Подготовьтесь к виртуальной встрече: этикет, который вам нужно знать

Поскольку все больше людей в мире переходят на удаленную работу, виртуальные встречи становятся нормой.

Компании во всем мире начинают признавать преимущества гибкой политики работы из дома. Хотя большая часть рабочей силы в мире не на 100% виртуальна, никогда не помешает интегрировать новые инструменты и программное обеспечение в арсенал вашей команды, что дает всем уверенность в совместной работе и удаленной работе.

Вот где в игру вступает магия виртуальных встреч.

Для участия в виртуальных собраниях участникам требуется всего несколько вещей: подключение к Интернету, веб-камера и микрофон (либо через динамики компьютера, либо по телефону). Это делает проведение и участие в виртуальных встречах удобными для всех, независимо от их уровня работы.

В этой статье мы обсудим преимущества и недостатки виртуальных совещаний, лучшие практики и инструменты, которые можно использовать для их эффективного проведения.

Почему виртуальные встречи важны сегодня

По мере того, как мир продолжает привыкать к удаленному рабочему образу жизни, виртуальное соединение становится новой нормой для подавляющего большинства компаний. Общение с коллегами по команде через такие приложения, как Skype и Zoom, может помочь компаниям не сбиться с пути и продолжать работать продуктивно.

Многие компании используют программное обеспечение для видеоконференций в течение многих лет и уже привыкли к ежедневному использованию инструментов виртуальных встреч. Если ваша команда, отдел или компания переходят на удаленный образ жизни, вам неизбежно придется освоиться с множеством новых инструментов, которые помогут вам на этом пути.

Готовность изучить основы проведения виртуальных совещаний или эффективного сотрудничества — это только начало.

Преимущества виртуальных встреч

Виртуальные встречи имеют ряд преимуществ, особенно когда речь идет о времени и удобстве. Многие инструменты для видеоконференций могут быть быстро интегрированы и могут одновременно принимать до 5000 участников.

Кроме того, встреча с вашей командой во время видеозвонка может помочь всем поддерживать отточенные социальные навыки и читать язык тела, который не переводится во время аудиозвонков.

Другие преимущества использования виртуальных встреч включают в себя:

• Удаленная работа означает сокращение командировочных расходов. Сотрудникам не придется платить за проезд (поезд, парковочные места и т. д.)
• Виртуальное собрание позволяет сотрудникам иметь более гибкий график и дает им больше времени для хобби, занятий спортом или простого ухода за собой.
• Видя лица, а не просто голоса, вы создаете более настоящую связь
• Местоположение не имеет значения, члены команды могут подключаться практически в любом месте.
• Программное обеспечение для видеоконференций относительно недорогое, и многие люди уже умеют им пользоваться.
• Мозговой штурм или совместная работа — один видеозвонок
• Люди с меньшей вероятностью отключатся от видеозвонка, чем от аудиозвонка.
• Отсутствие конференц-залов — не проблема
• Вы можете общаться с большими группами, командами или всей компанией на одном виртуальном собрании, а также быстро обмениваться информацией, ускоряя ход проекта.

Споры о том, является ли программное обеспечение для виртуальных встреч необходимостью или «приятным» удобством для бизнеса, все еще продолжаются. В то время как многие отрасли переходят на более гибкую политику удаленной работы, некоторые все еще отстают. Это может быть необходимо не для всех отраслей, но может иметь большое значение для производительности и психического здоровья ваших сотрудников.

Недостатки виртуальных встреч

Хотя преимущества проведения виртуальных совещаний велики, все же есть недостатки, которые следует учитывать. Простота и удобство великолепны, но в одно мгновение вы можете столкнуться с задержкой видео/аудио или зловещим сброшенным вызовом. Эти вещи связаны с работой в виртуальной команде, но могут стать утомительными, если проблема не будет решена.

Дополнительные задачи виртуальной встречи могут включать:

• Технические трудности – это всегда угроза. Некоторые сотрудники могут столкнуться с плохим интернет-соединением или неисправным компьютером.
• Хотя видеть лица своих коллег, безусловно, лучше, чем просто слышать их голоса, все же может быть трудно расшифровать тонкие сигналы языка тела, тормозя командную связь.
• Не все будут так внимательны, как вам хотелось бы. Такие отвлекающие факторы, как электронная почта, социальные сети и семейная жизнь, всегда будут на заднем плане.
• Если ваша команда работает по всему миру, вам может быть трудно помнить о разнице во времени и планировать встречи, удобные для всех.
• Время встречи часто задерживается по техническим причинам. Это может сократить время встречи, которое можно было бы использовать для мозгового штурма по проекту или цели.
• Сотрудникам может быть трудно вставить слово, особенно если несколько человек говорят одновременно, что приводит к переполнению звонка.
• Элементы действий могут быть определены на виртуальной встрече, но они с меньшей вероятностью будут завершены после звонка по сравнению с личными встречами.

Этикет виртуальной встречи

Хотя вы, возможно, уже участвовали в виртуальных встречах раньше, все равно легко поддаться встречным «нет-нет». Проведение удаленных совещаний и участие в них полностью отличается от общения лицом к лицу, поэтому не забудьте заранее освежить в памяти свой этикет.

Установите основные правила

Перед встречей сообщите всем, какие будут основные правила. Это будет определять поведение всех участников и поможет встрече пройти гладко. Основные правила могут быть любыми: от отключения звука микрофонов после первого приветствия до ранней регистрации для быстрого старта.

Еще один распространенный запрос (особенно если звонок только аудио или встречаются разные команды) — попросить всех представиться, чтобы участники знали, кто на линии. Всегда полезно знать свою аудиторию, прежде чем предлагать идеи или мысли.

Это может показаться здравым смыслом, но просьба ко всем участникам уделить все свое внимание звонку может быть разницей между некачественной и отличной виртуальной встречей. Любой фоновый шум или отвлекающие факторы могут прервать ход встречи, поэтому обязательно попросите участников найти тихое место, чтобы ответить на звонок.

Используйте ледокол

Да, это может быть самый старый трюк в книге, но ледоколы могут быть именно тем, что поможет людям поговорить и зарядиться энергией перед встречей. Если ваша команда работает удаленно и редко встречается лично, они могут быстро почувствовать себя изолированными от своих коллег. Если вы зададите интересный вопрос в начале встречи, разговор пойдет и будет способствовать сплочению команды.

Ледоколами могут быть такие вопросы, как «что все делали в эти выходные?» или «чего вы с нетерпением ждете прямо сейчас?» Они могут быть клише, но они могут оживить скучную встречу.

Сегментируйте более длительные встречи

Если вы проводите более продолжительную встречу, постарайтесь разделить ее на несколько частей. Назначьте определенные темы выступающим на собрании и разбейте их на 10–20-минутные секции.

Ваш мозг может быстро устать, особенно если встреча длится больше часа. Сегментирование собрания может помочь всем оставаться сосредоточенными и вовлеченными в течение всего времени.

Кроме того, пусть несколько человек присутствуют повсюду. Другой голос может привлечь внимание того, кто отключился.

Некоторый этикет виртуальных встреч — это просто здравый смысл. Это включает:

• Говори отчетливо
• Жест естественно
• Отключите звук, если вы зритель
• Примите звонок где-нибудь с подходящим фоном (если вы видите свою грязную кровать или соседа по комнате позади вас, найдите более подходящее место)
• Ограничьте набор текста, так как это может быть шумно и отвлекать
• Позвольте другим участникам разговора говорить и постарайтесь не перебивать
• Ограничьте сторонние разговоры, будь то по телефону или через систему обмена сообщениями
• Не кричи
• Не ешьте во время разговора
• Приходите на встречу в соответствующей одежде
• Держите всех в графике как можно лучше
• Смотрите в камеру, а не на почту или другие проекты
• Будьте собой и поощряйте свою команду полностью раскрывать себя на каждой встрече.

Независимо от того, находитесь ли вы на виртуальной или личной встрече, всегда относитесь с уважением к окружающим вас людям и стремитесь создать позитивный настрой.

Лучшие практики виртуальных собраний

Теперь, когда вы подготовили всех к собранию, пришло время поговорить о некоторых передовых методах, которые вы можете применить в игре. Следующие шесть приемов, от структуры встречи до вовлечения, придадут вашим видеовстречам дополнительную привлекательность.

1. Определите, почему вы встречаетесь и кто выступает

Перед созывом собрания убедитесь, что у вас есть четкая цель. Подумайте о том, что вы хотите, чтобы произошло во время встречи. Вам нужны люди, чтобы собраться вместе и провести мозговой штурм? Вам нужно донести важную информацию до команды?

Что нужно обсудить и в каком порядке? Сколько времени, по вашему мнению, вам понадобится, чтобы представить все? Это все вопросы, которые вы должны задать себе перед проведением виртуальной встречи.

2. Легкость в разговоре

Может быть неприятно присоединиться к собранию и сразу же перейти к обсуждению. Вместо этого медленно открывайте встречу, позволяя всем поздороваться и спросить, как у всех дела.

Когда вы встречаетесь виртуально, вы упускаете сплочение команды, которое произошло бы в офисе. Позвольте людям поболтать в течение первых нескольких минут встречи. Это позволит всем чувствовать себя комфортно и расслабиться перед началом повестки дня.

3. Оставайтесь на правильном пути

Никто не любит тратить свое время впустую. Перед встречей обязательно составьте четкую повестку дня и разошлите ее всем участникам. Это может быть так же просто, как добавить его в событие календаря Google.

Во время встречи обратитесь к повестке дня и придерживайтесь ее. Во многих случаях часовая встреча в любом случае могла растянуться на полчаса, поэтому оставайтесь в теме и определяйте следующие действия в конце, чтобы участники знали, чего от них ожидают после этого.

4. Взаимодействуйте с участниками встречи

Вовлеченность должна быть целью каждый раз, когда вы встречаетесь со своей командой, но это может быть трудно сделать правильно. Если участники взволнованы и начинают переговариваться друг с другом, идеи могут потеряться в шуме и возникнуть разочарование. Кроме того, если некоторые застенчивы, они могут вообще не говорить. Все это можно решить с помощью контролируемого взаимодействия.

По ходу встречи периодически делайте паузы, чтобы спросить группу, есть ли у них вопросы или идеи, которыми они могли бы поделиться. Ваша задача — обеспечить всем равные возможности высказаться и напомнить всем, что ни один вопрос не является глупым вопросом. Кроме того, приостановка презентации для запроса информации может помочь всем оставаться сосредоточенными и вовлеченными.

5. Запишите детали встречи

Может быть полезно назначить кого-то, кто будет делать заметки во время встречи (особенно если встреча представляет собой мозговой штурм). Этот человек может разослать заметки после собрания, чтобы у всех был отчет о том, что произошло на собрании, и какие следующие шаги.

Если вы хотите узнать, как участники относятся к собранию, вы также можете использовать инструмент опроса, который собирает информацию в режиме реального времени. Инструменты опроса могут дать вам представление о том, как все относятся к проекту, идее или инновации. Если вам действительно нужны их честные мнения, позвольте им отвечать анонимно.

6. Найдите свой идеальный инструмент для видеоконференций

Несмотря на то, что для удаленной работы требуется только подключение к Интернету и базовый программный стек, она все же требует тщательного рассмотрения при принятии решения о том, какие инструменты и программное обеспечение вы будете использовать.

Для самой простой настройки видеоконференцсвязи делайте все просто, а не слишком сложно. Старайтесь использовать только те технологии, которые вам нужны. Это может предотвратить серьезные головные боли в будущем.

Примечание. Обучите руководителей групп и руководство тому, как использовать программное обеспечение для сокращения задержек совещаний. Перед собранием убедитесь, что у каждого на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение и инструменты.

Лучшее программное обеспечение для видеоконференций

Когда дело доходит до выбора правильного программного обеспечения для видеоконференций для вашего бизнеса, существует бесконечное количество вариантов. Каждая команда работает по-своему, поэтому важно учитывать потребности каждого, чтобы вы могли создать наилучший (и наименее напряженный) опыт виртуальных встреч.

* Ниже представлены 10 лучших программных решений для видеоконференций из отчета G2 Spring 2020 Grid Report. Некоторые обзоры могут быть отредактированы для грамматики и ясности.

1. Масштаб

Zoom объединяет облачные видеоконференции, простые онлайн-встречи и групповые сообщения в одной простой в использовании платформе. Zoom предлагает наилучшее качество видео, аудио и совместного использования экрана в системах Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Zoom Rooms и H.323/SIP.

Что нравится пользователям:

«Zoom позволяет пользователю быстро подключиться к платформе для видеоконференций без хлопот, связанных с несколькими шагами, входами в систему, аутентификацией или всплывающими окнами. Очень удобно, что я могу открыть ссылку Zoom и сразу перейти в «комнату» чата без дополнительных хлопот. Я также ценю, что настройки Zoom по умолчанию не разрешают доступ к видео или звуку микрофона, пока вы вручную не разрешите программному обеспечению использовать их».

- Обзор Zoom, Кэти К.

Что не нравится пользователям:

«Zoom, как и все платформы онлайн-уроков, очень зависит от соединения WiFi на каждом конце. Если у учителей и учеников есть высокоскоростное WiFi-соединение, то качество урока в порядке. В противном случае видео и/или аудио теряются или не синхронизируются».

- Обзор Zoom, Марк П.

2. Скайп

Skype — это телекоммуникационное приложение, которое специализируется на предоставлении видеочата и голосовых вызовов между компьютерами, планшетами, мобильными устройствами, консолью Xbox One и смарт-часами через Интернет. Skype также предоставляет услуги обмена мгновенными сообщениями. Пользователи могут передавать текст, видео, аудио и изображения.

Что нравится пользователям:

«Мне нравится использовать это программное обеспечение в офисе. До этой работы я использовал Skype только в личных целях и был поражен всеми функциями, которыми никогда не пользовался. Видеоконференции настолько просты и практически не имеют задержек. Простая функция отключения звука помогает поддерживать бесперебойную конференц-связь без прерываний. Skype необходим для того, чтобы мы могли оставаться на связи с клиентами и удаленными сотрудниками, и до сих пор он меня ни разу не подвел».

- Обзор Skype, Кимани М.

Что не нравится пользователям:

«Одна вещь, которая мне не нравится в этом Skype, заключается в том, что это приложение не поддерживает функцию совместного использования экрана компьютера, чтобы экран был доступен для просмотра всем людям, присутствующим на собрании. Поэтому из-за этого ограничения мне приходится загружать другой вариант Skype и одновременно запускать оба приложения в своей системе».

- Обзор Skype, Али Хаснейн Б.

3. Совещания Cisco WebEx

Cisco Webex Meetings обеспечивает простое, единообразное и современное взаимодействие с видео на всех ваших устройствах и интегрируется с инструментами и видеоустройствами, которые вы уже используете. Участники могут присоединяться к собраниям всего одним щелчком мыши, получая доступ к функциям видео, аудио, опросов и совместного использования, не загружая ни одного подключаемого модуля. Видеоустройства Cisco Webex легко настраиваются и ими легко управлять, при этом у них гораздо меньше точек соприкосновения с управлением, чем у конкурирующих платформ.

Что нравится пользователям:

«Cisco Webex Meetings — одно из лучших приложений на рынке, потому что я могу использовать его на своем настольном компьютере, мобильном телефоне или любом портативном устройстве, не беспокоясь о потере качества или надежности. Также легко показать коллегам, как им пользоваться. Это очень интуитивно понятное и удобное приложение, что делает его удобным. Я считаю, что этот инструмент для видеоконференций — лучший в наше время социального дистанцирования».

- Обзор Cisco Webex Meetings, Фред Д.

Что не нравится пользователям:

«Мобильное приложение кажется медленным по сравнению с настольным приложением. Есть проблема со звуком и видео, а сеть слабая или медленная. Работа со сторонним ПО может быть улучшена. Это тратит много времени в случае обрыва связи и повторного подключения».

- Обзор Cisco Webex Meetings, Капил Г.

4. Перейти на встречу

GoToMeeting предоставляет быстрое, простое и надежное профессиональное решение для онлайн-совещаний, которое позволяет клиентам встречаться лицом к лицу, делиться презентациями и общаться с коллегами одним нажатием кнопки.

Что нравится пользователям:

«Возможность блокировать встречи, чтобы люди не могли присоединиться, очень полезна. Я бы также сказал, что возможность выбрать Веб или Приложение, не прыгая через какие-либо обручи, хороша. Моя наиболее часто используемая функция в GTM — это возможность поделиться своей персонализированной ссылкой на встречу GTM, которую легко передать».

- Обзор GoToMeeting, Зак Г.

Что не нравится пользователям:

«Одним из недостатков этой программы является то, что когда владелец, который начинает видеоконференцию, отсутствует, его трудно изменить. То есть, если группа хочет провести новое собрание, а владелец не найден, трудно внести изменения, чтобы другой пользователь мог быть владельцем. Еще один минус в том, что когда все говорят одновременно, у программы возникают сбои звука».

- Обзор GoToMeeting, Карлос С.

5. Команды Майкрософт

Microsoft Teams — это рабочая область на основе чата в Microsoft 365. Она объединяет людей, беседы и контент, а также инструменты, которые нужны командам, чтобы они могли легко сотрудничать для достижения большего.

Что нравится пользователям:

«Я думаю, что Microsoft Teams — это очень хороший способ внутреннего общения с коллегами. Он позволяет отправлять изображения, совершать видеозвонки для презентаций, делиться экраном для объяснений и т. д. Кроме того, он также позволяет добавлять людей за пределами вашей компании, чтобы вы могли общаться с клиентами. Это очень хороший способ быть на связи со всеми, а в случае удаленной работы позволяет не пропускать важные встречи и звонки».

- Обзор Microsoft Teams, Джоан М.

Что не нравится пользователям:

«Единственная проблема, с которой я столкнулся в Microsoft Teams, — это отставание в видео. Много раз камера зависает, но я все еще слышу другого человека. Хотя нет ничего плохого в том, чтобы говорить и не видеть друг друга, весь смысл был в том, чтобы видеть друг друга».

- Обзор Microsoft Teams, Симона Д.

6. Джаббер

Cisco Jabber — это унифицированное коммуникационное решение, предназначенное для удовлетворения потребностей бизнеса в совместной работе и общении. Его можно развернуть на устройствах Mac, Windows, iOS и Android.

Что нравится пользователям:

«Мне нравится простота использования Jabber, а приложение для мобильного телефона позволяет мне работать из любого места! Также легко находить коллег, добавлять их в группы и использовать групповой чат для встреч. Это также упрощает импровизированные встречи, позволяя мгновенно проводить видеовстречи! Мне также нравится, что он автоматически обновляется в зависимости от моего расписания календаря Outlook, собраний и т. д. Если я представляю или делюсь своим экраном, он автоматически обновляется до статуса «презентация» или «Не беспокоить».

- Обзор Jabber, Грейс С.

Что не нравится пользователям:

«Звонки по громкой связи немного сложны в настройке и понимании. Кроме того, при подключении к Microsoft Outlook статус изменяется только на ограниченное количество параметров. Например, когда на моем совещании написано «На обед», в Cisco Jabber оно будет отображаться как «На совещании», что не соответствует действительности. Было бы лучше, если бы детали встречи в Outlook отражались в статусе в Jabber».

- Обзор Jabber, Райан А.

7. Google Hangouts Meet

Google Meet, ранее называвшийся Google Hangouts Meet, — это программное обеспечение Google для корпоративных видеоконференций, предлагаемое как часть G Suite, а также бесплатно для пользователей Google. Meet предлагает функции, отсутствующие в Hangouts, такие как субтитры в реальном времени и поддержка до 250 участников и 100 000 зрителей в прямом эфире.

Что нравится пользователям:

«Google Hangouts Meet — очень полезное приложение, особенно когда вы используете другие продукты Google, такие как Gmail, Agenda и Chat. Поскольку каждое приложение подключено, каждая встреча, которую вы создаете в Gmail, автоматически получает URL-адрес для использования в качестве службы, если вам нужны внешние подключения. Он очень стабилен, а его интерфейс удобен для пользователя. Он также имеет некоторую функцию «Поделиться экраном» по умолчанию, которая распространена в таких приложениях, но я хотел бы подчеркнуть, что она работает очень хорошо, поддерживая звук во время встречи, без зависаний или серьезных проблем».

- Обзор Google Hangouts Meet, Лукас Т.

Что не нравится пользователям:

«Хотя очень удобно, что Google Hangouts является веб-приложением, у него есть и недостатки. Иногда мне хочется, чтобы было настольное приложение Google Hangouts для Windows и Mac. Таким образом, я могу просто щелкнуть значок и сразу перейти к действиям в чате. Иногда просто неудобно каждый раз возвращаться в веб-браузер. Хотелось бы, чтобы было больше вариантов настроек, как в других чат-приложениях».

- Обзор Google Hangouts Meet, Рахул К.

8. Присоединяйся ко мне

join.me — это веб-приложение для совместной работы, предназначенное для совместного использования экрана и онлайн-совещаний. Чтобы предоставить общий доступ к рабочему столу или провести собрание, пользователи должны сначала загрузить и установить программное обеспечение join.me. Мобильные приложения доступны для Android и iOS.

Что нравится пользователям:

«join.me — один из самых важных ресурсов в нашей организации для предоставления технической помощи. Мне нравится, что это позволяет нам записывать встречи и делиться экранами / запросами, чтобы увидеть экран другого человека. Это также позволяет вам менять ведущего, чтобы разные люди могли направлять видеозвонки».

- обзор join.me, Рауль Г.

Что не нравится пользователям:

«Иногда вызов прерывается, даже если покрытие данных хорошее, а программное обеспечение зависает».

- обзор join.me, Кишор К.

9. Синие джинсы

BlueJeans — это платформа для встреч на современном рабочем месте. Он объединяет видео-, аудио- и веб-конференции с инструментами для совместной работы, которые люди используют каждый день. BlueJeans делает собрания быстрыми и простыми в использовании, чтобы люди могли продуктивно работать, где и как они хотят.

Что нравится пользователям:

«BlueJeans очень прост в использовании: организация встреч со ссылками в календаре была надежной. Простой щелчок, чтобы перейти к встрече, если кто-то должен прийти и не получил первоначальное приглашение, действительно удобен. Также полезно опубликовать ссылку для студентов в качестве напоминания непосредственно перед нашим виртуальным классом. В виртуальном классе/конференц-зале легко ориентироваться, и мне нравится, что любой может очень быстро поделиться экраном, вести сторонние чаты или зайти в виртуальный чат».

- Обзор BlueJeans, Фейт Р.

Что не нравится пользователям:

«Иногда у новых пользователей возникают проблемы с отключением таких вещей, как камера и микрофон, но все остальное в приложении работает быстро и эффективно».

- Обзор BlueJeans, Кеннеди С.

10. Уберконференция

UberConference — это система видеоконференций, которая позволяет звонящим видеть аватары других участников в мобильных браузерах или на настольных компьютерах.

Что нравится пользователям:

«UberConference — это понятное, интуитивно понятное и простое в использовании приложение для видеоконференций. Интерфейс UberConference очень стабильный и простой, с отличным качеством звука и видео. Следует отметить его универсальность, поскольку этот инструмент можно не только внедрить с компьютера или ноутбука, но также использовать с планшетами и смартфонами, что делает работу из дома и удаленных объектов проще и доступнее».

- Обзор UberConference, Хосе Д.

Что не нравится пользователям:

«Функция «записи» UberConference записывает только аудио, а не видео часть вашей веб-конференции. Я решил проблему отсутствия видеозаписи, используя отдельный инструмент для записи экрана, который является отличным решением, но было бы неплохо иметь видеозапись, встроенную прямо в платформу UberConference».

- Обзор UberConference, Джефф С.

Встречайте их там, где они есть

Независимо от того, работаете ли вы из дома в течение многих лет или только начинаете свой удаленный образ жизни, всегда есть время переоценить свой программный стек.

Все идет гладко? Все ли сотрудники умеют пользоваться программой? Есть ли какие-то, которые остаются неиспользованными, прожигая дыру в вашем бюджете?

Если вы хотите отслеживать расходы на программное обеспечение по отделам, удалять неиспользуемые приложения и определять, где вы тратите деньги впустую, очевидным решением является G2 Track. Управляйте своими расходами сегодня.