仮想会議の準備: 知っておくべきエチケット

世界の多くがリモート ワークを受け入れるようになり、仮想会議が標準になりつつあります。

世界中の企業が、柔軟な在宅勤務ポリシーのメリットを認識し始めています。 世界の労働力のほとんどは 100% バーチャルではありませんが、新しいツールやソフトウェアをチームの武器庫に統合して、誰もが自信を持ってコラボレーションし、リモートで作業できるようにすることは決して悪いことではありません。

ここで、仮想会議の魔法が活躍します。

参加者が仮想会議に参加するために必要なものは、インターネットへの接続、Web カメラ、マイク (コンピューターのスピーカーまたは電話のいずれか) だけです。 これにより、仕事のレベルに関係なく、誰でも簡単に仮想会議をホストして参加できるようになります。

この記事では、仮想会議の利点と欠点、ベスト プラクティス、およびそれらを効率的に実施するために使用できるツールについて説明します。

今日、仮想会議が重要な理由

世界がリモートワークのライフスタイルに落ち着き続ける中、大多数の企業にとって仮想接続が新しい標準となっています。 Skype や Zoom などのアプリケーションを介して仲間のチーム メンバーとミーティングを行うことで、ビジネスは順調に進み、生産性を維持できます。

多くの企業はビデオ会議ソフトウェアを何年も使用しており、仮想会議ツールを日常的に使用することにすでに慣れています。 チーム、部門、または会社がリモート ライフスタイルに移行している場合、その過程で役立つ無数の新しいツールに慣れる必要があることは避けられません。

仮想会議の運営方法や効果的なコラボレーション方法の基本を学びたいという意欲は、ほんの始まりにすぎません。

仮想会議のメリット

バーチャル会議には、特に時間と使いやすさに関して、いくつかの利点があります。 多くのビデオ会議ツールはすばやく統合でき、一度に最大 5,000 人の参加者をホストできます。

さらに、ビデオ通話でチームとミーティングを行うことで、誰もが社会的スキルを研ぎ澄まし、音声通話では理解できないボディー ランゲージを読むことができます。

仮想会議を使用するその他の利点には、次のようなものがあります。

• リモートワークは旅費の削減を意味します。 従業員は通勤費（電車、駐車場など）を支払う必要がありません。
• 仮想会議により、従業員はより柔軟なスケジュールを持つことができ、趣味、運動、または簡単なセルフケアにより多くの時間を割くことができます
• 声だけでなく顔を見ることで、より本物のつながりが生まれます
• 場所は関係ありません。チーム メンバーはほぼどこにでも接続できます
• ビデオ会議ソフトウェアは比較的安価で、多くの人がすでにその使い方を知っています
• ブレインストーミングまたはコラボレーションは、ビデオ通話 1 回で完了します
• 人々は、音声通話よりもビデオ通話に集中する可能性が低くなります
• 会議室の不足は問題ではありません
• 1 つの仮想会議で大規模なグループ、チーム、または会社全体と通信でき、情報を迅速に共有できるため、プロジェクトの進行がスピードアップします。

仮想会議ソフトウェアがビジネスにとって必要なものなのか、それとも「あると便利な」アメニティなのかについての議論はまだ進行中です。 多くの業界がより柔軟なリモート ワーク ポリシーを提供するように移行していますが、一部の業界はまだ遅れをとっています。 すべての業界で必要というわけではありませんが、従業員の生産性とメンタルヘルスに大きな違いをもたらす可能性があります。

仮想会議の欠点

仮想会議を実施することの利点は高いですが、考慮すべき欠点がまだあります。 簡単で便利ですが、すぐにビデオ/オーディオの遅延や不吉な通話の切断が発生する可能性があります. これらのことは、仮想チームでの作業の領域に付属していますが、問題が解決されない場合は面倒になる可能性があります.

追加の仮想会議の課題には、次のものがあります。

• 技術的な問題は常に脅威です。 一部の従業員は、インターネット接続の不良やコンピューターの誤動作を経験する可能性があります
• 同僚の顔を見ることは、彼らの声を聞くよりも確かに優れていますが、微妙なボディ ランゲージの手がかりを解読することは依然として難しく、チームのつながりを阻害する可能性があります。
• 誰もがあなたが望むほど注意を払うわけではありません。 メール、ソーシャル メディア、家族生活などの気晴らしは常に背後にあります
• あなたのチームがグローバルである場合、時差を覚えたり、全員にとって都合の良い会議をスケジュールしたりするのに苦労するかもしれません
• 技術的な問題により、会議の時間が遅れることがよくあります。 これにより、プロジェクトや目標のブレインストーミングに使用できた会議の時間を短縮できます
• 特に複数の人が同時に話している場合、従業員は言葉を聞き取りにくいと感じる可能性があり、通話が混雑します。
• アクション アイテムは仮想会議で特定される可能性がありますが、対面での会議と比較して、通話後に完了する可能性は低くなります。

仮想会議のエチケット

以前に仮想会議に参加したことがあるかもしれませんが、それでも会議のノーノーに屈するのは簡単です. リモート会議を主催して参加することは、対面で話すこととはまったく異なるため、事前にマナーを磨いてください.

基本ルールを確立する

会議の前に、基本ルールがどうなるかを全員に知らせてください。 これにより、すべての参加者の行動が導かれ、会議が円滑に進行するのに役立ちます。 基本ルールは、最初の挨拶の後に全員がマイクをミュートすることから、迅速な開始のために早期にサインオンすることまで、何でもかまいません.

もう 1 つの一般的な質問 (特に通話が音声のみの場合、または別のチームが会議を行っている場合) は、参加者が誰が電話に出ているかがわかるように、全員に自己紹介を求めることです。 アイデアや考えをテーブルに持ち込む前に、聴衆を知ることは常に役に立ちます。

常識のように思えるかもしれませんが、すべての参加者に通話に十分な注意を払うように求めることは、標準以下の仮想会議と優れた仮想会議の違いになる可能性があります. 周囲の騒音や気を散らすものがあると、会議の流れが妨げられる可能性があるため、参加者に静かな場所を見つけて電話を受けるように依頼してください。

砕氷船を使う

はい、それは本の中で最も古いトリックかもしれませんが、砕氷船は、会議の前に人々に話をさせ、活力を与えるためのものです. チームが遠隔地にいて、直接会うことがめったにない場合、彼らはすぐに同僚から孤立していると感じる可能性があります。 会議の開始時に楽しい質問をすると、会話が始まり、チームの絆が促進されます。

砕氷船は、「みんなは今週末何をしましたか?」のような質問になることがあります。 または「今何を楽しみにしていますか？」 決まり文句かもしれませんが、退屈な会議を盛り上げることができます。

長時間の会議を分割する

より長い会議を主催している場合は、それをさまざまなチャンクに分割することを目指してください。 会議のスピーカーに特定のトピックを割り当て、10 ～ 20 分のセクションにまとめます。

特に会議が 1 時間以上続くと、脳はすぐに疲れてしまいます。 会議を分割することで、参加者全員が集中して参加し続けることができます。

さらに、全体を通して複数の人が存在するようにします。 別の声は、ゾーニングアウトしている誰かの注意を引くことができます.

一部の仮想会議のエチケットは、ごく当たり前の常識です。 これも：

• はっきりと話します
• 自然なジェスチャー
• あなたが観客の場合は、ミュートしてください
• 適切な背景のある場所で電話に出ます (後ろに散らかったベッドやルームメイトが見える場合は、より適切な場所を見つけてください)。
• うるさくて気を散らす可能性があるため、タイピングを制限してください
• 通話中の他の参加者に話させ、中断しないようにします
• 通話中かメッセージ システム経由かを問わず、サイド カンバセーションを制限する
• 叫ぶな
• 通話中に食事をしない
• 適切な服装で会議に参加してください
• 全員を可能な限りスケジュールどおりに保つ
• メールや他のプロジェクトではなく、カメラを見てください
• 自分らしくあり、チームが各会議に全力を尽くすよう奨励する

バーチャル会議であろうと対面会議であろうと、常に周囲の人々を尊重し、前向きな姿勢を保つことを目指してください.

仮想会議のベスト プラクティス

会議の前に全員の準備が整ったので、次は、実行できるいくつかのベスト プラクティスについて話します。 会議の構成からエンゲージメントまで、次の 6 つのプラクティスは、ビデオ会議をさらに活気づけるものとなります。

1. 会議の理由と、誰がプレゼンテーションを行っているかを特定する

会議を開く前に、明確な目標があることを確認してください。 会議中に何をしたいのかを考えてください。 人々が集まってブレインストーミングを行う必要がありますか? チームに重要な情報を提供する必要がありますか?

何をどのような順序で議論する必要がありますか? すべてを提示するのにどれくらいの時間が必要だと思いますか? これらはすべて、仮想会議を主催する前に自問すべき質問です。

2. 気軽に電話に出る

会議に参加してすぐに議論に飛び込むのは不快な場合があります。 代わりに、会議をゆっくりと開始し、全員が挨拶をして、今日の様子を尋ねることができるようにします。

仮想的に会議を行うと、オフィスで行われるチームの絆を逃してしまいます。 ミーティングの最初の数分間は、チャットをしましょう。 これにより、議題が始まる前に、全員が快適でリラックスできます。

3. 軌道に乗る

無駄な時間を好む人はいません。 会議の前に、必ず明確な議題を設定し、それをすべての参加者に送信してください。 これは、Google カレンダーのイベントに追加するのと同じくらい簡単です。

会議中は議題を参照し、それを守りましょう。 多くの場合、1 時間の会議はとにかく 30 時間かかる可能性があるため、トピックにとどまり、最後に実行可能な次のステップを特定して、参加者がその後に期待されることを理解できるようにします。

4. 会議の参加者と交流する

チームと会うたびにエンゲージメントを目標にする必要がありますが、それを正しく行うのは難しい場合があります。 参加者が興奮して互いに話し始めると、アイデアが雑音の中で失われ、フラストレーションが生じる可能性があります。 さらに、恥ずかしがり屋の場合は、まったく話さない場合があります。 これはすべて、制御されたエンゲージメントで解決できます。

会議が進行するにつれて、定期的に一時停止して、共有する質問やアイデアがあるかどうかをグループに尋ねます。 あなたの仕事は、誰もが発言する機会を平等に与えられるようにし、どんな質問もばかげた質問ではないことを全員に思い出させることです. さらに、プレゼンテーションを一時停止して入力を求めることで、全員が集中して関与し続けることができます。

5.会議の詳細を記録する

会議中にメモを取る人を指名すると便利な場合があります (特に会議がブレーンストーミングの場合)。 この人は会議後にメモを送信できるので、全員が会議で何が起こったのか、次のステップは何かを記録できます。

参加者が会議についてどのように感じているかを知りたい場合は、リアルタイムで情報を収集するアンケート ツールを使用することもできます。 調査ツールを使用すると、プロジェクト、アイデア、またはイノベーションについて全員がどのように感じているかについての洞察を得ることができます。 彼らの率直な意見が本当に必要な場合は、匿名で回答できるようにします。

6. 理想的なビデオ会議ツールを見つける

リモート ワークに必要なのはインターネット接続と最低限のソフトウェア スタックだけですが、どのツールとソフトウェアを実行に移すかを決定する際には、依然として多くの考慮事項が必要です。

ビデオ会議のセットアップを最も簡単にするには、物事を過度に複雑にするのではなく、シンプルに保ちます。 必要なテクノロジーのみを使用するようにしてください。 これにより、今後の大きな頭痛を防ぐことができます。

注: ソフトウェアを使用して会議の遅延を減らす方法について、チーム リーダーと管理者をトレーニングします。 会議の前に、各自のコンピュータに適切なソフトウェアとツールがロードされていることを確認してください。

最高のビデオ会議ソフトウェア

ビジネスに適したビデオ会議ソフトウェアの選択に関しては、無限の選択肢があります。 すべてのチームの働き方は異なるため、可能な限り最高の (そしてストレスの少ない) 仮想会議エクスペリエンスを作成できるように、全員のニーズを把握することが重要です。

* 以下は、G2 の 2020 年春のグリッド レポートのトップ 10 のビデオ会議ソフトウェア ソリューションです。 一部のレビューは、文法と明確さのために編集される場合があります。

1.ズーム

Zoom は、クラウド ビデオ会議、シンプルなオンライン会議、グループ メッセージングを使いやすい 1 つのプラットフォームに統合します。 Zoom は、Windows、Mac、iOS、Android、Blackberry、Zoom Rooms、および H.323/SIP ルーム システムで最高のビデオ、オーディオ、および画面共有エクスペリエンスを提供します。

ユーザーの好み:

「Zoom を使用すると、ユーザーは複数の手順、ログイン、認証、またはポップアップ ウィンドウの煩わしさなしに、ビデオ会議プラットフォームにすばやく接続できます。 Zoom リンクを開いてすぐにチャットの「ルーム」に移動できるのは非常に便利です。 また、Zoom のデフォルト設定では、ソフトウェアでの使用を手動で許可するまで、ビデオまたはマイク音声へのアクセスが許可されないことにも感謝しています。」

- Zoom レビュー、Katie K.

ユーザーが嫌いなもの:

「Zoom は、すべてのオンライン レッスン プラットフォームと同様に、両端の WiFi 接続に大きく依存しています。 教師と生徒が高速 Wi-Fi 接続を使用している場合、授業の質は問題ありません。 そうしないと、ビデオやオーディオが失われるか、うまく同期されません。」

- Zoom レビュー、Mark P.

2.スカイプ

Skype は、コンピューター、タブレット、モバイル デバイス、Xbox One 本体、スマートウォッチの間でインターネット経由でビデオ チャットや音声通話を提供することに特化した通信アプリケーションです。 Skype は、インスタント メッセージング サービスも提供しています。 ユーザーは、テキスト、ビデオ、オーディオ、および画像を送信できます。

ユーザーの好み:

「オフィスでこのソフトウェアを使うのが大好きです。 この仕事に就く前は、Skype を個人的な理由でしか使用していませんでしたが、使用したことのないすべての機能に驚かされました。 ビデオ会議はとてもシンプルで、遅延はほとんどありません。 簡単なミュート機能により、電話会議をスムーズに、中断することなく維持できます。 クライアントやリモート スタッフとのコミュニケーションを維持するために Skype は不可欠であり、これまでのところ失敗したことはありません。」

- Skype レビュー、キマニ M.

ユーザーが嫌いなもの:

「この Skype で気に入らない点の 1 つは、このアプリケーションがコンピューター画面を共有する機能をサポートしていないため、会議に参加しているすべての人が画面を表示できることです。 この制限のため、Skype の別のバージョンをダウンロードする必要があり、両方のアプリケーションをシステムで同時に実行する必要があります。」

- Skype レビュー、Ali Hasnain B.

3. Cisco Webex ミーティング

Cisco Webex Meetings は、すべてのデバイスでシンプルで一貫性のある最新のビデオ エクスペリエンスを提供し、既に使用しているツールやビデオ デバイスと統合します。 参加者はワンクリックでミーティングに参加でき、ビデオ、オーディオ、投票、共有機能にアクセスでき、プラグインを 1 つもダウンロードする必要はありません。 Cisco Webex ビデオ デバイスは、セットアップと管理が簡単で、競合するプラットフォームよりも管理タッチ ポイントがはるかに少なくなります。

ユーザーの好み:

「Cisco Webex Meetings は、品質の低下や信頼性を心配することなく、デスクトップ、携帯電話、または任意のポータブル デバイスで使用できるため、市場で最高のアプリケーションの 1 つです。 同僚に使用方法を示すのも簡単です。 これは非常に直感的で人に優しいアプリであり、快適な体験になっています. このビデオ会議ツールは、ソーシャル ディスタンスが求められるこの時代に最適だと思います。」

- Cisco Webex Meetings のレビュー、Fred D.

ユーザーが嫌いなもの:

「モバイル アプリは、デスクトップ アプリに比べて遅いようです。 ネットワークが弱いか遅いときに、オーディオとビデオに問題があります。 サードパーティ製ソフトウェアとの連携を改善できます。 ドロップオフして再接続する場合、多くの時間を無駄にします。」

- Cisco Webex Meetings のレビュー、Kapil G.

4.GoToミーティング

GoToMeeting は、ボタンをクリックするだけで、顧客が顔を合わせて会議を行い、プレゼンテーションを共有し、同僚とチャットできるようにする、高速、簡単、かつ信頼性の高いプロフェッショナルなオンライン会議ソリューションを提供します。

ユーザーの好み:

「人々が参加できないように会議をロックできることは役に立ちます。 また、面倒なことをせずに Web またはアプリケーションを選択できる機能も優れていると思います。 私が GTM で最もよく使用する機能は、パーソナライズされた GTM ミーティング リンクを簡単に共有できる機能です。」

- GoToMeeting レビュー、Zach G.

ユーザーが嫌いなもの:

「このプログラムの欠点の 1 つは、ビデオ会議を開始した所有者が不在の場合、変更が難しいことです。 つまり、グループが新しい会議を開催したい場合、所有者が見つからない場合、別のユーザーが所有者になるように変更することは困難です。 もう 1 つの欠点は、全員が同時に話すと、プログラムに音声障害が発生することです。」

- GoToMeeting レビュー、Carlos C.

5.マイクロソフトチーム

Microsoft Teams は、Microsoft 365 のチャットベースのワークスペースです。チームが必要とするツールと共に、人、会話、コンテンツをまとめて、より多くのことを簡単に共同作業できるようにします。

ユーザーの好み:

「Microsoft Teams は、社内で同僚とコミュニケーションを取るための非常に優れた方法だと思います。 画像を送信したり、プレゼン用にビデオ通話をしたり、画面を共有して説明したりできます。さらに、社外の人を追加して、顧客と連絡を取ることもできます。 これは、全員と連絡を取るための非常に優れた方法であり、在宅勤務の場合、重要な会議や電話を見逃すことはありません。」

- Microsoft Teams レビュー、Joan M.

ユーザーが嫌いなもの:

「Microsoft Teams で遭遇した唯一の問題は、ビデオの遅延です。 カメラがフリーズすることが何度もありますが、それでも相手の声は聞こえます。 話し合って会わないのは悪いことではありませんが、要点はお互いに会うことでした。」

- Microsoft Teams レビュー、Simone D.

6.ジャバー

Cisco Jabber は、企業のコラボレーションとコミュニケーションのニーズを促進するように設計されたユニファイド コミュニケーション ソリューションです。 Mac、Windows、iOS、および Android デバイスに展開できます。

ユーザーの好み:

「Jabber の使いやすさが気に入っています。携帯電話アプリケーションにより、どこからでも簡単に作業できます。 また、同僚を見つけてグループに追加し、会議にグループ チャットを使用することも簡単です。 また、すぐにビデオ会議ができるので、即席の会議も簡単になります。 また、Outlook カレンダーのスケジュールや会議などに基づいて自動的に更新される点も気に入っています。画面を表示または共有している場合は、自動的に「表示中」または応答不可の状態に更新されます。」

- Jabber のレビュー、Grace C.

ユーザーが嫌いなもの:

「ハンズフリー通話は、セットアップと理解が少し難しいです。 また、Microsoft Outlook に接続している場合、ステータスは限られた数のオプションのみに変更されます。 たとえば、ミーティングで「ランチに出かける」と言うと、Cisco Jabber では「ミーティング中」と表示されますが、これは正確ではありません。 Outlook の会議の詳細が Jabber のステータスに反映されるともっといいです。」

- Jabber のレビュー、Ryan A.

7. Google ハングアウト ミート

以前は Google Hangouts Meet と呼ばれていた Google Meet は、Google のエンタープライズ ビデオ会議ソフトウェアであり、G Suite の一部として提供され、無料の Google ユーザーにも提供されます。 Meet は、リアルタイム キャプションや、最大 250 人の参加者と 100,000 人のライブ ストリーム視聴者のサポートなど、ハングアウトには見られない機能を提供します。

ユーザーの好み:

「Google Hangouts Meet は、特に Gmail、Agenda、Chat などの他の Google サービスを使用する場合に非常に便利なアプリケーションです。 すべてのアプリケーションが接続されているため、Gmail 内で作成したすべての会議は、外部接続が必要な場合にサービスとして使用する URL を自動的に受け取ります。 それは非常に安定しており、そのインターフェースはユーザーフレンドリーです. また、これらの種類のアプリで一般的なデフォルトの「画面共有」機能もありますが、非常にうまく機能し、フリーズや大きな問題なく、会議中にオーディオを維持することを強調したいと思います。」

- Google Hangouts Meet のレビュー、Lucas T.

ユーザーが嫌いなもの:

「Google ハングアウトが Web ベースのアプリケーションであることは非常に便利ですが、欠点もあります。 ときどき、Windows と Mac 用の Google ハングアウト デスクトップ アプリケーションがあればいいのにと思います。 そうすれば、アイコンをクリックするだけでチャット アクティビティに直接アクセスできます。 毎回 Web ブラウザに戻るのが不便な場合があります。 他のチャット アプリケーションのように設定オプションがもっとあればいいのにと思います。」

- Google Hangouts Meet のレビュー、Rahul K.

8. ジョインミー

join.me は、画面共有とオンライン会議のための Web ベースのコラボレーション ソフトウェア アプリケーションです。 デスクトップを共有したりミーティングを主催したりするには、ユーザーはまず join.me ソフトウェアをダウンロードしてインストールする必要があります。 モバイル アプリは、Android と iOS で利用できます。

ユーザーの好み:

「join.me は、私たちの組織で技術支援を提供する最も重要なリソースの 1 つです。 会議を記録し、画面を共有したり、別の人の画面を見るように要求したりできるのが気に入っています。 また、プレゼンターを変更して、さまざまな人がビデオ通話を指示できるようにすることもできます。」

- join.me レビュー、Raul G.

ユーザーが嫌いなもの:

「データのカバレッジが良好でソフトウェアがフリーズした場合でも、通話が中断されることがあります。」

- join.me レビュー、Kishore K.

9. ブルージーンズ

BlueJeans は、現代の職場向けのミーティング プラットフォームです。 ビデオ、オーディオ、および Web 会議を、人々が毎日使用するコラボレーション ツールと組み合わせます。 BlueJeans を使用すると、会議にすばやく参加でき、簡単に使用できるため、人々はどこでも好きな方法で生産的に作業できます。

ユーザーの好み:

「BlueJeans は非常に使いやすく、カレンダー リンクを使用して会議を設定するのは簡単です。 誰かが参加する必要があり、最初の招待状を受け取っていない場合、簡単にクリックして会議にリンクできるのは非常に便利です。 また、仮想クラスの直前に学生へのリマインダーとしてリンクを投稿することも役に立ちます。 仮想教室/会議スペースは操作が簡単で、誰でもすぐに画面を共有したり、サイド チャットを行ったり、仮想チャット ルームに立ち寄ったりできるのが気に入っています。」

- BlueJeans レビュー、Faith R.

ユーザーが嫌いなもの:

「新しいユーザーは、カメラやマイクなどを無効にする際に問題が発生することがありますが、アプリの他のすべては迅速かつ効率的です。」

- BlueJeans レビュー、Kennedy S.

10. ウーバーカンファレンス

UberConference は、発信者がモバイル ブラウザーまたはデスクトップで他の参加者のアバターを見ることができる視覚的な音声会議システムです。

ユーザーの好み:

「UberConference は、明快で直感的で使いやすいビデオ会議アプリケーションです。 UberConference インターフェースは非常に安定しており、シンプルで優れたオーディオとビデオの品質を備えています。 このツールはコンピューターやラップトップから実装できるだけでなく、タブレットやスマートフォンでも使用できるため、その汎用性に注目する必要があります。

- UberConference レビュー、Jose D.

ユーザーが嫌いなもの:

「UberConference の「録画」機能は音声のみを録画し、ウェブ会議のビデオ部分は録画しません。 別の画面録画ツールを使用することでビデオ録画の問題を解決しましたが、これは優れたソリューションですが、ビデオ録画が UberConference プラットフォームに組み込まれていると便利です。」

- UberConference レビュー、Jeff C.

彼らがいる場所で会いましょう

何年も自宅で仕事をしている場合でも、リモート ライフスタイルを始めたばかりでも、ソフトウェア スタックを再評価する時間は常にあります。

すべてが順調に進んでいますか？ すべての従業員はソフトウェアの使用方法を知っていますか? 使用されず、予算に穴が開いているものはありますか?

部門ごとにソフトウェア支出を追跡し、未使用のアプリケーションを排除し、どこでお金を浪費しているかを特定したい場合、明らかなソリューションは G2 Track です。 今日の支出を管理します。