Os participantes podem participar de reuniões com apenas um clique, acessando recursos de vídeo, áudio, pesquisa e compartilhamento sem precisar baixar um único plug-in. Os dispositivos de vídeo Cisco Webex são fáceis de configurar e simples de gerenciar, com muito menos pontos de contato de gerenciamento do que as plataformas concorrentes.

O que os usuários gostam:

“O Cisco Webex Meetings é um dos melhores aplicativos do mercado porque posso usá-lo em meu desktop, celular ou qualquer dispositivo portátil sem me preocupar com perda de qualidade ou confiabilidade. Também é fácil mostrar aos colegas de trabalho como usá-lo. Este é um aplicativo muito intuitivo e amigável, tornando-se uma experiência reconfortante. Acredito que esta ferramenta de videoconferência é a melhor nestes tempos de distanciamento social.”

- Revisão do Cisco Webex Meetings, Fred D.

O que os usuários não gostam:

“O aplicativo móvel parece ser lento em comparação com o aplicativo de desktop. Há um problema com áudio e vídeo, enquanto a rede está fraca ou lenta. Trabalhar com software de terceiros pode ser melhorado. Perde muito tempo em caso de queda e reconexão novamente.”

- Revisão do Cisco Webex Meetings, Kapil G.

4. GoToMeeting

O GoToMeeting oferece uma solução de reunião profissional online rápida, fácil e confiável que permite que os clientes se encontrem cara a cara, compartilhem apresentações e conversem com colegas, tudo com o clique de um botão.

O que os usuários gostam:

“Ser capaz de bloquear reuniões para impedir que as pessoas participem é útil. Eu também diria que a capacidade de escolher Web ou Aplicativo sem pular por nenhum aro é legal. Meu recurso mais usado no GTM é a capacidade de compartilhar meu link de reunião personalizado do GTM, que é fácil de transmitir.”

- Revisão do GoToMeeting, Zach G.

O que os usuários não gostam:

“Uma das desvantagens que este programa apresenta é que quando o proprietário que inicia uma videoconferência não está presente, é difícil alterá-lo. Ou seja, se o grupo desejar realizar uma nova reunião e o proprietário não for encontrado fica difícil fazer a alteração para que outro usuário possa ser o proprietário. Outra desvantagem é que quando todos falam ao mesmo tempo, o programa apresenta falhas de áudio.”

- Revisão do GoToMeeting, Carlos C.

5. Equipes da Microsoft

O Microsoft Teams é um espaço de trabalho baseado em bate-papo no Microsoft 365. Ele reúne pessoas, conversas e conteúdo com as ferramentas de que as equipes precisam para que possam colaborar facilmente para obter mais.

O que os usuários gostam:

“Acho que o Microsoft Teams é uma ótima maneira de se comunicar internamente com os colegas. Permite enviar imagens, fazer videochamadas para apresentações, compartilhar a tela para explicações, etc. Além disso, também permite adicionar pessoas de fora da sua empresa para entrar em contato com os clientes. É uma ótima maneira de estar em contato com todos e, no caso do teletrabalho, permite que você não perca reuniões e chamadas importantes.”

- Revisão do Microsoft Teams, Joan M.

O que os usuários não gostam:

“O único problema que encontrei com o Microsoft Teams é o atraso no vídeo. Há muitas vezes em que a câmera congela, mas ainda consigo ouvir a outra pessoa. Embora não haja nada de errado em conversar e não ver um ao outro, o objetivo era ver um ao outro.”

- Revisão do Microsoft Teams, Simone D.

6. Jabber

O Cisco Jabber é uma solução de comunicação unificada projetada para facilitar as necessidades de colaboração e comunicação das empresas. Ele pode ser implantado em dispositivos Mac, Windows, iOS e Android.

O que os usuários gostam:

“Gosto de como o Jabber é fácil de usar, e o aplicativo de celular facilita o trabalho de qualquer lugar! Também é fácil encontrar colegas, adicioná-los a grupos e usar o bate-papo em grupo para reuniões. Também facilita reuniões improvisadas, permitindo videoconferências em um instante! Também gosto que ele seja atualizado automaticamente com base na minha agenda de calendário do Outlook, reuniões, etc. Se eu estiver apresentando ou compartilhando minha tela, ele será atualizado automaticamente para um status de "apresentação" ou Não perturbe.”

- Revisão de Jabber, Grace C.

O que os usuários não gostam:

“A chamada de viva-voz é um pouco difícil de configurar e entender. Além disso, quando conectado ao Microsoft Outlook, o status muda para apenas um número limitado de opções. Por exemplo, quando minha reunião diz "Fora para o almoço", ela será exibida como "Em uma reunião" no Cisco Jabber, o que não é preciso. Seria melhor se os detalhes da reunião no Outlook fossem refletidos no status no Jabber.”

- Revisão de Jabber, Ryan A.

7. Google Hangouts Meet

O Google Meet, anteriormente chamado de Google Hangouts Meet, é o software de videoconferência empresarial do Google, oferecido como parte do G Suite e também para usuários gratuitos do Google. O Meet oferece recursos não vistos no Hangouts, como legendas em tempo real e suporte para até 250 participantes e 100.000 espectadores de transmissão ao vivo.

O que os usuários gostam:

“O Google Hangouts Meet é um aplicativo muito útil, especialmente quando você usa outros produtos do Google, como Gmail, Agenda e Chat. Como todos os aplicativos estão conectados, todas as reuniões que você cria no Gmail recebem automaticamente um URL para usar como serviço se você precisar de conexões externas. É muito estável e sua interface é amigável. Ele também possui algumas funcionalidades padrão de "Compartilhar tela" - o que é comum nesses tipos de aplicativos - mas gostaria de enfatizar que funciona muito bem, mantendo o áudio durante a reunião, sem travamentos ou grandes problemas.”

- Revisão do Google Hangouts Meet, Lucas T.

O que os usuários não gostam:

“Embora seja muito conveniente que o Google Hangouts seja um aplicativo baseado na web, ele também tem suas desvantagens. Às vezes, gostaria que houvesse um aplicativo de desktop do Google Hangouts para Windows e Mac. Dessa forma, posso clicar no ícone e ir direto para minhas atividades de bate-papo. Às vezes, não é conveniente voltar a um navegador da Web todas as vezes. Eu gostaria que houvesse mais opções de configurações como outros aplicativos de bate-papo.”

- Revisão do Google Hangouts Meet, Rahul K.

8. junte-se.me

O join.me é um aplicativo de software de colaboração baseado na web para compartilhamento de tela e reuniões online. Para compartilhar uma área de trabalho ou hospedar uma reunião, os usuários devem primeiro baixar e instalar o software join.me. Os aplicativos móveis estão disponíveis para Android e iOS.

O que os usuários gostam:

“join.me é um dos recursos mais importantes em nossa organização para fornecer assistência técnica. Gosto que nos permita gravar as reuniões e compartilhar telas/solicitar para ver a tela de outra pessoa. Também permite que você altere o apresentador para que pessoas diferentes possam direcionar as videochamadas.”

- revisão do join.me, Raul G.

O que os usuários não gostam:

“Às vezes, a chamada é interrompida mesmo que a cobertura de dados seja boa e o software fique congelado.”

- revisão do join.me, Kishore K.

9. BlueJeans

BlueJeans é a plataforma de reuniões para o local de trabalho moderno. Ele reúne vídeo, áudio e webconferência com as ferramentas de colaboração que as pessoas usam todos os dias. O BlueJeans torna as reuniões rápidas e simples de usar, para que as pessoas possam trabalhar de forma produtiva onde e como quiserem.

O que os usuários gostam:

“O BlueJeans tem sido muito fácil de usar: configurar reuniões com links de calendário foi infalível. O clique fácil para se conectar a uma reunião se alguém tiver que entrar e não tiver recebido um convite inicial é realmente útil. Também é útil postar o link para os alunos como um lembrete antes da nossa aula virtual. A sala de aula virtual/espaço de reunião é fácil de navegar e eu adoro que qualquer pessoa possa compartilhar uma tela muito rapidamente, realizar bate-papos paralelos ou entrar em uma sala de bate-papo virtual.”

- Revisão BlueJeans, Faith R.

O que os usuários não gostam:

“Às vezes, novos usuários terão problemas para desabilitar coisas como câmera e microfone, mas todo o resto do aplicativo é rápido e eficiente.”

- Revisão BlueJeans, Kennedy S.

10. UberConferência

UberConference é um sistema de audioconferência visual que permite que os chamadores vejam o avatar dos outros participantes nos navegadores móveis ou nos desktops.

O que os usuários gostam:

“O UberConference é um aplicativo de videoconferência claro, intuitivo e fácil de usar. A interface do UberConference é muito estável e simples, com ótima qualidade de áudio e vídeo. Destaca-se a sua versatilidade, pois esta ferramenta não só pode ser implementada a partir de um computador ou portátil, como também pode ser utilizada com tablets e smartphones, tornando o trabalho a partir de casa e locais remotos mais fácil e acessível.”

- Revisão da UberConference, José D.

O que os usuários não gostam:

“A função "gravar" do UberConference grava apenas o áudio e não a parte do vídeo da sua webconferência. Resolvi o problema de falta de gravação de vídeo usando uma ferramenta de gravação de tela separada que é uma ótima solução, mas seria bom ter a gravação de vídeo integrada na plataforma UberConference.”

- Revisão da UberConference, Jeff C.

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