เตรียมตัวสำหรับการประชุมเสมือนจริง: มารยาทที่คุณต้องรู้

เนื่องจากโลกจำนวนมากขึ้นเปิดรับการทำงานทางไกล การประชุมเสมือนจริงจึงกลายเป็นเรื่องปกติ

บริษัทต่างๆ ทั่วโลกเริ่มตระหนักถึงประโยชน์ของนโยบายการทำงานจากที่บ้านที่ยืดหยุ่น แม้ว่าพนักงานส่วนใหญ่ของโลกจะไม่ใช่ระบบเสมือนจริง 100% แต่ก็ไม่เสียหายที่จะรวมเครื่องมือและซอฟต์แวร์ใหม่เข้ากับคลังแสงของทีมเพื่อให้ทุกคนมีความมั่นใจในการทำงานร่วมกันและทำงานจากระยะไกล

นี่คือที่มาของความมหัศจรรย์ของการประชุมเสมือนจริง

ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องมีเพียงไม่กี่สิ่งเท่านั้นจึงจะสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนได้: การเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต เว็บแคม และไมโครโฟน (ผ่านทางลำโพงคอมพิวเตอร์หรือทางโทรศัพท์) สิ่งนี้ทำให้การโฮสต์และการมีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนสะดวกสำหรับทุกคน โดยไม่คำนึงถึงระดับงานของพวกเขา

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของการประชุมเสมือนจริง แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดการประชุมเสมือนจริงจึงมีความสำคัญในวันนี้

ในขณะที่โลกยังคงปรับตัวเข้าสู่วิถีชีวิตการทำงานทางไกล การเชื่อมต่อเสมือนจริงจึงเป็นเรื่องปกติใหม่สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ การพบปะกับเพื่อนสมาชิกในทีมผ่านแอปพลิเคชัน เช่น Skype และ Zoom สามารถช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ดำเนินไปตามแนวทางและดำเนินการผลิตผลต่อไปได้

หลายบริษัทใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมาหลายปีแล้ว และเคยชินกับการใช้เครื่องมือการประชุมเสมือนจริงเป็นประจำทุกวัน หากทีม แผนก หรือบริษัทของคุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ชีวิตแบบห่างไกล คุณจะต้องคุ้นเคยกับเครื่องมือใหม่ๆ มากมายที่จะช่วยคุณตลอดเส้นทาง

ความเต็มใจที่จะเรียนรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมเสมือนจริงหรือการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

ประโยชน์ของการประชุมเสมือน

การประชุมเสมือนจริงมีประโยชน์เล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อถึงเวลาและสะดวก เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอจำนวนมากสามารถรวมเข้าด้วยกันได้อย่างรวดเร็วและสามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้มากถึง 5,000 คนในคราวเดียว

นอกจากนี้ การประชุมกับทีมของคุณผ่านแฮงเอาท์วิดีโอสามารถช่วยให้ทุกคนรักษาทักษะทางสังคมไว้ได้อย่างเฉียบแหลมและอ่านภาษากายที่ไม่ได้แปลผ่านการโทรด้วยเสียง

ข้อดีอื่นๆ ของการใช้การประชุมเสมือน ได้แก่:

• การทำงานทางไกลทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางลดลง พนักงานไม่ต้องจ่ายค่าเดินทาง (รถไฟ ที่จอดรถ ฯลฯ)
• การประชุมเสมือนจริงช่วยให้พนักงานมีตารางเวลาที่ยืดหยุ่นมากขึ้นและให้เวลากับงานอดิเรก การออกกำลังกาย หรือการดูแลตนเองแบบง่ายๆ มากขึ้น
• การเห็นหน้ามากกว่าแค่เสียงทำให้เกิดการเชื่อมต่อที่จริงใจมากขึ้น
• โลเคชั่นไม่ติด สมาชิกในทีมเชื่อมต่อได้ทุกที่
• ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมีราคาไม่แพงนักและผู้คนจำนวนมากรู้วิธีใช้งานอยู่แล้ว
• ระดมความคิดหรือทำงานร่วมกันได้ในแฮงเอาท์วิดีโอเพียงครั้งเดียว
• ผู้คนมักจะไม่เข้าร่วมแฮงเอาท์วิดีโอมากกว่าการโทรด้วยเสียง
• การขาดห้องประชุมนั้นไม่ใช่ปัญหา
• คุณสามารถสื่อสารกับกลุ่มใหญ่ ทีม หรือทั้งบริษัทด้วยการประชุมเสมือนจริงครั้งเดียว และสามารถแชร์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว เร่งความคืบหน้าของโครงการ

การอภิปรายว่าซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนมีความจำเป็นหรือสิ่งอำนวยความสะดวกที่ "ดี" สำหรับธุรกิจยังคงดำเนินต่อไป ในขณะที่อุตสาหกรรมจำนวนมากกำลังเปลี่ยนผ่านเพื่อเสนอนโยบายการทำงานระยะไกลที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่บางอุตสาหกรรมก็ยังล้าหลัง อาจไม่จำเป็นสำหรับทุกอุตสาหกรรม แต่สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพจิตของพนักงานของคุณ

ข้อเสียของการประชุมเสมือนจริง

แม้ว่าการประชุมเสมือนจริงจะมีประโยชน์สูง แต่ก็ยังมีข้อเสียที่คุณควรพิจารณา ความง่ายดายและสะดวกสบายนั้นยอดเยี่ยม แต่ในทันที คุณอาจประสบกับวิดีโอ/เสียงแล็กหรือสายหลุดที่เป็นลางไม่ดี สิ่งเหล่านี้มาพร้อมกับขอบเขตการทำงานในทีมเสมือนจริง แต่อาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายหากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข

ความท้าทายในการประชุมเสมือนเพิ่มเติมอาจรวมถึง:

• ปัญหาทางเทคนิคมักเป็นภัยคุกคาม พนักงานบางคนอาจประสบปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ดีหรือคอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ
• แม้ว่าการเห็นหน้าเพื่อนร่วมงานของคุณดีกว่าแค่ได้ยินเสียงของพวกเขา แต่ก็ยังยากที่จะถอดรหัสสัญญาณภาษากายที่ละเอียดอ่อน การเชื่อมต่อทีมที่หยุดชะงัก
• ไม่ใช่ทุกคนที่จะใส่ใจเท่าที่คุณต้องการ สิ่งรบกวน เช่น อีเมล โซเชียลมีเดีย และชีวิตครอบครัว จะอยู่เบื้องหลังเสมอ
• หากทีมของคุณเป็นสากล คุณอาจจำความแตกต่างของเวลาและกำหนดเวลาการประชุมที่เหมาะกับทุกคนไม่ได้
• เวลาประชุมมักจะล่าช้าเนื่องจากปัญหาทางเทคนิค วิธีนี้สามารถลดเวลาในการประชุมที่อาจใช้ระดมสมองสำหรับโครงการหรือเป้าหมายได้
• พนักงานอาจรู้สึกลำบากที่จะรับสาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีหลายคนกำลังพูดพร้อมกัน ซึ่งทำให้สายเกินไป
• รายการการดำเนินการอาจถูกระบุในการประชุมเสมือน แต่มีแนวโน้มว่าจะเสร็จสิ้นหลังจากการโทรน้อยกว่าเมื่อเทียบกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

มารยาทการประชุมเสมือนจริง

แม้ว่าคุณอาจเคยอยู่ในการประชุมเสมือนจริงมาก่อน แต่ก็ยังง่ายที่จะยอมจำนนต่อการประชุมที่ไม่จำเป็น การจัดและเข้าร่วมการประชุมทางไกลนั้นแตกต่างจากการพูดแบบเห็นหน้ากันโดยสิ้นเชิง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทบทวนมารยาทของคุณเสียก่อน

ตั้งกฎพื้นฐาน

ก่อนการประชุมของคุณ ให้ทุกคนรู้ว่ากฎพื้นฐานจะเป็นอย่างไร ซึ่งจะชี้นำพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมทุกคนและช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น กฎพื้นฐานอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ทุกคนปิดเสียงไมโครโฟนหลังจากทักทายครั้งแรกไปจนถึงการลงชื่อล่วงหน้าเพื่อเริ่มต้นทันที

คำถามทั่วไปอีกอย่างหนึ่ง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการโทรเป็นแบบเสียงอย่างเดียวหรือหลายทีมกำลังประชุมกันอยู่) คือการขอให้ทุกคนแนะนำตัวเองเพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้ว่าใครอยู่ในสาย การรู้จักผู้ชมของคุณนั้นมีประโยชน์เสมอก่อนที่คุณจะนำแนวคิดหรือความคิดมาที่โต๊ะ

อาจดูเหมือนเป็นสามัญสำนึก แต่การขอให้ผู้เข้าร่วมทุกคนให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับการโทร อาจเป็นความแตกต่างระหว่าง subpar และการประชุมเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยม เสียงพื้นหลังหรือสิ่งรบกวนสมาธิใดๆ อาจขัดจังหวะการประชุม ดังนั้นโปรดขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมหาสถานที่เงียบสงบสำหรับรับสาย

ใช้เครื่องตัดน้ำแข็ง

ใช่ มันอาจเป็นกลอุบายที่เก่าแก่ที่สุดในหนังสือ แต่เรือตัดน้ำแข็งสามารถเป็นเพียงสิ่งที่ทำให้ผู้คนพูดคุยและเติมพลังก่อนการประชุม หากทีมของคุณอยู่ห่างไกลและไม่ค่อยพบปะกันต่อหน้า พวกเขาสามารถรู้สึกโดดเดี่ยวจากเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็ว การถามคำถามสนุกๆ เมื่อเริ่มการประชุมจะทำให้การสนทนาดำเนินไปและส่งเสริมความสัมพันธ์ในทีม

เรือตัดน้ำแข็งอาจเป็นคำถามเช่น "สุดสัปดาห์นี้ทุกคนทำอะไรกัน" หรือ “ตอนนี้คุณตั้งตารออะไรอยู่” พวกเขาอาจจะคิดซ้ำซาก แต่สามารถทำให้การประชุมที่น่าเบื่อมีชีวิตชีวาขึ้นได้

แบ่งส่วนการประชุมที่ยาวขึ้น

หากคุณกำลังจัดการประชุมที่ยาวนานขึ้น ให้แบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มต่างๆ มอบหมายหัวข้อบางอย่างให้ผู้บรรยายในการประชุมและจัดเป็นหัวข้อยาว 10-20 นาที

สมองของคุณอาจล้าได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมดำเนินไปนานกว่าหนึ่งชั่วโมง การแบ่งกลุ่มการประชุมจะช่วยให้ทุกคนจดจ่อและมีส่วนร่วมได้ตลอดระยะเวลา

นอกจากนี้ยังมีหลายคนอยู่ตลอด เสียงที่แตกต่างสามารถดึงดูดความสนใจของใครบางคนที่แบ่งเขตได้

มารยาทการประชุมเสมือนจริงบางอย่างเป็นเรื่องธรรมดา ซึ่งรวมถึง:

• พูดอย่างชัดเจน
• ท่าทางเป็นธรรมชาติ
• ปิดเสียงตัวเองหากคุณเป็นผู้ชม
• โทรไปที่ไหนสักแห่งที่มีภูมิหลังที่เหมาะสม (ถ้าคุณเห็นเตียงรกๆ หรือรูมเมทข้างหลังคุณ ให้หาจุดที่เหมาะสมกว่า)
• จำกัดการพิมพ์เพราะอาจส่งเสียงดังและทำให้เสียสมาธิ
• ให้ผู้ร่วมสนทนาคนอื่นพูดและพยายามอย่าขัดจังหวะ
• จำกัดการสนทนาข้างเคียง ไม่ว่าจะเป็นการโทรหรือผ่านระบบการส่งข้อความ
• อย่าตะโกน
• อย่ากินระหว่างการโทร
• มาประชุมแต่งตัวให้เหมาะสม
• ให้ทุกคนตามกำหนดเวลาให้ดีที่สุด
• มองเข้าไปในกล้อง ไม่ใช่ที่อีเมลของคุณหรือที่โครงการอื่น
• เป็นตัวของตัวเองและสนับสนุนให้ทีมของคุณนำความเป็นตัวของตัวเองมาที่การประชุมแต่ละครั้ง

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในการประชุมเสมือนจริงหรือต่อหน้า ให้เคารพผู้คนรอบข้างและตั้งเป้าที่จะสร้างทัศนคติที่ดี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประชุมเสมือนจริง

เมื่อคุณได้เตรียมทุกคนให้พร้อมก่อนการประชุมแล้ว ก็ถึงเวลาพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ ตั้งแต่โครงสร้างการประชุมไปจนถึงการมีส่วนร่วม แนวทางปฏิบัติ 6 ประการต่อไปนี้จะทำให้การประชุมทางวิดีโอของคุณดูน่าสนใจยิ่งขึ้น

1. ระบุเหตุผลที่คุณนัดพบและใครเป็นผู้นำเสนอ

ก่อนเรียกประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเป้าหมายที่ชัดเจนอยู่ในใจ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นระหว่างการประชุม คุณต้องการคนมารวมตัวกันและระดมความคิดหรือไม่? คุณจำเป็นต้องส่งข้อมูลสำคัญให้กับทีมหรือไม่?

จะต้องหารือเกี่ยวกับอะไรและในลำดับใด? คุณประมาณว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการนำเสนอทุกอย่าง? นี่คือคำถามทั้งหมดที่คุณควรถามตัวเองก่อนจัดการประชุมเสมือนจริง

2. สะดวกในการโทร

การเข้าร่วมการประชุมและเข้าสู่การอภิปรายทันทีอาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ ให้เปิดการประชุมอย่างช้าๆ ให้ทุกคนทักทายและถามว่าวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง

เมื่อคุณพบกันแบบเสมือนจริง คุณจะพลาดความผูกพันในทีมที่จะเกิดขึ้นในสำนักงาน ให้ผู้คนสนทนาในช่วงสองสามนาทีแรกของการประชุม ซึ่งจะทำให้ทุกคนสบายใจและผ่อนคลายก่อนเริ่มวาระ

3. อยู่ในการติดตาม

ไม่มีใครชอบเวลาที่เสียไป ก่อนการประชุม ต้องแน่ใจว่าได้กำหนดวาระที่ชัดเจนแล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมทุกคน สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงเพิ่มลงในกิจกรรมในปฏิทินของ Google

ในระหว่างการประชุม ให้อ้างถึงระเบียบวาระการประชุมและปฏิบัติตามนั้น หลายครั้งที่การประชุมที่ใช้เวลานานเป็นชั่วโมงอาจใช้เวลาถึงครึ่งชั่วโมง ดังนั้นให้อยู่ในหัวข้อและระบุขั้นตอนถัดไปที่สามารถดำเนินการได้ในตอนท้ายเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขาในภายหลัง

4. มีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมประชุม

การมีส่วนร่วมควรเป็นเป้าหมายทุกครั้งที่คุณพบกับทีมของคุณ แต่การทำให้ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก หากผู้เข้าร่วมรู้สึกตื่นเต้นและเริ่มพูดคุยกัน ความคิดอาจหายไปจากเสียงรบกวนและความขุ่นเคืองก็อาจเกิดขึ้นได้ นอกจากนี้ ถ้าบางคนขี้อาย พวกเขาอาจจะไม่พูดอะไรเลย ทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการควบคุมการมีส่วนร่วม

ขณะที่การประชุมดำเนินไป ให้หยุดถามกลุ่มเป็นระยะๆ ว่าพวกเขามีคำถามหรือแนวคิดที่จะแบ่งปันหรือไม่ งานของคุณคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการพูดและเตือนทุกคนว่าไม่มีคำถามใดเป็นคำถามที่โง่ นอกจากนี้ การหยุดการนำเสนอชั่วคราวเพื่อขอข้อมูลจะช่วยให้ทุกคนมีสมาธิและมีส่วนร่วม

5. บันทึกรายละเอียดการประชุม

การแต่งตั้งบุคคลให้จดบันทึกในระหว่างการประชุมอาจเป็นประโยชน์ (โดยเฉพาะหากการประชุมเป็นการระดมความคิด) บุคคลนี้สามารถส่งบันทึกย่อหลังการประชุมเพื่อให้ทุกคนมีบันทึกว่าเกิดอะไรขึ้นในการประชุมและขั้นตอนต่อไปคืออะไร

หากคุณต้องการทราบความรู้สึกของผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับการประชุม คุณสามารถใช้เครื่องมือสำรวจที่รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ เครื่องมือสำรวจสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความรู้สึกของทุกคนเกี่ยวกับโครงการ แนวคิด หรือนวัตกรรม หากคุณต้องการความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาจริงๆ ให้พวกเขาตอบโดยไม่เปิดเผยตัวตน

6. ค้นหาเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอในอุดมคติของคุณ

แม้ว่าการทำงานระยะไกลจะต้องการเพียงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและชุดซอฟต์แวร์แบร์โบน แต่ก็ยังต้องมีการพิจารณาอย่างมากในการตัดสินใจเลือกเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่คุณจะนำไปใช้จริง

สำหรับการตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอที่ง่ายที่สุด ให้ทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบง่ายแทนที่จะซับซ้อนเกินไป พยายามใช้เทคโนโลยีที่คุณต้องการเท่านั้น นี้สามารถป้องกันอาการปวดหัวใหญ่ลงที่ถนน

หมายเหตุ: ฝึกอบรมหัวหน้าทีมและผู้บริหารเกี่ยวกับวิธีใช้ซอฟต์แวร์เพื่อลดความล่าช้าในการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่เหมาะสมโหลดลงในคอมพิวเตอร์ก่อนการประชุม

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุด

มีตัวเลือกมากมายในการเลือกซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ทุกทีมทำงานแตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทราบความต้องการของทุกคน เพื่อให้คุณสามารถสร้างประสบการณ์การประชุมเสมือนจริงที่ดีที่สุด (และเครียดน้อยที่สุด) ได้

* ด้านล่างนี้คือโซลูชันซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ 10 อันดับแรกจากรายงานตาราง Spring 2020 ของ G2 บทวิจารณ์บางส่วนอาจถูกแก้ไขเพื่อไวยากรณ์และความชัดเจน

1. ซูม

Zoom รวมการประชุมทางวิดีโอบนระบบคลาวด์ การประชุมออนไลน์อย่างง่าย และการรับส่งข้อความกลุ่มไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ใช้งานง่าย Zoom มอบประสบการณ์วิดีโอ เสียง และการแชร์หน้าจอที่ดีที่สุดบน Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Zoom Rooms และระบบห้อง H.323/SIP

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“การซูมทำให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องยุ่งยากกับหลายขั้นตอน การเข้าสู่ระบบ การตรวจสอบสิทธิ์ หรือหน้าต่างป๊อปอัป มันสะดวกมากที่ฉันสามารถเปิดลิงค์ Zoom และถูกนำไปที่ "ห้อง" สนทนาได้ทันทีโดยไม่ต้องยุ่งยากอีกต่อไป ฉันยังชื่นชมที่การตั้งค่าเริ่มต้นของ Zoom ไม่อนุญาตให้เข้าถึงวิดีโอหรือเสียงไมโครโฟน จนกว่าคุณจะอนุญาตให้ซอฟต์แวร์ใช้งานได้ด้วยตนเอง”

- รีวิวซูม Katie K.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“การซูม เช่นเดียวกับแพลตฟอร์มบทเรียนออนไลน์ทั้งหมดนั้นขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อ WiFi ที่ปลายแต่ละด้านเป็นอย่างมาก หากครูและนักเรียนมีการเชื่อมต่อ WiFi ความเร็วสูง คุณภาพของบทเรียนก็ถือว่าใช้ได้ หากไม่เป็นเช่นนั้น วิดีโอและ/หรือเสียงจะสูญหายหรือไม่สามารถซิงค์ได้ดี”

- รีวิวซูม มาร์ค พี.

2. Skype

Skype เป็นแอปพลิเคชั่นโทรคมนาคมที่เชี่ยวชาญในการให้บริการวิดีโอแชทและการโทรด้วยเสียงระหว่างคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต อุปกรณ์มือถือ คอนโซล Xbox One และสมาร์ทวอทช์บนอินเทอร์เน็ต Skype ยังให้บริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ผู้ใช้อาจส่งข้อความ วิดีโอ เสียง และรูปภาพ

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“ฉันชอบใช้ซอฟต์แวร์นี้ในสำนักงาน ฉันเคยใช้ Skype ด้วยเหตุผลส่วนตัวก่อนมาทำงานนี้ และรู้สึกทึ่งกับฟีเจอร์ทั้งหมดที่ฉันไม่เคยใช้มาก่อน การประชุมทางวิดีโอทำได้ง่ายมากและแทบไม่มีความล่าช้าเลย คุณสมบัติการปิดเสียงอย่างง่ายช่วยให้การประชุมทางโทรศัพท์เป็นไปอย่างราบรื่นและไม่มีการหยุดชะงัก Skype เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเราในการสื่อสารกับลูกค้าและพนักงานที่อยู่ห่างไกล และจนถึงตอนนี้ก็ไม่เคยทำให้ฉันผิดหวังในทุกกรณี”

- รีวิว Skype, Kimani M.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“สิ่งหนึ่งที่ฉันไม่ชอบเกี่ยวกับ Skype นี้คือแอปพลิเคชันนี้ไม่สนับสนุนคุณสมบัติในการแชร์หน้าจอคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมสามารถดูหน้าจอได้ ดังนั้นเนื่องจากข้อจำกัดนี้ ฉันต้องดาวน์โหลด Skype เวอร์ชันอื่น และฉันต้องเรียกใช้ทั้งสองแอปพลิเคชันบนระบบของฉันพร้อมกัน”

- รีวิว Skype, Ali Hasnain B.

3. การประชุม Cisco Webex

Cisco Webex Meetings นำเสนอประสบการณ์วิดีโอที่เรียบง่าย สม่ำเสมอ และทันสมัยแก่คุณในทุกอุปกรณ์ และผสานรวมกับเครื่องมือและอุปกรณ์วิดีโอที่คุณใช้อยู่แล้ว ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ในคลิกเดียว เข้าถึงคุณลักษณะวิดีโอ เสียง การสำรวจความคิดเห็น และการแชร์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดปลั๊กอินตัวเดียว อุปกรณ์วิดีโอ Cisco Webex นั้นติดตั้งง่ายและจัดการได้ง่าย โดยมีจุดสัมผัสการจัดการน้อยกว่าแพลตฟอร์มคู่แข่งมาก

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“Cisco Webex Meetings เป็นหนึ่งในแอพพลิเคชั่นที่ดีที่สุดในตลาด เพราะฉันสามารถใช้งานได้บนเดสก์ท็อป โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์พกพาใดๆ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียคุณภาพหรือความน่าเชื่อถือ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นถึงวิธีการใช้งาน นี่เป็นแอปที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับบุคคล ทำให้เป็นประสบการณ์ที่สะดวกสบาย ฉันเชื่อว่าเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอนี้ดีที่สุดในช่วงเวลาแห่งการเว้นระยะห่างทางสังคม”

- การทบทวน Cisco Webex Meetings, Fred D.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“แอปมือถือดูเหมือนจะช้าเมื่อเทียบกับแอปเดสก์ท็อป มีปัญหากับเสียงและวิดีโอ ในขณะที่เครือข่ายอ่อนแอหรือช้า สามารถปรับปรุงการทำงานกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้ มันเสียเวลามากในกรณีที่หลุดออกและเชื่อมต่อใหม่อีกครั้ง”

- การตรวจสอบ Cisco Webex Meetings, Kapil G.

4. GoToMeeting

GoToMeeting นำเสนอโซลูชันการประชุมออนไลน์แบบมืออาชีพที่รวดเร็ว ง่ายดาย และเชื่อถือได้ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถพบปะกันแบบเห็นหน้า แชร์การนำเสนอ และสนทนากับเพื่อนร่วมงาน ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยการคลิกปุ่ม

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“การล็อกการประชุมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าร่วมได้นั้นมีประโยชน์ ฉันยังบอกด้วยว่าความสามารถในการเลือกเว็บหรือแอปพลิเคชันโดยไม่ต้องกระโดดข้ามห่วงใด ๆ นั้นดี ฟีเจอร์ที่ฉันใช้บ่อยที่สุดใน GTM คือความสามารถในการแชร์ลิงก์การประชุม GTM ในแบบของฉัน ซึ่งส่งต่อได้ง่าย”

- รีวิว GoToMeeting แซค จี.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ข้อเสียอย่างหนึ่งของโปรแกรมนี้คือเมื่อเจ้าของที่เริ่มการประชุมทางวิดีโอไม่อยู่ การเปลี่ยนแปลงนั้นทำได้ยาก กล่าวคือ หากกลุ่มประสงค์จะจัดประชุมใหม่และไม่พบเจ้าของ การเปลี่ยนแปลงนั้นยากเพื่อให้ผู้ใช้รายอื่นเป็นเจ้าของได้ ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือเมื่อทุกคนพูดพร้อมกัน โปรแกรมก็มีปัญหาด้านเสียง”

- การตรวจสอบ GoToMeeting, Carlos C.

5. Microsoft Teams

Microsoft Teams คือพื้นที่ทำงานที่ใช้การแชทใน Microsoft 365 ซึ่งรวบรวมผู้คน การสนทนา และเนื้อหาพร้อมกับเครื่องมือที่ทีมต้องการเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุผลสำเร็จได้มากขึ้น

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“ฉันคิดว่า Microsoft Teams เป็นวิธีที่ดีมากในการสื่อสารภายในกับเพื่อนร่วมงาน ช่วยให้คุณสามารถส่งภาพ โทรวิดีโอเพื่อนำเสนอ แชร์หน้าจอเพื่ออธิบาย ฯลฯ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มบุคคลภายนอกบริษัทเพื่อให้คุณสามารถติดต่อกับลูกค้าได้ เป็นวิธีที่ดีมากในการติดต่อกับทุกคน และในกรณีของการทำงานทางไกล จะช่วยให้คุณไม่พลาดการประชุมและการโทรที่สำคัญ”

- บทวิจารณ์ Microsoft Teams, Joan M.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ปัญหาเดียวที่ฉันพบกับ Microsoft Teams คือความล่าช้าในวิดีโอ มีหลายครั้งที่กล้องค้าง แต่ฉันยังคงได้ยินคนอื่น แม้ว่าการพูดและการไม่เห็นหน้ากันไม่ใช่เรื่องผิด แต่ประเด็นทั้งหมดคือการได้พบกัน”

- บทวิจารณ์ Microsoft Teams, Simone D.

6. Jabber

Cisco Jabber เป็นโซลูชันการสื่อสารแบบครบวงจรที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและความต้องการด้านการสื่อสารของธุรกิจ สามารถใช้งานได้บนอุปกรณ์ Mac, Windows, iOS และ Android

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“ฉันชอบที่ Jabber ใช้ง่าย และแอปพลิเคชันโทรศัพท์มือถือทำให้ฉันทำงานจากทุกที่ได้อย่างง่ายดาย! นอกจากนี้ยังง่ายต่อการค้นหาเพื่อนร่วมงาน เพิ่มพวกเขาในกลุ่ม และใช้การสนทนากลุ่มสำหรับการประชุม นอกจากนี้ยังทำให้การประชุมแบบกะทันหันเป็นเรื่องง่ายด้วยการอนุญาตให้มีการประชุมทางวิดีโอในทันที! ฉันยังชอบที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติตามกำหนดการในปฏิทิน Outlook การประชุม ฯลฯ ของฉัน หากฉันกำลังนำเสนอหรือแชร์หน้าจอ หน้าจอจะอัปเดตเป็น "กำลังนำเสนอ" หรือสถานะห้ามรบกวนโดยอัตโนมัติ

- รีวิวแจ๊บเบอร์, เกรซ ซี.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“การโทรแบบแฮนด์ฟรีนั้นยากต่อการตั้งค่าและทำความเข้าใจ นอกจากนี้ เมื่อเชื่อมต่อกับ Microsoft Outlook สถานะจะเปลี่ยนเป็นเพียงตัวเลือกจำนวนจำกัด ตัวอย่างเช่น เมื่อการประชุมของฉันพูดว่า "Out To Lunch" จะแสดงเป็น "In a Meeting" ใน Cisco Jabber ซึ่งไม่ถูกต้อง คงจะดีกว่านี้ถ้ารายละเอียดของการประชุมใน Outlook สะท้อนให้เห็นในสถานะใน Jabber”

- รีวิวแจ๊บเบอร์ ไรอัน เอ.

7. Google Hangouts Meet

Google Meet ซึ่งเดิมเรียกว่า Google Hangouts Meet เป็นซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอระดับองค์กรของ Google ซึ่งให้บริการโดยเป็นส่วนหนึ่งของ G Suite และสำหรับผู้ใช้ Google ที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย Meet นำเสนอฟีเจอร์ที่ไม่เคยเห็นในแฮงเอาท์ เช่น คำบรรยายแบบเรียลไทม์และรองรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 250 คนและผู้ชมสตรีมแบบสด 100,000 คน

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“Google Hangouts Meet เป็นแอปพลิเคชันที่มีประโยชน์มากโดยเฉพาะเมื่อคุณใช้ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google เช่น Gmail, Agenda และ Chat เนื่องจากทุกแอปพลิเคชันเชื่อมต่อกัน ทุกการประชุมที่คุณสร้างภายใน Gmail จะได้รับ URL เพื่อใช้เป็นบริการโดยอัตโนมัติหากคุณต้องการการเชื่อมต่อภายนอก มีความเสถียรมากและส่วนต่อประสานนั้นใช้งานง่าย นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชัน "แชร์หน้าจอ" ที่เป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งพบได้ทั่วไปในแอปประเภทนี้ แต่ฉันขอเน้นว่าใช้งานได้ดีมาก รักษาเสียงในระหว่างการประชุม โดยไม่มีการค้างหรือปัญหาใหญ่"

- รีวิว Google Hangouts Meet, Lucas T.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“แม้ว่าจะสะดวกมากที่ Google แฮงเอาท์เป็นแอปพลิเคชันบนเว็บ แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน บางครั้ง ฉันหวังว่าจะมีแอปพลิเคชัน Google Hangouts บนเดสก์ท็อปสำหรับ Windows และ Mac ด้วยวิธีนี้ ฉันสามารถคลิกที่ไอคอนและเข้าสู่กิจกรรมแชทของฉันได้เลย บางครั้งก็ไม่สะดวกที่จะกลับไปที่เว็บเบราว์เซอร์ในแต่ละครั้ง ฉันหวังว่ามีตัวเลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมเช่นแอปพลิเคชันแชทอื่น ๆ "

- รีวิว Google Hangouts Meet, Rahul K.

8. join.me

join.me เป็นแอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบนเว็บสำหรับการแชร์หน้าจอและการประชุมออนไลน์ หากต้องการแชร์เดสก์ท็อปหรือจัดการประชุม ผู้ใช้ต้องดาวน์โหลดและติดตั้งซอฟต์แวร์ join.me ก่อน แอพมือถือพร้อมใช้งานสำหรับ Android และ iOS

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“join.me เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดในองค์กรของเราในการให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค ฉันชอบที่มันช่วยให้เราสามารถบันทึกการประชุมและแชร์หน้าจอ/ขอดูหน้าจอของบุคคลอื่นได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนผู้นำเสนอเพื่อให้คนอื่นสามารถโทรผ่านวิดีโอได้”

- join.me รีวิว, ราอูล จี.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“บางครั้งการโทรถูกขัดจังหวะแม้ว่าข้อมูลจะครอบคลุมดีและซอฟต์แวร์จะหยุดทำงาน”

- join.me รีวิว, Kishore K.

9. บลูยีนส์

BlueJeans เป็นแพลตฟอร์มการประชุมสำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่ มันนำการประชุมทางวิดีโอ เสียง และเว็บมารวมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ผู้คนใช้ทุกวัน BlueJeans ทำให้การเข้าร่วมการประชุมเป็นไปอย่างรวดเร็วและใช้งานง่าย เพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิผลได้ทุกที่และตามที่พวกเขาต้องการ

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“BlueJeans นั้นใช้งานง่ายมาก: การตั้งค่าการประชุมด้วยลิงก์ปฏิทินนั้นไม่สามารถป้องกันได้ การคลิกเพื่อลิงก์ในการประชุมอย่างง่ายดายหากมีผู้ต้องเข้ามาและยังไม่ได้รับคำเชิญเบื้องต้นนั้นสะดวกมาก การโพสต์ลิงก์สำหรับนักเรียนเพื่อเป็นการเตือนความจำก่อนชั้นเรียนเสมือนจริงยังมีประโยชน์อีกด้วย ห้องเรียน/พื้นที่ประชุมเสมือนจริงนั้นใช้งานง่าย และฉันชอบที่ทุกคนสามารถแชร์หน้าจอ สนทนาข้างเคียง หรือเข้าไปในห้องสนทนาเสมือนจริงได้อย่างรวดเร็ว”

- บทวิจารณ์ BlueJeans, Faith R.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“บางครั้ง ผู้ใช้ใหม่จะมีปัญหาในการปิดการใช้งานสิ่งต่าง ๆ เช่นกล้องและไมโครโฟน แต่ทุกอย่างในแอพนั้นรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ”

- บทวิจารณ์ BlueJeans, Kennedy S.

10. UberConference

UberConference เป็นระบบการประชุมทางเสียงด้วยภาพที่ช่วยให้ผู้โทรเห็นอวาตาร์ของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ บนเบราว์เซอร์มือถือหรือบนเดสก์ท็อป

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบ:

“UberConference เป็นแอปพลิเคชั่นการประชุมทางวิดีโอที่ชัดเจน ใช้งานง่าย และใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซ UberConference มีความเสถียรและเรียบง่ายด้วยคุณภาพเสียงและวิดีโอที่ยอดเยี่ยม ควรสังเกตความเก่งกาจของมันเพราะไม่เพียงแต่สามารถใช้เครื่องมือนี้จากคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้กับแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนได้อีกด้วย ทำให้การทำงานจากที่บ้านและไซต์ระยะไกลง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น”

- การตรวจสอบ UberConference, Jose D.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

ฟังก์ชัน "บันทึก" ของ UberConference จะบันทึกเสียงเท่านั้น ไม่ใช่ส่วนวิดีโอของการประชุมทางเว็บของคุณ ฉันแก้ไขปัญหาการบันทึกวิดีโอที่ขาดหายไปโดยใช้เครื่องมือบันทึกหน้าจอแยกต่างหากซึ่งเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม แต่การบันทึกวิดีโอไว้ในแพลตฟอร์ม UberConference นั้นคงจะดี”

- รีวิว UberConference, เจฟฟ์ ซี.

พบกับพวกเขาที่พวกเขาอยู่

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านมาหลายปีหรือเพิ่งเริ่มต้นการใช้ชีวิตแบบห่างไกล ก็มีเวลาประเมินชุดซอฟต์แวร์ของคุณใหม่เสมอ

ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นหรือไม่? พนักงานทุกคนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์หรือไม่? มีบางอย่างที่ไม่ได้ใช้งานทำให้งบประมาณของคุณพังหรือไม่?

หากคุณต้องการติดตามการใช้จ่ายซอฟต์แวร์ของคุณตามแผนก กำจัดแอปพลิเคชันที่ไม่ได้ใช้ และระบุตำแหน่งที่คุณเสียเงิน โซลูชันที่ชัดเจนคือ G2 Track จัดการการใช้จ่ายของคุณวันนี้