准备虚拟会议：您需要了解的礼仪

随着世界上越来越多的人接受远程工作，虚拟会议正在成为常态。

世界各地的公司都开始认识到灵活的在家工作政策的好处。 尽管世界上大多数劳动力并非 100% 虚拟化，但将新工具和软件集成到团队的武器库中，让每个人都有信心进行远程协作和工作，这绝对不会有什么坏处。

这就是虚拟会议的魔力发挥作用的地方。

参加者只需要几件东西就可以参加虚拟会议：互联网连接、网络摄像头和麦克风（通过他们的计算机扬声器或通过电话）。 这使得任何人都可以方便地主持和参加虚拟会议，无论他们的工作级别如何。

在本文中，我们将讨论虚拟会议的优点和缺点、最佳实践以及可用于有效进行这些活动的工具。

为什么今天的虚拟会议很重要

随着世界继续适应远程工作生活方式，虚拟连接已成为绝大多数公司的新常态。 通过 Skype 和 Zoom 等应用程序与团队成员会面可以帮助企业保持正轨并继续保持生产力。

许多公司多年来一直在使用视频会议软件，并且已经习惯于每天使用虚拟会议工具。 如果您的团队、部门或公司正在过渡到偏远的生活方式，那么您不可避免地必须适应无数新工具来帮助您。

愿意学习如何运行虚拟会议或如何有效协作的基础知识仅仅是个开始。

虚拟会议的好处

虚拟会议有很多好处，尤其是在时间和轻松方面。 许多视频会议工具可以快速集成，一次最多可容纳 5,000 名参与者。

此外，通过视频通话与您的团队会面可以帮助每个人保持敏锐的社交技能并阅读无法通过音频通话翻译的肢体语言。

使用虚拟会议的其他优势包括：

• 远程工作意味着减少旅行费用。 员工无需支付通勤费用（火车、停车位等）
• 虚拟会议让员工有更灵活的日程安排，让他们有更多时间从事爱好、锻炼或简单的自我保健
• 看到面孔而不仅仅是声音可以建立更真实的联系
• 位置不受影响，团队成员几乎可以在任何地方连接
• 视频会议软件相对便宜，而且很多人已经知道如何使用它
• 一场头脑风暴或协作是一个视频通话
• 与音频通话相比，人们不太可能在视频通话中出现问题
• 缺乏会议室不是问题
• 您可以通过一次虚拟会议与大型团体、团队或整个公司进行交流，并且可以快速共享信息，加快项目进度

关于虚拟会议软件是企业的必需品还是“必备”便利设施的争论仍在继续。 尽管许多行业正在过渡以提供更灵活的远程工作政策，但有些行业仍然落后。 它可能不是所有行业的必需品，但可以对员工的生产力和心理健康产生重大影响。

虚拟会议的缺点

虽然进行虚拟会议的好处很多，但您仍然应该考虑一些缺点。 轻松和方便非常好，但在瞬间，您可能会遇到视频/音频延迟或不祥的掉线。 这些事情伴随着在虚拟团队中工作，但如果问题没有得到解决，可能会让人感到厌烦。

其他虚拟会议挑战可能包括：

• 技术困难始终是一种威​​胁。 一些员工可能会遇到互联网连接不佳或计算机出现故障的情况
• 虽然看到同事的脸肯定比听到他们的声音好，但仍然很难解读微妙的肢体语言线索，阻碍团队联系
• 不是每个人都会像你想要的那样专注。 诸如电子邮件、社交媒体和家庭生活之类的干扰将永远在后台
• 如果您的团队是全球性的，您可能很难记住时差并安排适合所有人的会议
• 由于技术问题，会议时间经常被推迟。 这可以减少本来可以用来为项目或目标集思广益的会议时间
• 员工可能会发现很难开口说话，尤其是当多人同时讲话时，电话会很拥挤
• 可以在虚拟会议中确定行动项目，但与面对面会议相比，它们不太可能在电话会议后完成

虚拟会议礼仪

尽管您以前可能参加过虚拟会议，但仍然很容易屈服于会议禁忌。 主持和参加远程会议与面对面交谈完全不同，因此请确保事先了解您的礼仪。

制定基本规则

在你的会议之前，让每个人都知道基本规则是什么。 这将指导所有参与者的行为，并帮助会议顺利进行。 基本规则可以是任何事情，从每个人在最初打招呼后将麦克风静音到尽早签约以迅速开始。

另一个常见的问题（特别是如果通话是纯音频或不同的团队正在开会）是要求每个人自我介绍，以便参与者知道谁在线。 在您提出想法或想法之前了解您的听众总是有帮助的。

这似乎是常识，但要求所有参与者全神贯注于通话可能是低于标准的虚拟会议与出色的虚拟会议之间的区别。 任何背景噪音或干扰都可能打断会议的进行，因此请务必让参与者找一个安静的地方接听电话。

使用破冰船

是的，这可能是书中最古老的把戏，但破冰船可能只是让人们在会议前交谈和充满活力的东西。 如果您的团队偏远且很少亲自见面，他们很快就会感到与同事隔绝。 在会议开始时提出一个有趣的问题将使对话继续进行并促进团队凝聚力。

破冰船可以是诸如“这个周末每个人都做了什么？”之类的问题。 或“你现在期待什么？” 它们可能是陈词滥调，但它们可以使沉闷的会议活跃起来。

分割较长的会议

如果您要主持更长的会议，请将其分成不同的部分。 将某些主题分配给会议发言人，并将它们组织成 10-20 分钟长的部分。

你的大脑很快就会变得疲倦，尤其是在会议时间超过一个小时的情况下。 细分会议可以帮助每个人在整个过程中保持专注和参与。

此外，整个过程中有多个人在场。 不同的声音可以引起分区的人的注意。

一些虚拟会议礼仪是普通常识。 这包括：

• 说清楚
• 自然的手势
• 如果您是旁观者，请将自己静音
• 在有合适背景的地方接电话（如果你能看到你身后凌乱的床或室友，找一个更合适的位置）
• 限制打字，因为它可能会吵闹和分散注意力
• 让通话中的其他参与者发言，尽量不要打断
• 限制边谈话，无论是在通话中还是通过消息系统
• 不要喊
• 通话期间不要吃东西
• 穿着得体参加会议
• 尽可能让每个人都按计划进行
• 看着相机，而不是你的电子邮件或其他项目
• 做你自己，鼓励你的团队在每次会议上全神贯注

无论您是参加虚拟会议还是面对面会议，请始终尊重您周围的人，并以积极的态度为目标。

虚拟会议最佳实践

既然您已经在会议之前为每个人做好了准备，现在是时候讨论一些您可以实施的最佳实践了。 从会议结构到参与，以下六种做法将为您的视频会议带来额外的魅力。

1. 确定您开会的原因以及出席会议的人员

在召开会议之前，请确保心中有一个明确的目标。 想想你想在会议期间发生什么。 你需要人们聚在一起集思广益吗？ 您需要向团队提供重要信息吗？

需要讨论什么以及按什么顺序讨论？ 您估计需要多少时间来展示所有内容？ 这些都是您在主持虚拟会议之前应该问自己的所有问题。

2. 轻松接听电话

加入会议并立即进入讨论可能会令人不快。 相反，慢慢地打开会议，让每个人都打个招呼，问每个人今天过得怎么样。

当您以虚拟方式见面时，您会错过办公室中会发生的团队联系。 让人们在会议的前几分钟聊天。 在议程开始之前，这将使每个人都感到舒适和放松。

3. 保持正轨

没有人喜欢浪费时间。 在会议之前，请务必制定明确的议程并将其发送给所有参与者。 这可以像将其添加到 Google 日历事件一样简单。

在会议期间，参考议程并坚持下去。 很多时候，一个一小时的会议本来可能是半小时，所以请保持主题并在最后确定可操作的后续步骤，以便参与者知道之后对他们的期望。

4. 与会议参与者互动

每次与团队会面时，参与都应该是一个目标，但要做到这一点可能很困难。 如果参与者变得兴奋并开始互相讨论，想法可能会在噪音中迷失，并且可能会产生挫败感。 此外，如果有些人害羞，他们可能根本不会说话。 这一切都可以通过受控参与来解决。

随着会议的进行，定期停下来询问小组是否有问题或想法要分享。 你的工作是确保每个人都有平等的发言机会，并提醒每个人没有一个问题是愚蠢的问题。 此外，暂停演示以征求意见可以帮助每个人保持专注和参与。

5.记录会议细节

在会议期间指定某人做笔记可能很有用（特别是如果会议是头脑风暴）。 此人可以在会议结束后将笔记发送出去，这样每个人都可以记录会议中发生的事情以及接下来的步骤。

如果您想了解参与者对会议的感受，您还可以使用实时收集信息的调查工具。 调查工具可以让您深入了解每个人对项目、想法或创新的感受。 如果您真的想要他们的诚实意见，请允许他们匿名回答。

6. 找到您理想的视频会议工具

尽管远程工作只需要互联网连接和准系统软件堆栈，但在决定将哪些工具和软件投入使用时仍然需要考虑很多。

对于最简单的视频会议设置，请保持简单而不是过于复杂。 尽量只使用你需要的技术。 这可以防止未来出现严重的头痛问题。

注意：培训团队领导和管理人员如何使用该软件减少会议延误。 确保每个人在会议前都将适当的软件和工具加载到他们的计算机上。

最好的视频会议软件

在为您的企业选择合适的视频会议软件时，有无数种选择。 每个团队的工作方式都不同，这就是评估每个人的需求很重要的原因，这样您就可以创造出最好的（压力最小的）虚拟会议体验。

* 以下是 G2 2020 年春季网格报告中排名前 10 位的视频会议软件解决方案。 为了语法和清晰度，可能会编辑一些评论。

1.缩放

Zoom 将云视频会议、简单的在线会议和群组消息整合到一个易于使用的平台中。 Zoom 在 Windows、Mac、iOS、Android、Blackberry、Zoom Rooms 和 H.323/SIP 房间系统中提供最佳的视频、音频和屏幕共享体验。

用户喜欢什么：

“Zoom 允许用户快速连接到视频会议平台，而无需执行多个步骤、登录、身份验证或弹出窗口。 我可以打开一个 Zoom 链接并立即进入聊天“房间”，这非常方便，无需进一步的麻烦。 我也很欣赏 Zoom 的默认设置不允许视频或麦克风音频访问，直到您手动允许软件使用它们。”

- Zoom 评论，Katie K.

用户不喜欢什么：

“Zoom 与所有在线课程平台一样，都非常依赖两端的 WiFi 连接。 如果教师和学生有高速WiFi连接，那么课程质量还可以。 否则，视频和/或音频将丢失，或者无法保持良好同步。”

- Zoom 评论，Mark P.

2. Skype

Skype 是一种电信应用程序，专门通过互联网在计算机、平板电脑、移动设备、Xbox One 控制台和智能手表之间提供视频聊天和语音通话。 Skype 还提供即时消息服务。 用户可以传输文本、视频、音频和图像。

用户喜欢什么：

“我喜欢在办公室使用这款软件。 在这份工作之前，我只是出于个人原因使用 Skype，并且对我从未使用过的所有功能感到惊讶。 视频会议非常简单，几乎没有任何延迟。 简单的静音功能有助于保持电话会议的顺畅和无中断。 Skype 对于我们与客户和远程员工保持沟通至关重要，到目前为止，无论如何我都没有让我失望。”

- Skype 评论，Kimani M.

用户不喜欢什么：

“我不喜欢这个 Skype 的一点是，这个应用程序不支持共享计算机屏幕的功能，以便所有参加会议的人都可以查看屏幕。 因此，由于这个限制，我必须下载 Skype 的另一个变体，并且我必须同时在我的系统上运行这两个应用程序。”

- Skype 评论，Ali Hasnain B.

3. 思科 Webex 会议

Cisco Webex Meetings 在您的所有设备上为您带来简单、一致、现代的视频体验，并与您已经使用的工具和视频设备集成。 参会者可以一键加入会议，访问视频、音频、投票和共享功能，无需下载单个插件。 Cisco Webex 视频设备易于设置和管理，管理接触点比竞争平台少得多。

用户喜欢什么：

“Cisco Webex Meetings 是市场上最好的应用程序之一，因为我可以在我的台式机、手机或任何便携式设备上使用它，而不必担心质量损失或可靠性。 向同事展示如何使用它也很容易。 这是一个非常直观且人性化的应用程序，使其成为一种令人欣慰的体验。 我相信这个视频会议工具是这些社交疏离时代最好的工具。”

- Cisco Webex Meetings 评论，Fred D.

用户不喜欢什么：

“与桌面应用程序相比，移动应用程序似乎很慢。 音频和视频存在问题，而网络较弱或速度较慢。 可以改进使用第三方软件。 万一掉线并重新连接会浪费很多时间。”

- Cisco Webex Meetings 评论，Kapil G。

4. GoToMeeting

GoToMeeting 提供快速、简单、可靠的专业在线会议解决方案，让客户只需单击一个按钮即可面对面会面、共享演示文稿并与同事聊天。

用户喜欢什么：

“能够锁定会议以防止人们加入是很有帮助的。 我还要说，选择 Web 或应用程序而无需跳过任何环节的能力很好。 我在 GTM 中最常用的功能是能够分享我的个性化 GTM 会议链接，这很容易传递。”

- GoToMeeting 评论，Zach G.

用户不喜欢什么：

“这个程序存在的一个缺点是，当开始视频会议的所有者不在时，很难改变它。 也就是说，如果该组希望举行新的会议并且没有找到所有者，则很难进行更改以使另一个用户可以成为所有者。 另一个缺点是当每个人同时说话时，程序会出现音频故障。”

- GoToMeeting 评论，Carlos C.

5. 微软团队

Microsoft Teams 是 Microsoft 365 中基于聊天的工作区。它将人员、对话和内容与团队所需的工具结合在一起，以便他们可以轻松协作以实现更多目标。

用户喜欢什么：

“我认为 Microsoft Teams 是一种非常好的与同事进行内部交流的方式。 它允许您发送图像、进行视频通话以进行演示、共享屏幕以进行解释等。此外，它还允许您添加公司以外的人员，以便与客户联系。 这是与每个人联系的一种非常好的方式，在远程办公的情况下，它可以让您不错过重要的会议和电话。”

- Microsoft Teams 评论，Joan M.

用户不喜欢什么：

“我在 Microsoft Teams 中遇到的唯一问题是视频延迟。 有很多次相机冻结但我仍然可以听到另一个人的声音。 虽然说话而不见面没有什么错，但重点是要见面。”

- Microsoft Teams 评论，Simone D.

6. 胡言乱语

Cisco Jabber 是一种统一通信解决方案，旨在促进企业的协作和通信需求。 它可以部署在 Mac、Windows、iOS 和 Android 设备上。

用户喜欢什么：

“我喜欢 Jabber 的易用性，手机应用程序让我可以在任何地方轻松工作！ 查找同事、将他们添加到群组以及使用群组聊天进行会议也很容易。 它还通过允许即时视频会议使即兴会议变得容易！ 我也喜欢它根据我的 Outlook 日历安排、会议等自动更新。如果我正在演示或共享我的屏幕，它会自动更新为“演示”或“请勿打扰”状态。

- Jabber 评论，Grace C.

用户不喜欢什么：

“免提通话有点难以设置和理解。 此外，当与 Microsoft Outlook 连接时，状态会更改为仅有限数量的选项。 例如，当我的会议显示“外出吃午饭”时，它会在 Cisco Jabber 中显示为“正在开会”，这是不准确的。 如果 Outlook 中的会议细节反映在 Jabber 中的状态中会更好。”

- Jabber 评论，Ryan A.

7. 谷歌环聊聚会

Google Meet，以前称为 Google Hangouts Meet，是 Google 的企业视频会议软件，作为 G Suite 的一部分提供，也提供给免费的 Google 用户。 Meet 提供环聊中没有的功能，例如实时字幕，并支持多达 250 名参与者和 100,000 名直播观众。

用户喜欢什么：

“Google Hangouts Meet 是一款非常有用的应用程序，尤其是在您使用 Gmail、Agenda 和 Chat 等其他 Google 产品时。 由于每个应用程序都已连接，因此如果您需要外部连接，您在 Gmail 中创建的每个会议都会自动收到一个 URL，以用作服务。 它非常稳定，界面友好。 它还具有一些默认的“共享屏幕”功能——这在这些类型的应用程序中很常见——但我想强调它工作得很好，在会议期间保持音频，没有冻结或重大问题。”

- Google Hangouts Meet 评论，Lucas T.

用户不喜欢什么：

“虽然 Google Hangouts 是一个基于 Web 的应用程序非常方便，但它也有它的缺点。 有时，我希望有一个适用于 Windows 和 Mac 的 Google Hangouts 桌面应用程序。 这样我就可以点击图标并直接进入我的聊天活动。 有时，每次都返回网络浏览器并不方便。 我希望有更多的设置选项，就像其他聊天应用程序一样。”

- Google Hangouts Meet 评论，Rahul K.

8. 加入我

join.me 是一个基于网络的协作软件应用程序，用于屏幕共享和在线会议。 要共享桌面或主持会议，用户必须首先下载并安装 join.me 软件。 移动应用程序适用于 Android 和 iOS。

用户喜欢什么：

“join.me 是我们组织中提供技术援助的最重要资源之一。 我喜欢它允许我们记录会议并共享屏幕/请求查看另一个人的屏幕。 它还允许您更改演示者，以便不同的人可以直接进行视频通话。”

- join.me 评论，Raul G.

用户不喜欢什么：

“有时即使数据覆盖良好并且软件被冻结，通话也会中断。”

- join.me 评论，Kishore K.

9. 蓝色牛仔裤

BlueJeans 是现代工作场所的会议平台。 它将视频、音频和网络会议与人们每天使用的协作工具结合在一起。 BlueJeans 让会议加入快速且易于使用，因此人们可以在任何地方以他们想要的方式高效地工作。

用户喜欢什么：

“BlueJeans 非常易于使用：使用日历链接设置会议是万无一失的。 如果有人必须进来并且没有收到初始邀请，那么轻松点击链接到会议真的很方便。 在我们的虚拟课程之前发布学生链接作为提醒也很有帮助。 虚拟教室/会议空间易于导航，我喜欢任何人都可以快速共享屏幕、进行边聊或进入虚拟聊天室。”

- BlueJeans 评论，Faith R.

用户不喜欢什么：

“有时，新用户在禁用摄像头和麦克风等功能时会遇到问题，但该应用程序的其他所有功能都快速高效。”

- BlueJeans 评论，Kennedy S.

10. 优步会议

UberConference 是一个视觉音频会议系统，允许呼叫者在移动浏览器或桌面上看到其他参与者的头像。

用户喜欢什么：

“UberConference 是一款清晰、直观且易于使用的视频会议应用程序。 UberConference 界面非常稳定和简单，具有出色的音频和视频质量。 应该注意它的多功能性，因为该工具不仅可以在计算机或笔记本电脑上实现，而且还可以与平板电脑和智能手机一起使用，从而使在家和远程站点的工作变得更容易和更容易访问。”

- UberConference 评论，Jose D.

用户不喜欢什么：

“UberConference 的“录制”功能仅录制您的网络会议的音频而不是视频部分。 我通过使用单独的屏幕录制工具解决了缺少视频录制的问题，这是一个很好的解决方案，但如果将视频录制直接内置到 UberConference 平台中会很好。”

- UberConference 评论，Jeff C.

在他们所在的地方与他们会面

无论您是在家工作多年还是刚刚开始远程生活方式，总有时间重新评估您的软件堆栈。

一切顺利吗？ 所有员工都知道如何使用该软件吗？ 是否有一些未使用，在您的预算中烧掉了一个漏洞？

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